Соблюдение кассовой дисциплины: подготовка к проверке, оформление результатов, ответственность за нарушения (Д. Ефименко, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 5, февраль 2011 г.)

Соблюдение кассовой дисциплины: подготовка к проверке, оформление результатов, ответственность за нарушения

Соблюдение кассовой дисциплины является неотъемлемым элементом бухгалтерского учета. К кассовой дисциплине относится корректное ведение кассовой документации, кассовых операций и работы с денежной наличностью в соответствии с нормативными документами:

Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40 (далее - Порядок);

Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5.01.98 г. N 14-П (ред. от 31.10.02 г.), утвержденным советом директоров Банка России 19.12.97 г., протокол N 47 (далее - Положение 14-П);

Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях;

постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. N 88 (ред. от 3.05.2000 г.) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - постановление Госкомстата России N 88);

Указанием Банка России от 20.06.07 г. N 1843-У (ред. от 28.04.08 г.) "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" (далее - Указание Банка России N 1843-У).

Проверки соблюдения кассовой дисциплины условно можно разделить на внутренние и внешние. Внутри организации проводят инвентаризации денежных средств и внезапные ревизии кассы. Для проведения инвентаризаций и ревизий кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия.

Внешние проверки проводят банки, с которыми заключен договор обслуживания (п. 41 Порядка), и налоговая инспекция - в случае поступления от банка информации о нарушениях кассовой дисциплины. В соответствии с п. 2.14 Положения 14-П банки должны проверять соблюдение кассовой дисциплины не реже одного раза в два года. Длительность проверки и проверяемый период нормативными документами Банка России не установлены.

Чтобы минимизировать риски, связанные с нарушением кассовой дисциплины, во-первых, следует соблюдать кассовую дисциплину на протяжении всего периода деятельности организации; во-вторых, тщательно подготовиться к проверке банком до ее начала. Рассмотрим, на что следует обратить внимание.

1. Перед началом проверки необходимо убедиться в наличии всех кассовых документов и надлежащем их оформлении, так как сначала банк отправляет письмо с предупреждением о проверке и с просьбой собрать необходимые документы.

Как в процессе ведения кассовых операций (с момента последней проверки или с начала деятельности организации), так и перед отправкой документов в банк на проверку необходимо проверять наличие и правильность оформления следующих документов:

кассовой книги (форма N КО-4);

отчетов кассира;

журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма N КО-3);

авансовых отчетов (форма N АО-1);

приходных (форма N КО-1) и расходных (форма N КО-2) кассовых ордеров;

платежных ведомостей по зарплате (если зарплата выдается наличными).

Напомним, что указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций содержатся в постановлении Госкомстата России N 88.

2. Как в процессе ведения кассовых операций (с момента последней проверки или с начала деятельности организации), так и перед новой проверкой компании необходимо проверить полноту оприходования денежной наличности, полученной в учреждении банка. Для этого можно сравнить записи в кассовой книге и данные выписок банка по суммам и срокам. При наличии расхождений между данными банка и записями в кассовой книге предприятия необходимо выяснить причины, а также принять меры по усилению контроля на данном участке учета, поскольку эту процедуру будет проводить и проверяющий банк в соответствии с п. 1 приложения 7 Положения 14-П.

3. Компания обязана соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе, а также порядок и сроки сдачи наличных денег в учреждение банка.

Согласно п. 5 Порядка предприятия могут иметь в кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. Предприятия не имеют права накапливать в кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда (п. 7 Порядка). Напомним, что согласно п. 2.5 Положения 14-П лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков и прочих факторов.

Установленные учреждением банка лимиты остатка наличных денег в кассе письменно сообщаются каждому предприятию, для чего могут использоваться вторые экземпляры представленных расчетов по форме N 0408020.

Лимит остатка наличных денег в кассе может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответствии с договором банковского счета (п. 2.5, глава 2 Положения 14-П).

Предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов, но только для выдачи заработной платы, выплат социального характера, стипендии, их срок хранения не должен превышать трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков.

Банк рассматривает соблюдение лимита остатка наличных в кассе на каждый день проверяемого периода, поэтому компании следует также ежедневно контролировать данный показатель.

Если превышение лимита остатка денежных средств в кассе в процессе работы с денежной наличностью все-таки возникало, имеет смысл в будущем периодически рассчитывать и контролировать среднедневное превышение лимита, найденное исходя из общей суммы превышения лимита и количества дней превышения лимита остатка денежной наличности (п. 5 приложения 7 Положения 14-П), не допуская его существенного роста. Возникающие в процессе деятельности превышения лимита компания обязана сдать в банк в день, когда они возникли. Если возможности сдачи в день превышения нет, то превышающую лимит сумму можно оформить как выданную под отчет, а на следующий день или через несколько дней вернуть в кассу как неиспользованный аванс. Возражения налоговых органов по поводу данного способа соблюдения лимита кассы поддержки в судах не имеют (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 8.05.07 г. N Ф04-2665/2007(33893-А27-23), ФАС Поволжского округа от 21.09.06 г. N А49-2434/06-147ОП/28).

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков (п. 6 Порядка).

Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

Готовясь к проверке, необходимо уточнить суммы всех наличных денег, поступивших в кассу за проверяемый период и сопоставить с суммой денег, сданных в банк. Если имели место расхождения, выяснить их причины.

4. Проверка целевого расходования денежных средств из выручки также осуществляется на основе первичных документов. Решение о расходовании предприятиями денежной выручки из кассы принимается учреждениями банков ежегодно на основании письменных заявлений предприятий и представленного расчета по форме N 0408020 с учетом соблюдения ими порядка работы с денежной наличностью, состояния расчетов с бюджетами всех уровней, государственными внебюджетными фондами, поставщиками сырья, материалов и услуг, а также с учреждениями банков по ссудам (п. 2 Указания Банка России N 1843-У).

Компании, у которых открыты расчетные счета в нескольких банках, согласовывают цели расходования выручки только с одним из них (по собственному выбору). Затем о принятом банком решении компания должна письменно проинформировать остальные банки, в которых у нее имеются расчетные счета (абз. 4 п. 2.7 Положения).

5. При проведении кассовых операций компании также необходимо помнить о лимите расчетов между юридическими лицами, установленном Указанием Банка России N 1843-У для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. В соответствии с данным указанием сумма расчетов наличными по одному договору не может превышать 100 000 руб., при этом складываются суммы всех платежных документов в рамках одного договора (письма Банка России от 2.07.02 г. N 85-Т и МНС России от 1.07.02 г. N 24-2-02/252, письмо Банка России от 4.12.07 г. N 190-Т).

Согласно п. 2 Указания Банка России N 1843-У предусматривается закрытый перечень ситуаций, в которых организация может расходовать наличную выручку.

Следует отметить, что расходование денежных средств на выплату займов из кассы законодательством не предусмотрено (письмо Банка России от 4.12.07 г. N 190-Т).

Соответствие лимиту расчетов между юридическими лицами проверяется на основании данных кассовой книги.

Рассмотрим порядок оформления результатов проверки соблюдения кассовой дисциплины и ответственности за ее нарушения.

При внутренних проверках, во время внезапных ревизий составляется акт ревизии наличных денежных средств (п. 37 Порядка), при проведении инвентаризации предусмотрен типовой бланк по форме N ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств".

При внешних проверках банком составляется справка о результатах проверки соблюдения предприятием порядка работы с денежной наличностью (по форме N 0408026), которую подписывают руководитель и главный бухгалтер со стороны организации и уполномоченный представитель банка. Этот документ оформляется в нескольких экземплярах:

в двух экземплярах, если нарушений не выявлено;

в трех экземплярах с направлением одного в налоговый орган для привлечения организации к ответственности, если нарушения имели место.

В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ организации и должностные лица отвечают за следующие нарушения:

несоблюдение порядка хранения свободных наличных денег;

неоприходование (или неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленного лимита;

накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита.

Наложение санкций по выявленным фактам может инициировать налоговая инспекция (ст. 23.5 КоАП РФ) или правоохранительные органы (ст. 23.3 КоАП РФ).

К ответственности могут быть привлечены как сама организация, так и соответствующие должностные лица (руководитель, главный бухгалтер и кассир (п. 39 Порядка). Санкциями для организации является штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб., а для должностных лиц - от 4000 до 5000 руб.

Особенностью привлечения к ответственности по административным правонарушениям, к которым относится нарушение кассовой дисциплины, является короткий срок давности привлечения, а именно постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня его совершения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Таким образом, если правонарушение имело место в начале года, а проверка выявила его в конце года, то, скорее всего, постановление о привлечении компании к ответственности будет признано незаконным.

Д. Ефименко,

ассистент аудитора

ООО "Бейкер Тилли Русаудит"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 5, февраль 2011 г.