Персонифицированный учет в системе обязательного пенсионного страхования (О. Сизонова, "Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2011 г.)

Персонифицированный учет в системе обязательного пенсионного страхования

Субъектами обязательного пенсионного страхования являются страховщик (ПФР), страхователи (работодатели) и застрахованные лица (работники). ПФР осуществляет индивидуальный (персонифицированный) учет застрахованных лиц, посредством которого реализуются их пенсионные права. В данной статье рассмотрим, что следует знать и соблюдать работодателю, дабы не нарушить указанные права своих работников, а также ознакомимся с изменениями в порядке ведения персонифицированного учета начиная с 2011 года.

Правовые положения и принципы организации индивидуального (персонифицированного) учета сведений о гражданах которых распространяется действие законодательства РФ об обязательном пенсионном страховании, определены Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Федеральный закон N 27-ФЗ). Согласно данному закону целями индивидуального (персонифицированного) учета являются, в частности, создание условий для назначения трудовых пенсий в соответствии с результатами труда каждого застрахованного лица, обеспечение достоверности сведений об их стаже и заработке (доходе), определяющих размер трудовой пенсии при ее назначении, развитие заинтересованности застрахованных лиц в уплате страховых взносов в ПФР и создание условий для контроля за уплатой данных страховых взносов страхователями (ст. 3 Федерального закона N 27-ФЗ).

Для справки. Согласно ст. 1 Федерального закона N 27-ФЗ:

1) застрахованные лица - лица, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование, включая лиц, занятых на рабочем месте с особыми (тяжелыми и вредными) условиями труда, за которых уплачиваются страховые взносы в ПФР в соответствии с законодательством РФ;

2) страхователи - юридические лица и их обособленные подразделения, осуществляющие деятельность на территории РФ и прием на работу по трудовому договору, а также заключающие договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы (в отношении застрахованных лиц в силу Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").

Для организации и ведения индивидуального (персонифицированного) учета на основании Федерального закона N 27-ФЗ разработаны следующие нормативные акты:

- Приказ Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 N 987н "Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах" (далее - Инструкция N 987н);

- Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению" (далее - Инструкция N 192п).

Для целей индивидуального (персонифицированного) учета ПФР открывает на каждое застрахованное лицо индивидуальный лицевой счет, который имеет постоянный страховой номер и ведется в течение жизни указанного лица. Содержащиеся в индивидуальном лицевом счете сведения систематически уточняются и дополняются (ст. 6 Федерального закона N 27-ФЗ).

Что включает в себя персонифицированный учет, рассмотрим в приведенной ниже схеме (в соответствии с п. 7 Инструкции N 987н).

/---------------\ /---------------------------------------\ /------------------------------------\

|1. Регистрация | |2. Сбор сведений о страховом стаже,    | |3. Сбор сведений о включаемых       |

| застрахованных| |заработной плате и доходе, начисленных,| |в трудовой (страховой) стаж периодах|

|лиц            | |уплаченных и поступивших страховых     | |работы и (или) иной деятельности    |

|               | |взносах за застрахованных лиц, а также | |застрахованных лиц до их регистрации|

|               | |иных поступивших средствах пенсионных  | |в системе обязательного пенсионного |

|               | |накоплений застрахованных лиц          | |страхования и внесение их в         |

|               | |и внесение их в лицевые счета          | |лицевые счета                       |

\---------------/ \---------------------------------------/ \------------------------------------/

Индивидуальный (персонифицированный) учет

/--------------------------\ /-------------------------------------------------------------------\

|5. Информационное обеспе- | |4. Направление застрахованным лицам сведений, содержащихся в их    |

|чение процесса установле- | |индивидуальных лицевых счетах, а также информирование              |

|ния и корректировки       | |застрахованных лиц о состоянии специальной части их лицевых счетов |

|размера трудовых пенсий   | |и результатах инвестирования средств пенсионных накоплений         |

\--------------------------/ \-------------------------------------------------------------------/

Порядок представления работодателем сведений о застрахованных лицах в ПФР

ПФР осуществляет прием и учет сведений о застрахованных лицах в системе индивидуального (персонифицированного) учета, а также внесение указанных сведений в индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц в порядке и сроки, которые определяются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти*(1) (ст. 8.1 Федерального закона N 27-ФЗ).

Застрахованное лицо, поступающее на работу по трудовому договору или заключающее договор гражданско-правового характера, обязано представить работодателю свое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, а в случае его отсутствия - написать соответствующее заявление о выдаче ему такого свидетельства впервые или нового (взамен утраченного), а также сообщить работодателю (для последующей передачи в ПФР) сведения, поименованные в п. 3 ст. 9 Федерального закона N 27-ФЗ:

1) страховой номер;

2) фамилия, имя, отчество, фамилия, которая была у застрахованного лица при рождении;

3) дата рождения;

4) место рождения;

5) пол;

6) адрес постоянного места жительства;

7) серия и номер паспорта или удостоверения личности, дата выдачи указанных документов, наименование выдавшего их органа;

8) гражданство.

Сведения о страховых взносах и страховом стаже работников. В соответствии со ст. 11 Федерального закона N 27-ФЗ работодатель обязан представлять в территориальный орган ПФР по месту своей регистрации индивидуальные сведения о каждом работающем у него застрахованном лице:

- о заработной плате (доходе), начисленных и уплаченных страховых взносах за застрахованных лиц на основании данных бухгалтерского учета;

- о трудовом (страховом) стаже на основании приказов, других документов по учету кадров и иных документов, подтверждающих условия трудовой деятельности застрахованного лица.

Согласно п. 2 указанной статьи данные сведения содержат:

1) страховой номер индивидуального лицевого счета;

2) фамилию, имя и отчество;

3) дату приема на работу (для застрахованного лица, принятого на работу данным страхователем в течение отчетного периода) или дату заключения договора гражданско-правового характера;

4) дату увольнения (для застрахованного лица, уволенного данным страхователем в течение отчетного периода) или дату прекращения договора гражданско-правового характера;

5) периоды деятельности, включаемые в стаж на соответствующих видах работ, определяемый особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

6) сумму заработка (дохода), на который начислялись страховые взносы обязательного пенсионного страхования;

7) сумму начисленных страховых взносов обязательного пенсионного страхования;

8) другие сведения, необходимые для правильного назначения трудовой пенсии;

9) суммы страховых взносов, уплаченных за застрахованное лицо, являющееся субъектом профессиональной пенсионной системы;

10) периоды трудовой деятельности, включаемые в профессиональный стаж застрахованного лица, являющегося субъектом профессиональной пенсионной системы.

Вместе со сведениями, перечисленными выше, работодатель представляет сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах в целом за всех работающих у него застрахованных лиц. Также представляются сведения о включаемых в страховой стаж периодах работы и (или) иной деятельности, которые приобретены всеми работающими у него застрахованными лицами до их регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в порядке, определяемом уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Представление указанных сведений осуществляется в соответствии с установленными Инструкцией N 192п формами:

- Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица (ф. СЗВ-6-1);

- Реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц (ф. СЗВ-6-2);

- Опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР (ф. АДВ-6-2);

- Опись документов о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц, передаваемых страхователем в ПФР (ф. АДВ-6-3).

Обратите внимание! С 01.01.2011 персонифицированная отчетность сдается ежеквартально, не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом (п. 2 ст. 11 Федерального закона N 27-ФЗ). Указанные сведения представляются работодателем вместе с расчетом по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФР и на обязательное медицинское страхование в фонды обязательного медицинского страхования (пп. 1 п. 9 ст. 15 Федерального закона N 212-ФЗ).

Таким образом, сведения о страховых взносах и страховом стаже работников вместе с расчетом по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФР в 2011 году работодателю необходимо представить в следующие сроки:

- за I квартал 2011 года - не позднее 15.05.2011;

- за II квартал 2011 года - не позднее 15.08.2011;

- за III квартал 2011 года - не позднее 15.11.2011.

Обратите внимание! Срок сдачи персонифицированной отчетности за второе полугодие 2010 года - до 01.02.2011 (п. 12 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 N 213-ФЗ).

Формы представления индивидуальных сведений. Индивидуальные сведения о застрахованных лицах могут представляться в органы ПФР на бумажном носителе и в электронной форме (на магнитных носителях или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета, включая единый портал государственных и муниципальных услуг) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. При этом документы в электронной форме должны быть заверены электронной цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (п. 2 ст. 8 Федерального закона N 27-ФЗ, п. Инструкции N 987н).

Обратите внимание! С 01.01.2011 если численность работающих лиц (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы) превышает 50 человек, то работодатель обязан представлять указанные сведения за предшествующий отчетный период посредством электронного документооборота (в виде документов в электронной форме, заверенных электронной цифровой подписью). В таком же порядке указанные сведения могут представляться работодателем, если численность работающих у него застрахованных лиц за предшествующий отчетный период менее 50 человек (п. 2 ст. 8 Федерального закона N 27-ФЗ, п. 58 Инструкции N 987н).

Постановлением Правления ПФР от 26.01.2001 N 15 утвержден Регламент регистрации и подключения юридических и физических лиц к системе электронного документооборота ПФР. Кроме того, в помощь страхователям на официальном сайте ПФР www.pfrf.ru представлено программное обеспечение для подготовки документов персонифицированного учета в электронной форме.

О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии. Сведения, предусмотренные п. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений", работодатель представляет в органы ПФР не позднее 20 дней со дня окончания квартала. Указанные сведения представляются по форме ДСВ-3 "Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии и уплачены страховые взносы работодателя", утвержденной Постановлением Правления ПФР от 12.11.2008 N 322п (далее - Инструкция N 322п). Данные сведения также могут быть представлены посредством электронного документооборота (п. 2.1 ст. 8 Федерального закона N 27-ФЗ, п. 31 Инструкции N 987н).

Требования к составлению и хранению сведений. Сведения, содержащиеся в представленных страхователем документах, подготовленных с нарушением Инструкции N 987н, требований к формам данных документов и правил их заполнения (согласно инструкциям N 192п, 322п), в лицевые счета не вносятся. Эти документы или их копии возвращаются страхователю с указанием обнаруженных нарушений в срок не позднее семи дней со дня их обнаружения (п. 39 Инструкции N 987н).

Копии сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц, которые представлены в ПФР, хранятся у страхователей по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности (п. 3 ст. 8 Федерального закона N 27-ФЗ).

Ответственность работодателя. За непредставление в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, либо представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям применяются финансовые санкции в виде взыскания 10% причитающихся соответственно за отчетный период и за истекший календарный год платежей в ПФР. Взыскание указанной суммы производится органами ПФР в судебном порядке (ст. 17 Федерального закона N 27-ФЗ).

Иные случаи и порядок подачи работодателем индивидуальных сведений о работающих у него застрахованных лицах в территориальный орган ПФР по месту своей регистрации представлены в таблице.

Случаи представления работодателем в ПФР индивидуальных сведений о работниках	Порядок представления сведений / Сроки	Формы, утвержденные Инструкцией N 192п
Сведения, представляемые в соответствии со ст. 9 Федерального закона N 27-ФЗ
При начальной регистрации застрахованных лиц в системе обязательного пенсионного страхования	При заключении страхователем трудового договора или договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, с застрахованным лицом, не зарегистрированным в системе обязательного пенсионного страхования, страхователь представляет на это лицо анкету застрахованного лица в территориальный орган ПФР в течение двух недель с даты заключения договора (каждое застрахованное лицо, работающее у данного страхователя, в свою очередь, предъявляет страхователю документы, подтверждающие сведения о нем, и заполняет соответствующие формы) (п. 9 Инструкции N 987н)	Анкета застрахованного лица (ф. АДВ-1) вместе с описью документов
При приеме на работу граждан или при заключении с ними договоров гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, если граждане не имели до этого страхового стажа и страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования	Сведения представляются не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом (вместе с персонифицированной отчетностью) (каждый гражданин, поступающий на работу, равно как и каждое застрахованное лицо, у которого изменились упомянутые сведения в индивидуальном лицевом счете, в свою очередь, предъявляет страхователю документы, подтверждающие сведения о нем, и заполняет соответствующие формы)	Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (ф. АДВ-3); Заявление об обмене страхового свидетельства (ф. АДВ-2) вместе с описью документов
При изменении фамилии, имени, отчества, адреса постоянного места жительства, документа, удостоверяющего личность, и иных сведений, предусмотренных пп. 3-5 п. 2 ст. 6 Федерального закона N 27-ФЗ, о работающих застрахованных лицах
При утрате застрахованным лицом страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования	Застрахованное лицо, работающее по трудовому договору или заключившее договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, обязано в течение месяца со дня утраты страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования обратиться к страхователю с заявлением о его восстановлении Страхователь в двухнедельный срок со дня получения от застрахованного лица заявления должен передать это заявление в соответствующий орган ПФР вместе с документом, подтверждающим страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Орган ПФР по заявлению застрахованного лица об утрате страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования в течение месяца со дня обращения на основании открытого на него индивидуального лицевого счета выдает ему дубликат указанного страхового свидетельства через страхователя или лично (для решения этого вопроса орган вправе потребовать от застрахованного лица дополнительную информацию, подтверждающую его личность и сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете (п. 5 ст. 7 Федерального закона N 27-ФЗ))	Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (ф. АДВ-3); Заявление об обмене страхового свидетельства (ф. АДВ-2) вместе с описью документов
Сведения, представляемые в соответствии со ст. 9, 11 Федерального закона N 27-ФЗ
При ликвидации юридического лица	Страхователем представляются сведения об уволенных (в указанном случае) застрахованных лицах, работавших у него, в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса, но не позднее дня представления в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, документов для государственной регистрации при ликвидации юридического лица	В составе форм, представляемых в персонифицированной отчетности (сведений о страховых взносах и страховом стаже работников)
При реорганизации юридического лица	Страхователем представляются сведения об уволенных (в указанном случае) работниках в течение одного месяца со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса), но не позднее дня представления в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, документов для государственной регистрации юридического лица, создаваемого путем реорганизации. В случае реорганизации в форме присоединения к другому юридическому лицу сведения об уволенных работниках предоставляются не позднее дня представления в соответствующий орган документов для внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица
Сведения, представляемые в соответствии со ст. 11 Федерального закона N 27-ФЗ
При подаче работником заявления о назначении пенсии	Страхователем в течение 10 дней со дня обращения застрахованного лица (подачи заявления о назначении пенсии) представляются в территориальный орган ПФР индивидуальные сведения об этом лице (п. 36 Инструкции N 987н)	Сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах и страховом стаже на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица для установления трудовой пенсии (ф. СПВ-1) вместе с описью документов

Контроль за достоверностью индивидуальных сведений

Территориальные органы ПФР осуществляют контроль за достоверностью представляемых страхователями индивидуальных сведений о застрахованных лицах путем проведения проверок, истребования необходимых документов, справок и сведений:

- о начисленных и уплаченных страховых взносах;

- о трудовом (страховом) стаже за период до и после регистрации в системе обязательного пенсионного страхования;

- о заработной плате (доходе).

По запросу ПФР страхователь в указанный в запросе срок представляет требуемые документы, в том числе подтверждающие начисление и уплату страховых взносов, трудовой (страховой) стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии, за периоды до и после регистрации в системе обязательного пенсионного страхования работающих у него застрахованных лиц (п. 40 Инструкции N 987н).

В случае обнаружения несоответствия между представленными индивидуальными сведениями и результатами проверки территориальный орган ПФР направляет страхователю уведомление об устранении имеющихся расхождений. Они должны быть устранены в течение двух недель после получения уведомления; также следует представить уточненные данные. Если же страхователь в установленный срок не устранил имеющиеся расхождения, то ПФР принимается решение о корректировке индивидуальных сведений и уточнении лицевых счетов застрахованных лиц. В таком случае орган ПФР сообщает об этом страхователю и застрахованным лицам в срок не позднее семи дней со дня принятия такого решения.

Если страхователь был ликвидирован, территориальный орган ПФР по заявлению застрахованного лица и на основании представленных им документов принимает решение о дополнении (уточнении) лицевого счета застрахованного лица, о чем сообщает ему не позднее семи дней со дня принятия такого решения (п. 41 Инструкции N 987н).

Права и обязанности работодателя

Обобщим права и обязанности страхователя в соответствии с Федеральным законом N 27-ФЗ и Инструкцией N 987н, которые необходимо знать и соблюдать работодателю, чтобы не нарушать пенсионные права своих работников.

Работодатель вправе	Основание
Потребовать от застрахованного лица при приеме его на работу (при заключении трудового договора или договора гражданско-правового характера, на вознаграждения по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы) предъявления страхового свидетельства или представления ему сведений, необходимых для начальной регистрации лица в системе обязательного пенсионного страхования, определенных ст. 9 Федерального закона N 27-ФЗ	Пункт 66 Инструкции N 987н, ст. 15 Федерального закона N 27-ФЗ
Дополнять и уточнять сведения о застрахованных лицах, переданные им в территориальный ПФР
Работодатель обязан
В установленный срок представлять в ПФР сведения о застрахованных лицах	Пункт 67 Инструкции N 987н, ст. 15 Федерального закона N 27-ФЗ
Получать в ПФР страховые свидетельства, а также их дубликаты и выдавать их под роспись работающим у него застрахованным лицам
Контролировать соответствие реквизитов страхового свидетельства, выданного застрахованному лицу, реквизитам паспорта или иного документа, удостоверяющего личность этого лица
Передавать бесплатно каждому работающему у него застрахованному лицу копии индивидуальных сведений об этом лице и сведений о его трудовом (страховом) стаже за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, представленных в территориальный орган ПФР (в недельный срок с даты их приема), а в случае обнаружения ошибок в представленных в ПФР формах документов индивидуального (персонифицированного) учета - в двухнедельный срок со дня их обнаружения представлять исправленные формы документов и выдавать застрахованному лицу копию уточненных индивидуальных сведений	Пункты 33, 34, 67 Инструкции N 987н, ст. 15 Федерального закона N 27-ФЗ
Передавать бесплатно в день увольнения застрахованного лица или прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, копию его индивидуальных сведений, которые не были представлены в территориальный орган ПФР, и получать от застрахованного лица письменное подтверждение передачи ему этих сведений. Индивидуальные сведения, копии которых были представлены застрахованному лицу, одновременно передаются в территориальный орган ПФР в установленные сроки.	Пункты 36, 67 Инструкции N 987н
Представлять застрахованным лицам одновременно с выдачей в соответствии с ТК РФ расчетного листа информацию об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты)	Пункты 35, 67 Инструкции N 987н

О. Сизонова,

эксперт журнала "Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Таким органом согласно Постановлению Правительства РФ от 30.06.2004 N 321 "Об утверждении Положения о Министерстве здравоохранения и социального развития Российской Федерации" является Минздравсоцразвития.