Особенности организации оперативного и аналитического учета в обслуживающих производствах и хозяйствах (Т.Н. Гупалова, "Бухучет в сельском хозяйстве", N 1, январь 2011 г.)

Особенности организации оперативного и аналитического учета в обслуживающих производствах и хозяйствах

Чтобы квалифицированно руководить современным сельскохозяйственным предприятием, необходимо постоянно иметь информацию о процессах производства и реализации не только в основном производстве, но и в обслуживающих бытовые нужды работников производствах и хозяйствах. Основной задачей учета в обслуживающих производствах и хозяйствах является своевременное и достоверное отражение затрат (расходов) и доходов по каждому производству.

Особенности организации оперативного учета в обслуживающих производствах

Порядок учета затрат (расходов), объема произведенной продукции и оказанных услуг, определение результатов финансово-хозяйственной деятельности, контроль за использованием ресурсов в обслуживающих производствах и хозяйствах отличаются от организации учета основного производства сельскохозяйственной организации.

Структурные подразделения обслуживающего характера для учета собственных затрат используют синтетический счет 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", который является операционным, калькуляционным счетом. По дебету данного счета отражаются расходы, связанные непосредственно с выпуском продукции (работ, услуг), в разрезе статей затрат [1].

Особенности организации оперативного и аналитического учета обусловлены технологией производства продукции и спецификой социального и бытового обслуживания. По каждому производству и хозяйству составляется свой специализированный счет или отчет, данные которых группируются в сводном типовом лицевом счете по форме N 83-АПК в целом по предприятию, что, как традиционно считалось, позволяет точно и своевременно отражать расходы и доходы, а также контролировать движение и сохранность сырья и готовых изделий по производству [2]. Но, по нашему мнению, в данном случае возникает проблема снижения оперативности, а следовательно, своевременности предоставления такой информации.

Правильное заполнение отчетов, получаемых от обслуживающих производств и хозяйств, становится основным условием, обеспечивающим достоверность всего информационного массива как в малых, так и в крупных предприятиях и является главной предпосылкой построения эффективной системы контроля за деятельностью сельскохозяйственного предприятия на еженедельной и ежемесячной основе.

Первичный учет в структурных подразделениях общественного питания

Бухгалтерские записи по движению готовой продукции, ингредиентов и товаров в столовой (буфете) составляются на основании калькуляционной карточки (форма N ОП-1), плана-меню (форма N ОП-2), требования в кладовую (форма N ОП-3), накладной на отпуск товара (форма N ОП-4). В столовой (буфете) ежедневно в одном экземпляре заведующим производством накануне дня приготовления пищи составляется план-меню (унифицированная форма N ОП-2), который затем утверждается руководителем предприятия [4]. Блюда записываются в следующей последовательности: закуски, первые блюда, вторые блюда, напитки, комплексные обеды и т.д. Товары, изготовленные на других предприятиях, в план-меню не включаются, а их перечень и цены прописываются в прейскуранте отдельно. Исходя из количества намеченных для изготовления блюд посредством так называемого требования в кладовую (унифицированная форма N ОП-3) из кладовой (склада) запрашивается необходимое количество ингредиентов.

Отпуск продуктов из кладовой (со склада) оформляется накладной на отпуск товара (унифицированная форма N ОП-4) или лимитно-заборной картой. Один экземпляр накладной (лимитно-заборной карты) остается у материально ответственного лица, получающего товар, а второй - у кладовщика, отпустившего товар. Из-за особенностей расфасовки отпустить из кладовой именно то количество ингредиентов, которое было затребовано, не всегда возможно, поэтому графы "затребовано" и "отпущено всего" не идентичны.

Продукты, поступившие в столовую (буфет), записываются под отчет заведующему производством, а переданные на кухню для приготовления блюд - повару. Продукты, оставшиеся неизрасходованными на кухне, в конце дня подлежат передаче заведующему производством. Учет продуктов, поступивших под отчет повару, и их расход на приготовление блюд осуществляются в суммовом выражении. Если форма расчетов с потребителями не позволяет получить данные о реализации изделий кухни по наименованиям и количеству, то применяется акт о продаже и отпуске изделий кухни (форма N ОП-11). Но форма расчетов с потребителями должна позволять учитывать информацию по направлениям реализации (за наличный расчет, работникам, в магазины и т.д.), по наименованиям, количеству и стоимости продукции. В таком случае ежедневно на основании кассовых чеков, талонов, накладных и других документов заполняется и подписывается акт о реализации и отпуске изделий кухни (форма N ОП-10). В соответствующих графах этого акта отражаются количество и стоимость блюд по каждому виду реализации. Стоимость израсходованных ингредиентов по учетным ценам списывается с материально ответственного лица. Реализованные и отпущенные изделия группируются в акте по видам готовой продукции.

Если реализация осуществляется только за наличный расчет, то оформляется акт о реализации готовых изделий кухни за наличный расчет (форма N ОП-12). Данный акт является приложением к ведомости учета движения продуктов и тары на кухне (форма N ОП-14). Эта ведомость составляется в двух экземплярах ежедневно в стоимостном выражении заведующим производством, один из которых со всеми приложенными документами сдается в бухгалтерию под расписку на втором экземпляре, остающемся у материально ответственного лица. Соответственно на ведомости должны быть подписи бухгалтера и материально ответственного лица. Бухгалтер должен сверить соответствие остатка на начало дня с предыдущей ведомостью или с инвентаризационной описью, если ведомость была составлена после проведения инвентаризации. Приходная и расходная части заполняются по данным первичных документов с указанием их номеров. Остаток по учетным данным на конец дня определяется путем вычитания из прихода с остатком суммы "Итого в расходе".

Контроль за содержанием информации в первичных документах и отчетах

В случае выявления расхождений с данными бухгалтерского учета, а также недостачи продуктов и тары в ведомости учета движения продуктов и тары на кухне записывается решение руководителя.

Правильность начального остатка в этой ведомости устанавливается путем сличения данного отчета с предыдущим, который считается правильным (так как он уже был проверен).

Бухгалтер проверяет соответствие цен по договорам и прейскурантам. Умножением количества каждого ингредиента на его цену проверяется стоимость пошедших в производство продуктов, которая должна совпасть с величиной, указанной в первичном документе. Бухгалтер проверяет также правильность подсчета итогов приходной и расходной частей ведомости учета движения продуктов и тары на кухне и остатка продуктов и тары на конец отчетного периода.

При проверке отчетов бухгалтер должен обращать особое внимание на своевременность и полноту оприходования продуктов, а также на правильность их списания в расход. Если при проверке цен, таксировки и подсчетов будут выявляются ошибки, они исправляются корректурным способом, а исправления заверяются подписью лица, выявившего эту ошибку. Об изменении остатка продуктов и тары на конец отчетного периода ставится в известность материально ответственное лицо, которое своей подписью в конце ведомости должно удостоверить правильность внесенных исправлений и нового остатка.

Таким образом, ведомость учета движения продуктов и тары на кухне традиционно являлась средством оперативного контроля движения и сохранности сырья и готовых изделий.

Совершенствование системы документооборота в обслуживающих производствах

В настоящее время актуальной является проблема дублирования бухгалтерского и оперативно-технического (операционного) документооборота, то есть информационных потоков, необходимых менеджерам операционных подразделений для планирования и регулирования порученных им операций.

Совершенствование системы управления с объективной необходимостью требует совершенствования учетно-информационной системы предприятия.

Нельзя не поддержать позицию профессора Р.В. Костиной, что "бухгалтерский учет измеряет хозяйственную деятельность путем регистрации данных о ней для дальнейшего использования; обрабатывает данные, сохраняя их до нужного момента, а затем перерабатывает таким образом, чтобы они стали полезной информацией; передает посредством отчетов информацию тем, кто использует ее для принятия решений" [3, с. 59].

В качестве информационного фундамента управления на предприятии выступает учетно-информационная система. При этом важным условием эффективной работы такой системы является минимизация необходимых отчетов при максимальном разнообразии первичной информации. Важной предпосылкой для этого является автоматизация сбора, передачи, агрегации и сохранения первичных данных, получаемых из отдельных подразделений обслуживающих производств и хозяйств, которая позволяет настраивать оптимальную для пользователя степень детализации отчетов и оптимальный временной график предоставления отчетов для руководителя обслуживающего производства и хозяйства.

При автоматизированном способе ведения учета нет необходимости составлять ведомость учета движения продуктов и тары на кухне по форме N ОП-14. Более эффективным для отражения выпуска и реализации готовой продукции является отчет о выпуске готовой продукции, в котором все строки заполняются автоматически из данных самой операции без ожидания информации, содержащейся в первичных документов (табл. 1).

Таблица 1

Отчет о выпуске готовой продукции

Подразделение	Продукция	Состав	Реализовано			Выпуск
			Количество	Стоимость, руб.	НДС в т.ч.	Количество	Стоимость в бухгалтерском учете, руб.	Стоимость в налоговом учете, руб.	Постоянные разницы
Всего			443,000	29 220,00	4 457,38	443,000	6 591,57	6 591,57
Столовая			431,000	28 380,00	4 329,22	431,000	6 399,45	6 399,45
	Напитки		431,000	28 380,00	4 329,22	431,000	6 399,45	6 399,45
	Кофе Экспрессо		179,000	10 740,00	1 638,36	179,000	2 007,57	2 007,57
		Кофе зерновой, кг				1,253	1 165,29	1 165,29
		Вода бутилированная, л				13,425	72,44	72,44
		Сахар пакетированный 5 г, шт.				358,000	257,11	257,11
		Стакан одноразовый, шт.				179,000	285,20	285,20
		Крышка к стаканчику, шт.				179,000	227,53	227,53
	Кофе Капучино		252,000	17 640,00	2 690,86	252,000	4 391,88	4 391,88
		Кофе сублимированный, кг				0,756	2 003,40	2 003,40
		Смесь молочная сухая, кг				1,260	1 100,76	1 100,76
		Вода бутилированная, л				37,800	203,92	203,92
		Сахар пакетированный 5 г, шт.				504,000	361,98	361,98
		Стакан одноразовый, шт.				252,000	401,51	401,51
		Крышка к стаканчику, шт.				251,000	320,31	320,31
Буфет
	Горячий шоколад		12,000	840,00	128,16	12,000	192,12	192,12
		Какао-напиток, кг				0,240	130,80	130,80
		Вода бутилированная, л				1,800	9,72	9,72
		Сахар пакетированный 5 г, шт.				24,000	17,24	17,24
		Стакан одноразовый, шт				12,000	19,12	19,12
		Крышка к стаканчику, шт.				12,000	19,12	19,12

Использование современных информационных технологий, позволяющих на базе информации о совершенной операции формировать первичные документы, группировать данные в разных отчетных разрезах, необходимых для выполнения тех или иных функций управления, позволяет снизить или ликвидировать дублирование оперативно-технического и бухгалтерского документооборота. Поэтому представляется целесообразным объединение контуров оперативной информационной системы предприятия и бухгалтерского учета. По соответствующим аналитическим признакам группируется вся существенная информация. Это позволяет исключить этап сверки соответствия остатка на начало отчетного периода с предыдущим отчетом (ведомостью, инвентаризационной описью), составляемым по данным оперативного учета. Приходная и расходная части отчетных документов заполняются автоматизированным способом по данным не первичных документов, а непосредственно по данным хозяйственной операции с указанием всех требуемых бухгалтерской программой квалификационных признаков, однородность которых является основой группировки информации через соответствие номенклатуры и готовой продукции (работ, услуг).

Стандартизация учетно-информационного обеспечения учитывает нормативное положение об относительной независимости организации учетного процесса от какого-либо определенного вида отчетности, закрепленное Концепцией развития бухгалтерского учета в Российской Федерации на среднесрочную перспективу, одобренной приказом Минфина России от 01.07.2004 N 280.

Предложенный способ организации учета во всех подразделениях и филиалах обслуживающих производств и хозяйств агропромышленных предприятий, особенно в крупных территориально распределенных компаниях, позволяет увеличить скорость обработки учетной информации, добиться отсутствия расхождений между данными первичных документов и бухгалтерского учета, формировать исходную информацию многоцелевого назначения.

Библиография

1. Приказ Минсельхоза России от 29.01.2002 N 68 "Об утверждении Методических рекомендаций по корреспонденции счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности сельскохозяйственных организаций".

2. Бухгалтерский учет в сельскохозяйственных организациях: Учебник для начального профессионального образования / Р.Н. Расторгуева, А.В. Казакова, А.И. Павлычев и др.; под ред. Р.Н. Расторгуевой. - М.: ПрофОбрИздат, 2002. - 416 с.

3. Костина Р.В. Методология управленческого учета и анализа при решении стратегических задач агропромышленного холдинга. - М.: Изд-во РГАУ-МСХА имени К.А. Тимирязева, 2009. - 312 с.

4. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132).

Т.Н. Гупалова,

канд. экон. наук,

доцент кафедры финансов

"Бухучет в сельском хозяйстве", N 1, январь 2011 г.