Когда выплачивать депонированную зарплату? (Е. Степина, "Актуальная бухгалтерия", N 3, март 2011 г.)

Когда выплачивать депонированную зарплату?

Если по каким-то причинам не все сотрудники получили зарплату в день выплаты, невыданные суммы нужно депонировать. А как поступить, когда сотрудник появляется на рабочем месте и просит выплатить ему зарплату?

Деньги для выдачи зарплаты могут храниться в кассе компании в течение 3 рабочих дней (в районах Крайнего Севера - 5 рабочих дней). Бывают ситуации, когда работник не имеет возможности получить зарплату в установленные компанией дни, и тогда невыплаченные суммы нужно депонировать и сдать в банк*(1). Для учета депонированных сумм используется счет 76-4 "Расчеты по депонированным суммам". На расчет зарплатных налогов и страховых взносов депонирование зарплаты не влияет, так как налоги и взносы рассчитываются в момент начисления зарплаты.

Однако наступает день, когда сотрудник возвращается на место работы, и его волнует вопрос: как получить свои деньги? Специальный срок для выплаты депонированной зарплаты законодательством не установлен. Согласно Трудовому кодексу организация должна выплачивать зарплату не реже чем каждые полмесяца. Конкретные дни прописываются в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовом (коллективном) договоре*(2). Если сотрудник хочет получить депонированную зарплату, он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением (устным или письменным).

Сотрудник имеет право на получение своей зарплаты, и депонирование не должно препятствовать этому праву. Компания не должна дожидаться дней выплаты зарплаты, чтобы рассчитаться с работником, изъявившим желание получить свои деньги.

Однако бухгалтерия не всегда может быстро заказать деньги в банке для выплаты. Поэтому, чтобы не нарушить права и избежать трудовых споров, сроки выплаты депонированных сумм лучше закрепить в локальных документах компании (трудовом, коллективном договоре, положении об оплате труда и т.д.).

В бухгалтерском учете выплата депонированной зарплаты отражается так:

Дебет 76-4 Кредит 50

- выплачена депонированная зарплата сотруднику.

Для выплаты депонированной зарплаты используется расходно-кассовый ордер (форма N КО-2)*(3).

Пример

В трудовом договоре с сотрудниками есть пункт о выдаче депонированных зарплат. Зарплата выдается по письменному заявлению в следующие сроки:

- если в кассе достаточно средств - в день обращения за выплатой;

- если необходимую сумму нужно заказывать в банке - в течение 5 дней со дня обращения за выплатой.

В компании установлен день выдачи зарплат - 5-е число каждого месяца. Этот срок предусмотрен положением об оплате труда. 5 февраля получены деньги из банка для выплаты зарплаты, в этот же день суммы были выплачены работникам.

Водитель был в этот день в рейсе, не смог явиться для получения зарплаты и не получил причитающуюся ему сумму (47 500 руб.). Эта сумма была депонирована. Водитель вернулся из рейса 7 февраля и написал заявление в бухгалтерию, в котором сообщил о своем желании получить зарплату.

11 февраля бухгалтер получил в банке деньги на выплату депонента, в этот же день депонированная зарплата была выплачена по расходно-кассовому ордеру N 17.

В учете выдача отражена проводкой:

Дебет 76-4 Кредит 50

- 47 500 руб. - выплачена депонированная зарплата сотруднику.

Е. Степина,

эксперт по финансовому законодательству

Примечание

Борис Чижов, заместитель начальника отдела делопроизводства Управления делами Федеральной службы по труду и занятости, государственный советник РФ II класса

Заработную плату выплачивают в течение 3 дней начиная с установленной даты ее выдачи. Если за эти 3 дня кто-то из работников не получил заработную плату, то неполученную сумму депонируют, а ведомость закрывают.

Работник может обратиться в кассу за получением депонента в устной или письменной форме. В первом случае кассир сообщает об этом бухгалтеру, который учитывает заявку при планировании денежных поступлений в кассу. Во второй ситуации работник подает письменную заявку в секретариат предприятия.

Секретарь регистрирует полученный документ в журнале учета входящей корреспонденции, ставит отметку о регистрации на экземпляре сотрудника и передает заявку главному бухгалтеру.

Депонированная зарплата выдается работникам по расходному кассовому ордеру при наличии соответствующих средств в кассе или в дни выдачи заработной платы, что может быть оговорено в локальном нормативном акте организации.

Примечание

Иван Шкловец, заместитель руководителя федеральной службы по труду и занятости

Заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным или трудовым договором (ст. 136 ТК РФ).

Зарплата, не полученная работником в последний день работы, подлежит депонированию на основании пункта 18 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного письмом Банка России 22 сентября 1993 года N 40.

Депонированные суммы подлежат учету и должны выдаваться по требованию работников, их не получивших, а также иных лиц в установленном порядке.

Трудовым законодательством не определены порядок и сроки обращения за депонированной заработной платой, за исключением смерти работника, когда неполученная зарплата должна быть выдана членам семьи работника или иждивенцам не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов.

Статья 236 Трудового кодекса закрепляет ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы. В частности, при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы работодатель обязан выплатить ее с уплатой процентов в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации за каждый день задержки.

Во избежание конфликтов рекомендуется сроки выплаты депонированной заработной платы установить в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

"Актуальная бухгалтерия", N 3, март 2011 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) п. 9, подп. "а", абз. 7 п. 18 Порядка, утв. решением совета директоров ЦБР от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок)

*(2) ст. 136 ТК РФ

*(3) абз. 4 п. 17 Порядка