Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (утв. Минобороны РФ 19 августа 2009 г. N 205/2/588) (утратила силу)

Временная инструкция
по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации
(утв. Минобороны РФ 19 августа 2009 г. N 205/2/588)

ГАРАНТ:

Приказом Министра обороны РФ от 4 апреля 2017 г. N 170 настоящая Временная инструкция признана утратившей силу

См. комментарий к настоящей Инструкции

I. Общие положения

1. Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (далее именуется - Временная инструкция) определяет порядок приема, регистрации, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, использования, отправки и хранения служебных документов в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях, организациях Вооруженных Сил Российской Федерации*(1).

Настоящая Временная инструкция вступает в силу с 15 сентября 2009 г. и применяется до утверждения Федеральным архивным агентством в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и издания в Министерстве обороны Российской Федерации на их основе соответствующего нормативного правового акта.

2. Особенности ведения делопроизводства определяются:

при подготовке проектов документов для представления Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации, а также при подготовке проектов правовых актов Министерства обороны - соответствующими инструкциями;

при рассмотрении обращений (предложений, заявлений или жалоб) - главой 6 Дисциплинарного устава Вооруженных Сил Российской Федерации и Инструкцией по работе с обращениями граждан в Вооруженных Силах Российской Федерации*(2);

по секретной переписке и правилам ведения секретного делопроизводства - Инструкцией по режиму секретности в Вооруженных Силах Российской Федерации*(3);

при использовании электронного документооборота - инструкцией и (или) регламентом по ведению делопроизводства в Министерстве обороны с использованием автоматизированной информационной системы электронного документооборота.

3. Основным методом руководства и управления войсками (силами) является личное общение должностных лиц воинских частей непосредственно, с использованием информационных систем, средств связи и других технических средств.

Служебную переписку следует применять лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для осуществления личного общения, невозможно использовать средства связи или информационные системы или когда законодательными, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или правовыми актами Министерства обороны предусмотрено составление письменного документа.

4. Работа со служебными документами в воинских частях регулируется законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, правовыми актами Министерства обороны и настоящей Временной инструкцией.

5. Служебная переписка по различным вопросам служебной деятельности ведется между воинскими частями в порядке подчиненности, воинскими частями, не подчиненными друг другу, а также с органами и организациями, не входящими в Вооруженные Силы*(4), гражданами.

Ведение служебной (внутренней) переписки между подразделениями воинской части, между отделами и службами и им равными в объединении и ниже, а также внутри департаментов, главных управлений, управлений, комитетов, инспекций, направлений, отделов и служб запрещается.

6. Служебная переписка в Вооруженных Силах ведется на русском языке.

7. Служебная переписка с учреждениями, организациями и гражданами (подданными) иностранных государств, а также с представительствами Российской Федерации за рубежом ведется через Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны и Управление внешних сношений Министерства обороны.

8. Служебная переписка с должностными лицами министерств обороны (вооруженных сил) иностранных государств ведется через Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны и иные главные и центральные управления Министерства обороны в установленном порядке.

9. Порядок ведения служебной переписки с учреждениями и организациями иностранных государств, международными организациями, ведающими обеспечением безопасности мореплавания и изучением морей и океанов, по вопросам безопасности судоходства и организационно-техническим вопросам, касающимся гидрографии, океанографии, морской картографии и навигационного оборудования морей, определяется главнокомандующим Военно-Морским Флотом с учетом требований правовых актов Министерства обороны.

10. Служебную переписку с учреждениями, организациями и гражданами государств - участников Содружества Независимых Государств, государств - членов Организации Договора о коллективной безопасности, Шанхайской организации сотрудничества по вопросам трудовых отношений может вести непосредственно Департамент социальных гарантий Министерства обороны.

11. Командиры (начальники) воинских частей несут ответственность за организацию делопроизводства и обязаны:

а) определять порядок работы со служебными документами и изданиями в воинской части;

б) знать фактическое состояние делопроизводства и принимать необходимые меры по сокращению служебной переписки, предотвращать ведение переписки по вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или переговоров по средствам связи и информационным системам, если законодательными, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или правовыми актами Министерства обороны не предусмотрено составление письменного документа;

в) правильно организовать ведение делопроизводства, постоянно содержать его в готовности к выполнению поставленных задач в повседневной деятельности, в боевых (полевых) условиях и на учениях, контролировать работу подчиненных органов и должностных лиц, отвечающих за ведение делопроизводства;

г) обеспечить учет поступающих служебных документов и изданий, их своевременное доведение до личного состава и контроль за исполнением;

д) требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных служебных документов (поручений, указаний);

е) обеспечивать готовность к спасению служебных документов и изданий в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций;

ж) организовывать и систематически проводить с личным составом воинских частей занятия по изучению правил делопроизводства, обеспечивать необходимые условия для его правильной организации и ведения, выделять и оборудовать для этого необходимые помещения и материально-технические средства;

з) принимать меры по совершенствованию делопроизводства, качественному подбору личного состава для работы со служебными документами и изданиями, обеспечению книгами, журналами, бланками, предусмотренными настоящей Временной инструкцией, оргтехникой и переходу на автоматизированные (компьютерные) технологии обработки служебной информации;

и) обеспечивать правильное применение действительных и условных наименований воинских частей*(5) при составлении и отправке служебных документов и изданий, обращая особое внимание на правильность ведения переписки со сторонними организациями, гражданами;

к) своевременно организовывать работу по отбору и уничтожению служебных документов с истекшими сроками хранения*(6), утративших значение для практической работы, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, и освобождать от этих документов делопроизводства воинских частей;

л) обеспечивать своевременную сдачу в архивы служебных документов с постоянными и временными (свыше 10 лет) сроками хранения. Не допускать уничтожения служебных документов, подлежащих сдаче в архивы.

12. Запрещается требовать от подчиненных представления сведений и документов, не предусмотренных табелями срочных донесений.

13. Военнослужащие и лица гражданского персонала, работающие со служебными документами и изданиями, обязаны:

а) знать и выполнять требования, установленные настоящей Временной инструкцией;

б) быть бдительными, не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате служебных документов и изданий, а также пресекать действия (бездействие) других лиц, могущие привести к таким последствиям;

в) знакомить со служебными документами других лиц и передавать служебные документы другим исполнителям только с разрешения своего непосредственного командира (начальника);

г) передавать служебные документы из одного подразделения воинской части в другое только через делопроизводство. Допускается передача служебных документов военнослужащим и лицам гражданского персонала для временного пользования (для работы) под расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить служебные документы обратно под расписку в этом же реестре. Подписи за получение служебных документов необходимо расшифровывать;

д) давать справки по служебным документам и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к этим документам, только с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части;

е) немедленно сообщать своему непосредственному командиру (начальнику) об утрате или недостаче служебных документов (изданий), удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся служебные документы (издания), личных печатей, штампов, а также об обнаружении излишних и неучтенных служебных документов и изданий;

ж) при убытии из воинской части в связи с освобождением от занимаемой должности (увольнением с военной службы или работы (службы), переводом к новому месту военной службы), при убытии в отпуск, служебную командировку, на лечение, учебу по указанию непосредственного командира (начальника) в установленном порядке своевременно передать все числящиеся за ними служебные документы (издания) другим лицам или сдать в делопроизводство;

з) своевременно сдавать в делопроизводство служебные документы и издания, надобность в которых миновала;

и) предъявлять все числящиеся за ними служебные документы и издания сотрудникам делопроизводства по их требованию.

14. Лицам, работающим со служебными документами и изданиями, запрещается:

а) сообщать устно или письменно служебные сведения о характере выполняемой работы, проводимых воинской частью мероприятиях, действительные наименования и пункты дислокации воинских частей лицам, не имеющим по роду военной службы (работы) отношения к этим сведениям;

б) излагать личные просьбы на бланках с наименованием воинской части;

в) самовольно провозить и пересылать за границу служебные документы и издания, не подлежащие опубликованию в открытой печати. В необходимых случаях эти документы (издания) могут быть высланы через соответствующие воинские части в установленном порядке;

г) изготавливать не предусмотренные настоящей Временной инструкцией блокноты, записные книжки, тетради, бланки, визитные карточки и т.п. с наименованием воинской части или должности командира (начальника);

д) вести разговоры, связанные с содержанием служебных документов, в присутствии посторонних лиц.

15. Изготовление книг, журналов и бланков, предусмотренных настоящей Временной инструкцией, и обеспечение ими воинских частей возлагаются на Центральное вещевое управление Министерства обороны и соответствующие органы в военных округах и на флотах. Заявки на обеспечение бланками, книгами и журналами направляются по подчиненности ежегодно к 1 августа текущего года.

В исключительных случаях (при отсутствии централизованного снабжения) изготовление и закупку указанного имущества осуществляют воинские части.

16. Непосредственная ответственность за организацию делопроизводства и контроль за его ведением возлагаются на начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - на командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей.

17. Общее методическое руководство организацией ведения служебной переписки и делопроизводства в Вооруженных Силах осуществляется Управлением делами Министерства обороны.

18. Работа со служебными документами и изданиями в воинских частях в нерабочее время допускается только с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части.

19. Работа со служебными документами и изданиями, их хранение за пределами служебных помещений воинских частей, как правило, запрещаются. Такую работу вправе разрешить командир (начальник) воинской части или начальник штаба воинской части.

20. Военнослужащие при переписке со сторонними организациями, гражданами, при записях в книгах заявлений (отзывов) и предложений указывают почтовые адреса по месту жительства или пребывания без указания принадлежности к Вооруженным Силам. При этом военнослужащие, проходящие военную службу по призыву, указывают почтовые (телеграфные) адреса, устанавливаемые командирами (начальниками) воинских частей по согласованию с объектами почтовой связи Федерального агентства связи.

21. Военнослужащие и лица гражданского персонала воинских частей, дислоцированных за пределами Российской Федерации, при переписке указывают условные наименования воинских частей без пунктов дислокации.

II. Основные виды служебных документов, составляемых (издаваемых) в Вооруженных Силах

22. В Вооруженных Силах составляются (издаются) и применяются следующие служебные документы: приказы, директивы, приказания, указания, постановления, регламенты, положения, наставления, инструкции, уставы, распоряжения, предписания, доклады, донесения, рапорты, договоры, контракты, планы, представления, расписания занятий, отчеты, перечни, протоколы, акты, справки, служебные письма, заявки, телеграммы, командировочные удостоверения, отпускные билеты и другие разработанные в установленном порядке документы (текстовые и графические), написанные или нарисованные от руки в рабочих тетрадях или на отдельных листах, напечатанные на пишущей машинке, изготовленные на средствах вычислительной техники, изданные типографским, электрографическим или другим способом.

Кроме служебных документов, в Вооруженных Силах применяются служебные издания, перечень которых приведен в Положении об издательской деятельности по выпуску служебных изданий (документов) в Вооруженных Силах Российской Федерации*(7).

23. Приказ - основной распорядительный служебный документ военного управления, издаваемый на правах единоначалия командиром (начальником) воинской части.

24. Командир (начальник) воинской части в соответствии со статьей 95 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации отдает письменные приказы по строевой части, по боевой подготовке и другим вопросам, право регламентировать которые ему предоставлено.

Приказы подписываются командиром (начальником) воинской части и начальником штаба воинской части. В воинской части, где воинская должность начальника штаба воинской части не предусмотрена штатом, приказы подписываются командиром (начальником) воинской части единолично.

Приказами командира (начальника) воинской части по строевой части в пределах предоставленных полномочий могут регламентироваться следующие вопросы:

а) зачисление в списки личного состава воинской части, постановка на обеспечение;

б) исключение из списков личного состава воинской части, снятие с обеспечения;

в) изменения в персональных учетных данных личного состава;

г) направление на стационарное лечение или обследование в лечебное учреждение и прибытие в воинскую часть из лечебного учреждения;

д) назначение на воинские должности, освобождение от воинских должностей, присвоение воинских званий и личных номеров Вооруженных Сил;

е) прием на работу, перевод на другую работу и увольнение с работы лиц гражданского персонала;

ж) убытие в служебные командировки, отпуска, на учебу и прибытие из командировок, отпусков и с учебы;

з) применение поощрений и дисциплинарных взысканий;

и) незачет в срок военной службы военнослужащим времени их пребывания в дисциплинарной воинской части, отбывания ими ареста по приговору суда, самовольного оставления ими воинской части или места службы независимо от причин оставления продолжительностью свыше 10 суток;

к) другие вопросы, право решения которых предоставлено командиру (начальнику) воинской части.

В конце приказа командира (начальника) воинской части указывается, до каких воинских частей разослать или до кого довести приказ, а также порядок контроля за его выполнением.

25. Приказы командира (начальника) воинской части изготавливаются на средствах вычислительной техники, а при их отсутствии печатаются на пишущих машинках или пишутся от руки на отдельных листах или в специальных книгах.

26. Нумерация приказов ежегодно начинается с первого номера.

27. Приказы командира (начальника) воинской части по строевой части о составе суточного наряда (статья 257 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации) издаются отдельно, имеют свою нумерацию с добавлением индекса "HP". Эти приказы в архив не сдаются, в течение трех лет хранятся в воинской части, после чего уничтожаются.

28. Директива - распорядительный служебный документ, содержащий указания по подготовке и ведению боевых действий, вопросам боевой и мобилизационной готовности, всестороннего обеспечения войск (сил), боевой и оперативной подготовке, обучению, воспитанию, штатной организации и другим вопросам жизни и деятельности войск (сил). Директива применяется главным образом в системе руководства Вооруженными Силами, стратегическими и оперативно-стратегическими объединениями (командованиями).

29. Приказы и директивы издаются во исполнение федеральных и федеральных конституционных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, приказов и директив вышестоящих командиров (начальников), а также в инициативном порядке командирами (начальниками) в соответствии с их полномочиями.

30. Приказание - распорядительный служебный документ, издаваемый начальником штаба от имени командира (начальника) воинской части или военным комендантом от имени начальника гарнизона.

31. Указания - распорядительный служебный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов (директив) и других актов вышестоящих органов.

32. Постановление - правовой акт, содержащий решение коллегиального органа или должностного лица (постановление военного совета, постановление о возбуждении уголовного дела и др.).

33. Регламент - служебный документ, регулирующий организацию и порядок деятельности какого-либо органа, его подразделения или должностного лица.

34. Положение - правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности органа военного управления.

35. Наставление - правовой акт, содержащий указания и требования по вопросам подготовки (планирование, обеспечение, управление) и ведения военных действий, а также подготовки и боевого применения штабов и войск.

36. Устав - правовой акт, регламентирующий повседневную деятельность военнослужащих, жизнь, быт и несение службы в Вооруженных Силах, подготовку личного состава, а также определяющий основы подготовки и ведения боя (боевых действий) подразделениями, воинскими частями и соединениями.

К уставам также относятся учредительные документы организаций Вооруженных Сил.

37. Наставление, регламент, устав, руководство, инструкция, правила регламентируют организационные, научно-технические, хозяйственные, финансовые и иные специальные стороны деятельности воинских частей и должностных лиц.

38. Положения, наставления, руководства, инструкции и правила утверждаются, как правило, приказами соответствующих должностных лиц.

39. Распоряжение - распорядительный служебный документ по вопросам управления имуществом Вооруженных Сил, а также служебный документ, посредством которого командирами (начальниками) ставятся задачи в соответствии с предоставленными полномочиями.

40. Представление - служебный документ установленной формы, содержащий сведения по вопросам представления:

военнослужащих к назначению на воинскую должность, освобождения от воинской должности, зачисления в распоряжение, присвоения воинского звания (восстановления в воинском звании) и увольнения с военной службы;

военнослужащих и лиц гражданского персонала, а также других граждан Российской Федерации к награждению ведомственными знаками отличия Министерства обороны.

41. Отчет, доклад - служебные документы, содержащие сведения о выполнении планов, заданий, проведении мероприятий и другие сведения, представляемые вышестоящему командиру (начальнику).

42. Донесение - служебный документ, разрабатываемый в целях представления определенных сведений вышестоящему командиру (начальнику) по оперативным и мобилизационным вопросам, службе войск, состоянию воинской дисциплины, обеспеченности вооружением, военной техникой, другими видами снабжения войск (сил) и иным вопросам.

43. Договор, контракт - документы, фиксирующие соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующие эти отношения.

44. План - служебный документ, в котором отражается порядок действий, перечень работ или мероприятий, их последовательность с указанием сроков исполнения и исполнителей, а также служебный документ с графическим изображением участка местности, здания, сооружения и пр.

45. Рапорт - служебный документ, докладываемый командиру (начальнику) по устанавливаемой форме.

В рапорте излагаются вопросы, связанные с выполнением служебных обязанностей, несением службы и др. В виде рапорта оформляются также заявления, предложения и личные просьбы военнослужащих.

46. Перечень - систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.

47. Протокол - служебный документ, фиксирующий ход проведения каких-либо действий, мероприятий, принятые решения (протокол собрания, заседания; протокол осмотра и т.д.).

48. Акт - служебный документ, подтверждающий установленные факты и события. Акт составляется, как правило, в ходе проверки, инвентаризации, приема-передачи дел и должности и т.д. и подлежит утверждению должностным лицом в пределах полномочий.

49. Справка - служебный документ, описывающий или подтверждающий те или иные действия, факты, события, содержащий выводы.

50. Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию служебных документов.

51. Телеграмма - служебный документ для передачи распоряжений и сообщений срочного характера по техническим средствам связи.

III. Правила подготовки и оформления служебных документов

52. Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

а) соответствовать законодательным, иным нормативным правовым актам Российской Федерации, приказам, директивам и другим служебным документам вышестоящих командиров (начальников);

б) основываться на фактах и содержать достоверную и аргументированную информацию, конкретные и реальные для исполнения указания или предложения;

в) не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, быть увязан с ними, а при необходимости иметь ссылки на них;

г) обеспечивать возможность его обработки, размножения и копирования при помощи оргтехники;

д) соответствовать утвержденной (установленному) форме (образцу), если таковая предусмотрена.

53. Составлению проекта служебного документа должно предшествовать изучение существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующих по этому вопросу законодательных и иных правовых актов, справочного и другого материала.

54. Служебный документ должен быть написан служебно-деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и ясно, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в Вооруженных Силах, и употребляться в одном и том же значении.

55. При составлении служебных документов рекомендуется:

пользоваться простыми предложениями;

не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.

56. Текст телеграммы излагается без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается ее содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов и исправления, подпись пишется с новой строки.

Исходящие телеграммы пишутся (печатаются) на лицевой стороне телеграфного бланка или на отдельных листах и заверяются печатью "Для телеграмм"*(8).

57. При употреблении в служебных документах цифровой информации однозначное число в записи воспроизводится словом, а однозначное число с указанием меры пишется цифрой (не более трех ракет, но 3 км). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда такие числа начинают предложение (Двенадцать танков, но воинская часть получила 12 танков). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (радиоприемник 2-го класса).

58. Служебные документы, разрабатываемые на основании указов, постановлений, распоряжений, приказов, директив, приказаний и указаний, должны содержать в тексте документа ссылку на них или иметь в конце приписку: "Основание: _______" с указанием наименования, даты и номера документа.

При подготовке служебных документов учитывается методика проведения экспертизы проектов нормативных правовых актов и иных документов в целях выявления в них положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции*(9).

59. Если служебный документ готовится взамен ранее изданных, то в разрабатываемом документе необходимо предусмотреть отмену ранее изданных служебных документов.

Изменения в служебные документы вносятся путем объявления новой редакции разделов, глав, частей, пунктов, подпунктов, абзацев, статей, их исключения или признания утратившими силу, а также путем замены предложений (слов) другими предложениями (словами) или исключения их.

60. Издание распорядительных служебных документов в виде служебных писем и телеграмм не допускается.

61. На срочных документах, доставляемых местным адресатам через экспедиторов (посыльных, нарочных, фельдъегерей) воинских частей, ставится надпись: "Срочно - доставить к _____" (указывается время, к которому необходимо доставить документ).

62. Во всех служебных документах при определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления, не употребляя слов "утра", "дня", "вечера" и "ночи". При определении времени года целесообразно указывать его период (например, в зимнем периоде обучения), применять слова "зима", "весна", "лето", "осень" не рекомендуется.

63. В тексте служебных документов действительные наименования воинских частей пишутся без указания почетных наименований (кроме наименования "гвардейский" или "гвардейская") и государственных наград.

64. Запрещается указывать в несекретных служебных документах действительные наименования воинских частей, которым присвоены условные наименования.

Полные действительные наименования воинских частей, включая почетные наименования и государственные награды, пишутся только в адресах служебных документов, когда это необходимо по содержанию документа.

65. При изготовлении служебных документов машинописным способом или с помощью других технических средств рекомендуется применять текстовый редактор WinWord или другой совместимый с ним формат с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером N 12-16 через 1-2 межстрочных интервала (для оформления табличных материалов допускается использование шрифта размером N 12). Документы, представляемые Министру обороны Российской Федерации, подготавливаются с применением шрифта размером N 16.

В автоматизированных системах военного назначения могут применяться иные текстовые редакторы, предусматриваемые этими системами.

Отдельные документы (заявление, анкета, объяснительная записка, рапорт и т.п.) разрешается писать от руки.

66. Служебные документы составляются в рабочих тетрадях или на отдельных листах бумаги белого и светлого тонов и оформляются, как правило, на бланках, на стандартных листах формата А4 (210x297 мм) или А5 (148x210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов служебного документа определяется его видом и назначением.

Резолюции командиров (начальников) могут оформляться на листах формата А6 (105x148 мм) и меньшего формата.

При оформлении отдельных служебных документов (расписания занятий, план-календарь и т.п.) допускается использование бумаги формата A3 (297x420 мм) и большего формата.

67. Служебные документы, подлежащие сдаче в архивы, исполняются на бумаге не ниже первого сорта.

68. В Вооруженных Силах для ведения служебной переписки применяются угловые штампы или бланки с угловыми штампами.

69. Служебные документы, подготавливаемые от имени одной воинской части, оформляются на бланке с угловым штампом, а от имени двух и более организаций - на стандартных листах бумаги.

70. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля (приложение N 1 к настоящей Временной инструкции), если не оговорено особо иными инструкциями, не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

71. Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

72. При создании служебных документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Каждое приложение к основному документу, за исключением распорядительных служебных документов, должно иметь самостоятельную нумерацию.

Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки.

73. При необходимости на проекте служебного документа может быть проставлена пометка "Проект". При проставлении она располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем.

74. При подготовке служебных документов в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти*(10) могут оформляться следующие реквизиты документов:

1) Государственный герб Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

2) Наименование организации.

Министерство обороны имеет наименования*(11):

полное - Министерство обороны Российской Федерации;

сокращенное - Минобороны России.

3) Должность лица, подписавшего документ.

В служебных документах, требующих подписания, указывается штатная должность лица, подписывающего документ. В случае временного исполнения обязанностей по невакантным должностям или временного исполнения обязанностей по вакантным должностям перед наименованием штатной должности дополнительно указывается временно исполняющий обязанности (врио) или временно исполняющий должность (врид) соответственно.

4) Подпись должностного лица.

Служебные документы подписывают должностные лица в пределах предоставленных полномочий. В состав подписи входят: наименование занимаемой должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование занимаемой должности не указывается), воинское звание (при наличии), личная подпись и ее расшифровка (инициал имени и фамилия).

При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей. При разных должностях подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.

Служебные документы, направляемые от имени Министерства обороны сторонним организациям, подписываются Министром обороны Российской Федерации, его заместителями и начальником Аппарата Министра обороны Российской Федерации, а от имени других органов военного управления - руководителями этих органов военного управления от командира (начальника) воинской части, ему равного и выше. Служебные документы, представляемые вышестоящим командирам (начальникам), направляемые подчиненным воинским частям, подписываются должностными лицами в пределах полномочий по подчиненности.

Приказы и директивы подписывают командиры (начальники), которым уставами Вооруженных Сил и положениями об органах военного управления предоставлено право издавать приказы и директивы.

Распоряжения по вопросам управления имуществом Вооруженных Сил подписывает Министр обороны Российской Федерации, а по другим вопросам - могут подписывать иные должностные лица, которым общевоинскими уставами Вооруженных Сил и другими правовыми актами Министерства обороны предоставлено это право.

Приказания подписывают начальники штабов всех наименований или военные коменданты гарнизонов.

Указания подписывают Министр обороны Российской Федерации, заместители Министра обороны Российской Федерации, начальник Аппарата Министра обороны Российской Федерации, начальник Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации, главнокомандующие видами Вооруженных Сил, командующие войсками военных округов, флотами, командующие родами войск Вооруженных Сил, руководители департаментов, начальники главных и центральных управлений Министерства обороны, заместители и помощники командующих войсками военных округов, флотами, армиями, флотилиями, начальники управлений видов Вооруженных Сил и родов войск Вооруженных Сил, а также управлений, служб и отделов, подчиненных командующему войсками военного округа, флотом, армией, флотилией, и адресуют нижестоящим должностным лицам по роду своей деятельности.

Право подписи служебных документов, кроме приказов, директив, приказаний и указаний, в пределах полномочий предоставляется:

а) в воинской части (на корабле), соединении - командиру и его заместителям (старшему помощнику командира корабля);

б) на судне - капитану и первому помощнику;

в) в учреждении, включая военное образовательное учреждение профессионального образования, на предприятии, в организации - начальнику (руководителю) и его заместителям;

г) в гарнизоне - начальнику, его заместителям и военному коменданту гарнизона;

д) в управлении военного округа, флота, армии, флотилии - командующему, его заместителям (помощникам), заместителям начальника штаба, заместителям начальника тыла, начальникам самостоятельных управлений, отделов и служб;

е) в центральных органах военного управления:

главнокомандующим видами Вооруженных Сил и их заместителям, заместителям начальников главных штабов видов Вооруженных Сил, начальникам управлений видов Вооруженных Сил и их заместителям, заместителям начальника вооружения и начальника тыла;

командующим родами войск Вооруженных Сил и их заместителям, заместителям начальников штабов родов войск Вооруженных Сил, начальникам управлений родов войск Вооруженных Сил и их заместителям, заместителям начальника вооружения и начальника тыла;

руководителям департаментов, начальникам главных и центральных управлений Министерства обороны и их заместителям;

заместителям: начальника Генерального штаба Вооруженных Сил, начальника Тыла Вооруженных Сил, начальника вооружения Вооруженных Сил, начальника расквартирования и обустройства Министерства обороны, начальника Связи Вооруженных Сил, начальника штаба Тыла Вооруженных Сил;

начальникам самостоятельных управлений, комитетов, направлений, инспекций, отделов, служб и их заместителям.

В центральных органах военного управления право подписи некоторых видов служебных документов может быть предоставлено начальникам несамостоятельных управлений, направлений, инспекций, комитетов, отделов и служб. Виды служебных документов и перечень должностных лиц, имеющих право подписывать эти служебные документы, устанавливаются решениями начальников главных штабов видов Вооруженных Сил и штабов родов войск Вооруженных Сил, руководителей департаментов, начальников главных и центральных управлений Министерства обороны.

В случае временной нетрудоспособности, отпуска или временного отсутствия по другой причине командира (начальника), имеющего право подписывать служебные документы, это право принадлежит тому лицу, на которое возложено временное исполнение обязанностей по должности отсутствующего. О возложении временного исполнения обязанностей объявляется приказом убывающего на время или вышестоящего командира (начальника).

Подписывать служебные документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности запрещается.

Для направления служебного документа в подчиненные воинские части нескольким адресатам командиром (начальником) может подписываться только один экземпляр, который остается в делах отправителя. В этом случае адресатам посылаются экземпляры документа, исполненные техническими средствами копирования или заверенные должностным лицом в пределах полномочий или исполнителем служебного документа. Для направления служебного документа нескольким адресатам в высшие инстанции командир (начальник) подписывает все экземпляры. В этом случае в делах остается копия документа, исполненная техническими средствами копирования или заверенная исполнителем (его командиром (начальником).

Предписания (ссылку на приказ) офицерам о направлении к месту военной службы по окончании военного образовательного учреждения профессионального образования может подписывать начальник отдела кадров, а отпускные билеты слушателям (курсантам) - начальник строевого отдела военного образовательного учреждения профессионального образования.

Командиры (начальники) воинских частей своими приказами могут ограничить круг должностных лиц воинских частей, которым настоящей Временной инструкцией предоставлено право подписи служебных документов.

Служебные документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

5) Вид документа.

Основные виды служебных документов, составляемых (издаваемых) в Вооруженных Силах, приведены в главе II настоящей Временной инструкции.

6) Место составления (издания) документа.

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" или "Справочные данные об организации". Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

7) Справочные данные об организации.

Справочные данные включают: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номер факса, телекса, адрес электронной почты и т.д.).

8) Адресат.

Реквизит "Адресат" может состоять из следующих частей:

наименование воинской части (в именительном падеже);

наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

указание должности получателя (в дательном падеже);

инициалы и фамилия получателя (в дательном падеже).

Адресат указывается на верхней правой стороне бланка с угловым штампом или первой странице листа, если документ подготовлен не на бланке.

Каждая из составных частей адресата печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал. Все строки реквизита "Адресат" размещают центрованным способом (каждая строка реквизита центруется по отношению к самой длинной строке, которая ограничивается правым полем). Длина максимальной строки не должна превышать 10 см.

Документы адресуют организациям, воинским частям, должностным или физическим лицам.

В наименованиях адресата сокращения в наименованиях организаций (ФГУП, ОАО и т.п.) и должностях не применяются.

Например:

                                            Открытое акционерное общество

                                                  "Оборонсервис"

Инициалы и фамилия печатаются прописными буквами.

Например:

                                                     Директору

                                          открытого акционерного общества

                                             "32 судоремонтный завод"

                                                   В.А.КОРАБЛЕВУ

При адресовании служебных документов не более чем в четыре адреса слово "Копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не печатается. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается.

Например:

                                         Начальнику управления вооружения

                                           Московского военного округа

                                               Начальнику 1173 базы

                                             хранения резерва танков

                                          Командиру войсковой части 44144

                                         ________________________________

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется расчет рассылки (указатель рассылки) и на каждом документе проставляется только один адресат.

Например:

                                  Командирам воинских частей

                                  Только: командиру войсковой части 83420

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям и постоянным корреспондентам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

                                      Государственное учреждение

                                 "Всероссийский научно-исследовательский

                                        институт документоведения

                                            и архивного дела"

                                Профсоюзная ул., д. 82, г. Москва, 117393

При адресовании служебного документа должностному лицу без указания его фамилии указывается наименование должности лица, которому адресован документ, и его почтовый адрес.

Например:

                                                       Военному комиссару

                                                        Читинской области

                                                       131782, г. Чита, 1

Адресование служебных документов, направляемых должностным лицам воинских частей, имеющих условные наименования, производится по их условному наименованию.

Например:

                                          Командиру войсковой части 25801

                                              119160, г. Москва

Адресование служебных документов, направляемых должностным лицам воинских частей, дислоцирующихся за пределами Российской Федерации, производится без указания пунктов дислокации.

Например:

                                              Командиру войсковой части -

                                               полевая почта 20202

При адресовании документа физическому лицу элементы почтового адреса на почтовых отправлениях указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи*(12):

а) фамилия, имя, отчество;

б) название улицы, номер дома, номер квартиры;

в) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

г) название района;

д) название республики, края, области, автономного округа (области);

е) название страны (для международных почтовых отправлений);

ж) почтовый индекс.

Например:

                                               Ивановой Марине Петровне

                                            ул. Пионерская, д. 2, кв. 45,

                                                 г. Москва, 117614

При ведении служебной переписки между центральными органами военного управления, а также внутри военных округов и флотов служебные документы могут адресоваться и пересылаться по действительным или условным наименованиям. Доставка таких служебных документов осуществляется силами и средствами фельдъегерско-почтовой связи.

При ведении служебной переписки между центральными органами военного управления и штабами, управлениями, направлениями, отделами и службами военных округов, флотов и в обратном порядке служебные документы составляются и адресуются по действительным наименованиям, а пересылка (доставка) их осуществляется:

а) в штабы, управления, направления, отделы и службы центральных органов военного управления, военных округов и флотов - по условным наименованиям, а если они не присвоены, - по действительным наименованиям с указанием почтовых индексов и наименований пунктов приписки к объектам почтовой связи Федерального агентства связи;

б) в штабы, управления, направления, отделы и службы войск, временно находящихся за границей, - по условным наименованиям с указанием почтовых индексов без наименования пункта дислокации.

В таком же порядке по присвоенным действительным наименованиям служебные документы составляют и адресуют воинские части, которым условные наименования не присвоены.

Штабы, управления, направления, отделы и службы центральных органов военного управления, военных округов, флотов, которым присвоены условные наименования, при переписке с воинскими частями, со сторонними организациями и военными представительствами Министерства обороны на предприятиях промышленности все служебные документы составляют и адресуют по условным наименованиям.

Военные представительства Министерства обороны на предприятиях, в учреждениях и организациях при ведении служебной переписки несекретные служебные документы, не требующие заверения печатью установленного образца, составляют на бланках с угловыми штампами по наименованиям: "Представительство заказчика N...".

Несекретные служебные документы, направляемые военным представительствам Министерства обороны на предприятиях, в учреждениях и организациях, адресуются по условным наименованиям: "Представительство заказчика N...". Пересылка этих документов осуществляется по почтовым адресам, установленным для предприятий, учреждений и организаций, с указанием на пакете (конверте) только инициалов и фамилии военного представителя.

Указывать на пакетах (конвертах) слова "Военное представительство", "Военный представитель", "Представительство заказчика" или "Представитель заказчика", а также воинское звание военного представителя запрещается.

9) Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (для приказов, писем, справок и т.п.), дата его утверждения (для планов, отчетов и т.п.) или дата события, которое в нем зафиксировано (для постановлений, протоколов, актов и т.п.).

В состав даты входят число, месяц и год. При подготовке проекта служебного документа печатается только обозначение месяца и года.

Дата служебного документа проставляется собственноручно должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

В служебном документе, составленном несколькими организациями, датой является дата подписания (утверждения) его должностным лицом, подписывающим (утверждающим) его последним.

Служебные документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Даты служебных документов оформляются словесно-цифровым и цифровым способами.

Словесно-цифровой способ применяется при оформлении даты на распорядительных служебных документах, протоколах, финансовых документах, служебных письмах, записках, телеграммах и в текстах этих документов.

Например:

15 августа 2009 г.

При оформлении даты других документов (в реквизитах "Резолюция", "Виза" и т.п.) допускается применение цифрового способа. Дату документа оформляют арабскими цифрами, разделенными точкой, в последовательности: день месяца, месяц - двумя парами цифр, год - двумя или четырьмя цифрами (точка после года не ставится, буква "г" не употребляется).

Например:

14.03.09 или 14.03.2009

Служебный документ вступает в силу со дня его подписания (утверждения), если документом не предусмотрен иной срок вступления в силу.

10) Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа - это порядковый номер служебного документа с начала календарного года. Реквизит представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое служебному документу при его регистрации. Допускается проставлять отметку о поступлении служебного документа в виде штампа с указанием даты его поступления (при необходимости - времени поступления).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в служебном документе.

11) Наименование документа.

Наименование документа (далее именуется - заголовок) включает в себя краткое содержание документа и должно быть согласовано с видом документа.

Служебный документ формата А4 должен иметь заголовок. Служебный документ объемом не более одной страницы может составляться без заголовка.

Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос "О чем?": "О выделении...", "Об утверждении...", "О командировании...".

Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы) на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от реквизита "Вид документа". Заголовок располагается: в служебных письмах - от левой границы текстового поля, а в приказах, директивах, положениях, инструкциях и других служебных документах выравнивается по центру.

Заголовок не пишется на телеграммах, рапортах, справках и служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А5.

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

12) Текст документа.

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа. Он должен быть кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Основной текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка (в случае его подготовки) в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели его составления, и основной, в которой излагаются выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.

Основной текст наставления, руководства, регламента, инструкции, правил может подразделяться на разделы, главы, пункты и подпункты. Разделы нумеруются арабскими цифрами или прописными буквами русского алфавита, главы - римскими цифрами, пункты - арабскими цифрами с точкой, подпункты - арабскими цифрами (реже строчными буквами) с закрывающейся круглой скобкой. Разделы и главы имеют заголовки. Пункты и подпункты заголовков не имеют.

Разделы и главы имеют сквозную нумерацию. Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего текста. Подпункты нумеруются в последовательном порядке в пределах каждого пункта.

После цифровых или строчных буквенных обозначений с закрывающейся круглой скобкой пункты и подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой. Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы без буквенного обозначения.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

В распорядительных служебных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("ПРИКАЗЫВАЮ", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("ПРИКАЗЫВАЕМ", "РЕШИЛИ").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "РЕШИЛИ").

В служебных письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("Министерство обороны Российской Федерации не возражает").

13) Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" включает в себя исходящий номер и дату документа, на который дается ответ.

Данный реквизит обязателен для ответных писем.

Реквизит располагается на бланке ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа", состоит из постоянной части в виде: "На N ___________", в которой проставляются номер и дата документа, ответом на который является оформленное письмо.

14) Отметка о наличии приложений.

Если к служебным документам, кроме распорядительных служебных документов, прилагаются другие материалы, то о них указывается в конце текста после слова "Приложение". Слово "Приложение" печатается с красной строки. После слова "Приложение" ставится двоеточие.

Если приложения названы в тексте служебного документа, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: в 2 экз. на 5 л. каждый.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число экземпляров и число листов; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

     Приложения: 1. Штатное расписание... в 3 экз. на 4 л. каждый.

                 2. Смета расходов... в 2 экз. на 3 л. каждый.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом служебном документе после текста указывается:

Приложения: согласно описи на ... листах.

Если приложение направляется адресату без оставления копии в делах отправителя, то после перечисления материалов, их номеров и количества листов добавляются слова "только адресату", если адресатов несколько, то указывается, какому адресату: первому, второму и т.д.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

На служебных документах, представляемых Министру обороны Российской Федерации и его заместителям, начальнику Аппарата Министра обороны Российской Федерации, направляемых в установленном порядке в органы государственной власти, приложения перечисляются на обороте последнего листа основного документа.

В качестве приложений к приказам могут быть положения, наставления, руководства, инструкции, правила, а к директивам, распоряжениям, приказаниям и указаниям - планы, перечни, списки и другие служебные документы. Эти приложения являются неотъемлемой частью распорядительного служебного документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются последовательно по мере ссылки на них в тексте распорядительного служебного документа. Распорядительный служебный документ и приложения к нему должны иметь сквозную нумерацию страниц. Об этих приложениях в текстах указанных распорядительных служебных документов указывается: "Утвердить прилагаемое..." (следует название документа) или "Утвердить Инструкцию о..." (указывается ее название), а затем следуют слова (приложение N ___ к настоящему приказу).

На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется строчными буквами (начиная с прописной) слово "Приложение", а ниже следует наименование распорядительного служебного документа в согласованном роде и числе, его дата и номер.

Например:

                                                      Приложение

                                               к приказу Министра обороны

                                                  Российской Федерации

                                                   2009 года N 170

Приложения к проекту распорядительного служебного документа должны быть подписаны начальником подразделения, готовившего проект этого документа, или его вышестоящим начальником. Реквизит "Подпись должностного лица" оформляется полужирным шрифтом, при этом должность оформляется прописными буквами центрованным способом.

Например:

НАЧАЛЬНИК АВТОБРОНЕТАНКОВОЙ СЛУЖБЫ
МОСКОВСКОГО ВОЕННОГО ОКРУГА
полковник

И.Петров

15) Гриф согласования.

Реквизит "Гриф согласования" оформляется при согласовании проекта служебного документа с неподчиненными или сторонними организациями (внешнее согласование).

Гриф согласования располагается на лицевой стороне проекта служебного документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), воинское (специальное) звание, личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

               СОГЛАСОВАНО

     Заместитель Министра транспорта

          Российской Федерации

                                 И.Фамилия

"10" июля 2009 г.

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

              СОГЛАСОВАНО

          Протокол заседания

_______________________________________

 (наименование коллегиального органа)

        от 10 июля 2009 г. N 5

             СОГЛАСОВАНО

          Письмо Росархива

от 10 августа 2009 г. N 02-15/1247-Т

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования" (приложение N 2 к настоящей Временной инструкции), если содержание проекта служебного документа затрагивает интересы нескольких организаций. На проекте служебного документа делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Внешнее согласование осуществляется в следующей последовательности:

а) с организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания служебного документа, или когда содержание служебного документа затрагивает их интересы;

б) с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;

в) с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

г) с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

16) Гриф утверждения.

Утверждение служебного документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного служебного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Служебные документы утверждаются командиром (начальником), в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

На служебных документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения документа должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ" без кавычек, наименования должности, воинского звания и личной подписи лица, утверждающего документ, ее расшифровки (в виде инициала имени и фамилии) и даты (печатается словесно-цифровым способом).

Каждая составная часть грифа утверждения документа печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем. Слово "УТВЕРЖДАЮ", наименование должности располагаются центровано, воинское звание (при наличии) и дата - по левому краю (полю) самой длинной строки, инициал имени и фамилия - по правому краю (полю).

Например:

                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                           Командир войсковой части 83420

                                           генерал-майор

                                                                В.Зеньков

                                           "10" января 2009 г.

При утверждении служебного документа несколькими лицами, состоящими в равных должностях, грифы утверждения располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. При разных должностях грифы утверждения располагают один под другим в соответствии с занимаемой должностью.

17) Виза.

Виза включает в себя личную подпись должностного лица, ее расшифровку (должность визирующего, воинское звание (при наличии), инициал имени и фамилия) и дату визирования.

При согласовании документа внутри воинской части виза оформляется на проекте служебного документа должностным лицом, непосредственно подчиненным командиру (начальнику), на подпись которому готовится проект служебного документа. При отсутствии возражений проект визируется должностным лицом в пределах полномочий. В случае несогласия с проектом служебного документа имеющиеся замечания, особые мнения и дополнения к проекту излагаются на отдельном листе, при этом реквизит "виза" дополняется словами "Согласовано с замечаниями", помещаемыми перед личной подписью визирующего.

Визы проставляются на экземпляре проекта, остающемся в деле воинской части, ниже текста и подписи. На проектах распорядительных служебных документов визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта в нижней его части. Если проект служебного документа согласовывается со многими штабами, управлениями, то к нему может прилагаться лист согласования.

18) Оттиск печати.

Министерство обороны имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и иные печати.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на служебных документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Порядок использования центральными органами военного управления печати с эмблемой Министерства обороны определен отдельным перечнем*(13).

19) Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись должностного лица" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

     Верно

     Начальник отдела кадров          Подпись                    А.Петров

     "17" июня 2009 г.

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати установленного образца.

20) Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе служебного документа проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа служебного документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер служебного телефона.

Например:

Исп. И.И. Петров

Тел. 696-89-00

21) Указания по исполнению документа.

В состав реквизита входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

22) Отметка о контроле документа.

Отметку о контроле за исполнением служебного документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

23) Отметка об исполнении документа;

Отметка об исполнении служебного документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться служебный документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем или его командиром (начальником).

24) Отметка о конфиденциальности.

Реквизит об ограничении доступа к документу свидетельствует об особом характере информации, ограничивающем круг лиц, имеющих доступ к документу.

Отметка печатается без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа выше реквизита "Адресат" или "Гриф утверждения" и дополняется номером экземпляра документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки через 1 межстрочный интервал и центруется по отношению к нему.

На приложениях к распорядительным служебным документам отметка печатается в правом верхнем углу выше слова "Приложение к ..." без указания номера экземпляра.

Например:

                                          Для служебного пользования

                                                  Экз. N 3

                                                 УТВЕРЖДАЮ

                                       Командир 20 мотострелковой бригады

                                       полковник

                                                                А.Ульянов

                                       "10" августа 2009 г.

                                       Для служебного пользования

                                               Приложение

                                к приказу командира войсковой части 33731

IV. Делопроизводство

Организация и задачи несекретного делопроизводства

75. В каждой воинской части организуется несекретное делопроизводство (далее именуется - делопроизводство). В зависимости от объема служебных документов ведение делопроизводства возлагается на отдельное структурное подразделение, предназначенное только для этих целей, или на строевой, общий, административно-хозяйственный отдел, отделение (часть), а там, где штатами они не предусмотрены, приказом командира (начальника) воинской части назначаются лица, ответственные за ведение делопроизводства*(14).

В воинской части могут быть организованы делопроизводства (филиалы) и в соответствующих отделах (службах) в зависимости от характера выполняемых работ. Ведение этих делопроизводств возлагается на штатный личный состав этих отделов (служб), а особенности учета, хранения и обращения с некоторыми служебными документами определяются специальными наставлениями, руководствами, инструкциями.

76. Службы делопроизводства воинских частей должны размещаться в изолированных помещениях, оборудованных тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны надежно запираться и иметь охранную сигнализацию. Ведение делопроизводства в отделах (службах) разрешается в общих рабочих комнатах этих отделов (служб). Служебные документы хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах или ящиках.

77. По окончании рабочего дня помещения делопроизводства закрываются, опечатываются и сдаются под охрану дежурному по воинской части (оперативному дежурному, начальнику караула) под расписку в книге приема и сдачи служебных помещений и находящихся в них сейфов и ключей от них, предусмотренной Инструкцией по режиму секретности в Вооруженных Силах Российской Федерации*(15).

78. Для ведения делопроизводства назначаются лица, способные обеспечить сохранность служебных документов и изданий. Они обязаны твердо знать и выполнять требования настоящей Временной инструкции. Если в службе делопроизводства работает более одного человека, то между ними распределяются функциональные обязанности. Время работы сотрудников службы делопроизводства, включая время на выполнение внутренних работ, регламентируется распорядком дня.

79. Основные задачи делопроизводства:

а) прием, регистрация, учет, отправка и хранение служебных документов и изданий;

б) доклад командованию поступивших служебных документов и передача их на исполнение в соответствии с указаниями командования;

в) формирование и оформление дел;

г) выдача исполнителям служебных документов, изданий и дел для работы;

д) контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов и изданий, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в службу делопроизводства;

е) учет печатей и штампов, копировально-множительных аппаратов, электронно-вычислительных машин, факсов и контроль за их использованием (где нет секретных отделов);

ж) подготовка и передача служебных документов в архивы, а также отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов;

з) учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности; учет, хранение и выдача исполнителям рабочих тетрадей и других носителей информации.

80. Служба делопроизводства ведет учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются командиру (начальнику) воинской части.

Службы делопроизводства центральных органов военного управления, кроме того, указанные сведения за предыдущий год до 15 января текущего года направляют в установленном порядке в Управление делами Министерства обороны.

Прием, регистрация и учет служебных документов

81. Прием поступающей корреспонденции производится экспедицией или службой делопроизводства воинской части.

82. В нерабочее время поступающая корреспонденция принимается дежурным по штабу воинской части, который записывает ее в книгу учета входящей корреспонденции (приложение N 3 к настоящей Временной инструкции), а с прибытием представителя службы делопроизводства передает всю полученную корреспонденцию в службу делопроизводства под расписку в этой книге, не вскрывая пакеты, бандероли, посылки и т.п. О получении срочных пакетов дежурный докладывает командиру (начальнику) воинской части или начальнику штаба воинской части.

83. Принимаемые и передаваемые телефонограммы записываются дежурным по штабу воинской части в ведущуюся у него книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. В конце текста телефонограммы указываются время приема (передачи) и фамилии принявшего и передавшего телефонограмму. Порядковая нумерация передаваемых телефонограмм ведется с начала года.

84. Если дежурный по штабу воинской части не назначается, то поступающая корреспонденция в нерабочее время принимается дежурным по воинской части в порядке, предусмотренном пунктами 81 и 82 настоящей Временной инструкции.

85. Лицо, принимающее поступающую корреспонденцию, обязано проверить правильность ее доставки, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (расписке), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указать прописью их количество, дату и время получения. Расписка заверяется мастичной печатью "Для пакетов".

86. В службе делопроизводства вскрываются все полученные пакеты, за исключением пакетов с пометкой "Лично", изымаются все вложения, проверяются правильность адресования документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера, проставленные на документах с номерами, указанными на пакетах (конвертах).

При обнаружении повреждений, недостачи документов (листов) или приложений к ним, а также несоответствий номеров, указанных на пакетах, номерам вложенных документов об этом составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

87. Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения служебного документа.

88. Ошибочно присланные пакеты и служебные документы передаются или пересылаются по принадлежности за теми же номерами, а излишние возвращаются отправителю или по его просьбе высылаются в другую воинскую часть.

89. Поступившие в воинскую часть служебные документы (в том числе распорядительные служебные документы), а также служебные документы, подготовленные в воинской части, регистрируются в журнале учета служебных документов (приложение N 4 к настоящей Временной инструкции). В штабах объединений и выше, а также в военных комиссариатах субъектов Российской Федерации приказы (директивы, распоряжения, приказания и указания), полученные из вышестоящих инстанций для рассылки подчиненным воинским частям, регистрируются, кроме того, в книге учета приказов и директив (приложение N 5 к настоящей Временной инструкции).

Обращения граждан регистрируются отдельно от других поступивших документов.

90. Пакеты с пометкой "Лично" регистрируются в журнале учета служебных документов без вскрытия путем записи реквизитов, указанных на пакете. При наличии на пакете нескольких номеров каждый номер регистрируется отдельно. Запись о содержании этих документов может не производиться или же производится по возвращении их в службу делопроизводства. Если запись о содержании такого документа не производится, то в графе "Наименование или краткое содержание документа" делается пометка "Вручен лично". В отдельных случаях пакеты с пометкой "Лично" могут быть вскрыты с разрешения адресата уполномоченным им лицом.

91. Служебные документы, поступающие в воинские части, секретариаты и канцелярии для временного пользования и не подлежащие постоянному хранению, регистрируются в журнале учета переходящих служебных документов (приложение N 6 к настоящей Временной инструкции) и передаются по принадлежности под расписку в этом же журнале или по реестру (приложение N 7 к настоящей Временной инструкции) с последующей отметкой об этом в журнале учета переходящих служебных документов.

92. Регистрация в воинской части поступивших служебных документов осуществляется, как правило, в день поступления, разработанных - в день утверждения или подписания либо на следующий рабочий день.

93. При регистрации служебных документов на оборотной стороне последнего листа поступившего документа в левом нижнем углу ставится штамп. При наличии приложений к документу на оборотной стороне последнего листа каждого приложения также ставится предусмотренный для этой цели штамп.

На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других книгах, журналах, штамп не ставится, а на сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, в каких книгах, журналах (по перечню книг и журналов) и за какими порядковыми номерами они учтены.

94. До регистрации служебные документы для доклада и исполнения передавать запрещается.

95. Рабочие тетради, служебные издания и другие подобные документы, пересылаемые без сопроводительных писем, регистрируются в соответствующих книгах и журналах учета (без регистрации в журнале учета служебных документов).

96. Служебные документы, подготовленные для пользования внутри воинской части и подлежащие хранению в делах, после подписи (утверждения) учитываются в журнале учета служебных документов.

97. Служебные документы, подготовленные для временного пользования (справки, планы, графики, расписания и т.п.), в журнале учета служебных документов не регистрируются и уничтожаются в службе делопроизводства по миновании надобности. По указанию командира (начальника) воинской части один экземпляр таких документов может быть оставлен для пользования и учтен в делопроизводстве.

98. Командир (начальник) воинской части в зависимости от объема переписки и количества исполнителей устанавливает, каким должностным лицам поступившие служебные документы докладываются (передаются) службой делопроизводства. Остальной личный состав служебные документы на исполнение получает в службе делопроизводства.

99. Служебные документы могут регистрироваться при помощи средств вычислительной техники или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. При автоматизированной обработке служебных документов и обеспечении полного учета сведений о них, предусмотренного журналами учета служебных документов, допускается не вести журналы учета при условии гарантированной сохранности всей вносимой в средства вычислительной техники информации не менее срока хранения, предусмотренного для этих журналов. В этом случае передача исполнителям поступивших служебных документов осуществляется по бумажным распискам, которые подлежат хранению в службе делопроизводства до окончания работы комиссии по проверке делопроизводства за истекший год.

Рассмотрение и организация исполнения служебных документов

100. Зарегистрированные служебные документы передаются на рассмотрение командиру (начальнику) воинской части или по его решению другим должностным лицам, как правило, в день поступления, а телеграммы и документы с пометкой "Вручить немедленно", "Срочно" и т.п. - незамедлительно.

101. Рассмотренные служебные документы из службы делопроизводства передаются не позднее следующего дня, а телеграммы и документы с пометкой "Вручить немедленно", "Срочно" и т.п. - в тот же день исполнителям под роспись. Передача служебных документов между подразделения воинской части осуществляется через службу делопроизводства. Допускается передача документов для временного пользования другим исполнителям воинской части под роспись в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить документы обратно под роспись в том же реестре.

В центральных органах военного управления, в штабах и управлениях военных округов, флотов, армий и флотилий документы для согласования могут передаваться в таком же порядке в другие штабы, управления, направления, отделы, службы.

102. В случаях, когда командир (начальник), которому адресован документ, дает ответ на поставленные в нем вопросы на самом документе в виде краткой резолюции, такой документ считается исполненным и подлежит возвращению отправителю за регистрационным номером (входящим) без сопроводительного письма.

103. Если командир (начальник), которому адресован документ, не имеет прав на решение поставленного вопроса, он направляет документ по команде или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение этого вопроса.

Если в служебном документе наряду с вопросами, относящимися к компетенции должностного лица, которому адресован служебный документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другой организации, то из него делается выписка (снимается копия), которая направляется по принадлежности, о чем уведомляется должностное лицо, представившее служебный документ.

104. Решения и поручения (в дальнейшем именуются - поручения) по исполнению служебных документов пишутся на свободных от текста полях этих документов. Поручение по исполнению служебного документа дается в форме резолюции командира (начальника).

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата.

При установлении срока исполнения служебного документа командир (начальник) должен учитывать время, необходимое на доставку и исполнение служебного документа.

105. Резолюция может быть написана на бланке или на отдельном листе, приложенном к служебному документу. На нижнем поле этого листа (бланка) указываются дата и номер документа, к которому относится резолюция.

В необходимых случаях для написания поручения, а также для ознакомления со служебными документами прилагаются специальные листы (приложения N 8 и 9 к настоящей Временной инструкции), которые после исполнения служебного документа скрепляются с ним.

Отправка служебных документов

106. Служебные документы после их подписи командиром (начальником) передаются в службу делопроизводства для регистрации в журнале учета служебных документов и отправки.

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров расчету рассылки, который оформляется на экземпляре, остающемся в деле. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Служебные документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно. Отправка служебных документов без регистрации их в журнале учета запрещается.

Расчет рассылки подписывается командиром (начальником) подразделения, подготовившего служебный документ.

107. Присвоенный воинской части цифровой индекс проставляется впереди исходящего номера и отделяется от него дробной чертой. Например: 205/456.

Если служебный документ составлен на бланке с угловым штампом, то исходящий номер проставляется в угловом штампе.

Если служебный документ составлен на листе без углового штампа, то исходящий номер проставляется под датой подписанного служебного документа.

108. Каждый исходящий служебный документ, как правило, должен иметь копию, которая изготавливается машинописным способом и заверяется подписью исполнителя (его командира (начальника) или изготавливается на копировально-множительном аппарате. Копия подшивается в дело вместе с исполненным документом.

Если копия исходящего служебного документа требуется для работы, она выдается исполнителю под роспись.

В тех случаях, когда оставлять в делах копии отправляемых служебных документов нет надобности, разрешается исполнение исходящих служебных документов по количеству адресатов без копии.

109. Отчеты, доклады, акты, списки и тому подобные служебные документы, если к ним не требуется пояснений и указаний, направляются адресатам без сопроводительных писем. Дата на этих служебных документах, если они составлены не на бланках с угловым штампом (без углового штампа), проставляется ниже подписей должностных лиц в левом нижнем углу.

110. В тех случаях, когда к исходящему служебному документу прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в соответствующем журнале учета указывается наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего служебного документа, при котором он отправлен.

111. При необходимости отправки входящих (инвентарных) служебных документов в другие воинские части они могут пересылаться за присвоенными им входящими (инвентарными) номерами. В журнале учета служебных документов указываются, кому отправляется служебный документ, порядковый номер по книге реестров (разносной книге) и дата отправки.

112. Разрешается давать ответы (поручения) непосредственно на поступивших служебных документах с последующим возвращением их за входящими номерами. В этих случаях в журнале учета служебных документов производится пометка об отправке: "Возвращен отправителю" и указываются порядковый номер по реестру и дата возвращения. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, записывается в журнале учета служебных документов (регистрационной базе данных).

113. Рабочие тетради и служебные издания разрешается отправлять за их учетными номерами без сопроводительных писем.

114. Наряды, накладные и другие приходно-расходные служебные документы на вооружение, военную технику и другие материальные средства в журнале учета служебных документов не регистрируются и пересылаются за присвоенными им номерами по соответствующим книгам учета.

Конвертование служебных документов

115. Служебные документы, подлежащие пересылке, конвертуются. Отправляемые одновременно несколько служебных документов одному и тому же адресату вкладываются в один пакет.

В тех случаях, когда приложения посылаются в нескольких пакетах, в первый вкладывается сопроводительное письмо и на пакете ставится номер этого письма, а на последующих пакетах ставится этот же номер с добавлением перед номером буквы "к", например: к N 205/275. На основном служебном документе или в сопроводительном письме указывается количество отправляемых пакетов.

116. Служебные документы, посылаемые постоянным адресатам, могут отправляться в пакетах с адресами получателя и отправителя, напечатанными типографским способом.

117. На лицевой стороне пакета (почтового конверта, оболочки почтового отправления) указываются:

а) степень срочности, если она имеется на подписанном служебном документе;

б) почтовый адрес получателя;

в) номера всех служебных документов, вложенных в пакет. На пакетах, подлежащих вскрытию лично адресатом, делается надпись: "Лично".

118. В адресах на пакетах запрещается указывать воинские звания, фамилии, имена, отчества и штатные воинские должности отправителей и получателей служебных документов, а также принадлежность их к Вооруженным Силам, кроме случаев, предусмотренных подпунктом 8 пункта 74 в части, касающейся военных представительств Министерства обороны, и пунктом 119 настоящей Временной инструкции.

119. Почтовые адреса на пакетах (почтовых конвертах, оболочках почтовых отправлений) отправителей и получателей пишутся в следующей последовательности:

а) для воинских частей, расположенных на территории Российской Федерации, - наименование получателя (фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес получателя пишется в правой части пакета, а адрес отправителя - в левом верхнем углу. В наименовании адресата пишется: "Командиру (начальнику) войсковой части _____________" (указывается условное наименование воинской части, а если оно не установлено, то действительное);

б) для воинских частей, расположенных вне территории Российской Федерации, а в военное время для всех воинских частей - "Командиру войсковой части - полевая почта _________". При этом указываются номер полевой почты и почтовый индекс без указания пункта дислокации;

в) для военных представительств Министерства обороны на предприятиях, в учреждениях и организациях - инициалы, фамилия военного представителя; условное (предприятие п/я К-0001) или действительное наименование предприятия, учреждения и организации; название населенного пункта (город, поселок и т.п.); название области, края, автономного округа (области), республики; почтовый индекс.

120. Если отправителю служебного документа известно действительное наименование воинской части, но неизвестно ее условное наименование или известно условное наименование, но неизвестно наименование населенного пункта или пункта приписки к узлу (станции) фельдъегерско-почтовой связи или к объекту почтовой связи Федерального агентства связи, то документ может быть адресован: в случае если действительное наименование воинской части подлежит засекречиванию в соответствии с Перечнем сведений Вооруженных Сил Российской Федерации, подлежащих засекречиванию*(16), - в порядке, установленном для документов, имеющих гриф секретности, в остальных случаях - по условному наименованию в порядке, установленном для несекретных служебных документов.

Отправка таких документов производится в двойной упаковке с предупредительной надписью: "Двойной пакет". На внутреннем конверте указывается, кому адресован документ (действительное или условное наименование воинской части - получателя), а на внешнем конверте пишется адрес узла (станции) фельдъегерско-почтовой связи военного округа, на территории которого находится отправитель.

121. Адреса получателей и отправителей служебных документов следует писать (печатать) четко, полно, без сокращений и помарок. Пятизначные номера условных наименований на пакетах проставляются под словами "Войсковая часть" или "Полевая почта".

122. Сотрудник службы делопроизводства, конвертующий и отправляющий служебные документы, обязан перед отправкой пакетов сверить адреса и номера, указанные на пакетах, с адресами и номерами, указанными на служебных документах, в книге реестров (реестрах) и журналах учета, в которых эти документы зарегистрированы.

123. В воинских частях, где имеются экспедиции, пакеты с документами для отправки сдаются в эти экспедиции по книге реестров или реестру (приложение N 10 к настоящей Временной инструкции).

Пакеты, подлежащие пересылке через объекты почтовой связи Федерального агентства связи, оплачиваются в установленном порядке по действующим тарифам этого агентства, а затем сдаются экспедицией в объект почтовой связи, к которому приписана воинская часть, или на станцию фельдъегерско-почтовой связи для пересылки по назначению.

124. В воинских частях, где нет экспедиций, пакеты сдаются в объект почтовой связи Федерального агентства связи сотрудником службы делопроизводства за плату или с наклеенными марками.

125. Служебные документы местным адресатам могут сдаваться по принадлежности под расписку в реестре через экспедиторов (посыльных, фельдъегерей) воинских частей.

126. Размеры и предельная масса почтовых отправлений для их пересылки и доставки приведены в Правилах оказания услуг почтовой связи.

Хранение служебных документов, формирование и оформление дел, книг, журналов

127. Все исполненные служебные документы подшиваются в дела, которые формируются по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Дела, как правило, заводятся на один год.

128. В каждой воинской части до 15 ноября текущего года службой делопроизводства составляются номенклатура дел (приложение N 11 к настоящей Временной инструкции) и перечень книг и журналов (приложение N 12 к настоящей Временной инструкции), которые вводятся в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел составляется с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов и сроков их хранения. Номера формируемых дел по возможности должны сохраняться из года в год; для переходящих дел номера сохраняются. В номенклатуру дел вносятся все вновь заводимые дела воинской части, а также дела, не законченные ведением в прошлом году.

При составлении номенклатуры дел следует исходить из задач, возлагаемых на воинскую часть, планов и отчетов о работе, Перечня документов со сроками их хранения*(17), номенклатур дел за предшествующие годы.

129. Номенклатура дел и перечень книг и журналов подписываются начальником (уполномоченным сотрудником) службы делопроизводства, утверждаются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей. Номенклатура дел и перечень книг и журналов учитываются в журнале учета служебных документов, а после годовой проверки наличия служебных документов и перерегистрации переходящих дел, книг и журналов подшиваются в дела. В номенклатуре дел и перечне книг и журналов производятся все необходимые отметки в графах и итоговая запись о количестве дел, книг и журналов, заведенных в течение года и переходящих в номенклатуру и перечень следующего года. Например: "По настоящей номенклатуре за 2008 год заведено 105 дел в 130 томах" или "По настоящей номенклатуре за 2008 год заведено 75 книг и журналов, 3 журнала перенесено в номенклатуру 2009 года".

130. Подразделениям воинской части выдаются выписки из номенклатуры дел и перечня книг и журналов. Выдача дел, книг и журналов в подразделения воинской части производится под расписку в карточках выдачи (приложение N 13 к настоящей Временной инструкции).

131. Изменения в номенклатуру дел и перечень книг и журналов вносятся с разрешения должностного лица, утвердившего их. Внесенные изменения заверяются подписью начальника (уполномоченного сотрудника) службы делопроизводства.

132. Учетные карточки на вооружение, военную технику и другие материальные средства оформляются в картотеках, размещаемых в картонных коробках или деревянных ящиках длиною 38 см. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек.

На лицевую сторону каждого картотечного ящика наклеивается титульный лист, на котором указываются данные применительно к приложению N 13 к настоящей Временной инструкции.

Заверительные надписи в картотеках оформляются на листе формата карточки, помещаемом за последней карточкой.

Коробки и ящики с карточками, если они не убираются в шкафы, должны запираться и опечатываться.

Учетные карточки (картотека) на вооружение, военную технику и другие материальные средства подлежат учету по перечню книг и журналов.

133. При реорганизации воинской части, влекущей за собой изменение рода войск, действительного или условного наименования, ведение дел, книг и журналов прекращается и в порядке, установленном настоящей Временной инструкцией, составляются новые номенклатуры дел и перечни книг и журналов, в которые вносятся вновь заводимые дела, книги и журналы.

Вновь сформированные воинские части утверждают номенклатуры и перечни в течение месяца со дня сформирования.

Если воинская часть будет только переименована (присвоено почетное наименование), ведение дел продолжается. В этом случае на обложках под старым наименованием указывается новое наименование воинской части.

134. Журналы, рабочие тетради и книги учета делопроизводства и исполнителей, магнитные носители информации, которые ведутся в течение нескольких лет, могут учитываться по книге учета рабочих тетрадей (приложение N 14 к настоящей Временной инструкции). Эта книга вносится в перечень книг и журналов и переучитывается из года в год.

135. По окончании года все дела со сроком хранения 10 лет и более учитываются в инвентарном журнале (приложение N 15 к настоящей Временной инструкции).

136. При небольшом объеме служебной переписки журнал учета служебных документов может вестись на протяжении нескольких лет. В этом случае регистрация документов должна ежегодно начинаться с первого номера.

137. Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается вместе в одно дело в порядке поступления и исполнения служебных документов. Приказы и директивы подшиваются (брошюруются) в порядке их номеров в отдельные папки по годам издания. При этом приказы подшиваются (брошюруются) отдельно от директив.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Как исключение, некоторые служебные документы по одному и тому же вопросу, исполненные в новом году, могут подшиваться в дела прошлого года (и наоборот, служебные документы прошлого года - в дела нового года) без их перерегистрации. В этих случаях в книгах и журналах учета указывается, в дело какого года подшиты эти документы.

138. Исполненные и законченные делопроизводством служебные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в службу делопроизводства для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит служебный документ, определяет исполнитель или его командир (начальник) в соответствии с имеющейся выпиской из номенклатуры дел. На документе проставляется пометка: "В дело N ____" (указываются номер дела, дата, подпись исполнителя или его командира (начальника).

139. Подшивка служебных документов в дело производится так, чтобы сохранилась полная возможность чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе 2 см, а листы не выступали за края обложки.

Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых служебных документов.

Подлинные личные документы военнослужащих и лиц гражданского персонала (свидетельства о рождении, о браке, документы об образовании и т.п.) в дела не подшиваются.

При необходимости в дела подшиваются только заверенные в воинской части копии этих документов.

140. При формировании дел необходимо соблюдать состав служебных документов, которые должны подшиваться в данное дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, лишних экземпляров размноженных копий не допускается. Не разрешается подшивать в дела неисполненные служебные документы. В журналах учета служебных документов (входящих и исходящих) делаются отметки, в какое дело подшит служебный документ, и указываются номера листов подшитого служебного документа.

141. Дела формируются и оформляются с учетом требований Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации*(18), а Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти*(19) - в части, не противоречащей указанному Наставлению.

Одновременно с заведением дела заполняется карточка его выдачи, которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела, и вместе с ним сдается в архив или уничтожается. Если карточка заполнена полностью, заполняется новая карточка, которая приобщается к заполненной. Заполненная карточка во внутреннюю опись дела не вносится, не нумеруется и листом дела не считается.

142. Записи в книгах и журналах учета производятся чернилами или пастой фиолетового, синего, черного цветов. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправлявшего. Подчистки не допускаются.

Надписи на обложках дел, книг и журналов производятся чернилами, разборчиво, без сокращений.

143. Дела, книги и журналы учета, а также служебные документы, не подшитые в дела, подлежат хранению в запирающихся на замок сейфах, шкафах или ящиках, которые опечатываются личной печатью сотрудника службы делопроизводства, ответственного за их хранение. Место и порядок хранения ключей устанавливает начальник штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командир (начальник) воинской части или один из его заместителей.

144. Изъятие из дела служебного документа производится с разрешения начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей. При изъятии служебного документа на его место подшивается справка-заместитель (приложение N 16 к настоящей Временной инструкции). Справка-заместитель подписывается начальником (уполномоченным сотрудником) службы делопроизводства и заверяется мастичной печатью "Для пакетов". Исправление общего количества листов в этом случае не производится, а оговаривается в заверительной надписи. Изменение состава служебных документов отражается во внутренней описи.

Временное изъятие служебных документов из текущих дел производится службой делопроизводства. По возвращении служебного документа в дело справка-заместитель уничтожается.

145. После завершения ведения в текущем году дел, книг и журналов делаются соответствующие отметки в номенклатуре дел и перечне книг и журналов.

Законченные делопроизводством дела, книги и журналы хранятся в делопроизводстве и составляют архивный фонд воинской части.

О сданных на хранение в архив и уничтоженных делах, книгах и журналах делаются отметки в номенклатуре дел и перечне книг и журналов с проставлением даты и номеров сдаточных описей или актов.

146. Порядок оформления законченных делопроизводством дел, книг и журналов, подлежащих сдаче в архивы в воинских частях, их хранения, подготовки и сдачи в центральные архивы, архивы военных округов, флотов и флотилий, а также правила фондирования документов определены Наставлением по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации.

Постоянная готовность несекретного делопроизводства

147. Служба делопроизводства находится в постоянной готовности для работы в условиях перехода войск с мирного на военное время.

Основные задачи службы делопроизводства: обеспечение вывоза и сохранности служебных документов, бесперебойная работа с ними, своевременная сдача в архив и уничтожение ненужных служебных документов.

В службе делопроизводства должна быть инструкция личному составу службы делопроизводства по действиям при переводе Вооруженных Сил с мирного на военное время, которая утверждается командиром (начальником) воинской части. К инструкции должны прилагаться описи служебных документов, вывозимых по боевой тревоге, и описи служебных документов, сдаваемых в архив.

148. Для хранения несекретных документов, вывозимых по боевой тревоге, служба делопроизводства должна иметь запираемые ящики, а для доставки архивных материалов к месту сдачи - мешки и бирки с приспособлениями для опечатывания.

149. По боевой тревоге вывозится минимально необходимое количество несекретных служебных документов, изданий, дел, книг и журналов. Перечень их определяет начальник штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командир (начальник) воинской части или один из его заместителей.

Контроль за состоянием несекретного делопроизводства

150. Командиры (начальники) воинских частей систематически контролируют состояние делопроизводства и порядок работы со служебными документами и изданиями.

151. Ежегодно (в январе-феврале) состояние делопроизводства в воинской части проверяется комиссией, назначаемой приказом командира (начальника) воинской части. Члены комиссии перед проверкой инструктируются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей. Комиссия проверяет выполнение требований настоящей Временной инструкции и реализацию предложений предыдущей комиссии, наличие текущих и архивных дел, служебных документов с пометкой "Для служебного пользования", бланков строгой отчетности, печатей и штампов (где нет секретных отделов), наличие служебных документов, не подшитых в дела, и выборочно проверяет наличие несекретных служебных документов из числа наиболее важных. Проверка наличия производится путем сверки книг и журналов учета с фактическим наличием служебных документов, а также отметок в этих книгах и журналах об уничтожении или отправке документов с актами и реестрами.

152. К началу работы комиссии все учтенные служебные документы должны быть сданы в службу делопроизводства, подшиты в дела или перерегистрированы в книгах и журналах учета нового года. В книгах и журналах прошлого года делается отметка с указанием новых учетных номеров.

О результатах проверки командиру (начальнику) воинской части представляется акт, в котором указываются, какие документы проверялись, за какой период, с какого и по какой номер, обнаруженные недостатки и предложения. К акту прилагается перечень неподшитых в дела служебных документов.

V. Контроль за исполнением служебных документов

153. В воинских частях должен быть установлен контроль за служебными документами, требующими исполнения. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в служебных документах. Осуществление контроля является одной из основных обязанностей всех должностных лиц.

154. Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначаемых приказами соответствующих командиров (начальников).

155. Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

Контроль осуществляется за исполнением служебных документов как поступающих из вышестоящих органов военного управления, так и направляемых в подчиненные воинские части.

Контроль за исполнением служебных документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование командиров (начальников) о состоянии исполнения документов.

156. На лицевой стороне первого листа служебных документов, подлежащих контролю, ставится отметка о контроле документа, предусмотренная подпунктом 22 пункта 74 настоящей Временной инструкции.

Служебные документы, взятые на контроль, учитываются по журналу (карточке) контроля за исполнением служебных документов (приложения N 17 и 18 к настоящей Временной инструкции) или заносятся в память электронно-вычислительной машины, предназначенной для этой цели, с указанием даты, регистрационного номера, вида и краткого содержания служебного документа, поручения должностных лиц, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных.

Контроль за исполнением служебных документов может строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения служебных документов, по исполнителям, группам документов.

157. Подразделения (должностные лица), осуществляющие контроль за исполнением служебных документов, как правило, еженедельно представляют командиру (начальнику) воинской части информацию о состоянии исполнения находящихся на контроле служебных документов и не реже одного раза в месяц заслушиваются им по вопросам контроля.

158. Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие законодательству.

На исполненном служебном документе должна быть отметка с указанием, за каким номером (входящим, исходящим или инвентарным) исполнен служебный документ, дата исполнения и номер дела, в которое служебный документ должен быть подшит. Эта отметка делается на оборотной стороне последнего листа служебного документа и свидетельствуется подписью исполнителя или его командира (начальника).

На служебных документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель (его командир (начальник) на оборотной стороне последнего листа делает отметку, когда и как решен вопрос, заверяемую своей подписью.

О снятии служебного документа с контроля делается отметка в журнале (карточке) контроля, регистрационной базе данных при ее ведении.

159. Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в году (по состоянию на 1 января и 1 июля) комиссиями, специально назначаемыми приказами командира (начальника) воинской части. Результаты проверок оформляются актами и докладываются соответствующим командирам (начальникам).

В актах проверки отражаются следующие вопросы: общее количество служебных документов, поставленных на контроль; сколько из них исполнено в установленные сроки; какие поручения не исполнены в срок; причины неисполнения; виновные лица; предложения по совершенствованию контроля.

VI. Учет и рассылка приказов и директив

160. Издаваемые командиром (начальником) воинской части приказы и директивы регистрируются в книге учета приказов и директив. Приказы нумеруются отдельно от директив. Порядковые номера приказов и директив ежегодно начинаются с первого номера.

Если приказы и директивы ведутся в специальных книгах, то в книге учета приказов и директив они не учитываются.

161. Приказы и директивы должны издаваться в строго ограниченном количестве и высылаться только в те воинские части, которым они необходимы. Высылка приказов для сведения не разрешается.

Ответственность за определение тиражей и правильность рассылки приказов и директив возлагается на начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - на командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей.

162. Приказы и директивы рассылаются по расчетам рассылки, которые составляются на каждый приказ (директиву) в отдельности.

Расчеты рассылки приказов и директив составляются на обороте последнего листа подлинного экземпляра приказа (директивы) или на отдельном листе, подписываются командиром (начальником) подразделения, подготовившего проект приказа (директивы), и утверждаются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.

В необходимых случаях расчеты рассылки могут составляться в специально заведенной книге расчетов рассылки.

163. Приказы и директивы, высылаемые воинским частям, могут направляться за присвоенными им номерами без сопроводительных писем с указанием на пакете номера приказа (директивы) и количества экземпляров (если направляется более одного экземпляра). Например: "N 600дсп - 2 экз.".

При высылке нескольких экземпляров приказа (директивы) одному и тому же адресату они могут высылаться и при сопроводительных письмах, в которых указывается количество экземпляров и для кого они предназначены.

164. Штабы армий, им равные и выше, а также военные комиссариаты субъектов Российской Федерации рассылку своих приказов, а также приказов и директив, полученных из вышестоящих инстанций для подчиненных воинских частей, производят по книге учета приказов и директив или по типовым расчетам, утверждаемым соответствующими начальниками. Типовые расчеты периодически уточняются.

165. Воинским частям, которым приказы и директивы в полном объеме не требуются, высылаются выписки из них. На пакетах и реестрах проставляются: номер и год издания документа. Например: "вып. N 170-99 г.". О произведенных выписках на приказах и директивах делаются отметки с указанием объемов выписок, кому высланы.

166. Объявление в своих приказах приказов и директив вышестоящих командиров (начальников) запрещается, за исключением приказов по личному составу.

Командиры (начальники) воинских частей в своих приказах и директивах могут довести в изложении до подчиненных воинских частей отдельные требования приказов и директив вышестоящих командиров (начальников) с обязательной ссылкой на них.

167. Подлинные приказы командиров (начальников) воинских частей брошюруются в отдельное дело, за исключением случаев, когда такие приказы ведутся в специальных книгах.

Подшивать приказы и директивы в дела с другими служебными документами запрещается.

Дела с подлинными приказами и директивами на руки исполнителям не выдаются.

168. Порядок ознакомления с приказами и директивами устанавливается командиром (начальником) воинской части.

В каждой воинской части ведется журнал учета объявления приказов, директив и других служебных документов личному составу и должностным лицам (приложение N 19 к настоящей Временной инструкции).

169. Вводимые в действие приказами наставления, инструкции, правила и другие руководящие документы, предназначенные для постоянного пользования, разрешается учитывать по журналу учета служебных изданий (приложение N 20 к настоящей Временной инструкции).

170. Документы, послужившие основанием для издания приказа (директивы), листы согласования, доклады подшиваются отдельно в соответствующие дела с отметкой на них даты и номера приказа (директивы).

171. Справочная работа по приказам и директивам командиров (начальников) организуется и проводится в порядке, установленном в Министерстве обороны.

172. При расформировании воинской части все приказы (директивы) вышестоящих командиров (начальников) по указанию штаба военного округа, флота передаются в другие воинские части или уничтожаются в установленном порядке.

Подлинные приказы и директивы расформированной воинской части подлежат сдаче в архив.

VII. Особенности работы со служебными документами, содержащими информацию ограниченного доступа (распространения)

173. К служебным документам, содержащим информацию ограниченного доступа (распространения), относятся документы, содержащие несекретную информацию, касающуюся деятельности воинских частей, ограничения на доступ к (распространение) которой диктуются служебной необходимостью.

174. Не может быть органичен доступ к:

нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;

информации о состоянии окружающей среды;

информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);

информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан и организаций такой информацией;

иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.

175. Порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), определен в настоящей Временной инструкции с учетом положений Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти*(20).

176. На служебных документах (изданиях), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

177. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на служебных документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим (утверждающим) служебный документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы служебного документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

178. Прием, регистрация и учет служебных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, службой делопроизводства.

Служебные документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются по журналу учета служебных документов, а служебные издания - по журналу учета служебных изданий, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру служебного документа добавляется пометка "дсп".

179. Служебные документы с пометкой "Для служебного пользования" печатаются (размножаются) в машинописном бюро. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, отпечатавшего (размножившего) документ, дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику службы делопроизводства, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с отражением факта уничтожения в учетных формах.

Печатание (тиражирование) изданий с пометкой "Для служебного пользования" на полиграфических предприятиях (в типографиях) Вооруженных Сил производится в соответствии с требованиями Положения об издательской деятельности по выпуску служебных изданий (документов) в Вооруженных Силах Российской Федерации.

180. Служебные документы с пометкой "Для служебного пользования":

а) передаются только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение, и только под роспись;

б) пересылаются сторонним организациям фельдъегерско-почтовой связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

в) размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего командира (начальника);

г) хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах);

д) разрешается брать для занятий (работы) в поле, на полигонах, в подразделениях, парках и т.п. Они выдаются под расписку руководителям занятий (работ) и должны переноситься и храниться в чемоданах (портфелях).

181. При направлении служебного документа с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется расчет рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Расчет рассылки подписывается исполнителем и утверждается начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.

182. Исполненные служебные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом на обложке дела, в которое помещены такие служебные документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

183. Уничтожение дел, служебных документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

184. Передача служебных документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного исполнителя другому осуществляется с разрешения их непосредственного командира (начальника).

185. При смене сотрудника службы делопроизводства, ответственного за учет служебных документов (изданий) с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим командиром (начальником).

186. Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом командира (начальника) воинской части. В состав таких комиссий обязательно включаются сотрудники службы делопроизводства, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

187. О фактах утраты служебных документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного доступа (распространения), либо разглашения этой информации лицо, ответственное за сохранность информации, докладывает соответствующему командиру (начальнику), который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются в письменном виде командиру (начальнику), назначившему комиссию.

188. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

189. Снятие пометки "Для служебного пользования" производится приказами командиров (начальников), подписавших (утвердивших) такие служебные документы (издания), или приказами вышестоящих должностных лиц, а также без приказов - путем зачеркивания этими командирами (начальниками) или вышестоящими должностными лицами на подлиннике служебного документа пометки "Для служебного пользования" с указанием даты, их воинского звания (при наличии), должности и фамилии.

О снятии пометки "Для служебного пользования" на служебных документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. Имеющиеся на служебных документах, делах или изданиях пометки "Для служебного пользования" зачеркиваются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты и номера приказа (решения) о снятии пометки, воинского звания (при наличии), должности, фамилии и инициалов лица, снявшего пометку.

Например: "Пометка "Для служебного пользования" снята приказом командира войсковой части _______ ________ г. N____ полковника Любушкина А.П.".

190. Дела с несекретными служебными документами, в которых по мере накопления материалов сосредотачиваются обобщенные сведения, касающиеся деятельности воинских частей, предприятий оборонной промышленности, материально-технического обеспечения и других аналогичных сведений, хранятся и выдаются для работы применительно к служебным документам с пометкой "Для служебного пользования".

191. За разглашение служебной информации ограниченного доступа (распространения), а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, военнослужащий (работник) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

192. Снятие копий со служебных документов с пометкой "Для служебного пользования", поступивших из вышестоящей воинской части, и изготовление выписок из них допускаются только с письменного разрешения командира (начальника), подписавшего служебный документ.

VIII. Бланки строгой отчетности

193. Бланки строгой отчетности учитываются и хранятся в порядке, установленном для документов с пометкой "Для служебного пользования".

К бланкам строгой отчетности относятся бланки: документов, удостоверяющих личность и правовое положение военнослужащих; трудовых книжек с вкладышами к ним, воинских перевозочных документов, аттестатов на материальные ценности, чековых, квитанционных и расчетных книжек, а также бланки с угловыми штампами воинской части, бланки с грифом "Секретно" (по заполнении) и другие бланки, расходование которых предусмотрено с поэкземплярным учетом.

194. Учет бланков строгой отчетности ведется в подразделениях воинских частей по журналу (приложение N 21 к настоящей Временной инструкции) или по формам, установленным соответствующими наставлениями, руководствами, инструкциями, правилами. По состоянию на 1 января каждого года в журнале учета бланков строгой отчетности выводится итоговая запись об остатке наличия бланков.

195. Для издания бланков строгой отчетности определяется их тираж. При издании бланки строгой отчетности нумеруются.

IX. Особенности учета и рассылки служебных изданий

196. Все полученные из других воинских частей, а также изготовленные в типографиях несекретные служебные издания учитываются по журналу учета служебных изданий. На сопроводительных письмах, при которых они получены, указывается, за какими номерами учтены эти издания по журналу учета, а должностное лицо, получившее служебные издания на хранение, расписывается в этом.

На служебных изданиях, остающихся для пользования внутри воинской части, на обложке и титульном листе штампом проставляется учетный номер. Дополнительно полученные экземпляры служебных изданий учитываются за новыми номерами.

Несекретные служебные издания при их печатании и тиражировании подлежат предварительному и последующему контролю органами информационной безопасности в средствах массовой информации.

197. Тиражи и расчеты рассылки служебных изданий утверждаются начальниками главных штабов видов Вооруженных Сил, штабов военных округов, флотов, родов войск Вооруженных Сил, им равными и выше, руководителями департаментов, начальниками главных и центральных управлений Министерства обороны.

Служебные издания с учетом их содержания направляются по подчиненности и только в те воинские части, для которых они действительно необходимы.

Пересылка служебных изданий через штабы военных округов в воинские части, непосредственно подчиненные главнокомандующим видами Вооруженных Сил, командующим родами войск Вооруженных Сил, руководителям департаментов, начальникам главных и центральных управлений Министерства обороны, дислоцирующиеся на территории военных округов, запрещается.

198. Служебные издания, поступающие для рассылки, рассылаются за инвентарными номерами, исходящими номерами (если они присвоены изданию) или при сопроводительных письмах, в которых указываются наименование и количество экземпляров изданий. Сопроводительные письма, при которых получены или отправлены служебные издания, подшиваются в отдельное дело. Расчеты рассылки в этом случае подписываются исполнителем и утверждаются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.

199. Для временного пользования служебные издания высылаются в другие воинские части с сопроводительным письмом. Отметка об отправке служебного издания в журнале учета не производится, и по возвращении служебные издания хранятся за прежними инвентарными номерами. Отметки о возвращении изданий производятся на сопроводительных письмах. Контроль за возвращением этих служебных изданий осуществляется службой делопроизводства.

200. Служебные издания пересылаются через объекты почтовой связи Федерального агентства связи или через узлы и станции фельдъегерско-почтовой связи.

201. В случае износа или окончания журнала учета служебных изданий, а также в тех случаях, когда большинство служебных изданий разослано или уничтожено, с разрешения начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей может быть произведен переучет служебных изданий и заведен новый журнал.

Переучет производится службой делопроизводства. Для проверки правильности переучета по приказу командира (начальника) воинской части назначается комиссия. Комиссия обязана проверить наличие всех имеющихся служебных изданий, сверить записи в старых и новых журналах, оправдательные документы, подтверждающие отправку или уничтожение служебных изданий, и удостоверить актом правильность перерегистрации. В новый журнал учета переносятся только те служебные издания, которые к моменту переучета имеются в воинской части.

После переучета служебных изданий старый журнал учета уничтожается по истечении установленного срока хранения.

202. При наличии в воинской части большого количества служебных изданий (более 5 тысяч наименований), перерегистрация которых связана с большими трудностями, разрешается заводить новые журналы учета. При этом для отличия от старых инвентарных номеров на служебных изданиях перед номерами проставляется индекс (например, инв. N 1/1, 1/2, 1/3 и т.д.). Журналы старого учета по мере их закрытия и перерегистрации оставшихся изданий в новые проверяются комиссией с составлением акта.

203. Служебные издания хранятся в том же порядке, что и служебные документы. Выдача служебных изданий производится под расписку в карточке выдачи или в читательском абонементе. Служебные библиотеки могут вести картотеки на служебные издания. На каждой карточке проставляется инвентарный номер, за которым учтено служебное издание.

204. Передача служебного издания Министерства обороны в сторонние организации производится с разрешения должностного лица, принявшего решение о его издании.

Передача служебных изданий организациям иностранных государств или международным организациям производится на основании международного договора.

X. Изготовление и размножение служебных документов

205. Служебные документы могут изготавливаться и размножаться на пишущих машинках, электронно-вычислительных машинах, копировально-множительных аппаратах и с помощью других технических средств, рукописным способом, а также издаваться в типографии.

Рукопись для печатания служебного документа на пишущих машинках и других технических средствах должна быть написана четко, разборчиво и только чернилами или пастой фиолетового, синего, черного цветов. В левом верхнем углу первого листа рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которое необходимо напечатать.

206. Помещения, в которых расположены технические средства для изготовления и размножения служебных документов, по окончании рабочего времени запираются, опечатываются и сдаются под наблюдение дежурному по воинской части.

207. Служебные документы должны размножаться в строго ограниченном количестве экземпляров.

Снятие копий со служебных документов, поступивших из вышестоящих воинских частей, и изготовление выписок из них (кроме документов с пометкой "Для служебного пользования") допускаются с разрешения начальника штаба воинской части, издавшей служебные документы, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей. Если разрешение дано устно, то на служебном документе помечается, когда и каким должностным лицом дано разрешение. Эта отметка заверяется подписью исполнителя.

Снятие копий со служебных документов, разработанных в воинской части, и изготовление выписок из них допускаются с разрешения командира (начальника) подразделения, подготовившего документ.

208. Учет служебных документов, размноженных с помощью технических средств, производится в журнале учета размножения служебных документов (приложение N 22 к настоящей Временной инструкции).

209. Операторам, машинисткам и другим лицам, работающим на копировально-множительных аппаратах, персональных электронно-вычислительных машинах, запрещается размножать какие-либо посторонние документы, хранить в столах и выносить из воинской части какие бы то ни было служебные материалы. Не оконченные печатанием служебные документы, бланки, журналы учета, магнитные носители информации и другие материалы по окончании работы сдаются на хранение в службу делопроизводства или заведующей машинописным бюро.

XI. Уничтожение служебных документов, изданий, дел, книг и журналов

210. Служебные документы, издания, дела, книги и журналы учета, утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также с истекшими сроками хранения должны уничтожаться.

Отбор и уничтожение указанных документов производятся комиссией. Состав комиссии назначается приказом командира (начальника) воинской части из числа наиболее квалифицированных лиц, способных правильно определить историческую, научную ценность и практическую надобность служебных документов, изданий, дел, книг и журналов. В состав комиссии включаются не менее трех человек, в том числе сотрудник службы делопроизводства.

211. При отборе служебных документов, изданий, дел, книг и журналов для уничтожения необходимо руководствоваться Перечнем документов со сроками их хранения.

Отбор и уничтожение архивных дел, книг и журналов с истекшими сроками хранения производятся в установленном порядке.

212. Признанные недействующими (утратившими силу) и не имеющие практического значения приказы и директивы вышестоящих командиров (начальников), дела, служебные издания, техническая документация, книги и журналы учета, служебные документы с пометкой "Для служебного пользования", бланки строгой отчетности, магнитные носители информации, рабочие тетради и другие материалы инвентарного учета уничтожаются по акту, форма (N 14) которого приведена в Наставлении по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации, комиссией, назначаемой в порядке, предусмотренном пунктом 210 настоящей Временной инструкции.

Акт составляется в одном экземпляре. Последний лист акта подписывается всеми членами комиссии, а остальные листы свидетельствуются подписью председателя комиссии.

213. Несекретные служебные документы, кроме указанных в пункте 212 настоящей Временной инструкции, уничтожаются без составления акта. Отметки об уничтожении в журналах учета заверяются подписями сотрудника службы делопроизводства и исполнителя. После сверки учетного номера и количества листов документ уничтожается.

214. Если из дел, подлежащих уничтожению, изымаются отдельные служебные документы, необходимые для дальнейшей работы и хранения, на них составляется перечень, в котором указывается, какие документы и из каких дел изъяты (учетные номера и наименование документов, номера дел и листов), а также указывается в какие дела подшиты изъятые документы и номера листов. Перечень подписывается всеми членами комиссии и прилагается к акту, а в акте указывается фактическое количество листов в деле, подлежащих уничтожению.

215. Акты на уничтожение служебных документов могут составляться на отдельных листах или в специально заведенных для этих целей книгах. В этих случаях номер акта должен состоять из номера книги (согласно перечню книг и журналов) и через дробную черту порядкового номера акта в данной книге (например, 15/1, 15/2, 15/3 и т.д.).

216. Перед уничтожением служебных документов по акту комиссия сверяет номера и наименования служебных документов, количество экземпляров и листов с записями в акте, а также с книгами и журналами учета, где были учтены эти документы.

217. При уничтожении служебных документов обязаны присутствовать все члены комиссии. Они несут персональную ответственность за правильность и полноту указанных в акте на уничтожение служебных документов.

218. В актах на уничтожение служебных документов не должно быть исправлений. В случае крайней необходимости в акт могут быть внесены исправления, которые оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.

219. Служебные документы, составленные для временного пользования внутри воинской части, не учтенные в книгах, журналах учета и не подлежащие хранению в делах, а также черновые материалы и проекты служебных документов по миновании надобности сдаются в службу делопроизводства для уничтожения.

220. Уничтожение служебных документов, конвертов, писем, военных газет, журналов, конспектов, еженедельников, боевых листков производится путем механической переработки на бумагоперерабатывающих машинах, а там, где их нет, - путем сожжения. При сожжении фотокинопленки пепел собирается и сдается на переработку для извлечения серебра. Печи для сожжения документов должны иметь на дымоходах металлические сетки. Порядок пользования бумагоперерабатывающими машинами и печами устанавливается начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.

Сожжение или механическая переработка служебных документов должны производиться до полного их уничтожения.

Уничтожать служебные документы каким-либо иным способом, а также использовать их для других целей запрещается.

221. В гарнизонах, где имеются бумагоперерабатывающие (картонажные) фабрики, разрешается уничтожать служебные документы путем переработки на этих фабриках.

222. Об уничтожении служебных документов сотрудник службы делопроизводства производит отметки в соответствующих книгах и журналах учета. На актах указывается о списании в книгах и журналах учета уничтоженных служебных документов.

XII. Ведение исторического формуляра

223. В воинских частях (от отдельного батальона, ему равного и выше) и военных образовательных учреждениях профессионального образования, не входящих в состав Военно-Морского Флота, ведется исторический формуляр в порядке и по форме согласно приложению N 23 к настоящей Временной инструкции.

224. В воинских частях Военно-Морского Флота ведется исторический журнал в порядке и по форме, которые устанавливаются приказом главнокомандующего Военно-Морским Флотом.

225. В воинских частях (ниже отдельного батальона), в учреждениях, на предприятиях, в организациях и военных представительствах Министерства обороны, в департаментах, главных и центральных управлениях Министерства обороны, управлениях видов и родов войск Вооруженных Сил, управлениях военных округов и армий, а также в самостоятельных управлениях, инспекциях, комитетах, направлениях, отделах и службах ведется историческая справка по форме I и VII разделов исторического формуляра.

XIII. Карточка учета Боевого знамени воинской части

226. Во всех воинских частях, которым вручено Боевое знамя воинской части, ведется карточка учета Боевого знамени воинской части (приложение N 24 к настоящей Временной инструкции).

227. Карточка учета Боевого знамени воинской части составляется в двух экземплярах по вручении Боевого знамени. Один экземпляр карточки представляется в Главное управление боевой подготовки и службы войск Вооруженных Сил, второй - хранится в разделе VIII исторического формуляра.

228. Карточка учета Боевого знамени воинской части подписывается командиром и начальником штаба воинской части, заверяется печатью установленного образца, хранится и пересылается как секретный служебный документ. Если должность начальника штаба в штате воинской части не предусмотрена, то карточку учета Боевого знамени воинской части подписывает командир (начальник) воинской части единолично.

XIV. Другие вопросы несекретного делопроизводства

Прием и передача текстов служебных документов с использованием средств факсимильной связи

229. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов только несекретных служебных документов. Передача с использованием средств факсимильной связи текстов служебных документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа (распространения), в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для средств массовой информации" и т.п., не разрешается.

230. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4 не должен превышать 5 листов.

231. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и подписывается командиром (начальником) воинской части в пределах его полномочий.

232. Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.

На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса. Эти записи закрепляются подписью ответственного лица.

Оригинал принятой факсограммы докладывается лицу, которому она адресована, и с его резолюцией передается исполнителю.

В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены командиром (начальником) воинской части на лиц, привлекаемых к дежурству.

233. Оригиналы переданных и принятых факсограмм учитываются в журналах установленной формы (приложение N 25 к настоящей Временной инструкции). Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год.

234. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и командира (начальника) воинской части.

Справки, выдаваемые воинской частью

235. Военнослужащим и лицам гражданского персонала и членам их семей выдаются справки, необходимые для представления в соответствующие учреждения и организации. Правила оформления и выдачи справок изложены в приложении N 26 к настоящей Временной инструкции.

По запросам воинских частей, государственных и общественных организаций, а также граждан могут выдаваться справки по архивным документам, порядок оформления которых изложен в Наставлении по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации. Запросы в архивы оформляются в соответствии с Правилами составления запросов*(21).

ГАРАНТ:

См. Правила составления запросов, утвержденные приказом Минобороны России от 19 октября 2012 г. N 3300

236. Командир (начальник) воинской части по письменному заявлению заинтересованных лиц может выдавать копии служебных документов, исходящих от воинской части, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся военнослужащих или лиц гражданского персонала. Копии таких служебных документов выдаются на бланке с угловым штампом воинской части.

Верность копии служебного документа свидетельствуется личной подписью командира (начальника) воинской части и проставлением печати установленного образца. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной воинской части. Примерное содержание удостоверительных надписей приведено в приложении N 27 к настоящей Временной инструкции.

В таком же порядке командир (начальник) воинской части может выдавать копии имеющихся в воинской части служебных документов, исходящих от других воинских частей, от которых непосредственно получить копии этих служебных документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда служебные документы были исполнены на бланках с угловыми штампами, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

237. Воинские части высылают также копии имеющихся у них служебных документов по запросам других воинских частей и сторонних организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

238. Командир (начальник) воинской части обязан свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления военнослужащими, лицами гражданского персонала и другими гражданами в эти воинские части, если законодательством не предусмотрено предоставление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

239. Запрещается свидетельствование копий паспорта, заменяющих его документов, профсоюзного, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается.

Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

240. Выписки из служебных документов, касающихся прав и законных интересов военнослужащих и лиц гражданского персонала, выдаются в порядке, установленном пунктом 236 настоящей Временной инструкции (приложение N 28 к настоящей Временной инструкции).

241. Копии служебных документов и выписки из них, кроме документов, указанных в пунктах 236-240 настоящей Временной инструкции, заверяются подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие их содержания подлинникам. Заверительная надпись составляется по форме (подпункт 19 пункта 74 настоящей Временной инструкции).

Командировочные удостоверения, предписания, отпускные билеты

242. Военнослужащим и лицам гражданского персонала при направлении в служебные командировки выдаются командировочные удостоверения (приложение N 29 к настоящей Временной инструкции).

243. Военнослужащим при направлении к новому месту военной службы и при увольнении с военной службы в запас или отставку выдается предписание (приложение N 30 к настоящей Временной инструкции), а при убытии в отпуск за пределы гарнизона - отпускной билет (приложение N 31 к настоящей Временной инструкции).

244. Служебные документы, выдаваемые на руки военнослужащим и лицам гражданского персонала (справки, копии служебных документов, предписания, доверенности, завещания), регистрируются в журнале учета служебных документов (исходящих). Командировочные удостоверения, отпускные билеты могут регистрироваться и выдаваться по книге временного убытия и прибытия личного состава.

При большом количестве таких документов в воинской части может быть заведена книга по форме: порядковый номер, кому выдан документ, краткое содержание документа, расписка в получении и дата.

Удостоверение завещаний и доверенностей

245. При совершении нотариальных действий - удостоверении завещаний и доверенностей командирам (начальникам) воинских частей следует руководствоваться приложениями N 32 и 33 к настоящей Временной инструкции, имея в виду, что порядок удостоверения завещаний и доверенностей командирами (начальниками) воинских частей, соединений, организаций Вооруженных Сил и военных образовательных учреждений профессионального образования, начальниками, их заместителями по медицинской части, старшими и дежурными врачами госпиталей, санаториев и других военно-лечебных учреждений применяется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий главами местных администраций поселений и специально уполномоченными лицами местного самоуправления поселений, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 27 декабря 2007 г. N 256.

Командиры (начальники) соединений, воинских частей, организаций Вооруженных Сил и военных образовательных учреждений профессионального образования, начальники, их заместители по медицинской части, старшие и дежурные врачи госпиталей, санаториев и других военно-лечебных учреждений (далее именуются - должностные лица) имеют право совершать нотариальные действия по должности.

Нотариальные действия совершаются при предъявлении всех необходимых для этого документов.

При удостоверении завещаний, доверенностей выясняется дееспособность физических лиц, участвующих в совершении нотариального действия.

Должностные лица не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом. Текст удостоверительной надписи может быть напечатан или ясно написан от руки. Подчистки в нем не допускаются. Приписки и иные исправления оговариваются.

Удостоверительная надпись на документе располагается сразу после подписи лица (лиц) на этой же странице документа. Если удостоверительная надпись не умещается на этой странице, она может быть продолжена или изложена полностью на обороте документа либо на прикрепленном к документу листе бумаги. В этом случае листы, на которых изложен текст документа и удостоверительная надпись, прошиваются и пронумеровываются, а количество листов заверяется подписью должностного лица с приложением оттиска печати.

Все нотариальные действия, совершаемые должностными лицами, регистрируются в реестре*(22) для регистрации нотариальных действий (приложение N 34 к настоящей Временной инструкции).

Каждому нотариальному действию присваивается отдельный порядковый номер. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, указывается в выдаваемых должностным лицом документах и в удостоверительных надписях.

Реестры должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы. Запись о количестве листов должна быть заверена подписью должностного лица с оттиском печати.

Регистрация нотариального действия в реестре производится должностным лицом чернилами или пастой фиолетового, синего или черного цвета и только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ им подписаны. Запись карандашом и подчистки в реестре не допускаются. Внесенные исправления должны быть оговорены по правилам.

Должностные лица не вправе для совершения нотариальных действий выезжать за пределы территории расположения соединений, воинских частей, организаций Вооруженных Сил, военных образовательных учреждений профессионального образования, госпиталей, санаториев и других военно-лечебных учреждений.

246. Порядок оформления и выдачи доверенностей в целях представления интересов Министерства обороны как юридического лица в судах и (или) для ведения договорной работы определяется Министром обороны Российской Федерации.

XV. Контроль за выполнением Временной инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации

247. Контроль за выполнением настоящей Временной инструкции возлагается на Управление делами Министерства обороны.

Начальник Управления делами Министерства обороны Российской Федерации - заместитель начальника Аппарата Министра обороны Российской Федерации

Д. Чуркин

______________________________

*(1) Далее в тексте настоящей Инструкции, если не оговорено особо, для краткости будут именоваться: Вооруженные Силы Российской Федерации - Вооруженными Силами; Министерство обороны Российской Федерации - Министерством обороны; органы военного управления, объединения, соединения, воинские части, организации Вооруженных Сил Российской Федерации - воинскими частями; лица гражданского персонала Вооруженных Сил Российской Федерации - лицами гражданского персонала.

*(2) Приказ Министра обороны Российской Федерации 2006 года N 500.

*(3) Приказ Министра обороны Российской Федерации 2005 года N 010.

*(4) Далее в тексте настоящей Временной инструкции, если не оговорено особо, органы и организации, не входящие в Вооруженные Силы, будут для краткости именоваться сторонними организациями.

*(5) Приказ Министра обороны Российской Федерации 2001 года N 025.

*(6) Приказ Министра обороны Российской Федерации 1997 года N 033.

*(7) Приказ Министра обороны Российской Федерации 1996 года N 355.

*(8) Образцы печатей, штампов, а также бланков с угловыми штампами, упоминаемых в настоящей Временной инструкции, даны во Временной инструкции о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в Вооруженных Силах Российской Федерации (утверждена начальником Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации - первым заместителем Министра обороны Российской Федерации 11 июля 2004 г. N 205/2/164дсп) и в указаниях Министра обороны Российской Федерации от 13 ноября 2008 г. N 205/2/573.

*(9) Утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 5 марта 2009 г. N 196.

*(10) Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477.

*(11) Определены Положением о Министерстве обороны Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 16 августа 2004 г. N 1082.

*(12) Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

*(13) Утвержден Министром обороны Российской Федерации 1 декабря 2008 г. (доведен до центральных органов военного управления письмом Аппарата Министра обороны Российской Федерации от 3 декабря 2008 г. N 205/2/619).

*(14) Далее в тексте настоящей Временной инструкции, если не оговорено особо, подразделение, а также лица (ответственные), на которых возложены функции по ведению делопроизводства в воинской части, для краткости будут именоваться службой делопроизводства.

*(15) Приказ Министра обороны Российской Федерации 2005 года N 010.

*(16) Приказ Министра обороны Российской Федерации 2006 года N 046.

*(17) Приказ Министра обороны Российской Федерации 1997 года N 033.

*(18) Приказ Министра обороны Российской Федерации 2005 года N 200.

*(19) Утверждена приказом Министерства культуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536.

*(20) Утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.

*(21) Приказ Министра обороны Российской Федерации 2004 года N 390.

*(22) Форма утверждена приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 10 апреля 2002 г. N 99 "Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах".