Пример заполнения Акта проверки наличия и состояния дел фонда (ноябрь 2024)

Пример заполнения Акта проверки наличия и состояния дел фонда
(подготовлено экспертами компании "Гарант")

Утв. Основными правилами
работы архивов организаций

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Общество с ограниченной

ответственностью "ВОСТОК"

Архив управленческой

документации

АКТ                                УТВЕРЖДАЮ

01.07.2014 N ___9____              Генеральный директор

_____г. Москва________             ООО "ВОСТОК"

      (место                       Шувалов          Шувалов П.Ф.

   составления)

проверки, наличия и состояния      01.07.2014

дел

__________постоянного________

  (постоянного, временного

хранения, по личному составу)

Фонд N _________3__________

Основание _______________________Плановая проверка______________________

          (плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие

                                        и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель

комиссии     _Руководитель отдела делопроизводства Жуков Д.И.___________

                     (наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены

комиссии:    _Заведующий архивом Соколов М.И.___________________________

                    (наименование должностей, фамилия, инициалы)

______________Старший бухгалтер Смирнова П.А.___________________________

Проверка проводилась с _01.07.2014__ по _01.07.2014_______

Проверкой установлено:

1. Всего числится по                                                дел,

описям:              ______________120 (Сто двадцать)___________________

                                  (цифрами и прописью)

в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного

учреждения,

________________________120 (Сто двадцать)_________________________ дел.

                       (цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии _________________-_________________ дел,

                                        (цифрами и прописью)

в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного

учреждения,

__________________________________-________________________________ дел.

                         (цифрами и прописью)

3. Имеют литерные номера:

3.1. не учтенные в итоговых записях                                 дел,

описей                             _____________-_________________

                                        (цифрами и прописью)

3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях               дел.

описей                                               ____5 (Пять)___

                                                   (цифрами и прописью)

4. Пропущено номеров:

4.1. не учтенных в итоговых записях                                 дел,

описей                             _______________-________________

                                         (цифрами и прописью)

4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях               дел.

описей                                               _______-_______

                                                   (цифрами и прописью)

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,

_______________________________-___________________________________ дел.

                      (цифрами и прописью)

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)

_______________________120 (Сто двадцать)__________________________ дел.

                      (цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в описи

_________________________20 (Двадцать)_____________________________ дел.

                      (цифрами и прописью)

8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в

наличии

________________________140 (Сто сорок)____________________________ дел.

                      (цифрами и прописью)

из них:

8.1. требующих                                                      дел,

дезинфекции            _____________________-______________________

                                     (цифрами и прописью)

8.2. требующих                                                      дел,

дезинсекции            _____________________-______________________

                                     (цифрами и прописью)

8.3. требующих                                                      дел,

реставрации            _____________________-______________________

                                     (цифрами и прописью)

8.4. требующих переплета и                                          дел,

подшивки                    __________25 (Двадцать пять)___________

                                     (цифрами и прописью)

8.5. требующих восстановления затухающих                            дел,

текстов                                  ___________-_____________

                                           (цифрами и прописью)

8.6. неисправимо                                                    дел,

поврежденных           ______________________-____________________

                                     (цифрами и прописью)

8.7. требующих технической                                          дел,

обработки                  __________________-_____________________

                                     (цифрами и прописью)

8.8. выдано во временное                                            дел.

пользование                __________________-_____________________

                                     (цифрами и прописью)

9. Общая   характеристика   состояния и   условий  хранения  документов.

Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Документы хранятся в условиях согласно требованиям обеспечения сохранности документов архива.

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N...).

Проверку проводили:

Руководитель отдела делопроизводства    Жуков              Жуков Д.И.

Заведующий архивом                      Соколов            Соколов М.И.

Старший бухгалтер                       Смирнова           Смирнова П.А.

01.07.2014