Примерная форма соглашения об обмене электронными документами (ноябрь 2024)

ГАРАНТ:

Настоящая форма разработана в соответствии с положениями ФЗ от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", ФЗ от 06.12.2011 "О бухгалтерском учете", приказа Минфина РФ от 25 апреля 2011 г. N 50н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи".

Соглашение об обмене электронными документами

>>

г. [место заключения соглашения]

[число, месяц, год]

[Наименование юридического лица], именуемое в дальнейшем "Сторона 1", в лице [должность, Ф. И. О.], действующего на основании [Устава, Положения, Доверенности], с одной стороны и

[наименование юридического лица], именуемое в дальнейшем "Сторона 2", в лице [должность, Ф. И. О.], действующего на основании [Устава, Положения, Доверенности], с другой стороны, вместе именуемые "Стороны", заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. Предмет соглашения

1.1. Настоящим соглашением Стороны определили условия и порядок обмена электронными документами в процессе исполнения обязательств.

1.2. Стороны признают, что полученные ими электронные документы, заверенные электронной подписью (далее - ЭП) уполномоченных лиц, юридически эквивалентны документам на бумажных носителях, заверенным соответствующими подписями и оттиском печатей Сторон.

1.3. Стороны признают, что использование средств криптографической защиты информации, которые реализуют шифрование и ЭП, достаточно для обеспечения конфиденциальности информационного взаимодействия Сторон по защите от несанкционированного доступа и безопасности обработки информации, а также для подтверждения того, что:

- электронный документ исходит от Стороны, его передавшей (подтверждение авторства документа);

- электронный документ не претерпел изменений при информационном взаимодействии Сторон (подтверждение целостности и подлинности документа);

- фактом доставки электронного документа является формирование принимающей Стороной квитанции о доставке электронного документа.

1.4. Перечень, форматы, способы подписи и сроки хранения электронных документов, которыми обмениваются Стороны, определены в приложении к настоящему соглашению.

2. Порядок обмена электронными документами

2.1. Стороны обмениваются электронными документами напрямую, без привлечения оператора.

ГАРАНТ:

Примечание. Обмен электронными счетами-фактурами возможен исключительно через оператора электронного документооборота.

2.2. Направляющая Сторона формирует необходимый документ в электронном виде, подписывает его ЭП и направляет файл с документом в электронном виде в адрес получающей Стороны.

2.3. Получающая Сторона при получении документа проверяет действительность сертификата ЭП и сохраняет документ [указать место хранения].

2.4. Получающая Сторона, ознакомившись с документом, может совершить одно из следующих действий:

- подписать документ ЭП и отправить направляющей Стороне - в том случае, если получающая Сторона согласна с содержанием документа;

- при несогласии с содержанием документа - сформировать уведомление об уточнении, указав причину несогласия, подписать его ЭП и отправить направляющей Стороне.

2.5. Направляющая Сторона, получившая ответный документ либо уведомление об уточнении, проверяет действительность сертификата ЭП и сохраняет их [указать место хранения].

2.6. При необходимости направляющая Сторона не позднее [указать срок] вносит исправления в данные и повторяет действия, установленные п. 2.2 настоящего соглашения.

2.7. Стороны оформляют электронные документы в бумажном виде в следующих случаях: [вписать нужное].

2.8. Электронные документы на бумажном носителе высылаются принимающей Стороне в течение [указать срок].

2.9. Исправления в электронные документы вносятся по согласованию Сторон и подтверждаются подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

2.10. Приостановление обмена электронными документами (далее - приостановление обмена) производится при установлении несоблюдения одной из Сторон требований к обмену электронными документами и обеспечению информационной безопасности при обмене электронными документами, предусмотренных законодательством РФ и условиями настоящего соглашения.

2.11. Приостановление обмена производится на основании письменного уведомления произвольной формы Стороной-инициатором другой Стороны не позднее [указать срок] до приостановления обмена. В уведомлении указываются причина, дата начала приостановления обмена и срок приостановления обмена.

2.12. Возобновление обмена электронными документами производится в согласованный Сторонами срок на основании письменного уведомления Стороны - инициатора приостановления обмена другой Стороны об устранении причин приостановления и готовности возобновить обмен электронными документами с приложением необходимых документов, в том числе подтверждающих устранение причин приостановления обмена.

3. Права и обязанности сторон

3.1. Стороны имеют право:

3.1.1. Передавать и получать электронные документы в порядке и случаях, определенных настоящим соглашением.

3.1.2. Приостанавливать и возобновлять обмен электронными документами на условиях и в порядке, предусмотренных настоящим соглашением.

3.1.3. Передавать бумажные копии электронных документов третьим лицам, имеющим право на их получение в соответствии с законодательством РФ.

3.1.4. Запрашивать и получать экземпляр электронного документа на бумажном носителе у Стороны - отправителя электронного документа.

3.1.5. Запрашивать и получать копию электронного документа у Стороны-получателя.

3.1.6. [Иные права].

3.2. Стороны не вправе:

3.2.1. В одностороннем порядке изменять настройки и снимать установленные сертифицированные средства защиты информации и средство криптографической защиты информации.

3.2.2. Переуступать или передавать третьим лицам права и обязанности по настоящему соглашению.

3.2.3. Вносить изменения в технические и программные средства системы и/или передавать их третьим лицам.

3.2.4. Вносить изменения в электронные документы в одностороннем порядке.

3.2.5. [Иные запреты].

3.3. Стороны обязуются:

3.3.1. За свой счет [указать срок] получить в аккредитованном удостоверяющем центре сертификаты ЭП, которые можно будет использовать в течение всего срока действия настоящего соглашения.

3.3.2. Обеспечить функционирование всего необходимого оборудования, необходимого для обмена электронными документами.

3.3.3. Соблюдать требования эксплуатационной документации на средства криптографической защиты информации.

3.3.4. Не допускать появления в компьютерной среде, где функционирует система электронного документооборота, вредоносных программ.

3.3.5. Прекращать использование скомпрометированного ключа шифрования и ЭП и немедленно информировать другую Сторону о факте компрометации ключа.

3.3.6. Не уничтожать и (или) не модифицировать архивы открытых ключей ЭП, электронных документов (в том числе электронные квитанции и журналы).

3.3.7. Осуществлять передачу электронных документов с конфиденциальной информацией только в зашифрованном виде.

3.3.8. Не принимать к исполнению и не исполнять некорректные электронные документы.

3.3.9. Обеспечить конфиденциальность информации, связанной с обменом электронными документами.

3.3.10. Информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде в случае технического сбоя внутренних систем. В этом случае в период действия такого сбоя Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью, при этом такая форма оригинала документа должна быть зафиксирована приказом руководителя направляющей Стороны.

3.3.11. [Иные обязанности].

4. Ответственность сторон

4.1. Стороны несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей по настоящему договору в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

4.2. Стороны несут ответственность за идентичность информации, содержащейся в одном и том же документе, представленном как на бумажном носителе, подписанном уполномоченным представителем собственноручно и заверенном оттиском печати Стороны, так и в электронном виде.

4.3. При использовании телекоммуникационных каналов связи и передачи данных Стороны не несут ответственности за возможные временные задержки при доставке электронных документов, произошедшие не по их вине.

4.4. Сторона не отвечает за неисполнение или ненадлежащее выполнение своих обязательств по настоящему соглашению, если это было вызвано действиями (бездействием) другой Стороны.

4.5. Стороны освобождаются от ответственности в случае, если неисполнение или ненадлежащее исполнение ими своих обязательств по настоящему соглашению будет связано с обстоятельствами, не зависящими от их воли: природных явлений (землетрясений, наводнений, эпидемий), действий государственных органов, актов террора, войн и т. д.

4.6. Сторона обязана незамедлительно после наступления указанных в п. 4.5 настоящего соглашения обстоятельств уведомить другую Сторону о невозможности исполнения соглашения и подтвердить документально факт наступления указанных обстоятельств.

Неисполнение условий настоящего пункта влечет для Сторон обязанность по возмещению убытков, связанных с неисполнением условий настоящего договора.

5. Заключительные положения

5.1. Настоящее соглашение составлено и подписано в двух аутентичных экземплярах - по одному для каждой Стороны.

5.2. Соглашение вступает в силу с момента подписания и действует [указать срок/бессрочно].

5.3. Все изменения и дополнения к настоящему соглашению оформляются дополнительными соглашениями Сторон в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью настоящего соглашения.

5.4. Споры и разногласия, которые могут возникнуть при исполнении настоящего соглашения, будут по возможности разрешаться путем переговоров между Сторонами.

5.5. В случае если Стороны не придут к соглашению, споры разрешаются в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим соглашением, Стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации.

5.7. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми настоящее соглашение связывает гражданско-правовые последствия для Сторон, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения Стороне или ее представителю.

5.8. Юридически значимые сообщения подлежат передаче путем [вписать нужное - почтовой, факсимильной, электронной связи].

5.9. Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило Стороне, которой оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от нее, не было ей вручено или Сторона не ознакомилась с ним.

6. Реквизиты и подписи сторон

>>

Сторона 1 [вписать нужное] [должность, подпись, инициалы, фамилия] М. П.

Сторона 2 [вписать нужное] [должность, подпись, инициалы, фамилия] М. П.