Примерная форма порядка взаимодействия контрактной службы с другими подразделениями государственного/муниципального заказчика (май 2025)

ГАРАНТ:

Настоящая форма разработана в соответствии с положениями п. 12 приказа Министерства экономического развития РФ от 29 октября 2013 г. N 631 "Об утверждении Типового положения (регламента) о контрактной службе"

>>

[организационно-правовая форма, наименование юридического лица]

Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного уполномоченного должностного лица] [число, месяц, год] М. П.

Порядок
взаимодействия контрактной службы с другими подразделениями государственного/муниципального заказчика

[наименование государственного/муниципального заказчика]

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Положением о контрактной службе, утвержденным [вписать нужное], и устанавливает порядок взаимодействия контрактной службы со структурными подразделениями и комиссией по осуществлению закупок для осуществления своих функций и полномочий при проведении закупок товаров, работ, услуг в целях обеспечения государственных/муниципальных нужд [наименование государственного/муниципального заказчика] (далее - Заказчик), в том числе на этапе планирования закупок, определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), заключения и исполнения государственных/муниципальных контрактов.

1.2. Деятельность контрактной службы неразрывно связана с деятельностью структурных подразделений Заказчика, а именно:

- с [наименование структурного подразделения, осуществляющего финансовые функции];

- с [наименование структурного подразделения, осуществляющего юридические функции];

- с структурными подразделениями, заинтересованными в приобретении товаров, работ или услуг.

2. Порядок взаимодействия при планировании закупок

2.1. В целях разработки плана закупок, плана-графика закупок на финансовый год структурные подразделения Заказчика, заинтересованные в приобретении товаров, работ или услуг (далее - инициатор закупки), не позднее [указать срок] года, предшествующего планируемому, представляют в контрактную службу заявки о включении закупки в план закупок, план-график закупок. Заявка должна содержать наименование объекта закупки, объем закупаемых товаров, работ, услуг, сроки (периодичность) осуществления планируемой закупки и быть предварительно согласована инициатором закупки с финансовым подразделением.

2.2. Одновременно с заявкой инициатор закупки представляет обоснование закупки, обоснование начальной (максимальной) цены контракта, а также дополнительные требования к участникам закупки (при наличии таких требований) и обоснование таких требований.

2.3. Представленные заявки рассматриваются сотрудниками контрактной службы в течение [указать срок] дней на предмет соответствия их установленным настоящим порядком требованиям.

2.4. Заявки, не соответствующие установленным настоящим порядком требованиям, отклоняются и возвращаются инициатору закупки не позднее [указать срок].

2.5. По итогам рассмотрения заявки руководитель контрактной службы принимает решение о включении данной заявки в план закупок, план-график закупок или о возвращении заявки инициатору закупки для устранения замечаний. При этом указанные замечания должны быть устранены инициатором закупки не позднее [указать срок].

2.6. [Указать срок] контрактная служба формирует план закупок и план-график закупок и направляет его на утверждение [вписать нужное].

2.7. Должностное лицо контрактной службы, курирующее деятельность по подготовке и размещению информации об осуществлении закупок в единой информационной системе, обеспечивает размещение плана закупок и плана-графика закупок в единой информационной системе в течение трех рабочих дней со дня утверждения.

2.8. План закупок и план-график подлежат изменению в случаях, предусмотренных законодательством.

2.9. Информация о внесении изменений в план закупок, план-график закупок, подписанная руководителем инициатора закупок, направляется на согласование (в части наличия бюджетных ассигнований) начальнику [наименование структурного подразделения, осуществляющего финансовые функции] и после его подписи передается руководителю контрактной службы. При получении положительной резолюции руководителя контрактной службы информация о внесении изменений в план закупок, план-график закупок не позднее [указать срок] на бумажном и электронном носителе предоставляется должностному лицу контрактной службы, курирующему деятельность по подготовке и размещению информации об осуществлении закупок в единой информационной системе, для внесения изменений в план закупок, план-график закупок.

2.10. Внесение изменений в план-график по каждому объекту закупки может осуществляться должностными лицами контрактной службы не позднее чем за десять календарных дней до дня размещения в единой информационной системе извещения об осуществлении соответствующей закупки.

3. Порядок взаимодействия при определении поставщика (исполнителя, подрядчика)

3.1. На основании утвержденного плана закупок и плана-графика закупок инициатор закупки не позднее [указать срок] до предполагаемой даты размещения на официальном сайте извещения об осуществлении закупки представляет в контрактную службу:

- обоснование начальной (максимальной) цены контракта;

- описание объекта закупки в соответствии со статьей 33 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон);

- предложения по критериям оценки заявок.

3.2. Сотрудники контрактной службы рассматривают поступивший пакет документов на предмет соответствия требованиям, установленным Законом.

3.3. При наличии замечаний сотрудники контрактной службы не позднее [указать срок] возвращают для доработки представленные документы служебной запиской.

3.4. При отсутствии замечаний сотрудники контрактной службы не позднее [указать срок] подготавливают извещение и документацию о закупке, которая согласовывается с инициатором закупки путем проставления визы на [вписать нужное] не позднее [указать срок].

3.5. Не позднее [указать срок] с даты согласования документации о закупке контрактная служба размещает извещение и документацию о закупке на официальном сайте.

3.6. В случае получения запроса о разъяснении положений документации о закупке контрактная служба подготавливает, направляет на утверждение руководителю инициатора закупки и размещает разъяснения положений документации о закупке на официальном сайте в установленные Законом сроки. В случае получения запроса, касающегося описания объекта закупки, контрактная служба привлекает для подготовки разъяснения положений документации о закупке сотрудников инициатора закупки, обладающих необходимыми знаниями об объекте закупки.

3.7. Контрактная служба организует заключение контракта путем направления проекта контракта поставщику (подрядчику, исполнителю) лично, нарочным, почтовой или иными видами связи, а также посредством электронной площадки в случае осуществления закупки путем проведения электронного аукциона.

Контрактная служба не позднее [указать срок] до даты подписания контракта Заказчиком уведомляет руководителя инициатора закупки о необходимости подписания контракта на бумажном носителе либо в электронной форме.

3.8. Контрактная служба организует возврат денежных средств, внесенных в качестве обеспечения заявки на участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), на счет участника закупки при проведении конкурса и закрытого аукциона в течение не более чем пяти рабочих дней, а при проведении электронного аукциона организует прекращение блокирования таких денежных средств в течение не более чем одного рабочего дня с даты наступления случаев, предусмотренных Законом.

Не позднее [указать срок] до окончания срока возврата или прекращения блокирования таких денежных средств контрактная служба направляет служебную записку в [наименование структурного подразделения, осуществляющего финансовые функции] о необходимости возврата или прекращения блокирования таких денежных средств с указанием сроков возврата или прекращения блокирования.

4. Порядок взаимодействия при исполнении, изменении и расторжении контрактов

4.1. Взаимодействие с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) при исполнении контракта в части получения товаров, работ и услуг осуществляется сотрудниками инициатора закупки.

4.2. Приемку и экспертизу результатов, предусмотренных контрактом, в соответствии с требованиями Закона осуществляют уполномоченные сотрудники инициатора закупки, наделенные правом проведения экспертизы результатов, предусмотренных контрактом.

4.3. Подготовка и подписание акта экспертизы осуществляются ответственным сотрудником инициатора закупки в течение срока, установленного контрактом. Подписанный акт экспертизы передается в контрактную службу в день подписания.

4.4. Перед подписанием документов на оплату (акт, накладная, счет, счет-фактура) руководитель инициатора закупки не позднее [указать срок] после получения от поставщика (подрядчика, исполнителя) передает их в контрактную службу для проверки на соответствие условиям контракта и требованиям Закона.

4.5. Контрактная служба в течение [указать срок] рассматривает документы на оплату и при отсутствии замечаний подготавливает отчет об исполнении контракта (этапа контракта), передает документы на оплату на подпись руководителю инициатора закупки, а при наличии замечаний к документам на оплату возвращает их инициатору закупки для устранения замечаний.

4.6. Контрактная служба уведомляет руководителя инициатора закупки о ненадлежащем исполнении и (или) неисполнении обязательств по контракту для принятия решения о применении мер ответственности, предусмотренных контрактом и Законом.

4.7. Контрактная служба направляет поставщику (подрядчику, исполнителю) подписанное руководителем инициатора закупки требование об уплате неустоек (штрафов, пеней) в случае просрочки исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств (в том числе гарантийного обязательства), предусмотренных контрактом.

4.8. Подписанные руководителем инициатора закупки документы на оплату незамедлительно передаются контрактной службой в [наименование структурного подразделения, осуществляющего финансовые функции] для проведения оплаты.

4.9. Контрактная служба контролирует факт оплаты и в течение срока, установленного Законом, подготавливает и публикует на официальном сайте сведения об исполнении контракта (этапа контракта) вместе с отчетом об исполнении контракта (этапа контракта) и актом экспертизы.

4.10. В течение срока, установленного контрактом, контрактная служба организует возврат денежных средств, внесенных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в качестве обеспечения исполнения контракта, путем направления служебной записки в [наименование структурного подразделения, осуществляющего финансовые функции] о необходимости возврата обеспечения исполнения контракта поставщику (подрядчику, исполнителю).

4.11. В случае возникновения необходимости изменения, расторжения контракта инициатор закупки направляет в контрактную службу служебную записку на подготовку дополнительного соглашения (соглашения о расторжении), к которой прилагаются пояснительная записка с обоснованием необходимости заключения данного соглашения, иные подтверждающие документы.

4.12. Контрактная служба осуществляет подготовку соглашения, которое направляется инициатору закупки на согласование.

4.13. Контрактная служба направляет согласованное соглашение для подписания поставщику (подрядчику, исполнителю).

4.14. Контрактная служба в установленный Законом срок подготавливает и размещает на официальном сайте сведения об изменении, расторжении контракта.