Примерная форма должностной инструкции начальника отдела (организация работы по установлению и выплате пенсий, контроль установления и выплаты пенсий и иных выплат) (подготовлено экспертами компании "Гарант")

[организационно-правовая форма, наименование юридического лица]

Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию] [число, месяц, год] М. П.

Должностная инструкция начальника отдела
(организация работы по установлению и выплате пенсий, контроль установления и выплаты пенсий и иных выплат)

[наименование юридического лица]

ГАРАНТ:

См. Справку по теме: "Должностные инструкции руководителей, специалистов, работников и порядок их составления" и Список должностных инструкций по подразделениям предприятия и отраслям деятельности

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, профессионального стандарта "Специалист по организации назначения и выплаты пенсии", утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 28 октября 2015 г. N 785н, постановления Правления ПФР от 1 ноября 2007 г. N 274п "Об утверждении Перечня должностей работников системы ПФР с ненормированным рабочим днем и установлении продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам системы ПФР" и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. Начальник отдела относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом [наименование должности руководителя].

1.2. Начальник отдела непосредственно подчиняется [наименование должности непосредственного руководителя].

1.3. Требования к образованию и обучению: высшее образование - магистратура или специалитет.

Дополнительные профессиональные программы.

1.4. Требования к опыту практической работы: не менее трех лет стажа работы в системе внебюджетных фондов.

1.5. Начальник отдела должен знать:

- порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственных услуг в сфере назначения и выплаты пенсий, в том числе порядок и формы контроля полноты и качества предоставления государственной услуги;

- досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации (далее - СФР), предоставляющих государственные услуги в части назначения и выплаты пенсий;

- требования к порядку и формам контроля предоставления государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций;

- порядок осуществления текущего контроля соблюдения и исполнения должностными лицами СФР положений нормативных правовых актов, устанавливающих требования к порядку назначения и выплаты пенсий;

- методы и средства защиты информации; нормативные документы, регламентирующие работу со служебной информацией;

- передовой отечественный и зарубежный опыт в части назначения и выплаты пенсий;

- основы этики делового общения и межкультурной коммуникации;

- формы и методы взаимодействия со структурными подразделениями СФР;

- гражданское, трудовое, административное право;

- основы экономики;

- организацию труда и управления;

- порядок работы с компьютерной оргтехникой;

- профильную законодательную и нормативно-правовую базу;

- порядок взаимодействия с другими органами государственной власти, муниципальными органами и иными организациями;

- правила ведения делопроизводства в системе СФР и согласования выпускаемых нормативных документов;

- порядок работы со служебной информацией;

- порядок и сроки представления отчетности в системе СФР.

1.6. Начальник отдела должен уметь:

- применять количественные и качественные методы для управления бизнес-процессами;

- пользоваться методами планирования;

- работать с большими массивами данных;

- применять навыки делового письма, работы со служебными документами;

- работать с компьютерной оргтехникой, а также использовать в работе необходимое программное обеспечение;

- применять навыки работы в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

- применять навыки работы с электронными документами, в том числе с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия;

- систематизировать информацию;

- производить аналитическую работу со статистическими и отчетными данными, информацией;

- адаптироваться к новым условиям, применять новые подходы к решению возникающих проблем;

- создавать и поддерживать в коллективе взаимоотношения, необходимые для выполнения стоящих перед ним задач;

- планировать, ставить задачи, организовывать работу подчиненных, осуществлять контроль исполнения поручений;

- принимать и реализовывать решения в части работы с подчиненными;

- прогнозировать возможные позитивные и негативные последствия своих действий и принимаемых решений и нести за них ответственность;

- применять методологию проведения внутреннего аудита и внутренних проверок;

- применять методологию финансово-экономического анализа;

- взаимодействовать с другими структурными подразделениями.

2. Должностные обязанности

2.1. Начальник отдела в рамках организации работы по установлению и выплате пенсий, контролю установления и выплаты пенсий и иных выплат выполняет следующие трудовые функции:

2.1.1. Организация работы по установлению и выплате пенсий и иных выплат, в том числе:

- принятие управления процессом по выплатному делу (макету выплатного дела);

- проверка правильности ввода информации в действующую базу программно-технического комплекса и подготовленного проекта решения об установлении (отказе в установлении) и выплате пенсий;

- фиксация ошибок и оценку возможности доработки макета выплатного дела в электронной форме (при выявлении ошибок);

- устранение ошибки ввода информации путем ввода правильной информации;

- формирование вновь проекта решения об установлении пенсий (отказе в установлении пенсии) и выплате пенсии;

- включение в макет выплатного дела в электронной форме документов, сформированных вновь в программно-техническом комплексе: проекта решения об установлении пенсии (отказе в установлении пенсии), восстановлении выплаты пенсии, расчета размера пенсии, сведений о заработной плате, сведений о стаже;

- фиксирование факта проверки выплатного дела (макета выплатного дела) в программно-техническом комплексе и передача управления процессом по выплатному делу (макету выплатного дела) и электронного выплатного дела (макета выплатного дела) в программно-техническом комплексе на следующий этап пенсионного процесса;

- информирование о необходимости доработки макета выплатного дела в электронной форме и возвращение на доработку;

- осуществление ввода информации в программно-технический комплекс для перерасчета размера пенсии;

- подготовка проектов распоряжений о перерасчете размеров (отказе в перерасчете) пенсий, возобновлении выплаты пенсий, постановке выплатного дела на учет и продлении выплаты пенсии, индексации размеров пенсии (дополнительном увеличении);

- оценка оснований для изменения размера пенсии, срока выплаты пенсии;

- информирование о необходимости доработки комплекта документов, принятых от заявителя;

- дополнение выплатного дела в электронной форме электронными образами документов и электронными документами, сформированными в программно-техническом комплексе;

- заверение электронной подписью произведенных действий на соответствующем этапе в программно-техническом комплексе и передача электронного выплатного дела на следующий этап;

- участие в судебных заседаниях по вопросам установления и выплаты пенсий и иных выплат;

- ведение картотеки закрытых пенсионных дел, выдача архивных дел по запросам сотрудников управления.

2.1.2. Контроль установления пенсий и иных выплат, в том числе:

- принятие макета выплатного дела в электронной форме (выплатного дела в электронной форме);

- принятие управления процессом по выплатному делу (макету выплатного дела) в программно-техническом комплексе для проверки проекта решения о назначении (отказе в назначении) пенсии, восстановлении выплаты пенсии;

- проверка макета выплатного дела в электронной форме (выплатного дела в электронной форме);

- проверка проекта решения о назначении (отказе в назначении) пенсии, восстановлении выплаты пенсии;

- возвращение при необходимости макета выплатного дела в электронной форме (выплатное дело в электронной форме) на доработку с указанием причин возврата;

- завершение работы с макетом выплатного дела в электронной форме (выплатным делом в электронной форме) путем заверения электронной подписью решения об установлении (отказе в установлении) пенсии;

- передача управления процессом по выплатному делу (макету выплатного дела) в программно-техническом комплексе на этап выплаты.

2.1.3. Принятие решений об установлении пенсий и иных выплат, в том числе:

- принятие управления процессом по делу в программно-техническом комплексе;

- проверка макета выплатного дела в электронной форме;

- проверка соблюдения процессуальных и технологических сроков прохождения документов в течение всего периода рассмотрения заявления об установлении и выплате пенсии;

- возврат при необходимости макета выплатного дела в электронной форме (выплатное дело в электронной форме) на доработку с описанием причин возврата;

- подписание решения (распоряжения) об установлении (отказе в установлении) и выплате пенсии;

- фиксирование факта принятия решения об установлении пенсии в программно-техническом комплексе и передача управления процессом по делу в программно-техническом комплексе и выплатного дела на выплату;

- передача отказного дела и управления процессом по делу в программно-техническом комплексе руководителю соответствующей службы при отказе в установлении пенсии.

2.1.4. Выплата пенсий и иных выплат, в том числе:

- начисление сумм пенсий, выплат в электронном лицевом счете гражданина;

- формирование массива доставочных документов в электронной форме;

- учет электронных лицевых счетов граждан;

- учет и отчетность о доставке сумм пенсий;

- принятие управления процессом по выплатному делу в программно-техническом комплексе при начислении сумм пенсий в электронном лицевом счете гражданина;

- проверка документов выплатного дела в электронной форме, по которому принято соответствующее решение (распоряжение) об установлении и выплате пенсии;

- формирование на основе данных выплатного дела в электронной форме электронного лицевого счета гражданина в программно-техническом комплексе;

- осуществление при необходимости ввода в электронный лицевой счет гражданина недостающей информации, необходимой для выплаты и доставки пенсий;

- внесение в лицевой счет гражданина соответствующей записи о продлении выплаты пенсии на основании документов, подтверждающих устранение обстоятельств, влекущих приостановление или прекращение выплаты пенсии;

- определение суммы пенсии, причитающейся гражданину к выплате и доставке, в том числе за прошедшее время, за неполный месяц, за шесть месяцев вперед при выезде пенсионера на постоянное жительство за пределы территории Российской Федерации, на основании выплатного дела в электронной форме и иных документов, влияющих на расчет этих сумм;

- формирование на основе информации, поступившей в базу данных программно-технического комплекса, сведений и результатов начисления сумм пенсий, причитающихся к доставке в текущем месяце (при первичном назначении пенсии, перерасчете размера пенсии, продлении, возобновлении, восстановлении, прекращении выплаты пенсии, удержании из пенсии, изменении адреса, способа доставки, в связи с прибытием пенсионера из других регионов, снятии по истечении срока выплаты пенсии), заверение их электронной подписью в программно-технического комплексе;

- определение суммы пенсии, причитающейся наследникам умерших граждан к выплате и доставке, на основании выплатного дела в электронной форме;

- осуществление прекращения выплаты пенсий на основании документов и сведений о смерти граждан и других документов, влияющих на выплату пенсий;

- поддержание в актуальном состоянии информации электронного лицевого счета гражданина с использованием информационных ресурсов системы Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации;

- осуществление закрытия электронных лицевых счетов граждан на основании соответствующего решения (распоряжения) и их перевод в электронный архив закрытых выплатных дел (электронных лицевых счетов пенсионеров);

- изменение в программно-техническом комплексе статуса макета выплатного дела (выплатного дела) (с макета выплатного дела на открытое выплатное дело, с открытого выплатного дела на закрытое выплатное дело);

- завершение работы с электронным лицевым счетом гражданина по его формированию (открытие, внесение изменений, закрытие) путем заверения электронной подписью в программно-техническом комплексе;

- передача управления процессом по выплатному делу в программно-техническом комплексе;

- принятие документов на удержание из сумм пенсий и осуществление их правовой оценки;

- регистрация поступивших исполнительных документов в соответствующем журнале (книге-реестре);

- расчет сумм переплаты пенсии;

- расчет суммы пенсии с учетом удержаний;

- формирование проекта решения о взыскании сумм пенсии, излишне выплаченных гражданину;

- внесение в электронные лицевые счета граждан соответствующих записей об удержании из пенсии (сумма (часть, процент), период удержания, реквизиты взыскателя (физическое, юридическое лицо)), о добровольном возмещении излишне полученных сумм на основании исполнительных документов, решения о взыскании сумм пенсии, излишне выплаченных гражданину, и (или) заявления гражданина;

- приобщение к электронному выплатному делу проекта решения о взыскании сумм пенсии, излишне выплаченных гражданину;

- формирование реестра (реестров) удержаний из пенсий, реестров переплат;

- формирование массивов (списков) на суммы алиментов и других удержаний из пенсий;

- завершение работы по удержанию из пенсий путем заверения соответствующих записей электронного лицевого счета гражданина электронной подписью;

- формирование массива (массивов) информации о начисленных к доставке суммах пенсий;

- формирование на основе протоколов начисления реестров на выплату пенсий (прекращение или приостановление их выплаты) и сводных показателей в соответствующем журнале;

- рассмотрение графиков доставки пенсий для их согласования с организациями, осуществляющими доставку;

- завершение работы по формированию массива доставочных документов в электронной форме путем заверения электронной подписью;

- передача управления массивом доставочных документов в электронной форме для осуществления контроля выплаты пенсий;

- проведение инвентаризации электронных лицевых счетов граждан и оформление результатов инвентаризации соответствующим документом;

- закрытие электронного лицевого счета гражданина на основании распоряжения о снятии выплатного дела с учета;

- завершение работы по учету электронного лицевого счета гражданина при смене места жительства путем заверения электронной подписью;

- загрузка информации, полученной по системе электронного документооборота с организациями федеральной почтовой связи (кредитными организациями, иными организациями, занимающимися доставкой пенсий), об итогах доставки с учетом неоплаченных (незачисленных) сумм пенсий за текущий месяц;

- разноска по электронным лицевым счетам граждан информации об итогах доставки с учетом неоплаченных сумм пенсий и социальных выплат за текущий месяц в случае отсутствия электронного документооборота;

- составление отчетности по итогам доставки с организациями федеральной почтовой связи, кредитными организациями и сверка итоговых показателей с контрольными данными журнала учета движения и оплаты доставочных документов через организации, осуществляющими доставку;

- формирование показателей о суммах удержаний из пенсий в счет погашения излишне выплаченных сумм;

- формирование показателей для форм первичных документов бюджетного учета (расчетные ведомости, ведомости, реестры);

- формирование итоговых показателей о доставке пенсий, необходимых для составления актов сверки взаиморасчетов по доставке пенсий с организациями, осуществляющими доставку;

- завершение работы по учету и отчетности о доставке сумм пенсий путем заверения электронной подписью электронного лицевого счета гражданина, первичных документов бюджетного учета (расчетные ведомости, ведомости, реестры), первичных документов бюджетного учета (расчетных ведомостей, ведомости, реестров) в электронной форме, отчетных сведений и показателей;

- передача управления отчетными сведениями и показателями, формами бюджетного учета (расчетные ведомости, ведомости, реестры) специалисту отдела выплаты, осуществляющему контроль выплаты пенсий;

- передача управления первичными документами бюджетного учета (расчетными ведомостями, ведомостями, реестрами) в электронной форме в отдел администрирования баз данных территориального органа СФР.

2.1.5. Контроль выплаты пенсий и иных выплат, в том числе:

- контроль своевременного приостановления (прекращения) выплаты пенсий, в том числе на основании сведений о государственной регистрации смерти граждан, полученных из органов записей актов гражданского состояния;

- проверка правильности формирования итоговых показателей результатов начисления (количество и сумма) в журнале учета и движения доставочных документов;

- осуществление контроля сроков выплаты пенсий при наступлении обстоятельств, влекущих приостановление (прекращение) выплаты пенсий, а также по доверенности, срок действия которой превышает один год;

- осуществление приостановления (прекращения) выплаты пенсий вследствие ее неполучения в течение шести месяцев подряд на основании отчетных данных организации, осуществляющей доставку пенсий;

- формирование в необходимых случаях уведомления о приостановлении (прекращении) выплаты пенсий организациям, осуществляющим доставку пенсии;

- формирование в необходимых случаях письма о возврате сумм пенсий в кредитные организации, осуществляющие зачисление пенсии на лицевой счет гражданина;

- формирование сведений о суммах пенсии, установленных пенсионеру, не выплаченных ему при жизни, а также предварительных сведений об истечении срока выплаты пенсии для выдачи заявителю соответствующей справки (уведомления);

- оформление дополнительных аттестатов при неоплаченных суммах пенсий в связи со сменой гражданами места жительства;

- проверка соответствия итоговых данных сформированных массивов информации о начисленных к доставке суммах пенсий с контрольными показателями электронного журнала учета движения и оплаты доставочных документов по каждой организации, осуществляющей доставку пенсий;

- проверка на тождественность итоговых показателей документов, сформированных по результатам начисления, массива (массивов) информации о начисленных к доставке суммах пенсий итоговым показателям расчетных ведомостей по начислению пенсий, реестрам по удержаниям к перечислению: по исполнительным листам и прочим удержаниям;

- учет выявленных ошибок, сумм допущенных и предотвращенных переплат;

- участие в проведении проверок организаций, осуществляющих доставку, по вопросам организации доставки пенсий и завершение этой работы путем подготовки предложений в соответствующий акт (справку);

- прием управления процессом по выплатному делу (макету выплатного дела) в программно-техническом комплексе;

- проверку сформированных массивов и проектов документов в электронной и бумажной форме и возвращение их на доработку в случае обнаружения ошибок с указанием причины возврата;

- согласование графиков доставки пенсий с организациями, осуществляющими доставку;

- завершение работы со сформированными массивами, проектами документов в электронной форме путем заверения электронной подписью;

- завершение работы по формированию первичных документов бюджетного учета (расчетных ведомостей, ведомостей, реестров) в электронной форме путем заверения электронной подписью;

- проверка проекта решения о взыскании сумм пенсий, излишне выплаченных гражданину;

- передача управления процессом по выплатному делу (макету выплатного дела) в программно-техническом комплексе, проектом решения (распоряжения), сформированными массивами, первичными документами бюджетного учета (расчетными ведомостями, ведомостями, реестрами) и проектами других документов руководителю для принятия решения.

3. Права

Начальник отдела имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания.

3.3. Осуществлять непосредственное руководство подчиненными сотрудниками.

3.4. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы от подчиненных ему служб, подразделений и сотрудников.

3.5. Знакомиться с проектами решений вышестоящего руководства, касающимися деятельности организации.

3.6. Представлять на рассмотрение вышестоящего руководства предложения по совершенствованию своей работы и работы организации.

3.7. [Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации].

4. Ответственность

Начальник отдела несет ответственность:

4.1. За неисполнение, ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба работодателю - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель кадровой службы

[инициалы, фамилия, подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

[должность, инициалы, фамилия, подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия, подпись]

[число, месяц, год]