Примерная форма порядка взаимодействия структурных подразделений юридического лица при осуществлении закупки товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц (май 2025)

ГАРАНТ:

Настоящая форма разработана в соответствии с положениями Федерального закона от 18 июля 2011 г. N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц"

[организационно-правовая форма, наименование юридического лица]

Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного уполномоченного должностного лица] [число, месяц, год] М. П.

Порядок
взаимодействия структурных подразделений юридического лица при осуществлении закупки товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц

[наименование юридического лица]

1. Общие положения

1.1. Настоящий порядок разработан в соответствии с положениями Федерального закона от 18 июля 2011 г. N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" и устанавливает порядок взаимодействия структурных подразделений для осуществления своих функций и полномочий при проведении закупок товаров, работ, услуг в целях своевременного и полного удовлетворения потребностей [наименование юридического лица] (далее - Заказчик) в товарах, работах, услугах, в том числе на этапе планирования закупок, определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), заключения и исполнения договоров.

1.2. Структурные подразделения в своей деятельности руководствуются Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Бюджетным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 18 июля 2011 года N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц", Федеральным законом от 26 июля 2006 года N 135-ФЗ "О защите конкуренции", другими федеральными законами, а также иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Положением о закупке товаров, работ, услуг Заказчика и настоящим порядком.

1.3. Ответственным за выполнение функций и осуществление полномочий в сфере осуществления закупок является [наименование структурного подразделения] (далее - отдел закупок).

1.4. Деятельность отдела закупок неразрывно связана с деятельностью структурных подразделений Заказчика, а именно:

- с [наименование структурного подразделения, осуществляющего финансовые функции];

- с [наименование структурного подразделения, осуществляющего юридические функции];

- со структурными подразделениями, заинтересованными в приобретении товаров, работ или услуг.

2. Порядок взаимодействия при планировании закупок

2.1. В целях разработки плана закупки товаров, работ, услуг на год структурные подразделения Заказчика, заинтересованные в приобретении товаров, работ или услуг (далее - инициатор закупки), не позднее [указать срок] года, предшествующего планируемому, представляют в отдел закупок заявки о включении закупки в план закупки. Заявка должна содержать наименование предмета закупки, объем закупаемых товаров, работ, услуг, сроки (периодичность) осуществления планируемой закупки, предложение о способе определения поставщика (подрядчика, исполнителя) и обоснование выбранного способа и быть предварительно согласована инициатором закупки с финансовым подразделением.

2.2. Одновременно с заявкой инициатор закупки представляет обоснование закупки, обоснование начальной (максимальной) цены договора, цены единицы товара, работы, услуги, а также дополнительные требования к участникам закупки (при наличии таких требований) и обоснование таких требований.

2.3. При выборе способа закупки - "закупка у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)" инициатор закупки дополнительно к документам, указанным в пунктах 2.1, 2.2 настоящего порядка, предоставляет обоснование выбора такого способа закупки, контрагента и расчет стоимости договора (калькуляцию, технико-коммерческое предложение).

2.4. Представленные заявки рассматриваются сотрудниками отдела закупок в течение [указать срок] дней на предмет соответствия их установленным настоящим порядком требованиям.

2.5. Заявки, не соответствующие установленным настоящим порядком требованиям, отклоняются и возвращаются инициатору закупки не позднее [указать срок].

2.6. По итогам рассмотрения заявки руководитель отдела закупок принимает решение о включении данной заявки в план закупки товаров, работ, услуг или о возвращении заявки инициатору закупки для устранения замечаний. При этом указанные замечания должны быть устранены инициатором закупки не позднее [указать срок].

2.7. [Указать срок] отдел закупок формирует план закупки товаров, работ, услуг. План закупки товаров, работ, услуг формируется в виде единого документа в электронном формате по форме, приведенной в приложении к постановлению Правительства РФ от 17 сентября 2012 г. N 932.

2.8. Должностное лицо отдела закупок, курирующее деятельность по подготовке и размещению информации об осуществлении закупок в единой информационной системе, обеспечивает размещение плана закупки товаров, работ, услуг в единой информационной системе в установленный срок.

2.9. Корректировка плана закупки может осуществляться в том числе в случае:

- изменения потребности в товарах (работах, услугах), в том числе сроков их приобретения, способа осуществления закупки и срока исполнения договора;

- изменения более чем на 10 процентов стоимости планируемых к приобретению товаров (работ, услуг), выявленного в результате подготовки к процедуре проведения конкретной закупки, вследствие чего невозможно осуществление закупки в соответствии с планируемым объемом денежных средств, предусмотренным планом закупки;

- [указать иные случаи, установленные положением о закупке и другими документами заказчика].

2.10. Информация о внесении изменений в план закупки товаров, работ, услуг, подписанная руководителем инициатора закупок, направляется на согласование (в части наличия бюджетных ассигнований) начальнику [наименование структурного подразделения, осуществляющего финансовые функции] и после его подписи передается руководителю отдела закупок. При получении положительной резолюции руководителя отдела закупок информация о внесении изменений в план закупки не позднее [указать срок] на бумажном и электронном носителе предоставляется должностному лицу отдела закупок, курирующему деятельность по подготовке и размещению информации об осуществлении закупок в единой информационной системе, для внесения изменений в план закупки.

2.11. При внесении изменений в план закупки должностное лицо отдела закупки, курирующее деятельность по подготовке и размещению информации об осуществлении закупок в единой информационной системе, размещает в единой информационной системе новую редакцию плана закупки с указанием даты внесения таких изменений. Датой внесения изменений считается дата утверждения таких изменений.

2.12. При осуществлении конкурентной закупки внесение изменений в план закупки осуществляется в срок не позднее размещения в единой информационной системе извещения об осуществлении конкурентной закупки, документации о конкурентной закупке или вносимых в них изменений.

3. Порядок взаимодействия при осуществлении закупки товаров, работ, услуг

3.1. На основании утвержденного плана закупки товаров, работ, услуг инициатор закупки не позднее [указать срок] до предполагаемой даты размещения в единой информационной системе, на официальном сайте извещения об осуществлении конкурентной закупки представляет в отдел закупок:

- обоснование начальной (максимальной) цены договора, цены единицы товара, работы, услуги;

- описание предмета закупки в соответствии с частью 6.1 статьи 3 Федерального закона от 18 июля 2011 г. N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц";

- предложения по критериям оценки заявок.

3.2. Сотрудники отдела закупок рассматривают поступивший пакет документов на предмет соответствия требованиям, установленным Положением о закупке товаров, работ, услуг Заказчика.

3.3. При наличии замечаний сотрудники отдела закупок не позднее [указать срок] возвращают для доработки представленные документы служебной запиской.

3.4. При отсутствии замечаний сотрудники отдела закупок не позднее [указать срок] подготавливают извещение об осуществлении конкурентной закупки, приглашение принять участие в закрытой конкурентной закупке и документацию о закупке, которая согласовывается с инициатором закупки путем проставления визы на [вписать нужное] не позднее [указать срок].

3.5. Не позднее [указать срок] с даты согласования извещения об осуществлении конкурентной закупки отдел закупок размещает извещение об осуществлении конкурентной закупки в единой информационной системе, на официальном сайте.

3.6. При осуществлении закрытых конкурентных закупок сотрудники отдела закупок направляют приглашения всем участникам закупки в порядке, установленном Положением о закупке товаров работ, услуг Заказчика. Ознакомление с документацией о закупке или предоставление такой документации осуществляется в установленном Положением о закупке товаров работ, услуг Заказчика порядке.

В случае поступления запроса о даче разъяснений положений документации о закупке отдел закупок подготавливает, согласовывает с руководителем инициатора закупки и направляет разъяснения положений документации о закупке участнику закупки, от которого поступил запрос.

3.7. По результатам конкурентной закупки уполномоченный сотрудник отдела закупок обеспечивает заключение договора с победителем конкурентной закупки, а в случаях, предусмотренных Положением о закупке товаров, работ, услуг Заказчика, с иным участником закупки в порядке, установленном названным Положением.

3.8. Отдел закупок организует возврат денежных средств, внесенных в качестве обеспечения заявки на участие в закупке, в порядке, установленном Положением о закупке товаров, работ, услуг Заказчика.

Не позднее [указать срок] до окончания срока возврата денежных средств отдел закупок направляет служебную записку в [наименование структурного подразделения, осуществляющего финансовые функции] о необходимости возврата денежных средств с указанием сроков их возврата.

4. Порядок взаимодействия при исполнении, изменении и расторжении договоров

4.1. Взаимодействие с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) при исполнении договора в части получения товаров, работ и услуг осуществляется сотрудниками инициатора закупки.

4.2. Приемку результатов, предусмотренных договором, в соответствии с требованиями Положения о закупке товаров, работ, услуг Заказчика осуществляют уполномоченные сотрудники инициатора закупки.

4.3. Отдел закупок обеспечивает подготовку решения Заказчика о создании приемочной комиссии для приемки поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги.

4.4. Перед подписанием документов на оплату (акт, накладная, счет, счет-фактура) руководитель инициатора закупки не позднее [указать срок] после получения от поставщика (подрядчика, исполнителя) передает их в отдел закупок для проверки на соответствие условиям договора и требованиям Положения о закупке товаров, работ, услуг Заказчика.

4.5. Отдел закупок в течение [указать срок] рассматривает документы на оплату и при отсутствии замечаний передает их на подпись руководителю инициатора закупки, а при наличии замечаний к документам на оплату возвращает их инициатору закупки для устранения замечаний.

4.6. Отдел закупок уведомляет руководителя инициатора закупки о ненадлежащем исполнении и (или) неисполнении обязательств по договору для принятия решения о применении мер ответственности, предусмотренных договором.

4.7. Отдел закупок направляет поставщику (подрядчику, исполнителю) подписанную руководителем инициатора закупки претензию в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств, предусмотренных договором.

4.8. Подписанные руководителем инициатора закупки документы на оплату незамедлительно передаются отделом закупок в [наименование структурного подразделения, осуществляющего финансовые функции] для проведения оплаты.

4.9. Отдел закупок в случаях и порядке, установленных Правилами направления заказчиками сведений о недобросовестных участниках закупки и поставщиках (исполнителях, подрядчиках) в федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный на ведение реестра недобросовестных поставщиков, утвержденными постановлением Правительства РФ от 22 ноября 2012 г. N 1211, направляет информацию о данном факте в федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный на ведение реестра недобросовестных поставщиков.

4.10. В течение срока, установленного Положением о закупке товаров, работ, услуг Заказчика, отдел закупок организует возврат денежных средств, внесенных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в качестве обеспечения исполнения договора, путем направления служебной записки в [наименование структурного подразделения, осуществляющего финансовые функции] о необходимости возврата обеспечения исполнения договора поставщику (подрядчику, исполнителю).

4.11. В случае возникновения необходимости изменения, расторжения договора инициатор закупки направляет в отдел закупок служебную записку на подготовку дополнительного соглашения (соглашения о расторжении), к которой прилагаются пояснительная записка с обоснованием необходимости заключения данного соглашения, иные подтверждающие документы.

4.12. [Наименование структурного подразделения, осуществляющего юридические функции] осуществляет подготовку соглашения, которое направляется инициатору закупки на согласование.

4.13. Отдел закупок направляет согласованное соглашение для подписания поставщику (подрядчику, исполнителю).

4.14. Отдел закупок принимает участие в рассмотрении дел об обжаловании действий (бездействия) Заказчика, комиссии по осуществлению закупок, оператора электронной площадки, если такие действия (бездействие) нарушают права и законные интересы участника закупки, а также предоставляет документы по закупке в [наименование структурного подразделения, осуществляющего юридические функции] для подготовки материалов в рамках претензионно-исковой работы.

5. Порядок взаимодействия структурных подразделений и комиссии по осуществлению закупок

5.1. Сотрудники отдела закупок, сотрудники структурных подразделений, а также члены комиссии по осуществлению закупок осуществляют взаимодействие между собой в соответствии с организационно-распорядительными документами, регламентирующими делопроизводство Заказчика, с учетом сроков, установленных актами в сфере закупок.

5.2. Определение соответствия предлагаемых участниками закупок товаров, работ, услуг требованиям, установленным документацией о закупке, осуществляется инициатором закупки.

5.3. Результаты определения соответствия (несоответствия) товаров, работ, услуг требованиям документации о закупке оформляются служебной запиской инициатора закупки. После получения данных результатов отдел закупки обеспечивает их представление комиссии по осуществлению закупок для ознакомления.

5.4. Комиссия по осуществлению закупок вправе привлекать сотрудников инициатора закупки, отдела закупок для представления экспертного мнения и пояснений в отношении результатов определения соответствия (несоответствия) товаров, работ, услуг требованиям документации о закупке.

6. Отчетность о проведенных закупках

6.1. Руководитель отдела закупок не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем, размещает в единой информационной системе:

- сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных Заказчиком по результатам закупки товаров, работ, услуг, в том числе об общей стоимости договоров, информация о которых не внесена в реестр договоров, поскольку не подлежит размещению в единой информационной системе;

- сведения о количестве и стоимости договоров, заключенных Заказчиком по результатам закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика);

- сведения о количестве и стоимости договоров, заключенных Заказчиком с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком) по результатам конкурентной закупки, признанной несостоявшейся.

6.2. Руководители структурных подразделений, курирующих договоры по соответствующему направлению деятельности, ежемесячно до 5 числа месяца, следующего за отчетным, направляют в отдел закупок информацию о заключенных договорах, которая должна содержать:

- предмет договора;

- цену договора;

- номер и дату договора;

- наименование контрагента;

- номер закупки.