Вход
"Быстрое" закрытие: цели, проблемы, пути решения (Е.В. Гаврилова, Е.Е. Петровская, "Финансовые и бухгалтерские консультации", N 7, июль 2008 г.)
-
"Быстрое" закрытие: цели, проблемы, пути решения (Е.В. Гаврилова, Е.Е. Петровская, "Финансовые и бухгалтерские консультации", N 7, июль 2008 г.)
-
Цели проекта "быстрого" закрытия
-
Проблемы на пути "быстрого" закрытия и способы их решения
-
Применение технологии accruals как способ решения проблемы
-
Риски и препятствия на пути к достижению цели
-
Факторы успеха
"Быстрое" закрытие: цели, проблемы, пути решения
В последнее время очень популярными в финансовой и бухгалтерской среде стали такие термины, как fast close (быстрое закрытие), accruals (начисления), provision (оценки, предположения). Все эти термины применяются в связи с реализацией во многих российских компаниях проектов по "быстрому" закрытию периода в целях подготовки финансовой отчетности либо по российским стандартам бухгалтерского учета (РСБУ), либо по международным (МСФО).
Цели проекта "быстрого" закрытия
Как известно, финансовая отчетность, составленная в соответствии с МСФО, - одно из обязательных условий выхода компании на зарубежные рынки, так как позволяет представителям международного бизнеса должным образом оценивать и воспринимать российские предприятия. Составленная по международным стандартам отчетность:
дает пользователям объективную и надежную информацию о финансово-хозяйственной деятельности компании;
облегчает выход на мировые рынки капитала;
снижает затраты на привлечение инвестиций;
является базой для принятия обоснованных инвестиционных и управленческих решений.
Исходя из этого одной из задач компании, стремящейся к интеграции в мировое экономическое сообщество, является обеспечение своевременного выпуска отчетности по МСФО на регулярной основе в сроки, необходимые для удовлетворения требований акционеров, инвесторов, регуляторов рынка ценных бумаг. Для этого многие российские компании ставят перед собой задачу подготовки отчетности в режиме "быстрого" закрытия периода, когда бухгалтерские регистры закрываются не позднее чем на третий-пятый день по окончании отчетного периода, а комплект финансовой отчетности представляется на подпись руководителю на 10-й день по окончании отчетного периода (квартала).
Важно, что рассматриваются только календарные дни независимо от дней недели и наличия рабочих и выходных дней. Возможные сроки подготовки финансовой отчетности, рассматриваемые в качестве стратегической цели проекта fact close, приведены на рис. 1.
Проблемы на пути "быстрого" закрытия и способы их решения
Независимо от выбранного метода составления отчетности (либо путем трансформации, либо на основании регистров параллельного учета по МСФО) на "быстрое" закрытие периода существенное влияние оказывают сроки получения и отражения в учете компании первичных учетных документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Как показывает практика, на пути достижения цели сокращения сроков подготовки отчетности большинство российских компаний сталкиваются с однотипными проблемами, обусловленными различными факторами. Эти факторы можно объединить следующим образом:
внешние факторы двух видов - либо подверженные влиянию "изнутри" (т.е. когда компания имеет возможность влиять на процесс подготовки и получения первичных учетных документов), либо не подверженные влиянию (когда у компании отсутствует возможность влиять на данные процессы);
внутренние факторы - целиком находятся под контролем компании;
факторы автоматизации - зависят от степени автоматизации процессов учета и подготовки корпоративной отчетности компании.
Типичные проблемы, влияющие на подготовку отчетности компаний в режиме fast close, и возможные, на наш взгляд, пути их решения приведены в таблице.
Применение технологии accruals как способ решения проблемы
Многие российские компании для подготовки отчетности в режиме fast close применяют метод "начисления" (или технологию accruals). Общая концепция этой технологии заключается в признании доходов в момент их поступления, а затрат в тот момент, когда они были понесены, независимо от наличия первичных документов, установленных законодательством. Совершенная хозяйственная операция находит отражение в отчетности вне зависимости от того, получены ли первичные учетные документы и закончена ли их обработка.
Согласно требованиям российского законодательства все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании полностью оформленных первичных документов в соответствии с утвержденными внутренними регламентами документооборота и обработки первичных учетных документов. Для отражения же хозяйственной операции в учете по правилам МСФО возможно наличие как оформленного первичного документа, так и документа, составленного на основании provision - бюджетных прогнозов, нормативных показателей, сметных расчетов и т.п.
/-----------------------------\ /-----------------------------\
| Как есть | | Как должно быть |
| | | |
| Годовой отчет по РСБУ | | Годовой отчет по РСБУ |
| 45-60 дней | | 30 дней |
| | | |
| Квартальный отчет по РСБУ | | Квартальный отчет по РСБУ |
| 25-30 дней | | 10 дней |
| | | |
| Годовой отчет по МСФО | | Годовой отчет по МСФО |
| 90-100 дней | | 30 дней |
| | | |
| Квартальный отчет по МСФО | | Квартальный отчет по МСФО |
| 60-70 дней | | 10 дней |
\-----------------------------/ \-----------------------------/
Рис. 1. Целевые сроки подготовки отчетности
/--------------------------------------------------------------------------------------------------\
| Проблемы, влияющие на сроки "быстрого" | Возможные пути решения |
| закрытия | |
|--------------------------------------------------------------------------------------------------|
| Внешние факторы, подверженные влиянию "изнутри" |
|--------------------------------------------------------------------------------------------------|
|Несвоевременное представление документов|Изменение взаимоотношений и условий договоров с|
|контрагентами, в том числе генпод-|контрагентами: |
|рядчиками. Возврат контрагентам доку-|- оформление первичных отчетных и расчетных документов|
|ментов, оформление которых не отвеча-|строго по шаблону (образцу); |
|ет требованиям российского законодате-|- введение финансовых санкций для контрагентов в случае|
|льства |представления документов с просрочкой либо оформленных|
| |ненадлежащим образом; |
| |- оформление плана-графика выполнения работ в качестве|
| |приложения к договору; |
| |- принятие к учету документов, оформленных ненадлежащим|
| |образом, с их последующей заменой; |
| |- закрепление в договорах с генподрядчиками жестких|
| |сроков представления унифицированных форм N КС-2 и|
| |N КС-3 * |
|--------------------------------------------------------------------------------------------------|
| Внешние факторы, не подверженные влиянию "изнутри" |
|--------------------------------------------------------------------------------------------------|
|Сроки и порядок представления первичных|Изменение учетных бизнес-процессов: |
|документов по группе контрагентов,|- использование для отражения хозяйственных операций в|
|закрепленные в специфических отраслевых|учете документов, как полученных от контрагентов|
|регламентах либо связанные со спецификой|(оформленных полностью или частично), так и внутренних,|
|работы контрагента |составленных специалистами служб на основании прогнозных|
| |данных (provision), т.е. применение технологии accruals;|
| |- сближение учетных политик по РСБУ и МСФО. |
| |Повышение качества финансовых прогнозов, внедрение|
| |системы бюджетирования по принципам МСФО. |
| |Совершенствование корпоративной системы управления: |
| |- создание системы эффективного планирования и|
| |управления затратами в рамках управления закупками,|
| |производством, оборотными средствами; |
| |- постановка системы управления инвестициями,|
| |позволяющей формировать инвестиционный план и|
| |контролировать его исполнение на различных этапах|
| |реализации инвестиционного проекта |
|--------------------------------------------------------------------------------------------------|
| Внутренние факторы |
|--------------------------------------------------------------------------------------------------|
|Несвоевременное представление первичных|Оптимизация действующей системы документооборота: |
|документов в бухгалтерию ответственными|- подчинение графика документооборота цели "быстрого"|
|специалистами подразделений. |закрытия периода; |
|Дублирование функций визуального контроля|- по возможности упрощение процедуры оформления и|
|на соответствие требованиям РСБУ,|согласования документов по отдельным операциям; |
|условиям договора и внутренним рас-|- усовершенствование системы контроля за движением|
|порядительным документам, а также руч-|документов; |
|ного ввода реквизитов и содержания|- фиксация операций на уровне исполнителя; |
|документа различными службами. |- разработка графика почасового движения документа и его|
|Отсутствие процедур контроля за сроками|обработки всеми участниками процесса. |
|возврата документов, отправленных на|Создание электронного архива документов: |
|переоформление контрагенту. |- регистрация движения электронных аналогов документов|
|Потеря информации по первичному|(электронных реестров); |
|документу, связанная с возвратом|- одноразовый ввод первичной информации; |
|документов на переоформление контрагенту.|- переход на электронную систему документооборота. |
|"Зависание" документа на подписи у|Укрепление исполнительской дисциплины: |
|руководителей. |- установление персональной ответственности за сроки|
|Неравномерная загрузка специалистов|прохождения документа; |
|бухгалтерии |- разработка системы мотивации персонала за соблюдение|
| |графика документооборота |
|--------------------------------------------------------------------------------------------------|
| Проблемы автоматизации |
|--------------------------------------------------------------------------------------------------|
|Применение для составления и передачи|Совершенствование автоматизации системы учетных|
|отчетности в рамках одного подразделения|процедур, учитывающей особенности методологии accruals,|
|компании различных учетных систем, не|изменения порядка документооборота. |
|связанных между собой, замедляющее|Создание единой интегрированной корпоративной системы|
|процесс консолидации отчетности |учета, объединяющей все участки ведения учета и|
| |подготовки отчетности |
|--------------------------------------------------------------------------------------------------|
|* Формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. N 100. |
\--------------------------------------------------------------------------------------------------/
Для достижения цели подготовки финансовой отчетности в режиме fast close можно использовать:
документы, оформленные в соответствии с требованиями российского законодательства и внутренних регламентов компании;
ксерокопии документов, оформленных не полностью (с точки зрения соответствия требованиям российского законодательства) и направленных на переоформление контрагентам для дальнейшей замены. При этом внутренние регламенты компании должны устанавливать сроки замены документов, ответственность сотрудников за соблюдение этих сроков, а также порядок контроля и меры дисциплинарного взыскания при нарушении сроков представления документов;
справки, заменяющие не полученные к моменту подготовки отчетности документы и содержащие оценочные показатели по предполагаемым доходам (расходам). Под оценочными показателями понимаются измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, отраженные в справках, составленных ответственными сотрудниками компании на основании оперативных внутренних документов (отчетов, планов, смет и т.п.).
По документам, заменяющим первичные (например, реестрам, справкам), внутренним локальным актом разрабатываются и утверждаются конкретные формы, являющиеся составной частью порядка документооборота.
Для внедрения технологии accruals необходимо определить:
конкретные категории расходов и доходов, по которым будут применяться оценочные показатели;
алгоритмы (правила) определения оценочных показателей по разным категориям расходов и доходов;
центры ответственности за предоставление оперативной информации о предполагаемых доходах (расходах);
график и механизм предоставления оперативной информации для начислений;
метод отражения оценочных показателей в бухгалтерском учете;
метод расчета и учета отложенных налогов для формирования отчетности.
Для повышения достоверности составляемой финансовой отчетности компании в режиме fast close ежемесячно следует:
проводить анализ отклонений аналогичных показателей доходов и расходов компании, отраженных в учете на основании справок, содержащих provision, и надлежащим образом оформленных документов;
выяснять причины этих отклонений и впоследствии устранять их для достижения максимального соответствия показателей отчетности по МСФО и РСБУ. При этом уровень существенности отклонений, как правило, находится в пределах 2-3% соответствующих статей отчетности, однако этот показатель подлежит согласованию с аудитором компании.
Регламент проведения контрольных процедур по анализу отклонений, необходимых для повышения достоверности составляемой финансовой отчетности в режиме fast close, должен быть закреплен внутренним локальным актом компании. В общем виде возможный алгоритм процесса проведения контрольных процедур по анализу отклонений между предварительными и фактическими данными представлен на рис. 2.
Риски и препятствия на пути к достижению цели
Нельзя забывать, что хозяйственные операции совершают все подразделения компании, а задачей бухгалтерии является только корректное отражение этих операций в учете и отчетности. Иными словами, вся жизнь течет за пределами бухгалтерии, в документировании информации и формировании отчетности участвуют все подразделения и весь персонал компании.
Таким образом, сокращение сроков подготовки финансовой отчетности является задачей, охватывающей все бизнес-процессы, происходящие в компании, и предполагает комплексный подход к решению, основные направления которого приведены на рис. 3.
Нужно иметь в виду, что при внедрении проекта по сокращению сроков подготовки отчетности могут возникнуть риски, как связанные с человеческим фактором:
внутреннего характера - саботаж проекта, обусловленный нежеланием сотрудников компании менять процесс выполнения привычных функциональных действий и правил документооборота;
внешнего характера - отказ контрагента от изменения сроков представления первичных учетных документов, спровоцированный необходимостью изменений его внутренних корпоративных регламентов, так и вызванные аппаратно-программными ограничениями, связанными с необходимостью доработки функциональности существующей учетной системы по причине применения технологии accruals и изменения порядка документооборота.
Кроме того, надо просчитать и экономические риски внедрения такого проекта, обусловленные тем, что при подготовке отчетности в режиме fast close рассматриваются только календарные дни независимо от дней недели и наличия рабочих и выходных дней. Таким образом, режим работы подразделений компании в течение времени подготовки отчетности предполагает работу персонала без выходных дней и сверх установленной нормы рабочего времени. Поэтому необходимо произвести в соответствии с Трудовым кодексом РФ экономические расчеты доплат за сверхурочную работу, а также работу в праздничные и выходные дни.
| Подготовка справок по предваритель- ным доходам (расходам) |
/--------\ /-------------------------\
Со- |Справки | |Формирование учетных за-|
труд-|по пред-|---- |писей (accuruals) отчет- |-----------------------\
ник |варите- | |ного месяца в базе дан- | |
про- |льным | |ных | |
изво-|доходам | \-------------------------/ |
дст- |(расхо- | | |
вен- |дам) | |
но- \--------/ /----------------\ |
техниче- | |Подготовка отче-| |
ского | |тности в режиме | |
подраз- | |fast close | |
деления | \----------------/ |
| /-----------------\ |
| |Поступление доку-| |
| |ментов от контр- | |
| |агентов | |
| \-----------------/ |
| /------------------------\ |
| /----------------\ |Формирование учетных за-| |
| |Акты, накладные,|------- |писей следующего месяца | |
| |счета-фактуры | |в базе данных | |
| \----------------/ \------------------------/ |
| /----------------\ /------------------------\ |
\----- |Анализ отклоне- | |Автоматизированное фор-| |
|ний | |мирование отклонений |/
\----------------/ \------------------------/
/----------------\ /------------------\
Сотрудник |Объяснительная | |Реестр отклонений |
производ- |записка | | |--\
ственно- \----------------/ \------------------/ |
технического |
подразделения | /-----------------------\
| |Формирование сводной |
| |аналитической справки |
\--------- |по отклонениям |
\-----------------------/
/--------------\ /--------------\
Сотрудник |Сводная анали-| |Решение, на- |
бухгалтерс- |тическая спра-|-- |правленное на|
кой службы |вка по откло-| ру-|минимизацию |
|нениям | ко-|отклонений |
\--------------/ во-\--------------/
дитель
Рис. 2. Алгоритм контрольных процедур по анализу отклонений между предварительными и фактическими данными
/----------------\ /----------------\ /----------------\
|Оптимизация дей-| |Изменение дого-| |Применение в|
|ствующей системы| |ворных отношений| |учете и отчетно-|
|документооборота| |с контрагентами | |сти оценочных|
| | | | |показателей |
\----------------/ \----------------/ \----------------/
/---------------\ | | | /---------------\
|Финансовая от-| |Финансовая от-|
|четность на| /---------------------------\ |четность на|
|30-й календар-| |Процесс сокращения сроков| |10-й календар-|
|ный день по|-- |подготовки финансовой от-| ---|ный день по|
|окончании от-| |четности | |окончании от-|
|четного периода| \---------------------------/ |четного периода|
\---------------/ \---------------/
/----------------\ /----------------\ /----------------\
|Сближение прин-| | Автоматизация | |Укрепление ис-|
|ципов учета по| |учетных процедур| |полнительной |
|РСБУ и МСФО | | | |дисциплины |
\----------------/ \----------------/ \----------------/
Рис. 3. Комплексный подход к решению задачи по сокращению сроков подготовки отчетности
Введение новых правил документооборота и отражения в учете хозяйственных операций потребует дополнительных финансовых затрат на обучение сотрудников компании.
Обратите внимание: стадия внедрения проекта, от его начала и до достижения стратегической цели - получение полного пакета отчетности по МСФО, например, на 10-й календарный день с отклонениями по accruals менее 2-3%, - может занимать значительный временной промежуток (рис. 4). После запуска проекта следует проводить обязательный ежемесячный мониторинг соблюдения сроков подготовки отчетности с целью выявить отклонения во времени прохождения бизнес-процессов подготовки отчетности от утвержденного графика и анализ причин этих отклонений для их устранения в дальнейшем.
Факторы успеха
Универсального метода сокращения сроков подготовки финансовой отчетности не существует, каждая компания выбирает для себя те или иные механизмы достижения поставленной цели, но получению желаемого результата в более короткие сроки способствует целый комплекс различных факторов.
Как уже отмечалось, задача сокращения сроков подготовки финансовой отчетности охватывает все бизнес-процессы, происходящие в компании, поэтому успешное внедрение проекта fast close во многом зависит от поддержки со стороны руководителей высшего звена компании, а также от понимания актуальности вопроса и заинтересованности в успехе реализации проектных решений не только топ-менеджеров финансовых служб, но и руководителей всех производственных и технических подразделений. Проектные решения должны разрабатываться усилиями утвержденной рабочей группы проекта, объединяющей специалистов всех подразделений компании.
Внедрение проекта fast close требует проведения большой подготовительной работы и среди сотрудников, направленной на разъяснение целей и задач проекта. Пониманию необходимости неукоснительного соблюдения требований новых внутренних регламентов компании во многом способствует проведение семинаров и презентаций, предназначенных для обучения всего персонала новым правилам составления и представления документов, обработки и контроля учетных документов, формирования финансовой отчетности.
К факторам успешного внедрения проекта можно отнести применение системы мотивации персонала на строгое соблюдение регламентов документооборота, ввода и обработки учетных данных, подготовки финансовой отчетности, а также проведение регулярного административного контроля за процедурами отражения операций в учете в соответствии с новыми правилами.
/-----------------------------\
/| Желаемый результат проекта |
|\-----------------------------/
|/----------\ /----------\ /---------\ /---------\ /---------\ /---------\
||10-е число| |10-е число| |10-е чис-| |10-е чис-| |10-е чис-| |10-е чис-|
\|2% ||2% ||ло 2% ||ло 2% ||ло 2% ||ло 2% |
\----------/ \----------/ \---------/ \---------/ \---------/ \---------/
/-------\ /----------------------\
|начало | |Достижение стратеги-|
|внедре-| /-----------------------------------\ |ческой цели - подгото-|
|ния | |1-й 2-й 3-й ... 5-7-й | |вка отчетности по МСФО|
|проекта| |месяц месяц месяц месяц | |на 10-й календарный|
| | \-----------------------------------/ |день с отклонениями в|
| | |accuruals менее 2% |
\-------/ \----------------------/
/---------\ /---------\ /---------\ /---------\ /---------\ /---------\
|15-е чис-| |14-е чис-| |13-е чис-| |12-е чис-| |11-е чис-| |10-е чис-|
/|ло 15% ||ло 15% ||ло 10% ||ло 7% ||ло 3% |-|ло 3% |
|\---------/ \---------/ \---------/ \---------/ \---------/ \---------/
|/-----------------------------\
\|Фактический результат проекта|
\-----------------------------/
Рис. 4. Возможный график достижения стратегической цели проекта fast close
В конечном счете должно произойти изменение не только стереотипа отстраненности сотрудников производственных, технических служб от бизнес-процесса подготовки финансовой отчетности и устоявшихся взглядов сотрудников финансовых служб на методы учета и подготовки отчетности, но и корпоративной культуры компании в целом.
Во многом успеху "быстрого" закрытия способствует привлечение консалтинговых компаний для реализации проекта fast close, так как консультанты обладают определенными технологиями работы над проектами, имеют опыт внедрения подобных проектов и комплексный взгляд со стороны, тогда как реализация проекта собственными силами компании может привести к снижению эффективности исполнения сотрудниками своих текущих функций в силу отвлечений на проведение дополнительных работ.
Одновременно не следует забывать, что консультанты выполняют работы и выносят экспертные оценки в рамках реализации проекта на базе информации, представленной компанией, также предполагается активное совместное обсуждение предлагаемых проектных решений. Поэтому сотрудники компании, входящие в рабочую группу по реализации проекта, должны своевременно предоставлять консультантам необходимые сведения, чтобы не сорвать сроки выполнения работ. Тем не менее не стоит забывать, что, хотя консультанты и предлагают ряд оптимальных, на их взгляд, проектных вариантов концептуальных моделей по "быстрому" закрытию периода, принятие решения всегда лежит на компании, так же как и ответственность за выбор.
Е.В. Гаврилова,
старший консультант департамента
бухгалтерского консалтинга компании"ФБК"
Е.Е. Петровская,
старший консультант департамента
бухгалтерского консалтинга компании "ФБК"
"Финансовые и бухгалтерские консультации", N 7, июль 2008 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журналы издательства "ФБК-Пресс"
Издательский дом ФБК-ПРЕСС выпускает журналы по бухгалтерскому учету, аудиту и налоговому праву с 1991 года. Специализированные издания уже тогда были хорошо известны на рынке деловой литературы и пользовались особой популярностью у широкого круга специалистов. В последующие годы издательству удалось закрепить достигнутое и добиться качества изданий, которое отвечает самым высоким требованиям специалистов. Это - результат слаженной работы высококвалифицированных профессионалов Издательского дома ФБК-ПРЕСС: экономистов, финансистов, юристов и полиграфистов.
Учредитель: ООО "ИД ФБК-ПРЕСС"
Почтовый адрес: 101990, г. Москва, ул. Мясницкая, д.44/1
Телефон редакции: (495) 737-53-53
E-mail: fbk-press@fbk.ru
Адрес в Интернете: www.fbk-press.ru