Командировка за границу (О. Заболонкова, "Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2008 г.)

Командировка за границу

В пятом номере нашего журнала читатели могли ознакомиться со статьей "Командировочные расходы: бухгалтерский и налоговый учет". В этом номере рассмотрим вопросы, связанные с загранкомандировкой.

Согласно ст. 7 Федерального закона от 15.08.1996 N 114-ФЗ "О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию" (далее - Закон N 114-ФЗ) основными документами, удостоверяющими личность гражданина, по которым граждане России осуществляют выезд из страны и въезд в нее, признаются:

- паспорт;

- дипломатический паспорт;

- служебный паспорт;

- паспорт моряка (удостоверение личности моряка).

Паспорт выдается гражданину РФ по его письменному заявлению, поданному лично или через его законного представителя, федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным на осуществление функций по контролю и надзору в сфере миграции, или его территориальным органом, МИД на территории Российской Федерации, а также дипломатическим представительством или консульским учреждением РФ за пределами территории Российской Федерации (ст. 8 Закона N 114-ФЗ).

Согласно Шенгенскому соглашению от 14.06.1985, подписанному европейскими странами, условия выдачи виз для въезда и пребывания на территории этих стран российских граждан примерно одинаковы. Порядок выдачи той или иной визы зависит от статуса гражданина, выезжающего в страну назначения. Для самостоятельного получения визы учреждению потребуется приглашение принимающей стороны, оформленное в соответствии с ее законодательством, - об этом должен позаботиться иностранный партнер. Сроки действия и виды виз будут зависеть от страны назначения и статуса контракта, заключенного учреждением.

Документальное оформление загранкомандировки

Загранкомандировка - это командировка за пределы Российской Федерации на территорию иностранного государства и стран СНГ. В командировку за границу работника бюджетного учреждения направляют на основании приказа без оформления командировочного удостоверения. Исключением являются командировки в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения (Беларусь, Киргизия, Таджикистан, Казахстан), предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении границы (п. 6 Постановления N 812*(1)).

В приказе указываются фамилия, должность, структурное подразделение, где работает командированный, цель, время и место, а также источник финансирования командировки. При направлении работника в загранкомандировку учреждение оформляет:

- служебное задание, в котором указывается цель поездки. После возвращения работник сдает отчет в бухгалтерию о его выполнении;

- авансовый отчет. Работник должен представить его в бухгалтерию в течение трех служебных дней после возвращения с оправдательными документами (билетами, счетами за проживание и т.д.) (Постановление Госкомстата РФ N 1*(2)).

В командировку можно направить только штатного сотрудника. Поездка в другую местность работника, с которым учреждение заключило гражданско-правовой договор, командировкой не является.

В соответствии с п. 155, 156 Инструкции N 25н*(3) авансы под отчет выдаются на основании письменного заявления сотрудника по распоряжению руководителя. Учет использования подотчетных сумм ведется в журнале операций расчетов с подотчетными лицами по отдельным счетам в зависимости от назначения, на которое выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование средств. Авансовый отчет по израсходованным суммам оформляется по унифицированной форме N 0504049 "Авансовый отчет", утвержденной Приказом Минфина РФ N 123н*(4).

Выдавать наличные деньги под отчет можно только при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному авансу (Письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18).

Возмещение расходов на командировку

За время командировки как по России, так и за ее пределами работнику гарантируются сохранение места работы (должности), среднего заработка, а также возмещение расходов на проезд, найм жилого помещения, суточные и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 167, 168 ТК РФ). Согласно п. 13 Порядка N 813*(5) при направлении гражданского служащего в загранкомандировку ему возмещаются:

- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- обязательные консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

- иные обязательные платежи и сборы.

При направлении работника за границу за счет средств федерального бюджета суточные выплачиваются в иностранной валюте (п. 26 Порядка N 813). Размер суточных определяется в соответствии с Постановлением N 812 в зависимости от страны назначения.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, но не превышающим предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных служебных командировках на территории иностранных государств (п. 31 Порядка N 813). Данные нормы установлены Приказом Минфина РФ N 64н*(6).

Расходы по проезду при загранкомандировке возмещаются в том же порядке, что и при направлении в служебную командировку в пределах Российской Федерации (п. 32 Порядка N 813). Таким образом, стоимость перелета оплачивается в размере, не превышающем стоимость проезда в салоне эконом-класса (п. 1 Постановления N 729*(7)). В случае превышения затрат, например при перелете бизнес-классом, их можно возместить за счет экономии денег, выделенных государством, либо за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности (п. 3 Постановления N 729).

Выплата суточных при командировках за границу имеет несколько особенностей, в частности:

1. Если иностранное государство обеспечивает работника, направленного на его территорию, иностранной валютой, то учреждению выплачивать суточные не нужно.

2. Работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства, но вернувшемуся в этот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% установленных норм.

3. Если принимающая сторона не обеспечивает работника иностранной валютой на личные расходы, но предоставила ему питание, суточные выплачиваются сотруднику в размере 30% установленных норм.

4. Если на территорию иностранных государств направляются учащиеся образовательных заведений за счет средств федерального бюджета, то суточные им положены в размере 15% норм при одном условии: командированные обеспечиваются питанием и не получают иностранную валюту на личные расходы от принимающей стороны.

Оплата суточных в дни пересечения границ

День пересечения государственной границы России при выезде включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при возвращении - в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Бывает, что работник направляется сразу в несколько иностранных государств без возвращения в Россию между переездами. Размер суточных за день пересечения границы между иностранными государствами определяется по нормам, установленным для государства, в которое он прибывает (п. 5 Постановления N 812).

Даты пересечения государственной границы при выезде и въезде определяются по отметкам пограничных органов, которые проставляются в паспорте, служебном или дипломатическом паспорте работника (Закон N 114-ФЗ*(8)). При отправлении в командировку сотрудника в страны СНГ даты пересечения определяются по отметкам в командировочном удостоверении, которое оформляется так же, как при служебной командировке по России (п. 6 Постановления N 812).

Кассовые операции в иностранной валюте

Отправляя сотрудника в загранкомандировку, учреждение вправе обеспечить его иностранной валютой на предстоящие расходы (пп. 14 п. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ*(9)).

Кассовые операции в иностранной валюте оформляются следующими документами*(10):

- поступление в кассу валюты - приходным кассовым ордером (ф. 0310001);

- выдача - расходным кассовым ордером (ф. 0320002).

До передачи в кассу на исполнение кассовые документы регистрируются в журнале (ф. 0310003) в порядке сплошной нумерации.

Учет операций по движению денежных средств в иностранной валюте ведется в рублях по курсу ЦБ РФ на дату совершения операций в иностранной валюте. Переоценка денежных средств в иностранной валюте осуществляется на дату совершения операций в ней и на отчетную дату (п. 102 Инструкции N 25н).

В соответствии с п. 94 Инструкции N 25н учет кассовых операций в валюте, как и в рублях, ведется в кассовой книге (ф. 0504514). Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте записывается на отдельных листах кассовой книги по видам валют (в двух экземплярах). Нумерация первых и вторых экземпляров листов должна быть одинаковой. Первые листы остаются в ней, вторые служат отчетом кассира.

Записи в данной книге начинаются с остатка денежных средств на начало дня. Остаток валютных средств отражается в валюте с указанием рублевого эквивалента по курсу ЦБ РФ, действующему на дату составления отчета кассиром. В книге поступление и расход валютных средств отражается в иностранной валюте с указанием рублевого эквивалента по курсу на дату совершения операций. Остаток на начало и конец дня следует определять по видам валюты.

В соответствии с Письмом N 42-7.1-15/1.2-24*(11) для проведения расчетов при покупке иностранной валюты бюджетное учреждение представляет в территориальный орган Федерального казначейства платежные поручения на перечисление средств в валюте РФ на счет, открытый данному учреждению в уполномоченном банке. В поле "Назначение платежа" платежного поручения, кроме обязательной информации, рекомендуется указывать дополнительно слова "перечисление средств на покупку иностранной валюты", а также наименование иностранной валюты и ее сумму. Купленная валюта зачисляется кредитной организацией на валютный счет бюджетного учреждения, открытый на балансовом счете 40106 "Средства федерального бюджета, выделенные государственным организациям", и расходуется в установленном порядке. По окончании финансового года неиспользованные остатки средств в иностранной валюте на указанном счете подлежат конвертации в валюту РФ и зачислению на счет территориального органа Федерального казначейства, открытый в учреждении Банка РФ на балансовом счете 40105 "Средства федерального бюджета", с которого ранее были получены эти средства, с указанием в платежном поручении в поле "Назначение платежа" КБК расходов бюджета РФ, по которым ранее была отражена в учете операция по покупке иностранной валюты.

Учреждение учитывает операции на счете 201 07 000 "Денежные средства учреждения в иностранной валюте", если они по загранкомандировкам:

- проводятся не через органы, осуществляющие кассовое исполнение бюджетов;

- осуществляются со средствами в иностранной валюте, полученными от деятельности, приносящей доход.

При обслуживании лицевого счета в ОФК для учета операций в иностранной валюте также следует использовать этот счет (Письмо Федерального казначейства от 23.12.2005 N 42-7.1-01/2.4-385).

Операции по движению наличных денежных средств отражаются на счете 201 04 000 "Касса".

Поступление наличной иностранной валюты в кассу учреждения с валютного счета отражается проводкой:

Дебет счета 201 04 510 "Поступления в кассу"

Кредит счета 201 07 610 "Выбытия денежных средств учреждения со счетов в иностранной валюте"

Согласно п. 155 Инструкции N 25н учет расчетов с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам ведется на счете 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами". При бухгалтерских операциях по загранкомандировкам используются такие счета, как:

- 208 02 000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам";

- 208 05 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг";

- 208 07 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом";

- 208 09 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг".

Курсовые разницы

В связи с колебаниями официального курса ЦБ РФ при осуществлении валютных операций возникает курсовая разница. Это разница между рублевой оценкой активов, выраженных в иностранной валюте, исчисляемая по курсу ЦБ РФ, на дату расчета или дату составления бухгалтерской отчетности за отчетный период и стоимостью тех же активов (в рублях) на дату принятия их на учет (например, на дату поступления валюты на валютный счет и на дату составления бухгалтерской отчетности).

Курсовые разницы могут быть как положительные, так и отрицательные. В соответствии с п. 103 Инструкции N 25н они отражаются следующими проводками:

Дебет счета 201 07 510 "Поступления денежных средств учреждения на счета в иностранной валюте"

Кредит счета 401 01 171 "Доходы от переоценки активов" (положительные)

Дебет счета 401 01 171 "Доходы от переоценки активов"

Кредит счета 201 07 610 "Выбытия денежных средств учреждения на счета в иностранной валюте" (отрицательные)

Рассмотрим учет расходов на служебную командировку за границу сотрудника спортивного учреждения за счет бюджетных средств.

Пример 1.

Спортивное учреждение за счет средств федерального бюджета направило сотрудника в служебную командировку на 4 дня (с 03 по 06 июня 2008 г.) в Тунис. Из кассы учреждения 2 июня выдано на командировочные расходы для оплаты:

- проездных документов - 1 000 долл. США;

- суточных - 240 долл. США (60 долл. США x 4 дн.);

- проживания в гостинице - 450 долл. США (3 дн. х 150 долл. США).

Учреждение имеет валютный счет, открытый в ОФК.

Авансовый отчет о командировке представлен в бухгалтерию 09.06.2008.

Курс ЦБ РФ за 1 долл. США (цифры условные):

- на 02.06.2008 - 23,50 руб.;

- на 09.06.2008 - 24 руб.

В учете операции будут отражены следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, долл. США / руб.
02.06.2008
Поступили с валютного счета в кассу наличные валютные средства (1 690 долл. США х 23,50 руб.)	1 201 04 510	1 201 07 610	1 690 / 39 715
Выданы под отчет валютные средства на оплату:
- проезда;	1 208 05 560	1 201 04 610	1 000 / 23 500
- суточных;	1 208 02 560	1 201 04 610	240 / 5 640
- жилья	1 208 09 560	1 201 04 610	450 / 10 575
09.06.2008
Отражены расходы по авансовому отчету работника по загранкомандировке на оплату:
- проезда;	1 401 01 222	1 208 05 660	1 000 / 24 000
- суточных;	1 401 01 212	1 208 02 660	240 / 5 760
- жилья	1 401 01 226	1 208 09 660	450 / 10 800
Учтена положительная курсовая разница подотчетных сумм:
- оплата проезда (1 000 долл. США х (24 - 23,50) руб.);	1 208 05 560	1 401 01 171	500
- оплата суточных (240 долл. США х (24 - 23,50) руб.);	1 208 02 560	1 401 01 171	120
- оплата жилья (450 долл. США х (24 - 23,50) руб.)	1 208 09 560	1 401 01 171	225

Теперь рассмотрим ситуацию, когда командировка финансируется за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности.

Пример 2.

Учреждение за счет внебюджетных средств направило сотрудника во Францию с 03.03.2008 по 07.03.2008.

Платежным поручением от 02.03.2008 денежные средства перечислены с рублевого на валютный счет.

Из кассы учреждения 3 марта 2008 г. выдан аванс на такие командировочные расходы, как:

- суточные - 260 долл. США (65 долл. США x 4 сут.), суточные по РФ - 100 руб.;

- оплата проезда - 1?500 долл. США;

- наем жилья - 280 долл. США (140 долл. США х 2 сут.).

Учреждение имеет валютный счет в банке.

Курс ЦБ РФ за 1 долл. США (цифры условные):

- на 02.03.2008 - 24,70 руб.;

- на 03.03.2008 - 24,60 руб.;

- на 09.03.2008 - 23,80 руб.

Авансовый отчет представлен в бухгалтерию учреждения 09.03.2008.

Согласно отчету фактические затраты составили:

- на суточные - 260 долл. США, 100 руб.;

- оплата проезда - 1 500 долл. США;

- наем жилья - 280 долл. США.

Комиссия банка от конвертации составляет 1% суммы иностранной валюты.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующими проводками:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, долл. США / руб.
02.03.2008
Перечислены рублевые средства на конвертацию (2 040 долл. США х 24,70 руб.)	2 201 03 510	2 201 01 610	2 040 / 50 388
03.03.2008
Поступили денежные средства в иностранной валюте (конвертация) (2 040 долл. США х 24,60 руб.)	2 201 07 510	2 201 03 610	2 040 / 50 184
Отражено комиссионное вознаграждение банку (2 040 долл. США х 1% х 24,60 руб.)	2 401 01 226	2 201 07 610	20,40 / 501, 84
Списана отрицательная курсовая разница за период с 02.03.2008 по 03.03.2008 (2 040 долл. США х (24,70 - 24,60) руб.)	2 401 01 171	2 201 03 610	204
Получена и оприходована в тот же день наличная валюта в кассу	2 201 04 510	2 201 07 610	2 040 / 50 184
Выданы деньги из кассы работнику под отчет в валюте США:
- суточные (260 долл. США х 24,60 руб.);	2 208 02 560	2 201 04 610	260 / 6 396
- на оплату жилья (280 долл. США х 24,60 руб.);	2 208 09 560	2 201 04 610	280 / 6 888
- на проезд (1 500 долл. США х 24,60 руб.);	2 208 05 560	2 201 04 610	1500 / 36 900
- суточные в рублях	2 208 02 560	2 201 04 610	100
09/03/2008
Отражен авансовый отчет, принятый от работника, по загранкомандировке:
- суточные в валюте (260 долл. США х 23,80 руб.);	2 106 04 340	2 208 02 660	260 / 6 188
- суточные в рублях;	2 106 04 340	2 208 02 660	100
- расходы на оплату проезда (1 500 долл. США х 23,80 руб.);	2 106 04 340	2 208 05 660	1 500 /35 700
- затраты на наем жилья (280 долл. США х 23,80 руб.)	2 106 04 340	2 208 07 660	280 / 664
Списана отрицательная курсовая разница подотчетных сумм на день отчета:
- по суточным (260 долл. США х (24,60 - 23,80) руб.);	2 401 01 171	2 208 02 660	208
- по найму жилья (280 долл. США х (24,60 - 23,80) руб.);	2 401 01 171	2 208 09 660	224
- по оплате проезда (1 500 долл. США х (24,60 - 23,80) руб.)	2 401 01 171	2 208 07 660	1 200

Поскольку рублевые средства учреждения были перечислены на валютный счет, в примере использован счет 201 03 000 "Денежные средства учреждения в пути". Согласно п. 91 Инструкции N 25н он предназначен для учета денежных средств учреждения в валюте РФ и в иностранной валюте в пути. Денежными средствами в пути являются средства, перечисленные учреждению, но полученные им в следующем месяце, а также средства, движению на данном счете ведется в журнале операций с безналичными денежными средствами (ф. 0504071).

О. Заболонкова,

редактор журнала "Учреждения физической культуры и

спорта: бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

*(2) Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

*(3) Приказ Минфина РФ от 10.02.2006 N 25н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету".

*(4) Приказ Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

*(5) Указ Президента РФ от 18.07.2005 N 813 "О порядке и условиях командирования федеральных гражданских служащих".

*(6) Приказ Минфина РФ от 02.08.2004 N 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".

*(7) Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

*(8) Федеральный закон от 15.08.1996 N 114-ФЗ "О порядке выезда из РФ и въезда в РФ".

*(9) Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле".

*(10) Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету инвентаризации".

*(11) Письмо Минфина РФ от 20.01.2006 N 42-7.1-15/1.2-24 "О покупке валюты на внутреннем рынке Российской Федерации за счет средств федерального бюджета".