Вопрос: Какими первичными документами следует оформлять представительские расходы для того, чтобы учесть их при исчислении налога на прибыль? Является ли перечень продуктов, покупаемых на организацию подобных мероприятий, закрытым (можно ли включать в него алкогольные напитки, торты и пр.)? ("Актуальная бухгалтерия", N 6, июнь 2008 г.)

Какими первичными документами следует оформлять представительские расходы для того, чтобы учесть их при исчислении налога на прибыль? Является ли перечень продуктов, покупаемых на организацию подобных мероприятий, закрытым (можно ли включать в него алкогольные напитки, торты и пр.)?

В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитывают в том числе представительские расходы*(1). Их перечень законодательством ограничен*(2).

В бухгалтерском учете такие затраты полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговом учете их списывают только в пределах нормы. Она составляет 4 процента от затрат предприятия на оплату труда за отчетный (налоговый) период. Представительские расходы, которые превышают этот норматив, в прочих расходах не учитывают, и они налогооблагаемую прибыль предприятия не уменьшают.

Документально подтвержденными расходами признают затраты, подтвержденные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ*(3). Если расходы были произведены на территории иностранного государства, то их оформление должно соответствовать обычаям делового оборота, которые применяют именно в этом государстве.

Согласно разъяснениям чиновников*(4), документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются:

- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

- смета представительских расходов;

- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

- акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов;

- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям.

В отчете о представительских расходах, который составлен конкретно по проведенным представительским мероприятиям, отражают:

- цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

- дату и место проведения;

- программу мероприятий;

- состав приглашенной делегации;

- участников принимающей стороны;

- величину расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. Например, кассовыми и товарными чеками, актами приема-передачи товаров (оказанных услуг), а также авансовым отчетом об использовании подотчетных сумм.

При заключении организацией договора с предприятием общественного питания документальным подтверждением осуществления представительских расходов служат договор с этой организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура.

По мнению Минфина России, расходы на приобретение продуктов питания для проведения представительских мероприятий, в том числе спиртных напитков, могут быть учтены в составе представительских расходов при условии, что они документально подтверждены и экономически обоснованы*(5).

Расходы организации на алкогольную продукцию для проведения официального приема могут включаться в представительские расходы в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота*(6).

Обратите внимание, что представительские расходы могут быть признаны для целей налогообложения независимо от результатов переговоров (будет ли он положительным или нет).

Т. Кашицына,

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

1 июня 2008 г.

"Актуальная бухгалтерия", N 6, июнь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ

*(2) п. 2 ст. 264 НК РФ

*(3) п. 1 ст. 252 НК РФ

*(4) письма Минфина России от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807, УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@, от 06.10.2006 N 20-12/89121.2

*(5) письмо Минфина России от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136

*(6) письмо Минфина России от 09.06.2004 N 03-02-05/1/49