Рассчитываем отпускные по новым правилам (Л.В. Ковешникова, "Российский налоговый курьер", N 13-14, июль 2008 г.)

Рассчитываем отпускные по новым правилам

С 2008 года действует новый порядок расчета среднего заработка при оплате отпусков. Какие отпуска организация-работодатель должна предоставить и оплатить работникам? Как рассчитать отпускные в различных ситуациях? Об этом читайте в статье.

Трудовым законодательством предусмотрены определенные гарантии и компенсации для работников. Так, на основании статьи 114 ТК РФ сотрудникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

В соответствии со статьей 115 Трудового кодекса продолжительность основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, но хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Порядок предоставления оставшейся части отпуска работодатель вправе закрепить в локальном нормативном акте либо согласовывать его в индивидуальном порядке с каждым сотрудником.

Для отдельных категорий работников Трудовой кодекс устанавливает удлиненный основной оплачиваемый отпуск (более 28 календарных дней). Категории работников, которые имеют право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, перечислены в статье 116 ТК РФ.

Кроме того, работодатель с учетом производственных и финансовых возможностей может самостоятельно установить дополнительный отпуск для сотрудников, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом и федеральными законами, причем любой продолжительности. Об этом говорится в статье 116 Трудового кодекса. Порядок и условия предоставления такого отпуска определяются коллективным договором или локальными нормативными актами организации.

Напомним, что главой 26 Трудового кодекса определены случаи, когда работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка сотрудникам, совмещающим работу с заочным или вечерним обучением в образовательных учреждениях высшего, среднего и начального профессионального образования, имеющих государственную аккредитацию.

Поскольку общие моменты, касающиеся порядка предоставления отпусков, с 2008 года не изменились, подробно останавливаться на них не будем. Рассмотрим, как в этом году следует рассчитывать сумму отпускных.

Общие правила расчета

С 2008 года вступило в силу Положение об особенностях исчисления средней заработной платы (далее - Положение), утвержденное постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922. При расчете отпускных в этом году следует руководствоваться нормами нового документа.

При любом режиме работы средний заработок сотрудника необходимо определять исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествовавших месяцу начала отпуска. Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

Отпуск в календарных днях. Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях (и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска), рассчитывается путем деления суммы зарплаты, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4).

Таким образом, в общем случае сумма отпускных, которую работодатель обязан выплатить работнику (в том числе и при суммированном учете рабочего времени) за время нахождения данного сотрудника в ежегодном оплачиваемом отпуске, предоставляемом в календарных днях, определяется следующим образом:

ОТП = СДЗ х КДотп,

где ОТП - сумма отпускных;

КДотп - количество календарных дней предоставленного отпуска (включая выходные дни, но без учета нерабочих праздничных дней);

СДЗ - средний дневной заработок.

В свою очередь средний дневной заработок исчисляется так:

СДЗ = ЗПрп : 12 : 29,4,

где ЗПрп - фактически начисленная зарплата за расчетный период (последние 12 месяцев);

29,4 - среднемесячное количество календарных дней.

Напомним, что согласно статье 139 ТК РФ работодателю предоставлено право устанавливать (в коллективном договоре или локальном нормативном акте) другой расчетный период, если это не ухудшает положения работников. Выбранная продолжительность расчетного периода кратна календарному месяцу и обязательно применяется не только при расчете отпускных, но и во всех случаях определения среднего заработка, установленных Трудовым кодексом.

Отпуск в рабочих днях. Средний дневной заработок рассчитывается по правилам, которые использовались и ранее. То есть сумма фактически начисленной зарплаты делится на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели в расчетном периоде (п. 11 Положения):

СДЗ = ЗПрп : РД,

где ЗПрп - фактически начисленная заработная плата за расчетный период;

РД - количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели в расчетном периоде.

Такой порядок используется при расчете отпускных работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, и работникам, занятым на сезонных работах. Для данных категорий работников продолжительность отпуска определяется из расчета два календарных дня за каждый отработанный месяц.

Приведенные формулы применяются при расчете среднего заработка в том случае, когда расчетный период отработан сотрудником полностью.

Справка. Суммированный учет рабочего времени

Если исходя из особенностей производственной деятельности в организации не может быть соблюдена установленная для данной категории сотрудников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, Трудовой кодекс допускает введение суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ).

Такой порядок обычно применяется при вахтовом методе, в охранных службах, на предприятиях с непрерывным круглосуточным технологическим циклом и т.д.

Порядок исчисления среднего заработка работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, прописан в пункте 13 Положения. В нем отмечено, что средний заработок для оплаты отпуска и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск для таких работников исчисляется в общеустановленном порядке на основании среднего дневного заработка. При расчете в сумму заработной платы включаются премии и вознаграждения, в том числе квартальные, по итогам работы за год.

Иногда в расчетный период попадает месяц, который отработан сотрудником не полностью или из которого исключены определенные периоды (например, дни отпуска), но месячная норма рабочего времени выполнена. В данном случае количество календарных дней, применяемых для расчета, определяется исходя из абзаца 2 пункта 10 Положения.

Допустим, работники с суммированным учетом рабочего времени отработали месячную норму времени полностью, но в течение месяца работали не каждый день. Считается, что расчетный период отработан ими полностью. Порядок определения количества календарных дней в соответствии с абзацем 2 пункта 10 Положения не применяется.

Если расчетный период отработан не полностью

Порядок исчисления среднедневного заработка в ситуации, когда расчетный период отработан не полностью или из него исключены какие-либо промежутки времени, с этого года изменился. Напомним, что до 2008 года число календарных дней в не полностью отработанном месяце рассчитывалось путем умножения рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4. С вступлением в силу Положения действует такой алгоритм расчета отпускных.

1. Определяем количество календарных дней в не полностью отработанном месяце (КДнеп. мес):

КДнеп. мес = 29,4 : КДмес х КДотр,

где КДмес - число календарных дней этого месяца;

КДотр - количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

2. Рассчитываем общее количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в расчетном периоде (КДобщ):

КДобщ = КДнеп. мес 1 + ... + КДнеп. мес n + (РП - НМ) х 29,4,

где РП - количество месяцев в расчетном периоде;

НМ - количество не полностью отработанных месяцев;

КДнеп. мес. 1, ..., КДнеп. мес. n - календарные дни каждого не полностью отработанного месяца;

(РП - НМ) - количество полностью отработанных месяцев.

Общее количество календарных дней, отработанных в расчетном периоде, - это сумма календарных дней всех не полностью отработанных месяцев и количества календарных дней в полностью отработанных месяцах.

3. Определяем средний дневной заработок (СДЗ):

СДЗ = ЗПрп : КДобщ.

4. Исчисляем сумму отпускных (ОТП):

ОТП = СДЗ х КДотп.

Важный момент: продолжительность периода, который исключается при расчете отпускных (период нахождения в командировке, больничный), определяется в календарных днях с учетом выходных и праздничных нерабочих дней. Даты начала и окончания каждого такого периода приведены, в частности, в листке нетрудоспособности, приказе о командировке. Однако другое правило применяется в ситуации, когда в расчетном периоде сотрудник находился в отпуске. Как уже отмечалось, праздничные нерабочие дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ). На эти дни отпуск увеличивается, и они входят в отработанный период.

Пример 1

Менеджеру ООО "Поло" А.Г. Петровой предоставлен очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней - с 16 по 29 июня 2008 года. С 17 по 22 ноября 2007 года она болела. С 3 по 17 декабря 2007 года А.Г. Петрова находилась в отпуске. Определим общее число календарных дней, отработанных А.Г. Петровой в расчетном периоде.

Расчетным периодом являются 12 календарных месяцев, предшествовавших отпуску, - с 1 июня 2007 года по 31 мая 2008 года.

В соответствии с пунктом 5 Положения из расчета среднего заработка исключается время нахождения работника на больничном и в ежегодном оплачиваемом отпуске. Количество календарных дней в ноябре и декабре 2007 года - месяцах, отработанных А.Г. Петровой не полностью, составляет 23,52 дня (29,4 : 30 дн. х 24 дн.) и 15,17 дня (29,4 : 31 дн. х 16 дн.) соответственно.

Значит, общее количество календарных дней, приходящихся на расчетный период, - 332,69 дня [23,52 дн. + 15,17 дн. + (12 мес. - 2 мес.) х 29,4].

Обратите внимание: сумма отпускных сотрудников, работающих неполное рабочее время в соответствии со статьей 139 ТК РФ, рассчитывается в общеустановленном порядке за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на количество месяцев расчетного периода и на 29,4. Иными словами, если работнику установлено неполное рабочее время (неполный рабочий день или неполная рабочая неделя) и последние 12 месяцев перед отпуском он отработал полностью по графику, расчетный период считается отработанным полностью.

Выплаты для расчета среднего заработка

Выплаты, учитываемые при определении среднего заработка для оплаты отпуска, перечислены в пункте 2 Положения. Как и прежде, это заработная плата, рассчитанная в соответствии с системой оплаты труда (по тарифным ставкам, сдельным расценкам, окладам, процентам от выручки и т.д.). Некоторые выплаты отдельно в перечне не упоминаются. Но руководствуясь подпунктом "о" пункта 2 Положения, при исчислении среднего заработка следует учитывать все виды выплат по заработной плате, применяемые конкретным работодателем.

В пункте 3 Положения уточнен состав выплат, не относящихся к системе оплаты труда и, следовательно, исключаемых из расчета среднего заработка. В нем перечислены такие выплаты, как материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха.

На основании пункта 5 Положения при определении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством РФ;

- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;

- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

- работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

- работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Дни отдыха (отгулов) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе работы и в других случаях согласно законодательству Российской Федерации в списке исключаемых периодов в Положении не указаны. Но сказанное не означает, что данный период, а также начисленная за него сумма учитываются при исчислении среднего заработка. В такой ситуации необходимо применять норму подпункта "е" пункта 5 Положения, в котором перечислены другие случаи освобождения от работы с сохранением заработной платы.

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1. Предположим, ежемесячный оклад А.Г. Петровой за последние 12 месяцев не изменялся и составляет 15 000 руб. Поскольку с 17 по 22 ноября 2007 года работница была на больничном, ее заработная плата за ноябрь 2007 года равна 12 850 руб., сумма пособия по временной нетрудоспособности - 4200 руб.

С 3 по 17 декабря 2007 года А.Г. Петрова находилась в отпуске. Ее заработная плата за этот месяц составила 7150 руб., сумма отпускных - 7850 руб.

Определим сумму выплат, учитываемых для расчета среднего заработка при оплате отпуска с 16 по 29 июня 2008 года.

Расчетным периодом являются 12 календарных месяцев, предшествовавших отпуску, - с 1 июня 2007 года по 31 мая 2008 года.

В соответствии с пунктом 5 Положения из расчета исключаются суммы пособия по временной нетрудоспособности (4200 руб.), а также суммы, начисленные за время нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске, когда за работником сохранялся средний заработок (7850 руб.).

Таким образом, сумма заработной платы, учитываемая при исчислении отпускных, составляет 170 000 руб. (15 000 руб. х 10 мес. + 12 850 руб. + 7150 руб.).

Средний заработок для оплаты отпуска равен 510,99 руб. (170 000 руб. : 332,69 дн.).

Сумма отпускных составляет 7153,86 руб. (510,99 руб. х 14 дн.).

Как учитывать премии

В Положении установлены четкие правила включения в расчет среднего заработка различных видов премий (п. 15). Так, ежемесячные премии и вознаграждения учитываются лишь в размере фактически начисленных в расчетном периоде сумм, но не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода.

Премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, но не более продолжительности расчетного периода, включаются в расчет в следующем порядке. Премии, начисленные за период, не превышающий расчетный, учитываются в том размере, в котором были фактически начислены. (Например, премия за I квартал 2008 года будет целиком учтена при расчете среднего заработка, если это время включено полностью в расчетный период.) Допустим, такие премии начислены за период, превышающий расчетный. Тогда они учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода. При этом сохраняется правило, согласно которому за один показатель премирования можно учесть только одну выплату.

Премии и вознаграждения за период работы, превышающий продолжительность расчетного периода, принимаются в расчет в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени их начисления. Даже если премия по итогам года начислена сотруднику после его выхода из отпуска, ее учитывают при расчете среднего заработка. То есть организации придется пересчитать сумму отпускных уже с учетом этой суммы.

Предположим, время, за которое выдавались премии, отработано не полностью или совпало с интервалами, не попадающими в расчет на основании пункта 5 Положения. Тогда организации нужно руководствоваться следующим правилом. Премии, не зависящие от рабочего графика (ежемесячные, ежеквартальные и т.д.), принимаются в расчет пропорционально фактически отработанному времени. Премии, исчисленные с учетом фактически отработанного времени, включаются в начисленном размере.

Пример 3

Воспользуемся условиями примеров 1 и 2. Допустим, в июле 2007 года А.Г. Петровой начислили премию за II квартал 2007 года в размере 6000 руб., в апреле 2008-го - премию в размере 15 000 руб. по итогам работы за 2007 год и премию за I квартал 2008 года - 3000 руб. Все премии предусмотрены коллективным договором. Ежеквартальные премии исчисляются в диапазоне от 1000 до 6000 руб. с учетом фактически отработанного времени и результатов работы.

Поскольку начисленная годовая премия не зависит от рабочего графика и расчетный период был отработан А.Г. Петровой не полностью (исключается время нахождения в отпуске и на больничном), сумма премии включается в расчет пропорционально фактически отработанному времени. В расчетном периоде 249 рабочих дней. Фактически А.Г. Петрова отработала 234 дня (249 дн. - 4 дн. - 11 дн., где 4 дн. - период болезни, 11 дн. - отпуск). Годовая премия, учитываемая при расчете отпускных, составит 14 096 руб. (15 000 руб. : 249 дн. х 234 дн.).

Премия за II квартал 2007 года начислена за период, превышающий расчетный (апрель и май 2007 года не входят в этот период). Ее следует учитывать в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода - 2000 руб. (6000 руб. : 3 мес. х 1 мес.). Премия начислена исходя из фактически отработанного времени. Таким образом, несмотря на то, что расчетный период отработан не полностью, она принимается в начисленном размере за каждый месяц.

Премия за I квартал 2008 года (3000 руб.) включается в расчет в полном объеме, так как она определена с учетом фактически отработанного времени и квартал, за который она начислена целиком, входит в расчетный период.

Итак, сумма заработной платы, учитываемая при расчете среднего заработка, составит 189 096 руб. (170 000 руб. + 14 096 руб. + 2000 руб. + 3000 руб.).

Средний заработок для оплаты отпуска равен 568,39 руб. (189 096 руб. : 332,69 дн.).

Сумма отпускных составит 7957,46 руб. (568,39 руб. х 14 дн.).

В расчетном периоде не было отработанных дней или начислений

Порядок определения расчетного периода в случаях, когда отработанных дней и начислений не было, в 2008 году практически не изменился.

Если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период (превышающий расчетный период) либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода, средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному. Это предусмотрено в пункте 6 Положения.

Пример 4

Кассир ООО "Поло" с 29 мая 2006 года находилась в отпуске по уходу за ребенком. 29 мая 2008 года она вышла на работу. С 30 мая 2008 года ей был предоставлен основной ежегодный отпуск.

Поскольку с 1 мая 2007 года по 30 апреля 2008 года сотрудница не имела фактически начисленной заработной платы и фактически отработанных дней, расчет среднего заработка определяется исходя из суммы начисленной заработной платы и иных выплат за 12 календарных месяцев перед отпуском по беременности и родам и уходу за ребенком, то есть с 1 мая 2005 года по 30 апреля 2006 года.

Допустим, работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней как за расчетный период, так и до его начала. Средний заработок определяется исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка (п. 7 Положения).

Пример 5

На работу в ООО "Поло" 5 мая 2008 года принят бухгалтер А.В. Иванова с ежемесячным окладом 13 000 руб. С 30 мая 2008 года ей по справке-вызову предоставили учебный отпуск на 10 календарных дней. В расчетном периоде и до него у А.В. Ивановой отсутствовал заработок. Значит, расчет оплаты учебного отпуска следует производить из фактически начисленной зарплаты за период с 5 по 29 мая 2008 года.

Сумма заработной платы, начисленная за расчетный период, составляет 11 700 руб. (13 000 руб. : 20 дн. х 18 дн.).

Средний дневной заработок для оплаты отпуска - 650 руб. (11 700 руб. : 18 дн.).

Сумма отпускных, выплаченных А.В. Ивановой, равна 6500 руб. (650 руб. х 10 дн.).

В ситуации, когда работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период, до начала расчетного периода и до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, средний заработок определяется исходя из установленной тарифной ставки, оклада (должностного оклада). Основание - пункт 8 Положения.

Повышение зарплаты

Повышение в организации тарифных ставок (должностных окладов) приводит к увеличению среднего заработка (п. 16 Положения). Корректировку средней заработной платы необходимо проводить, только если в организации или ее структурных подразделениях возросли тарифные ставки (должностные оклады) всех работников.

В текущем году с вступлением в силу Положения общий алгоритм индексации остался прежним. Изменения коснулись только перечня выплат, учитываемых при корректировке среднего заработка. Теперь при повышении принимаются во внимание тарифные ставки, оклады, денежные вознаграждения, а также выплаты, установленные к ним в фиксированном размере (в процентах или кратной величине). Исключение - выплаты, установленные в диапазоне значений (в процентах или кратности) к тарифным ставкам, окладам, денежному вознаграждению либо в абсолютном размере. Они не индексируются.

При повышении в организации или ее структурных подразделениях тарифных ставок или должностных окладов средний заработок повышается в следующем порядке.

Если повышение произошло в расчетный период, выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные за предшествовавший повышению период времени, повышаются на коэффициент. Он рассчитывается путем деления тарифной ставки (должностного оклада), установленной в месяце наступления отпуска, на тарифную ставку (должностной оклад) каждого из месяцев расчетного периода.

Пример 6

Воспользуемся условиями примеров 1-3. Допустим, с 1 января 2008 года в ООО "Поло" всем работникам повышены оклады. В частности, А.Г. Петровой установлен оклад 18 000 руб. Коэффициент повышения выплат с 1 июня по 31 декабря 2007 года составляет 1,2 (18 000 руб. : 15 000 руб.).

Поскольку ежеквартальные премии начисляются в диапазоне значений, в зависимости от результатов работы, при повышении оклада они не индексируются. Годовая премия, учитываемая при исчислении среднего заработка, начислена в абсолютном значении - 14 096 руб. Поэтому коэффициент индексации к ней также не применяется.

Общий заработок А.Г. Петровой за расчетный период с учетом повышения зарплаты равен 223 096 руб. [(15 000 руб. х 5 мес. + 12 850 руб. + 7150 руб.) х 1,2 + 18 000 руб. х 5 мес. + 14 096 руб. + 2000 руб. + 3000 руб.].

Средний дневной заработок для оплаты отпуска составляет 670,58 руб. (223 096 руб. : 332,69 дн., где 332,69 дн. - количество календарных дней, приходящихся на расчетный период).

Сумма отпускных равна 9388,12 руб. (670,58 руб. х 14 дн.).

Допустим, оклады (тарифные ставки) были повышены после расчетного периода, но до начала отпуска. Средний заработок, исчисленный за расчетный период, увеличивается на коэффициент, равный частному от деления тарифной ставки (должностного оклада) после повышения на тарифную ставку (должностной оклад) до повышения.

Если повышение произошло в период сохранения среднего заработка, то его часть увеличивается с даты повышения тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения до окончания указанного периода. То есть когда повышение зарплаты происходит в период отпуска сотрудника, часть отпускных, рассчитанных с этой даты, возрастает. Коэффициент индексации определяется в порядке, аналогичном предыдущей ситуации.

При решении вопроса о корректируемых выплатах нужно руководствоваться абзацами 5-7 пункта 16 Положения, нормы которых применяются независимо от того, когда произошло повышение. Поэтому, например, при повышении окладов после расчетного периода до наступления отпуска увеличивается средний заработок, исчисленный за расчетный период с учетом окладов и установленных к нему выплат в фиксированном размере. Начисленные в расчетном периоде выплаты, не связанные с окладом или установленные к нему в диапазоне значений (проценты, кратность) либо абсолютном значении, не повышаются.

Пример 7

Воспользуемся условиями примеров 1-3. С 1 июня 2008 года всему персоналу ООО "Поло" повысили оклады. Зарплата А.Г. Петровой увеличилась до 20 000 руб. Поскольку повышение произошло после расчетного периода, но до того, как сотрудница ушла в отпуск, средний дневной заработок корректируется на коэффициент 1,33 (20 000 руб. : 15 000 руб.).

Общий заработок А.Г. Петровой за расчетный период с учетом повышения зарплаты составит 245 196 руб. (170 000 руб. х 1,33 + 14 096 руб. + 2000 руб. + 3000 руб.).

Средний дневной заработок с учетом повышения оклада равен 737 руб. (245 196 руб. : 332,69 дн.).

Сумма начисленных отпускных - 10 318 руб. (737 руб. х 14 дн.).

Л.В. Ковешникова,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 13-14, июль 2008 г.