Сервисные центры бытового обслуживания населения: оценка системы внутреннего контроля (Н.В. Дрокина, "Аудиторские ведомости", N 8, август 2008 г.)

Сервисные центры бытового обслуживания населения: оценка системы
внутреннего контроля

Анализируются процедуры, применяемые при аудите сервисных центров бытового обслуживания населения. Исследуется порядок оценки системы внутреннего контроля с учетом особенностей деятельности организаций отрасли. Приведены тесты для оценки надежности применяемых в организации методик бухгалтерского и налогового учета.

Оценка системы внутреннего контроля в организации является обязательным этапом проведения любой аудиторской проверки. Проверку системы внутреннего контроля сервисных центров бытового обслуживания населения целесообразно проводить в два этапа. На первом этапе оценивается надежность системы внутреннего контроля. На втором этапе эта предварительная оценка подтверждается или не подтверждается.

В целях предварительной оценки степени надежности осуществляется диагностика внутреннего контроля, которая предполагает изучение, анализ и оценку контрольной среды. Понятие "контрольная среда" включает конкретные действия и процедуры, осуществляемые руководителями и собственниками организации. Общая среда контроля в значительной мере зависит от позиции владельцев организации, высших руководителей и директора к созданию и функционированию системы внутреннего контроля в самой организации.

Для предварительной оценки состояния и эффективности внутреннего контроля проверяемого сервисного центра определяют надежность контрольной среды путем тестирования. Тест оценки контрольной среды сервисного центра по ремонту бытовой техники может включать следующие вопросы:

соответствует ли структура управления организацией размеру и специфике сервисного центра;

определены ли контрольные функции субъектов контроля в должностных инструкциях;

имеется ли разработанный и утвержденный график документооборота;

установлены ли процедуры, гарантирующие исполнение требований органов надзора и контроля за правами потребителей;

регулярно ли проводятся совещания с целью разработки стратегии и процедур анализа результатов деятельности и принятия управленческих решений;

имеется ли в сервисном центре служба внутреннего аудита;

наблюдается ли готовность к исправлению ошибок и искажений, существенно влияющих на финансово-хозяйственные результаты;

хорошо ли организована система коммуникаций между бухгалтерией и подразделениями, занимающимися подготовкой и обработкой документации по видам ремонтных работ;

своевременно ли информируются работники об изменениях действующего законодательства, требований контрагентов, заключении договоров на сервисное обслуживание новых видов техники;

установлен ли круг должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов (гарантийных талонов, бланков строгой отчетности, документов на отпуск запасных частей, техники и т.д.);

ограничен ли круг лиц, имеющих доступ к клиентской технике;

ограничен ли круг лиц, имеющих право распоряжаться товарно-материальными ценностями;

утверждены ли руководителем сметы расходов на проведение ремонтных работ, сметы накладных расходов, нормы использования расходных материалов;

утверждено ли руководителем положение по оплате труда;

утверждены ли руководителем правила внутреннего трудового распорядка;

все ли работники основного производства, производящие ремонт техники, имеют соответствующие сертификаты и допуски;

регулярно и качественно ли проводится инструктаж работников по технике безопасности;

повышается ли регулярно квалификация персонала;

отсутствует ли текучесть кадров в коллективе.

При оценке эффективности и надежности системы внутреннего контроля в целом и контрольной среды в частности правилом (стандартом) аудиторской деятельности N 8 "Оценка аудиторских рисков и внутренний контроль, осуществляемый аудируемым лицом" рекомендуется использовать не менее трех градаций - высокая, средняя, низкая.

Итоги предварительного ознакомления с системой внутреннего контроля хозяйствующего субъекта недостаточны для того, чтобы сделать вывод о действенности системы внутреннего контроля, поэтому особенно важно провести процедуры подтверждения достоверности предварительной оценки системы внутреннего контроля.

Оценка состояния системы бухгалтерского учета является обязательным мероприятием при проверке сервисного центра, так как целью аудита является выражение мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Аудитору необходимо понимание системы бухгалтерского учета, достаточное, чтобы определить:

основные группы и типы операций, осуществляемых аудируемым лицом;

способы инициирования таких операций;

основные регистры бухгалтерского учета, методы систематизации и хранения первичных документов и счета бухгалтерского учета, используемые при подготовке бухгалтерской (финансовой) отчетности;

процесс ведения бухгалтерского учета и составления отчетности от момента инициирования важных операций до момента их включения в финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

Не менее важно, по нашему мнению, в составе элементов внутреннего контроля рассматривать и систему налогового учета, представляющую собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации о фактах хозяйственной деятельности, определяющих возникновение доходов и расходов, подлежащих учету в соответствии с нормами НК РФ, для формирования полной и достоверной налоговой информации.

В целях оценки системы бухгалтерского и налогового учета в сервисном центре целесообразно использовать текст, включающий следующие вопросы:

разработана ли в организации учетная политика для целей бухгалтерского учета;

соответствует ли применяемый рабочий план счетов особенностям организации;

соблюдается ли последовательность применения учетной политики;

соответствуют ли принятые элементы учетной политики действующему законодательству;

обеспечивается ли должностной контроль с использованием документов и бухгалтерских записей за совершаемыми хозяйственными операциями;

все ли хозяйственные операции санкционированы руководством или уполномоченными лицами;

все ли финансово-хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете на основании первичных документов;

отражаются ли операции в момент их совершения;

соответствуют ли данные об остатках на счетах синтетического учета в главной книге остаткам на счетах в учетных регистрах;

соответствует ли в регистрах бухгалтерского учета исходящее сальдо на конец отчетного периода входящим сальдо на начало следующего периода;

установлены ли меры по защите от несанкционированного доступа или уничтожения документов, данных учета, активов;

соответствуют ли условия договоров с организациями - производителями техники и дилерами требованиям Закона Российской Федерации от 7.02.92 г. N 2300-1 (в ред. от 25.10.07 г.) "О защите прав потребителей";

применяется ли в организации позаказный метод калькулирования каждого ремонта;

организован ли учет затрат на ремонтные работы по цехам, являющимся центрами ответственности;

распределяются ли затраты транспортной службы как вспомогательного производства по видам ремонтных работ;

ведется ли учет накладных расходов по центрам ответственности;

ведется ли учет расходных материалов и запасных частей в разрезе видов и материально ответственных лиц;

разработана ли в организации учетная политика для целей налогового учета;

соответствует ли применяемая система налогового учета требованиям налогового законодательства;

организован ли раздельный учет имущества и обязательств при применении режима налогообложения в виде единого налога на вмененный доход;

разработаны ли специальные налоговые регистры для ведения налогового учета;

своевременно ли вносятся изменения в порядок ведения налогового учета при изменении законодательной базы;

соблюдаются ли установленные сроки расчетов по налогам и сборам;

выполняются ли требования законодательства по предоставлению дополнительных данных в налоговые органы.

Неотъемлемой частью процедуры оценки системы внутреннего контроля сервисного центра является тестирование средств контроля. Средства контроля - это конкретные действия и мероприятия, которые вытекают из разработанной политики организации и служат для ее реального воплощения. Оценить надежность средств контроля, применяемых в сервисном центре, можно с помощью теста, содержащего следующие вопросы:

распределены ли обязанности и полномочия между сотрудниками, осуществляющими реальную хозяйственную деятельность, и сотрудниками, обеспечивающими отражение этих операций в бухгалтерском учете;

назначены ли приказом материально ответственные лица и заключены ли с ними договоры о полной материальной ответственности;

применяется ли сплошная последовательная нумерация наряд-заказов;

сброшюрованы ли и последовательно пронумерованы для облегчения поиска бланки строгой отчетности и другие учетные документы;

регулярно ли проводятся плановые и внеплановые инвентаризационные проверки;

определен ли круг лиц, имеющих право получения в подотчет денежных средств на хозяйственные нужды, и сроки представления авансовых отчетов;

регулярно ли проводятся сверки расчетов с организациями-производителями;

имеются ли распорядительные подписи на документах;

проводились ли независимые внутрихозяйственные проверки совершенных в проверяемом периоде хозяйственных операций;

сопоставляется ли фактический расход материалов на ремонт техники с нормами, предусмотренными фирмами-производителями, и сметной документацией;

контролируется ли использование расходных материалов;

соответствует ли характер фактически произведенных работ заявленной в наряд-заказе сложности ремонта;

соответствует ли количество заявленных в наряд-заказе человеко-часов, затраченных на ремонт изделия, сложности ремонта;

исключено ли проведение в учете одного и того ремонта одной и той же техники дважды под разными номерами наряд-заказов;

проводится ли анализ брака при проведении ремонта при попадании техники в ремонт повторно с тем же дефектом.

Отсутствие автоматизированного учета в современных условиях фактически сводит на нет внутренний контроль в целом, так как в сервисном центре среднего размера ежемесячно проводится более тысячи ремонтов, на проведение которых расходуются десятки тысяч запасных частей и тратится большое количество человеко-часов рабочего времени. Организации-производители и дилеры техники, оплачивающие гарантийные ремонты, обязательным условием в договоре ставят не только оформление внутренней отчетности по гарантийным ремонтам в электронном виде, но и наличие выделенной линии в сети Интернет для оформления этапов проведения гарантийного ремонта в режиме реального времени. Стандартные бухгалтерские программы не дают возможности детального учета всех видов ремонтных работ из-за большой номенклатуры объектов, поэтому в сервисных центрах дополнительно используют или модификацию фирмы 1С: "Учет сервисного центра" или специально разработанные базы данных на основе программ Excel и Access.

На этапе планирования проверки аудитор обязан ознакомиться с возможностями системы компьютерной обработки данных, оценить ее преимущества и недостатки, чтобы определить ряд аудиторских процедур, которые позволят убедиться в отсутствии искажений в бухгалтерской отчетности. Тест системы компьютерной обработки данных (КОД) может включать следующие вопросы:

имеются ли в наличии инструкции и правила выполнения операций в системе КОД;

осуществляются ли сопровождение и поддержка программных продуктов;

проводятся ли подготовка и обучение пользователей работе с программными средствами;

предусматривает ли архитектура сети наличие единой информационной системы организации;

установлены ли пределы личной ответственности за совершаемую и контрольную деятельность в системе КОД;

имеются ли средства обеспечения информационной безопасности;

дублируются ли данные электронного учета на случай изменения или уничтожения данных;

все ли хозяйственные операции отражаются в системе КОД;

регулярно ли выводятся регистры бухгалтерского учета на бумажный носитель;

предусмотрена ли программой возможность ведения многоуровневого аналитического учета;

предусмотрена ли программой возможность ведения учета склада запасных частей;

соответствуют ли применяемые оригинальные механизированные формы бланков строгой отчетности требованиям унифицированных и утвержденных форм;

вся ли вводимая в систему информация завизирована руководителем или иными ответственными лицами;

соответствуют ли алгоритмы обработки бухгалтерских данных действующему законодательству;

автоматически ли производится перенос итоговых данных из специальных программ учета ремонтов в основную бухгалтерскую программу.

Все факторы, повлиявшие на мнение аудитора при оценке аудиторского риска, должны быть отражены в рабочей документации аудитора. Рациональное планирование, применение наиболее действенных методик анализа, оптимизация процесса сбора аудиторских доказательств, определение областей, требующих привлечения экспертов, установление особенностей операций с третьими лицами и т.д. обеспечит высокий уровень аудиторской проверки и формирование объективного мнения аудитора о деятельности сервисного центра.

Литература

1. Аванесова Г.А. Сервисная деятельность: историческая и современная практика, предпринимательство, менеджмент: учебное пособие для студентов вузов. - М: Аспект Пресс, 2005.

2. Богатая И.Н., Лабынцев Н.Т., Хахонова Н.Н. Аудит: учебное пособие. Серия "Высшее образование". - Ростов н/Д: Феникс, 2005.

3. Бычкова С.М., Газарян А.В. Планирование в аудите. - М.: Финансы и статистика, 2001.

4. Романович Ж.А., Калачев С.Л. Сервисная деятельность: учебник/Под общей редакцией Ж.А. Романовича. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К", 2006.

5. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит: учебник. - М.: ИНФРА-М, 2002.

Н.В. Дрокина,

Сочинский государственный университет туризма

и курортного дела

"Аудиторские ведомости", N 8, август 2008 г.