Выдаем работнику документы при увольнении (Л.В. Куревина, журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2017 г.)

Выдаем работнику документы при увольнении

Л.В. Куревина,

эксперт журнала

"Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2017 г., с. 59-68.

В течение трудовой деятельности, а также при увольнении работника работодатель обязан выдавать ему определенные документы, связанные с работой, или их копии. При этом полный перечень таких документов Трудовой кодекс не устанавливает. В любом случае данная обязанность лежит и на отделе кадров, и на бухгалтерии. Кто, когда, на каком основании и какие документы должен выдавать работнику и как они оформляются?

Устанавливаем перечень документов

Трудовым кодексом, в частности ст. 62 и 68, установлено, что работнику на основании его заявления выдаются следующие документы:

1) копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении;

2) копии трудовой книжки в целях обязательного социального страхования работника;

3) выписки из трудовой книжки;

4) справки о заработной плате;

5) справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;

6) справки о периоде работы у данного работодателя.

Кроме того, в соответствии со ст. 89 ТК РФ работнику должны быть выданы копии любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

Эти документы должны выдаваться работнику в течение его трудовой деятельности.

При увольнении же в силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику:

- копию приказа об увольнении - по требованию работника;

- копии документов, связанных с работой, - на основании письменного заявления работника;

- трудовую книжку.

На этом перечень документов, установленный Трудовым кодексом, заканчивается, и его продолжают иные федеральные законы. Представим их в таблице.

>>>>>>>>>>>>>>>>>

Предоставляемый работнику документ	Цель предоставления	Норма закона
Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ	Для подачи в налоговую инспекцию в целях получения имущественного или социального вычета, если он не был предоставлен работодателем	Статьи 219, 220 НК РФ
	Для предъявления новому работодателю в целях предоставления вычета на ребенка	Статья 218 НК РФ
Справка о среднем заработке за последние три месяца	Для представления в центр занятости в целях признания гражданина безработным	Пункт 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации" (далее - Закон РФ N 1032-1)
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы	Для представления по новому месту работы в целях расчета пособий	Статья 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее - Закон N 255-ФЗ)
Копия сведений персонифицированного учета	Для начисления пенсии	Статья 14 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ)

Документы, выдаваемые при увольнении отделом кадров

К таким документам относятся трудовая книжка, копия приказа об увольнении, если работник ее запросит, а также копии других документов, связанных с работой, если работник представит письменное заявление.

Обратите внимание! Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдать копии документов, связанных с работой, не позднее трех рабочих дней с даты подачи работником заявления. При этом в ст. 84.1 ТК РФ такой оговорки при выдаче копий документов при увольнении работника нет, и выдать их работодатель обязан в день прекращения трудового договора. То есть можно предположить, что, даже если работник представит такое заявление в последний день работы, выдать их следует в этот же день.

Согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом.

К сведению. Копия документа - это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенная копия документа - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость*(1).

Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствована предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (далее - Указ N 9779-X). Кроме того, можно руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст.

Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Верность копии подтверждается подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится на данном предприятии, в учреждении, организации.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и Указом N 9779-X запись о верности копии - соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверки, печать организации. Приведем пример.

     Верно

     Инспектор отдела кадров      Ручкина      С.Н. Ручкина

     15.01.2017

Примечание. Копии документов предоставляются работнику безвозмездно.

Необязательно при заверке копий использовать печать организации, это может быть и печать структурного подразделения, бухгалтерии, отдела кадров. При этом документы, выдаваемые отделом кадров, как правило, заверяются печатью отдела кадров и подписью кадрового работника.

Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, можно заверить каждый лист, а можно прошить и пронумеровать все листы, скрепив последний заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.

Имейте в виду, что не подлежат освидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

При выдаче работнику копий документов лучше заручиться его подписью с отметкой в получении.

Выдача работнику трудовой книжки должна подтверждаться его подписью в журнале учета движения трудовых книжек.

Еще одним документом, который выдает работнику отдел кадров, является справка о периоде работы у данного работодателя. Она составляется в произвольной форме.

Документы, выдаваемые бухгалтерией

Все справки или документы, связанные с доходом работника, его заработной платой и страховыми взносами, подготавливаются и выдаются работнику бухгалтерией организации. К таким документам относятся:

справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ;

справка о среднем заработке за последние три месяца;

справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы;

копия сведений персонифицированного учета.

Сразу отметим, что получить эти справки может не только работающий или увольняющийся сотрудник, но и уже уволенный. Отказать такому работнику работодатель не имеет права. Рассмотрим каждый документ подробнее.

Справка по форме 2-НДФЛ. В этой справке показываются доходы, полученные физическим лицом за определенный период, а также соответствующие суммы исчисленного, удержанного и уплаченного налога. Она требуется в первую очередь налоговым органам для предоставления имущественного или социального вычета, если он не предоставлялся работодателем, а также может быть запрошена банками при рассмотрении заявки на получение кредита.

Примечание. Форма справки о доходах физического лица за 20__ год (2-НДФЛ) утверждена Приказом ФНС РФ от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@.

Кроме того, справка 2-НДФЛ потребуется новому работодателю для назначения вычетов на ребенка (ст. 218 НК РФ).

Согласно п. 3 ст. 230 НК РФ работодатели выдают работникам по их заявлениям справки о полученных ими доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

При этом в указанной норме Налогового кодекса не установлено, в какие сроки работнику должна быть выдана такая справка. В Письме Минфина РФ от 21.06.2016 N 03-04-05/36096 по этому поводу делается ссылка на ст. 62 ТК РФ, согласно которой по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать ему, в частности, копии документов, связанных с работой. К таким документам может быть отнесена и справка 2-НДФЛ.

При увольнении работника справка о доходах по форме 2-НДФЛ выдается в последний день его работы. Причем работник вправе запросить справку не только за текущий год (с начала года по день увольнения), но и за предыдущий календарный год.

Если дата увольнения работника приходится на середину месяца, датой получения доходов в целях исчисления НДФЛ признается последний день работы сотрудника.

В справке 2-НДФЛ отражаются доходы работника с начала года по месяц увольнения (независимо от того, что работник может уволиться в любой день месяца) включительно. То есть в случае, если работник уволился 15 декабря 2016 года, в справке показываются доходы с января по декабрь 2016 года включительно.

Справка о среднем заработке за последние три месяца. Содействие гражданам в поиске подходящей работы, а работодателям - в подборе необходимых работников оказывает служба занятости населения. Для этого гражданин должен быть зарегистрирован в службе занятости как безработный.

В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 7.1 Закона РФ N 1032-1 гражданин, признанный безработным, имеет право на получение пособия.

В силу ст. 3 Закона РФ N 1032-1 для постановки на учет в качестве безработного, ищущего работу, гражданину кроме паспорта, трудовой книжки и документов, удостоверяющих его квалификацию, нужно представить справку о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы.

Расчет среднего заработка производится в соответствии с Порядком исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 12.08.2003 N 62.

Обратите внимание! В качестве заработка не учитываются выходные пособия и сохраняемый средний заработок гражданам, уволенным в связи с ликвидацией организации, сокращением численности работников или штата (п. 1 ст. 3 Закона РФ N 1032-1).

Форма такой справки на федеральном уровне не утверждена, поэтому Минтруд в Письме от 15.08.2016 N 16-5/В-421 направил для использования работодателями рекомендуемую форму справки.

Однако работодатель может составить справку в произвольной форме, при этом в нее должны быть включены сведения, необходимые для определения размера и сроков выплаты пособия по безработице.

В справке отражаются:

- наименование организации (ИНН, код ОКВЭД);

- средний заработок за последние три месяца цифрами и прописью;

- продолжительность оплачиваемой работы за последние 12 месяцев, а также сведения об условиях работы (полном или неполном рабочем дне);

- информация о наличии в течение 12 месяцев, предшествовавших увольнению, периодов, не включенных во время оплачиваемой работы (отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора или трех лет, отпуска без сохранения заработной платы, времени простоя, времени вынужденного прогула по вине работника, временной нетрудоспособности, в том числе отпуска по беременности и родам, и других периодов, когда заработная плата не выплачивалась);

- основание для выдачи справки (лицевые счета, платежные документы).

Справка подписывается руководителем и главным бухгалтером организации и заверяется печатью организации.

Справка составляется на фирменном бланке организации.

Справка о сумме заработка за последние два года. В соответствии со ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ работодатель обязан выдавать работнику справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за указанной справкой.

В этой статье прямо сказано, что справка выдается в день прекращения работы или не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления.

Данная справка необходима для расчета новым работодателем пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком.

Форма и порядок выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, утверждены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 N 182н (далее - Порядок).

Обратите внимание! С 06.02.2017 в данный приказ были внесены изменения, согласно которым при исчислении суммы заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которые были начислены страховые взносы за период по 31.12.2016 включительно, следует руководствоваться Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", а с 1 января 2017 года порядок начисления и уплаты страховых взносов регулируется налоговым законодательством.

Итак, согласно Порядку при невозможности вручить справку в день прекращения работы работодатель направляет работнику по адресу его места жительства уведомление о необходимости явиться за ней либо даче согласия на отправление справки по почте. В случае согласия бывшего работника на отправление справки по почте он уведомляет об этом работодателя в письменном виде.

Бывший работник может получить справку и на основании своего письменного заявления. Справка выдается не позднее трех рабочих дней со дня его получения организацией. Заявление при этом может подаваться лицом как лично, так и через законного представителя (доверенное лицо) или направляться по почте.

Справка заполняется от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой) или с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются.

Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности работодателя.

Справка удостоверяется печатью организации (круглой) при ее наличии. Подпись не должна закрываться печатью. Печать проставляется в месте, отведенном для проставления печати, в нижнем левом углу справки.

К сведению. В конце 2016 года Приказом Минтруда РФ от 15.11.2016 N 648н данная норма была дополнена требованием о представлении дополнительных документов к справке в случае отсутствия у организации печати.

Обращаем ваше внимание, что если работник в силу объективных причин не смог получить при увольнении справку о зарплате, то он может обратиться к новому работодателю с заявлением о направлении в ПФР запроса о предоставлении необходимых сведений о зарплате. Форма такого заявления и порядок направления запроса утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 24.01.2011 N 21н (ч. 7.2 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).

Сведения персонифицированного учета. Статьей 11 Закона N 27-ФЗ установлена обязанность работодателя передавать сведения о работнике для индивидуального (персонифицированного) учета в органы ПФР и налоговые органы. Копию таких сведений работодатель обязан выдать работнику:

- в день его увольнения;

- не позднее пяти календарных дней со дня его обращения (п. 4 ст. 11).

Для работника эти сведения в основном нужны для назначения пенсии. А в остальном они имеют лишь информационный характер. Основной их перечень установлен в п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ. Заметим, что с 1 января 2017 года этот перечень был изменен. Сейчас к таким сведениям относятся:

страховой номер индивидуального лицевого счета;

фамилия, имя и отчество работника;

дата приема на работу или заключения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы;

дата увольнения или прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы;

периоды деятельности, включаемые в стаж работы в особых условиях труда, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

сведения, необходимые для правильного назначения страховой пенсии и накопительной пенсии;

суммы пенсионных взносов, уплаченных за застрахованное лицо, являющееся субъектом системы досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;

периоды трудовой деятельности, включаемые в профессиональный стаж застрахованного лица, являющегося субъектом системы досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;

документы, подтверждающие право застрахованного лица на досрочное назначение страховой пенсии по старости.

Перечисленные в данном пункте сведения, в отличие от правила, установленного п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, предоставляются работнику, подавшему заявление о назначении страховой пенсии или страховой и накопительной пенсий, в течение трех календарных дней со дня обращения.

Кроме того, к таким сведениям в силу п. 2.1-2.3 Закона N 27-ФЗ относятся ИНН работника (при наличии этих данных), сведения о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию, сведения о сумме заработка, на которую начислялись страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, сумме начисленных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование в составе расчета по страховым взносам в соответствии с налоговым законодательством.

* * *

Подведем итог. При увольнении работника работодатель в последний день работы в обязательном порядке выдает ему трудовую книжку, справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, копию сведений персонифицированного учета. Остальные документы работодатель обязан выдать работнику на основании его заявления. Это документы, связанные с его работой, а также справка о заработной плате по форме 2-НДФЛ, справка о среднем заработке за последние три месяца, справка о периоде работы у данного работодателя.

При этом на практике получается не совсем так: практически всем работникам независимо от наличия заявления при увольнении выдается справка 2-НДФЛ (с чем можно согласиться), а вот копии сведений персонифицированного учета, наоборот, предоставляются крайне редко. Решать, конечно, вам, но помните, что за невыдачу работнику обязательных документов как при увольнении, так и в течение трудовой деятельности вас могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Наконец, напомним, что выдавать документы, связанные с работой, работодатель обязан и работающим сотрудникам, и увольняемым, и уволенным. При этом во избежание возможных споров предоставлять их лучше под подпись.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст.