Особенности заполнения путевого листа (Е. Ромашова, "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2008 г.)

Особенности заполнения путевого листа

На практике во многих организациях к заполнению путевых листов относятся невнимательно, а иногда совсем отказываются от их оформления. Однако неправильно составленный путевой лист может привести к негативным налоговым последствиям. При проведении проверок контролеры стараются исключить из состава расходов затраты на топливо, так как организации не всегда заполняют все обязательные реквизиты путевого листа. Соответствует ли нормам законодательства данное требование контролирующих органов, как правильно оформить путевой лист и избежать возможных штрафных санкций? Об этом и пойдет речь в данной статье.

Зачем нужен путевой лист?

В настоящее время в многочисленных бухгалтерских изданиях путевой лист рассматривается как подтверждающий документ именно с позиций налогового законодательства. Однако не стоит забывать о том, что он является многофункциональным первичным документом и необходим не только для подтверждения расходов на бензин, но и начисления заработной платы водителю.

В бухгалтерском учете согласно п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ*(1) первичными учетными документами оформляются все хозяйственные операции, проводимые организацией. Данная норма закона является обязательной к исполнению, на что обращено внимание в Постановлении ФАС СКО от 22.04.2005 N Ф08-1516/2005-618А. Для того чтобы документ был принят к учету в качестве подтверждающего совершение хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Для организаций и предпринимателей Госкомстатом в Постановлении N 78*(2) разработаны унифицированные формы путевых листов автотранспорта. Они являются первичными учетными документами, и каждый налогоплательщик обязан правильно их оформлять, указывая всю необходимую информацию об использовании автомобиля. По мнению налоговиков, неправильное или неполное заполнение реквизитов путевого листа может привести к искажению информации об основных показателях работы автомобильного транспорта, в том числе о расходовании ГСМ, которая нужна для учета данных расходов в целях налогообложения прибыли. Чем это грозит, можно догадаться: не подтвержденные документально расходы налогоплательщика в соответствии с п. 49 ст. 270 НК РФ не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли как не отвечающие всем условиям ст. 252 НК РФ.

Как видим, мнение налоговых органов по данному вопросу категорично. Поэтому в ходе проведения камеральных налоговых проверок при отсутствии серьезных нарушений именно путевые листы являются объектом пристального внимания.

Итак, налоговики считают, что путевой лист - обязательный первичный документ по учету работы автотранспорта, поэтому он должен применяться организациями любых организационно-правовых форм собственности.

Стоит ли разрабатывать свою форму?

Обратимся к разъяснениям Минфина. По данному вопросу его мнение вряд ли можно признать последовательным. В Письме от 15.07.2005 N 03-03-04/1/75 финансисты утверждают, что унифицированная форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата, поэтому организация не вправе ее самостоятельно разработать и утвердить.

Однако в письмах Минфина РФ от 15.11.2005 N 03-03-04/1/363, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117 дается другое разъяснение, возлагающее обязанность по заполнению путевых листов только на автотранспортные организации. Данное требование установлено п. 1.2 Постановления N 78. На это обращено внимание также в Письме Минфина РФ от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Позиция Минфина изложена исключительно в отношении путевого листа легкового автомобиля, по иным видам транспортных средств необходимость его применения финансовым ведомством не оспаривается.

По мнению автора, собственные формы первичной документации по учету работы автотранспорта использовать не стоит. Рассмотрим несколько доводов в пользу оформления именно путевых листов:

- требование о наличии путевого листа содержится в пп. 5.4 п. 5 Положения об обеспечении безопасности дорожного движения*(3);

- согласно Уставу автомобильного транспорта РСФСР*(4) путевой лист удостоверяет принадлежность транспортного средства юридическому лицу, осуществляющему перевозки. (Он дает право водителю на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги общего пользования для выполнения поставленного задания, а также на въезд автотранспортного средства и находящихся в нем лиц, указанных в путевом листе, на территорию грузоотправителя или грузополучателя, если для этого не требуется специальный пропуск. При приеме груза к перевозке водитель-экспедитор предприятия-перевозчика в установленных случаях предъявляет грузоотправителю водительское удостоверение и путевой лист.);

- обязательным реквизитом путевого листа является отметка о прохождении предрейсового медосмотра (Письмо Минздрава РФ от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32);

- путевой лист является первичным документом по учету работы транспорта и основанием для начисления заработной платы водителям, работающим на сдельной системе оплаты труда (исходя из пробега автомобиля), а также для оплаты сверхурочных часов (на основании времени выезда и заезда в гараж);

- путевой лист необходим в случае, если компания не оформила на водителя доверенность на право управления транспортным средством. Данное требование установлено п. 2.1.1 Правил дорожного движения*(5). Если у водителя не окажется ни путевого листа, ни доверенности, то на него может быть наложен штраф и транспортное средство будет отправлено на штраф-стоянку.

Какую позицию занимают арбитражные суды? На сегодняшний день судебная практика по вопросу применения путевого листа не дает однозначного ответа.

Так, ФАС СЗО в Постановлении от 19.01.2005 N А13-5025/04-14 поддержал налоговиков. Суд отметил, что форма путевого листа, разработанная Госкомстатом в пределах полномочий, предоставленных Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных документах", является первичным документом по учету работы на транспорте. В данном документе должны быть отражены все сведения, предусмотренные Постановлением N 78, в частности, должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль, время выезда из гаража и возвращения в него, маршрут следования автомобиля и другие обязательные реквизиты. Поэтому, по мнению суда, использование автомобиля для производственной деятельности могут подтвердить только правильно оформленные путевые листы.

В другом судебном решении арбитры сделали вывод, что организация может обойтись без унифицированных бланков, в том числе при оформлении тех операций, по которым Госкомстатом РФ разработаны унифицированные формы. Поэтому, если в документе есть все необходимые реквизиты, организация вправе принять его к учету (Постановление ФАС МО от 13.01.2004 N КА-А40/10978-03).

Путевой лист составляют на один день. На более длительный срок его выдают, только когда водитель выполняет задание в течение более одной смены (Письмо Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257).

На практике многие организации нарушают это правило и составляют путевые листы не каждый день, а, например, за месяц. Тем не менее, как показывает арбитражная практика, у них есть шанс доказать в суде, что оформленные таким образом документы могут подтвердить расходы на приобретение ГСМ. В качестве примера приведем Постановление ФАС СЗО от 05.04.2004 N А56-22408/03. Судьи указали, что путевой лист служит основанием для расчета зарплаты водителям, а также для учета перевозки грузов. Поскольку затраты на приобретение ГСМ фирма подтвердила счетами-фактурами, счетами, платежными поручениями, чеками, суд признал такие расходы обоснованными. Также на сторону организации встали арбитры Московского округа (Постановление ФАС МО от 29.04.2003 N КА-А41/2435-03).

Если путевые листы выписываются не каждый день, то, по мнению автора, организация могла бы обезопасить свою позицию перед налоговыми органами, отразив этот факт в учетной политике. При этом целесообразно указать, с какой максимальной периодичностью (например, не реже одного раза в неделю или месяц) будут выписываться путевые листы конкретным сотрудникам, а также привести причины принятия организацией такого решения.

Оформление путевого листа

Формы путевых листов различаются в зависимости от вида транспортных средств. Для легкового автомобиля Постановлением N 78 утверждена форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля".

По вопросу о порядке оформления путевых листов высказалась Федеральная служба государственной статистики в Письме от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257. Несмотря на то что в данном разъяснении приводятся рекомендации по заполнению путевых листов легковых автомобилей, наличие всех предусмотренных реквизитов обязательно и в путевых листах иных видов транспортных средств. Поэтому, чтобы не спорить с контролерами и придерживаться требований, выдвигаемых службой статистики и налоговиками, при оформлении путевого листа нужно обратить внимание на следующее.

В путевом листе должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Необходимым условием оформления этого документа (впрочем, как и любого первичного документа) является заполнение всех применимых к деятельности организации строк формы, что позволяет отразить множество важных сведений. Например, время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя, пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика. Причем надо избегать общих слов в документе. В частности, не следует в него вносить нераскрытые такие маршруты: "по городу", "по району", "по области". Из них нельзя понять, обоснованно списан бензин или нет. Значит, его стоимость не уменьшает облагаемую налогом прибыль - так считает Минфин РФ*(6). С ним можно поспорить, но спокойнее все же расшифровывать информацию. В путевом листе либо приложении к нему отдельно пишем каждую поездку. Если она внутри города, то детализацию желательно проводить до пункта назначения. Это банк, инспекция, склад поставщика на такой-то улице.

Такое перечисление - работа кропотливая, зато она избавляет от споров с проверяющими органами. Ее не обязательно должен выполнять бухгалтер. Приказом руководителя организации эта задача нередко закрепляется за другим сотрудником, к примеру водителем.

В разд. 2 Постановления N 78 приведены краткие указания по применению и заполнению бланка. В нем сказано, что путевой лист выписывается в одном экземпляре. Делать это должен руководитель предприятия или же уполномоченный его приказом сотрудник. Также при выезде и возвращении путевой лист машины должны подписывать диспетчер-нарядчик и механик. Если таковых в организации нет, то эти функции может выполнять все тот же уполномоченный работник. Еще одна подпись - водителя, он ставит ее, принимая машину.

По возвращении автомобиля в организацию механик или уполномоченный работник должен заполнить раздел "Движение горючего" и зафиксировать показания спидометра. Эти данные заверяются подписью. Он заполняется только исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно, расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании заполненных путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега. Затем лист передают в бухгалтерию.

Исправления в путевых листах

Порядок исправлений в путевых листах, являющихся первичными учетными документами, определяется п. 5 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ. Закон о бухгалтерском учете допускает вносить изменения в первичные учетные документы, которые должны быть подтверждены подписями соответствующих лиц, с обязательным указанием даты внесения исправлений. Поэтому, например, при исправлении в путевом листе показаний счетчика пройденного пути на конец рабочего дня нужно подтвердить внесенное изменение подписями соответствующих должностных лиц: водителя и механика (или иного уполномоченного лица).

Предрейсовый медицинский осмотр

Предрейсовый медицинский осмотр проводится перед началом рабочей смены водителей. Согласно Рекомендациям Минздрава*(7) для этого администрация организации должна выделить специальное помещение. Водители автотранспортных средств обязаны явиться на предрейсовый медосмотр с путевым листом. Они могут быть допущены к работе при отсутствии жалоб, объективных признаков заболеваний, нарушений функционального состояния организма, признаков употребления спиртных напитков, наркотических и других психоактивных веществ, а также нарушений режима труда и отдыха. В этом случае медицинский работник в путевом листе ставит штамп, в котором указывает дату и точное время прохождения медицинского осмотра, а также проставляет свои фамилию, инициалы и подпись.

Штамп не ставится:

- при выявлении симптомов заболевания;

- в случае нахождения водителя в нетрезвом состоянии.

При этом все результаты предрейсового осмотра должны быть зафиксированы в журнале осмотров.

Заказать штамп и завести журнал нетрудно, однако кому можно доверить медицинский осмотр водителей? Является ли такой осмотр медицинской деятельностью, подлежащей лицензированию? Ответы на эти вопросы содержатся в п. 1.4 Типового положения об организации предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств*(8) (далее - Положение). Согласно Положению предрейсовые медосмотры проводятся только персоналом, имеющим соответствующий сертификат, а также медицинским учреждением при наличии лицензии. Данный порядок основывается на требованиях Приказа Минздрава РФ N 238*(9), рассматривающего предрейсовый медицинский осмотр как вид услуг медицинской деятельности, подлежащий обязательному лицензированию в соответствии с нормами Закона N 128-ФЗ*(10) и Постановления N 499*(11).

Таким образом, медицинский осмотр как вид медицинской деятельности подлежит лицензированию и может проводиться медицинскими учреждениями или медицинским персоналом, имеющим соответствующий сертификат. Данная позиция также подтверждается и судебной практикой (см., например, Постановление ФАС УО от 01.08.2005 N Ф09-3196/05-С7). Поэтому организациям при проведении предрейсовых медицинских осмотров следует обратить особое внимание на наличие у медработника соответствующего сертификата.

Нормы расхода топлив и смазочных материалов

Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р утверждены Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте". В них приведены значения базовых, транспортных и эксплуатационных (с учетом надбавок) норм расхода топлив для автомобильного подвижного состава общего назначения, норм расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок применения норм, формулы и методы расчета нормативного расхода топлив при эксплуатации, справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок. Как поступить в случае, если этот документ не содержит норм списания ГСМ и топлива для определенной модели автотранспорта? Надо заметить, что у Минфина нет разъяснений по этому вопросу.

По нашему мнению, в таком случае следует утвердить нормы списания ГСМ и топлива приказом руководителя и внести соответствующую запись в учетную политику учреждения. Основанием для издания такого приказа и подтверждением экономической обоснованности применения данных норм могут служить: техническая документация завода-изготовителя, результаты испытаний, контрольных замеров, проведенных комиссией (Письмо Минфина РФ от 04.05.2005 N 03-03-01-04/1/223).

Образец акта замера расхода топлива

                                                                Утверждаю

                           Начальник Военного комиссариата N-ской области

                                                              Иванов И.С.

                                                           --------------

                                                         13 марта 2008 г.

                            Акт контрольного замера

       нормы расходного топлива                   (вид топлива)

                                -----------------

                 для автомашины                   (марка)

                                -----------------

Комиссия в составе:

-------------------------------------------------------------------------

    (фамилия, имя, отчество, должность; не менее  трех человек,

-------------------------------------------------------------------------

                        один из них - водитель)

составила   настоящий  акт  о том, что ею 13 марта 2008 года   произведен

контрольный замер

расхода топлива на автомобиль                                    (марка),

                              ----------------------------------

государственный номер

                      ---------------------------------------------------

пробегом на расстояние                                        по маршруту

                       -------------------------------------

В ходе замера установлено:

на начало контрольного замера в баке было

                                           ------------------------------

                                (цифрами и прописью) литров бензина марки

на конец  контрольного замера в баке осталось

                                             ----------------------------

                                (цифрами и прописью) литров бензина марки

Дозаправки и сливания топлива в ходе замера не производились.

Итого расход бензина за время замера составил

                                              ---------------------------

                                              (цифрами и прописью) литров

Показания спидометра:

на начало замера                               (цифрами и прописью)   км,

                  --------------------------

на конец замера                                  (цифрами и прописью) км.

                  --------------------------

Итого пробег во время замера составил

                                      -----------------------------------

                                                 (цифрами и прописью) км.

В   результате    контрольного замера определен расход    (при нормальных

условиях) топлива на 1. км пробега

                                   --------------------------------------

                                                (цифрами и прописью)

и на 100. км  пробега

                      ---------------------------------------------------

                                 (цифрами и прописью) км.

Дата, подписи представителей комиссии, расшифровки подписей

Минфин в Письме от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640, отвечая на вопрос одного из налогоплательщиков, указал на то, что нормы расхода топлив (смазочных материалов) на автомобильном транспорте предназначены, в частности, для осуществления расчетов по налогообложению предприятий. Следовательно, при определении обоснованности для налогового учета произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать нормы топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом. Но обратим внимание на то, что это ответ на частный вопрос, а не руководство к действию, ведь в НК РФ нет требования о нормировании расходов на топливо, то есть бензин не лимитируется при списании на расходы для целей налогообложения прибыли.

Главное, чтобы расходы отвечали нормам п. 1 ст. 252 НК РФ: были документально подтверждены и экономически обоснованны. Кроме того, существуют постановления судов, в которых сказано, что нормы Минтранса не должны служить основанием для расчета налогов (например, Постановление ФАС ВСО от 16.05.2001 N А74-1170/00-К2-Ф02-1007/01-ОС1).

Но многие организации, чтобы не вступать в споры с представителями проверяющих органов, решают руководствоваться все-таки нормами Минтранса.

Компенсация за использование личного транспорта сотрудника

Нередко организация заключает дополнительное соглашение с работником, в соответствии с которым ему выплачивается компенсация за использование его транспорта в производственных целях. Ее размер устанавливается приказом руководителя. Для получения компенсации работник может представить в бухгалтерию предприятия копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке*(12).

Нужно ли работнику вести учет служебных поездок в путевых листах? Налоговики считают, что нужно, и приводят свои доводы в Письме N 04-2-06/419@*(13), в котором говорится, что путевой лист в обязательном порядке представляется работником в бухгалтерию для получения компенсации за использование его транспорта. Путевой лист ими рассматривается в качестве документа, подтверждающего обоснованность понесенных расходов. Минфин в Письме от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63 также упоминает путевой лист как один из документов, которым могут быть подтверждены расходы. При этом другие документы ведомством не рассматриваются. Автору такой подход представляется формальным.

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих ему, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Компенсационная выплата работникам производится в тех случаях, когда их работа связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. Основанием для выплаты компенсации является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются ее размеры. При этом размер данной компенсации фиксирован и не зависит от пробега транспортного средства. Требование обязательного оформления путевого листа, установленное Уставом автомобильного транспорта, касается транспорта организаций. Правила дорожного движения не требуют от физических лиц, в том числе работников организации, оформлять этот документ на личный транспорт.

Таким образом, основное предназначение путевого листа в данной ситуации - обоснование производственного характера использования личного транспорта работниками. Но оформлять путевые листы в таком случае вряд ли целесообразно. Производственный характер пользования автомобилем подтверждается приказом руководителя о назначении компенсации сотрудникам, работа которых связана с постоянными служебными разъездами, за использование личного транспорта. Разъездной характер работы может быть подтвержден должностными инструкциями работников.

Е. Ромашова,

эксперт журнала "Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

*(2) Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

*(3) Приказ Минтранса РФ от 09.03.1995 N 27 "Об утверждении Положения об обеспечении безопасности дорожного движения в предприятиях, учреждениях, организациях, осуществляющих перевозки пассажиров и грузов".

*(4) Утвержден Постановлением Совета министров РСФСР от 08.01.1969 N 12.

*(5) Постановление Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090 "О правилах дорожного движения".

*(6) Письмо от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129.

*(7) Письмо Минздрава РФ от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32 утверждены Методические рекомендации "Об организации проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств".

*(8) Приложение 2 к Методическим рекомендациям, утв. Письмом Минздрава РФ от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32.

*(9) Приказ Минздрава РФ от 26.07.2002 N 238 "Об организации лицензирования медицинской деятельности".

*(10) Федеральный закон от 08.08.2001 N 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности".

*(11) Постановление Правительства РФ от 04.07.2002 N 499 "Об утверждении Положения о лицензировании медицинской деятельности".

*(12) Работнику, использующему легковой автомобиль для служебных поездок, компенсация может выплачиваться на основании доверенности собственника автомобиля.

*(13) Письмо МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/419@ "О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта".