Вопрос: Разрешено ли внедрение в компании ЭЦП для подписания работниками кадровых документов (приказы об отпуске, командировке, заявления... и т.д.) с помощью информационной системы и дальнейшего их хранения в электронном архиве? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", апрель 2017 г.)

Разрешено ли внедрение в компании ЭЦП для подписания работниками кадровых документов (приказы об отпуске, командировке, заявления... и т.д.) с помощью информационной системы и дальнейшего их хранения в электронном архиве?

Трудовой кодекс во всех случаях предусматривает составление документов исключительно на бумажном носителе, кроме случаев, установленной новой главой 491 "Особенности регулирования труда дистанционных работников".

По нашему мнению необходимо наличие личной подписи должностного лица на бумажных носителях:

- всех первичных документов по учету труда и его оплаты, содержащих обязательный реквизит "подпись работника", в отношении всех работников, на которых распространяется действие Трудового кодекса (кроме дистанционных);

- при выдаче документов работнику, в обязательных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом (для дистанционных работников - в случаях, предусмотренных гл. 49.1 ТК РФ);

- в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление такого документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе.

Правовое обоснование:

В соответствии со ст. 1 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Федеральный закон 63-ФЗ) настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Согласно ч. 1 ст. 6 Федеральный закон 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Согласно ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, приказы, распоряжения, документы, связанные с поощрением, награждением, оплатой труда, премированием, различными выплатами, хранятся в течение 75 лет и относятся к документации по личному составу работников.

В силу ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ) первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта.

Как следует из ч. 5 ст. 9 Федеральный закона N 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Одновременно в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного документа, составленного в виде электронного документа (п. 6 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ). Соответственно, такой документ содержит личную подпись должностного лица.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года N 1, не являются обязательными к применению с 1 января 2013 года. Руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, утверждает формы первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ) с учетом обязательных реквизитов, указанных в п. 2 ст. 9 данного Федерального закона N 402-ФЗ.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемые в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Министерства финансов Российской Федерации N ПЗ-10/2012).

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", апрель 2017 г.