Вопрос: Можно ли возместить сотруднику командировочные расходы (в части приобретения билета на самолет), если оплата осуществлена банковской картой сына или коллеги? Как правильно оформить данную операцию? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2017 г.)

Можно ли возместить сотруднику командировочные расходы (в части приобретения билета на самолет), если оплата осуществлена банковской картой сына или коллеги? Как правильно оформить данную операцию?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В ситуации, когда оплата за электронный билет командированного работника осуществлена банковской картой третьего лица, при этом в локальном акте учреждения закреплено, что факт оплаты электронных билетов в обязательном порядке подтверждается путем предоставления дополнительных документов (чеков, слипов, банковских справок), к авансовому отчету подотчетного лица следует приложить документы, подтверждающие оплату электронного билета третьим лицом по поручению и за счет командированного сотрудника.

Обоснование вывода:

При направлении работника в служебную командировку (поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы) ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе расходы по проезду (ст.ст. 166-168 ТК РФ).

Особенности направления работников в служебные командировки как на территории РФ, так и на территории иностранных государств установлены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение).

В соответствии с п. 12 Положения расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту работы транспортом общего пользования возмещаются при наличии документов, подтверждающих эти расходы (п. 26 Положения).

Согласно п. 2 приказа Минтранса РФ от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники применяются маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажная квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок), которые являются документами строгой отчетности.

Приведенная норма недвусмысленно указывает, что маршрут/квитанция является бланком строгой отчетности. Формы электронных билетов, а также реквизиты маршрут/квитанции утверждены Минтрансом России в соответствии с п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359. Следовательно, такие документы равнозначны в целях подтверждения факта осуществления расчетов с использованием наличных денежных средств или платежных карт чекам контрольно-кассовой техники (смотрите также постановление ФАС Волго-Вятского округа от 12.09.2012 N Ф01-3877/12 по делу N А11-927/2011).

Обратите внимание: факт предоставления услуги воздушной должен также подтверждаться посадочным талоном, выдаваемым пассажиру при регистрации на рейс. Подобные разъяснения Минфин дает по вопросам признания расходов в целях налогообложения прибыли (письма Минфина России от 09.01.2017 N 03-03-06/1/80056, от 26.03.2014 N 02-07-10/13424). Как показывает практика, такую же позицию специалисты органов финконтроля используют в целях определения законности расходования бюджетных средств.

В то же время некоторые специалисты уполномоченных органов до сих пор полагают, что факт оплаты электронных билетов необходимо подтверждать путем предоставления дополнительных документов, а именно:

- чеков контрольно-кассовой техники;

- выписок из электронных систем платежа;

- слипов, чеков электронных терминалов, через которые оплата производилась с использованием банковских карт;

- справок кредитных организаций, подтверждающих совершение операций по оплате стоимости электронных билетов с использованием средств определенных физических лиц;

- бланков строгой отчетности, изготовленных типографским способом или с использованием специальных автоматизированных систем.

Безусловно, предоставление подотчетным лицом документа, подтверждающего понесенные им расходы по оплате авиабилета, в добровольном порядке позволит минимизировать риски возникновения претензий со стороны проверяющих органов в рамках мероприятий по финансовому контролю. Однако обоснованность решения должностных лиц учреждения об обязательном истребовании такого документа при предоставлении авансового отчета весьма сомнительна, если такой порядок не установлен локальным документом учреждения*(1) (к примеру, Положением о командировках и (или) порядке расчетов с подотчетными лицами). Так, на уровне отдельных публично-правовых образований необходимость дополнительного подтверждения оплаты электронного билета устанавливается нормативными актами*(2).

Вопрос о подтверждении факта оплаты электронного билета, приобретенного командированным сотрудником, может стать предметом рассмотрения в ходе контрольных мероприятий. И несмотря на то, что сами по себе требования о предоставлении дополнительных документов, подтверждающих оплату электронного билета посредством банковской карты, не вполне обоснованы, мы считаем, что учреждению целесообразно принять меры по минимизации рисков возникновения претензий проверяющих. Для этого конкретный перечень документов, подтверждающих расходы, произведенные работником на приобретение электронного (авиа-, железнодорожного) билета, может быть установлен в локальном нормативном акте учреждения.

При этом следует иметь в виду, что оплата за электронный билет может быть осуществлена также картой другого лица. В таком случае (если держателем такой карты подотчетное лицо не является) стоит предусмотреть условие о приложении к авансовому отчету документов, подтверждающих оплату электронного билета третьим лицом по поручению и за счет сотрудника:

- договора поручения;

- доверенности в простой письменной форме (п. 1 ст. 185 ГК РФ);

- расписки в произвольной форме на передачу сотрудником денег на оплату электронного билета доверенному лицу;

- документов, подтверждающих внесение доверенным лицом полученных денежных средств на "карточный" счет (например справки, оформленной в кредитной организации).

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:

- Энциклопедия решений. Подтверждение расходов подотчетных лиц госучреждения при приобретении электронных билетов.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Емельянова Ольга

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Миллиард Мария

26 апреля 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Указом Главы Республики Адыгея от 03.03.2015 N 27 "О Порядке и размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея, исполнительных органах государственной власти Республики Адыгея, государственных учреждениях Республики Адыгея" подобных требований не установлено.

*(2) Смотрите, например, п. 21 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам муниципальных учреждений муниципального образования город-курорт Геленджик, утвержденного постановлением Администрации муниципального образования город-курорт Геленджик от 16.03.2015 N 955.