Вопрос: В связи с тем, что имеется множество обособленных структурных подразделений, генеральный директор практически не находится на своем рабочем месте и подписывать кадровые документы очень тяжело. Кроме того, я веду кадровую в нескольких ООО и "поймать" каждого директора практически невозможно. В связи с этим встал вопрос об использовании факсимиле на кадровых документах (трудовой договор, приказы, заявления, служебные записки... и на трудовых книжках). Мы собираемся закрепить эту процедуру в локальном нормативном акте и там полностью расписать эту процедуру: кто имеет право проставлять факсимиле... (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", май 2017 г.)

В связи с тем, что имеется множество обособленных структурных подразделений, генеральный директор практически не находится на своем рабочем месте и подписывать кадровые документы очень тяжело. Кроме того, я веду кадровую в нескольких ООО и "поймать" каждого директора практически невозможно. В связи с этим встал вопрос об использовании факсимиле на кадровых документах (трудовой договор, приказы, заявления, служебные записки... и на трудовых книжках). Мы собираемся закрепить эту процедуру в локальном нормативном акте и там полностью расписать эту процедуру: кто имеет право проставлять факсимиле, условия хранения, на какие документы, ответственность и т.д. Согласно действующего законодательства, факсимильное воспроизведение - это копия собственноручной подписи и есть несколько способов воспроизведения собственноручной подписи, в том числе факсимиле - с помощью средств механического или иного копирования. В тех статьях ТК РФ, где содержатся правила оформления документов, не сказано, что подпись должна ставиться собственноручно. Например, ч. 1 ст. 67 ТК РФ предусмотрено, что "трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами". Судебная практика говорит о том, что при использовании в таких случаях факсимиле, это необходимо оформить локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле, а также назначено лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции. Также трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора. В этой связи можно заключить, что специфический способ проставления подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах возможен. В то же время, если в нарушение требований ТК РФ работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с работником либо вообще не оформит его в письменной форме, трудовые отношения между работником и работодателем возникнут, если работник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, а трудовой договор в таком случае будет считаться заключенным (ст. 16 ТК РФ, часть вторая ст. 67 ТК РФ). Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет. Такой вывод подтверждается судебной практикой (смотрите, например, решение Московского районного суда г. Твери от 02.06.2006 N 2-1186/06; решение Арбитражного суда Красноярского края от 18.04.2007 N А33-1212/2007; постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2004 N А52/4534/2003/2). Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора и иных кадровых документов недействительными. Разъясните правила использования факсимиле со ссылкой на действующие нормы права.

Использование аналога собственноручной подписи трудовым законодательством не предусмотрено.

Только с дистанционным работником допускается заключение трудового договора путем обмена электронными документами. В этом случае у сторон должны быть оформлены электронные подписи в соответствии с законодательством.

В трудовых книжках не допускается использование факсимиле, поскольку на данных документах требуется личная подпись работодателя.

Правовое обоснование:

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

В соответствии со ст. 312.2. ТК РФ трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами.

Согласно п. 2.2. Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил) (п. 35 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках")

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", май 2017 г.