Выдаем дубликат трудовой книжки (А. Каменщиков, М. Кудряшов, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 5, май 2017 г.)

Выдаем дубликат трудовой книжки

А. Каменщиков,

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

М. Кудряшов,

рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Журнал "Актуальная бухгалтерия", N 5, май 2017 г., с. 79-82.

Компания может столкнуться с необходимостью выдачи своему бывшему работнику дубликата трудовой книжки в связи с ее утратой. Рассмотрим порядок предоставления и заполнения дубликата.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника*(1). Правилами установлен порядок выдачи ее дубликата в связи с утратой оригинала. Лицо, потерявшее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом по месту последней работы. Бывший сотрудник должен написать и представить в компанию заявление в свободной форме с просьбой о выдаче дубликата. Не позднее чем через 15 календарных дней после подачи заявления фирма обязана выдать ему дубликат трудовой книжки*(2).

Таким образом, независимо от того, когда именно была утрачена трудовая книжка, оформить ее дубликат организация вправе только после обращения работника.

Общий порядок заполнения дубликата

В общем случае при оформлении дубликата в него вносят*(3):

- сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы лица до начала трудовой деятельности в компании, подтвержденные соответствующими документами, имеющимися в ее распоряжении (в том числе представленными ранее самим лицом);

- сведения о работе и награждении (поощрении), которые компания вносила в трудовую книжку.

При этом необходимо руководствоваться разделами 1-6, а также пунктом 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек*(4).

В правом верхнем углу первой страницы (титульного листа) дубликата трудовой книжки делают надпись "Дубликат"*(5). Также на нем указывают следующую актуальную информацию о работнике*(6):

- фамилию, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены инициалами), дату рождения полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, например военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.;

- запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном), ее делают только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

- профессию и/или специальность (указывают на основании документов об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или других надлежаще оформленных документов).

В разделе "Сведения о работе" в графу 3 вносят запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы лица до поступления в компанию, подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывают суммарно, то есть указывают общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывают по отдельным периодам работы в следующем порядке:

- в графе 2 указывают дату приема на работу;

- в графе 3 записывают наименование организации (работодателя), где трудилось лицо, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую оно было принято.

Если представленные документы подтверждают, что лицо переводилось на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делают соответствующую запись.

Затем в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причину (основание) увольнения, если в представленном бывшим работником документе имеются такие данные.

В случае если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносят только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего заверения копий кадровой службой возвращают владельцу. Компания обязана оказать содействие бывшему работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий трудовой деятельности в ней*(7).

Подтверждением трудового стажа могут являться справки, выписки из приказов, личных дел, личных карточек, лицевых счетов работника, ведомостей на выдачу заработной платы и другие документы. Стаж может быть подтвержден удостоверениями, характеристиками, письменными трудовыми договорами и соглашениями с отметками об их исполнении, трудовыми, послужными и формулярными списками, членскими книжками членов кооперативов и иными документами, содержащими сведения о периодах работы.

При отсутствии указанных выше документов в качестве доказательства трудового стажа могут быть приняты расчетные книжки (с отметками о выплате заработной платы) и членские билеты профсоюзов (с отметками об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии)*(8).

Также для установления стажа трудовой деятельности, предшествующей выдаче дубликата, можно использовать сведения, имеющиеся у ПФР: справки о периоде уплаты страховых взносов, выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (форма СЗИ-5) и т.п.

Отметим, что представляемые лицом документы должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (их кадровых служб) и заверены оттиском печати.

Если компания меняла название

Порядок оформления дубликата трудовой книжки в ситуации, когда с увольнения сотрудника прошло определенное время, за которое компания по какой-либо причине меняла название, отличается от общего случая.

После указания на титульном листе сведений о работнике лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации (при упоминании о ее наличии в учредительных документах). На титульном листе проставляют оттиск новой печати (так как фирма изменила свое наименование, соответственно, поменялась и ее печать).

В графе 3 раздела "Сведения о работе" в виде заголовка указывают полное и сокращенное (при его наличии) наименование компании, которое существовало в момент приема бывшего сотрудника на работу - до переименования. Под этим заголовком в графе 1 ставят порядковый номер и далее по порядку вносят все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении*(9).

После внесения записи об увольнении, но до заверения дубликата должностными лицами компании нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке.

С этой целью в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки отдельной строкой делают запись: "(старое наименование организации - полностью) с такого-то числа переименовано в (новое название организации - полностью)" (см. образец на с. 82). В качестве основания указывают документы о переименовании - протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности. Графы 1 и 2 при этом остаются пустыми.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки

Дубликат

Трудовая книжка
ТК-II N 4625251

Фамилия                            Иванов

        ________________________________________________________________

Имя                                Иван

    ____________________________________________________________________

Отчество                               Иванович

         _______________________________________________________________

Дата рождения              10.06.1993

              __________________________________________________________

                       (число, месяц, год)

Образование                          высшее

            ____________________________________________________________

________________________________________________________________________

Профессия,

специальность                             экономист

              __________________________________________________________

Дата заполнения  " 10 "       марта                            20  17 г.

                  ----   ------------------------------------    ----

Подпись владельца книжки           Иванов

                         _______________________________________________

М.П.                    Подпись лица, ответственного за ведение

                                      трудовых книжек

                                             Румянцева

                          ________________________________________

                                       (разборчиво)

Сведения о работе

Серия и номер*

ТК-II N 4625251

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общий трудовой стаж составляет 2 года 1 месяц 28 дней
	01	09	2014	Принят в Общество с ограниченной ответственностью	Копия приказа от
				"Ромашка" менеджером	01.09.2014 N 94-к
	04	09	2015	Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон,	Копия приказа от
				п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ	04.09.2015 N 48-к
				Общество с ограниченной ответственностью "Актив"
				(ООО "Актив")
1	21	09	2015	Принят на должность руководителя отдела продаж	Приказ от 21.09.2015 N 52-ок
2	14	11	2016	Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ	Приказ от 14.11.2016 N 79-ок
				Общество с ограниченной ответственностью "Актив" с	Решение собрания
				01.01.2017 переименовано в Общество с ограниченной	акционеров от 30.12.2016 N 2
				ответственностью "Пассив"
				Менеджер по персоналу Румянцева Е.Т.
				Ознакомлен Иванов И.И.

Все произведенные записи заверяют подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации.

Дополнительно можно выдать бывшему работнику справку с подтверждением периода работы и переименования организации (см. образец ниже).

Образец справки с подтверждением периода работы и переименования организации

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Общество с ограниченной ответственностью "Пассив"

Исх. N 24 от 12.04.2017

По месту требования

Справка

Настоящей справкой подтверждаем, что Иванов Иван Иванович осуществлял трудовую деятельность в нашей компании с 21.09.2015 по 14.11.2016 в должности руководителя отдела продаж на основании заключенного трудового договора от 21.09.2015 N 52-тд, приказа о приеме на работу от 21.09.2015 N 52-ок и приказа о расторжении трудового договора от 14.11.2016 79-ок.

Также подтверждаем, что с 01.01.2017 наша компания была переименована из ООО "Актив" в ООО "Пассив" согласно решению собрания акционеров от 30.12.2016 N 2.

Заверенные копии договора, приказов и решения собрания акционеров прилагаем к данной справке.

Генеральный директор    Петров     Петров Д.М.

                      ---------    --------------

-------------------------------------------------------------------------

*(1) ст. 66 ТК РФ; п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила)

*(2) п. 31 Правил

*(3) п. 32 Правил

*(4) п. 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. пост. Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция)

*(5) п. 1.2 Инструкции

*(6) п. 2.1 Инструкции

*(7) п. 7.2 Инструкции

*(8) п. 34 Правил

*(9) п. 3.1 Инструкции