Срок командировки: можно ли продлить или сократить? (М.Н. Волкова, журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 4, апрель 2017 г.)

Срок командировки: можно ли продлить или сократить?

М.Н. Волкова,

эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации"

Журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 4, апрель 2017 г., с. 34-40.

Практически ни в одной компании не обходятся без командировок. Служебные поездки работников иногда вызывают затруднения, основная масса которых связана с оплатой рабочего времени командированного. Но с другими аспектами командировок также возникает немало вопросов. Сегодня рассмотрим один из них, касающийся срока поездки. Нередко сотрудник выполняет задание быстрее, чем предполагалось, или ему не хватает времени на выполнение поручения работодателя. Можно ли продлить или сократить срок командировки? Какие причины должны иметься для этого? Какие документы нужно оформить? Давайте разбираться.

Согласно ст. 166 ТК РФ командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки определены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749).

Трудовым законодательством сотруднику, направляемому в командировку, гарантировано сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой:

расходы на проезд;

расходы на наем жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные затраты, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Направление в командировку оформляется приказом. Напомним, что до 08.01.2015 требовалось еще и служебное задание, и командировочное удостоверение. С указанной даты они отменены и для командировки достаточно приказа, однако многие организации продолжают пользоваться и удостоверениями, и заданиями. Это не запрещено, поскольку ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" предусмотрено, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Главное - закрепить форму этих документов в учетной политике организации.

Можно ли изменить срок командировки?

По общему правилу срок командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения N 749). Поэтому поездка может быть как однодневной, так и длительной. Однако бессрочной командировка быть не может, что вытекает из ее определения, приведенного в ст. 166 ТК РФ: командировка - это поездка на определенный срок.

Вместе с тем максимальный срок командировки законодательством не установлен. Соответственно возможно как ее продление, так и сокращение. Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из нее (п. 7 Положения N 749).

Примечание. Продолжительность командировки необходимо определить до ее начала, чтобы рассчитать размер аванса, который следует выдать работнику.

Как правило, корректировка срока зависит от выполнения поручения работодателя: если работник не успевает выполнить его, командировка продлевается, и соответственно наоборот.

Причины увеличения срока командировки

/----------------\  /----------------\  /---------------\  /---------------\

|Производственная|  |     Личные     |  | Транспортные  |  |  Форс-мажор   |

| необходимость  |  | обстоятельства |  |   проблемы    |  |  (например,   |

|                |  |   работника    |  |               |  |   болезнь)    |

\----------------/  \----------------/  \---------------/  \---------------/

Какие документы нужно оформить для продления срока?

Первым делом скажем, что ни Трудовой кодекс, ни Положение N 749 не содержат норм, которые регулировали бы порядок увеличения срока командировки. Работодатели самостоятельно определяют, как это делать. На практике продление командировки обычно оформляется приказом.

Прежде чем издавать приказ, необходимо проверить, не относится ли командированный к категории лиц, которые имеют право отказаться от командировки. Напомним, что в силу ст. 259 ТК РФ к таковым относятся: женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет; матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет; работники, имеющие детей-инвалидов; работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Если сотрудник не относится к названным выше категориям, согласие на продление командировки запрашивать не нужно. Если же в командировке находится сотрудник одной из этих категорий, о продлении срока командировки его нужно уведомить и запросить согласие. Уведомление может выглядеть следующим образом.

Общество с ограниченной ответственностью "Елки"

(ООО "Елки")

Уведомление от 20.03.2017 N 6 о продлении срока командировки

Юрисконсульту Д.Д. Беловой

В связи с необходимостью участия в судебном заседании 22 марта 2017 г. в 10.00 по иску к ООО "Сосна" просим Вас дать согласие на продление срока служебной командировки, оформленной приказом от 16.03.2017 N 12-к, до 22 марта 2017 г.

Уведомляем о том, что в соответствии с ч. 2 ст. 259 Трудового кодекса Вы как работник, имеющий ребенка в возрасте до трех лет, имели право отказаться от направления в служебную командировку, а также имеете право отказаться от ее продления.

Просим Вас подтвердить получение данного уведомления и сообщить Ваше решение насчет возможности продления командировки любым способом - по факсу, телефону, СМС-сообщением.

     Директор          Сеньков          И.И. Сеньков

Если работник не против продления командировки и известил вас об этом, издается приказ о продлении срока. Унифицированной формы законодательство не предусматривает, поэтому документ составляется в произвольном виде. Приведем пример.

Общество с ограниченной ответственностью
"Елки" (ООО "Елки")

Приказ N 31

г. Нижний Новгород

21 марта 2017 г.

В связи с необходимостью участия в судебном заседании, проводимом в Первом арбитражном апелляционном суде (г. Владимир) 22 марта 2017 года,

Приказываю:

1. Продлить срок пребывания в командировке в г. Владимир (приказ от 16.03.2017 N 12-к) юрисконсульта Д.Д. Беловой на два дня - с 21 по 22 марта 2017 года.

2. Главному бухгалтеру А.А. Красновой перечислить юрисконсульту Д.Д. Беловой суточные, а также средства на оплату гостиницы и других командировочных расходов.

3. Начальнику отдела кадров Г.Г. Серовой довести содержание данного приказа до Д.Д. Беловой по телефону и электронной почте.

4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Основание: Постановление Первого арбитражного апелляционного суда о назначении рассмотрения дела от 14.03.2017.

     Директор          Сеньков             И.И. Сеньков

     С приказом ознакомлены:

     Главный бухгалтер           Краснова, 21.03.2017      А.А. Краснова

     Начальник отдела кадров     Серова, 21.03.2017        Г.Г. Серова

     Юрисконсульт                Белова, 21.03.2017        Д.Д. Белова

Документ отправляется по факсимильной связи на подпись сотруднику. При возвращении из командировки ему предъявляется оригинал, чтобы сотрудник ознакомился и поставил свою подпись.

Отметим, что на практике встречается и иная форма продления командировки. На служебной записке о необходимости продления командировки руководитель проставляет резолюцию, например: "Продлить срок командировки на 2 дня", - и ставит подпись. По возвращении сотрудника на работу ему компенсируют дополнительные расходы. Такой вариант тоже приемлем, главное - довести до сотрудника сведения о необходимости продления пребывания в месте командирования. Иначе возможны трудовые споры. Приведем пример.

Работник Ш. обратился в суд с требованием признать увольнение по пп. "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ незаконным, восстановить его на работе, возложить на работодателя обязанность внести исправления в запись об увольнении в трудовую книжку, взыскать заработную плату и компенсацию морального вреда.

В ходе рассмотрения дела было установлено, что приказом Ш. был командирован в Воркуту на 31 календарный день с целью осуществления пусконаладочных работ. Приказом работодателя в связи с производственной необходимостью был продлен срок командировки Ш. еще на две недели. Об этом ему сообщили по телефону, но Ш. отказался от продления срока, поскольку плохо себя чувствовал, о чем ставил в известность руководство ранее. На следующий день после уведомления он улетел из места командирования вертолетом.

Документы по извещению работника о продлении командировки были составлены уже по возвращении Ш. на место работы. Таким образом, работодатель ненадлежащим образом известил Ш. о продлении командировки, следовательно, оснований считать, что место командирования он покинул самовольно, нет. Соответственно отсутствие работника в командировке не может быть расценено как прогул, а увольнение является незаконным (Апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 22.08.2013 по делу N 33-17909/13).

Примечание. Продление командировки необходимо отразить в табеле учета рабочего времени.

Дополнительные расходы работодателя

Не стоит думать, что продление пребывания сотрудника в месте командирования не повлечет дополнительных затрат. Все расходы, которые понесет работник в связи с задержкой возвращения домой - на проезд, наем жилого помещения, приобретение (обмен) обратного билета, - работодатель должен будет компенсировать. При этом если выданные перед отъездом денежные средства израсходованы, работодатель обязан перечислить дополнительную сумму. Расчет всех положенных выплат осуществляется на основании предоставленных документов: счетов гостиниц, билетов, справок и т.д.

Кроме этого, работнику за лишние дни командировки полагаются суточные.

Пример

Сотрудника отдела рекламы командировали на 14 дней - с 02.02.2017 по 15.02.2017. Во время выполнения служебного поручения сотрудник заболел и находился на больничном с 13 по 15 февраля (3 дня), в подтверждение этого представлен больничный лист. Поэтому из командировки сотрудник вернулся 18.02.2017.

В таком случае работодатель обязан начислить суточные за период 02.02.2017 по 18.02.2017 (17 дней), пособие по временной нетрудоспособности за период с 13.02.2017 по 15.02.2017 (3 дня), средний заработок за 14 дней командировки, а также не забыть о компенсации затрат на проживание и обмен билета.

Свое решение о том, как направлять денежные средства работнику на время продления командировки, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте. Если такого положения нет, в приказе о продлении командировки можно указать конкретный способ передачи денежных средств командированному - почтовый перевод, на банковскую карту или с курьером.

Как сократить срок командировки?

Повторим, что работник может досрочно выполнить поручение работодателя. Да и последнему командированный может срочно понадобиться на работе. Как быть в таком случае? Сократить срок командировки.

Поскольку процедура сокращения срока, как и продления, законодательно не регламентирована, работодатель самостоятельно решает, как это сделать. На практике издается приказ, например, такой.

Общество с ограниченной ответственностью "Елки"
(ООО "Елки")

Приказ N 42

г. Нижний Новгород

29 марта 2017 г.

В связи с досрочным выполнением задания

Приказываю:

1. Отозвать 31.03.2017 маркетолога Л.Л. Зеленову из командировки в филиал ООО "Елки" в г. Самара, куда она была отправлена приказом от 24.03.2017 N 27-к.

2. Начальнику отдела кадров Г.Г. Серовой известить Л.Л. Зеленову о сокращении срока командировки.

3. Главному бухгалтеру А.А. Красновой по возвращении Л.Л. Зеленовой произвести перерасчет командировочных расходов. Срок - до 06.04.2017.

4. Контроль исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров Г.Г. Серовой.

     Директор          Сеньков             И.И. Сеньков

     С приказом ознакомлены:

     Главный бухгалтер           Краснова, 29.03.2017      А.А. Краснова

     Начальник отдела кадров     Серова, 29.03.2017        Г.Г. Серова

     Маркетолог                  Зеленова, 29.03.2017      Л.Л. Зеленова

Приказ доводится до работника любым возможным способом - по телефону, электронной почте и пр. С документом нужно ознакомить всех заинтересованных лиц. Ознакомление командированного с таким приказом чаще всего производится по возвращении из поездки.

После приезда работника из командировки и сдачи им авансового отчета бухгалтерии придется пересчитать сумму командировочных расходов. Неизрасходованный остаток работник должен вернуть в кассу наличными. Некоторые работодатели предлагают засчитать неизрасходованную часть аванса в счет будущей зарплаты. Мы не рекомендуем так делать, поскольку могут возникнуть путаница в счетах бухгалтерского учета и трудности с начислением и удержанием НДФЛ. Впоследствии возникнут проблемы и с заполнением расчета по форме 6-НДФЛ.