Кому и когда отчитывается кадровик? (В.В. Данилова, журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 4, апрель 2017 г.)

Кому и когда отчитывается кадровик?

В.В. Данилова,

эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации"

Журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 4, апрель 2017 г., с. 41-48.

Всем известно, что бухгалтерия сдает кучу отчетов в различные органы - ФНС, Росстат и пр. Кадровая служба тоже должна направлять отчеты, ведь некоторые формы содержат информацию о вакансиях, планируемых увольнениях. Какие отчеты должны подготавливать и сдавать работники кадровых служб - вы узнаете из статьи.

Кадровики передают информацию о работниках:

в центры занятости населения;

в органы статистки;

в военные комиссариаты или органы местного самоуправления;

в Пенсионный фонд.

Рассмотрим их по порядку.

Отчетность в службу занятости

Вопрос занятости населения в нашей стране регулируются Законом РФ от 19.04.1991 N 1032-1 (далее - Закон о занятости населения). Согласно этому документу работодатели должны не только содействовать в обеспечении занятости, но и предоставлять определенные сведения в службу занятости (см. таблицу).

Сведения	Сроки
Необходимые для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов	Ежемесячно
О наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов		Ежемесячно
О применении в отношении данного работодателя процедур о несостоятельности (банкротстве)
О ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем, сокращении численности или штата работников и возможном расторжении трудовых договоров		Если названные мероприятия проводятся в организации	Не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий
		Если названные мероприятия проводит индивидуальный предприниматель	Не позднее чем за две недели до начала проведения
О сокращении численности или штата работников в случае, когда сокращение может привести к массовому увольнению работников организации		Не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий
О введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели		В течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий
О приостановке производства

Отметим, что перечень сведений, передаваемых в службу занятости, может быть дополнен законами субъекта РФ. Например, согласно ст. 7 Закона Нижегородской области от 26.07.2007 N 191-З "О квотировании рабочих мест" работодатели, находящиеся на территории региона, дополнительно к названным должны сообщать сведения:

- об увольнении по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации) работников, трудоустроенных в счет квоты, - в течение пяти рабочих дней;

- о динамике рабочих мест, выделенных (созданных) в счет квоты, - в течение десяти рабочих дней с даты принятия решения о выделении (создании), перепрофилировании, ликвидации рабочих мест или увольнения сотрудников с квотируемых рабочих мест.

Поэтому перечень сведений, а также формы, по которым нужно их передавать, лучше уточнить в территориальных центрах занятости.

Вопрос. Нужно ли подавать сведения о наличии вакантных мест, если таковых нет в организации?

Нет, не нужно. Такова позиция судов, рассматривающих споры о применении мер административной ответственности к работодателям, не сообщавшим данные сведения в службу занятости. Например, прокурор при проверке установил, что ООО не подавало сведения о наличии вакансий. Прокурор считал, что общество должно предоставлять такие сведения в любом случае, вне зависимости от наличия или отсутствия свободных рабочих мест и вакантных должностей. Однако суд указал, что это неверная трактовка законодательства, поскольку законом не предусмотрено обязательное предоставление в службу занятости сведений об отсутствии вакансий. Вывод суда: поскольку свободных рабочих мест и вакантных должностей в ООО не имеется и не имелось, у него нет обязанности представлять в органы государственной службы занятости сведения о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (Апелляционное определение Липецкого областного суда от 21.01.2015 по делу N 33-86/2015).

Отметим, что за непредоставление или несвоевременное предоставление сведений, предусмотренных Законом о занятости населения, возможно применение административных штрафов по ст. 19.7 КоАП РФ:

- от 3 000 до 5 000 руб. - для организации;

- от 300 до 500 руб. - для должностного лица.

Отчеты в органы статистики

Представление отчетов в данный орган регламентировано Федеральным законом от 29.11.2007 N 282-ФЗ "Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации" и следующими приказами Росстата:

- от 02.08.2016 N 379 "Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, деятельностью в сфере образования";

- от 03.08.2015 N 357 "Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, деятельностью в сфере образования, науки, инноваций и информационных технологий";

- от 27.10.2016 N 686 "Об Указаниях по заполнению форм федерального статистического наблюдения N П-1 "Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг", N П-2 "Сведения об инвестициях в нефинансовые активы", N П-3 "Сведения о финансовом состоянии организации", N П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников", N П-5 (м) "Основные сведения о деятельности организации", утвержденных Приказом Росстата от 26 октября 2015 г. N 498";

- от 26.10.2015 N 498 "Об утверждении Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения N П-1 "Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг", N П-2 "Сведения об инвестициях в нефинансовые активы", N П-3 "Сведения о финансовом состоянии организации", N П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников", N П-5 (м) "Основные сведения о деятельности организации";

- от 28.09.2016 N 554 "Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за повышением квалификации и профессиональной подготовкой работников организаций"; и др.

Примечание. Большинство отчетов для статистики заполняют сотрудники бухгалтерии.

Нормативными актами утверждено достаточно много разнообразных форм: сведения о численности и заработной плате работников (1-Т), сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (1-Т (условия труда)), сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов (1-ПР), сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций (1 кадры) и пр. Однако кадровый работник будет отвечать не за все отчеты, сдаваемые в статистику, а лишь за те, за которые его назначили ответственным.

Вопрос. Все ли формы организация должна сдавать?

Конечно же, нет. В органы статистики направляются только те отчеты, которые должна сдавать конкретная организация. Чтобы узнать, какие отчеты нужно сдавать вам, зайдите на сайт statreg.gks.ru и заполните поисковую карточку. Нажмите кнопку "Перечень форм" и получите список отчетов для вашей компании с указанием их вида, периодичности и срока сдачи. Проверять данные в этом сервисе достаточно один раз в год - в январе.

Если компания игнорирует требования законодательства и не сдает (или несвоевременно сдает) отчеты в территориальные органы Росстата по месту нахождения компании и каждого обособленного подразделения, возможно применение административных штрафов по ч. 1, 2 ст. 13.19 КоАП РФ:

- в размере от 20 000 до 70 000 руб. за первое нарушение и от 100 000 до 150 000 руб. за повторное - для организации;

- в размере от 10 000 до 20 000 руб. за первое нарушение и от 30 000 до 50 000 руб. за повторное - для должностных лиц.

Отчеты в военкомат

Согласно Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утвержденным Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008, воинский учет граждан осуществляется военными комиссариатами по месту их жительства. В поселениях (городских округах), где нет военных комиссариатов, первичный воинский учет граждан осуществляется органами местного самоуправления.

Примечание. Определить число работников, которые должны вести воинский учет в организации, поможет п. 12 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719.

В организациях за ведение воинского учета отвечает руководитель или назначенное им лицо. Напомним, что если в компании менее 500 граждан, подлежащих воинскому учету, достаточно одного работника, выполняющего обязанности по совместительству.

Ответственный за ведение воинского учета сотрудник должен направлять в военкомат или орган местного самоуправления (в случае отсутствия военкомата) следующие сведения:

                               /------------------------------------------\

                               |Сведения о гражданах, подлежащих воинскому|

                        /-----|учету и принятию (поступлению) или        |

                        |      |увольнению (отчислению) их с работы (из   |

                        |      |образовательных учреждений)               |

                        |      \------------------------------------------/

/--------------------------\   /------------------------------------------\

|                          |   |Сведения о гражданах, состоящих на        |

|                          |   |воинском учете, а также о гражданах, не   |

|  В двухнедельный срок    |--|состоящих, но обязанных состоять, - по    |

|                          |   |запросам соответствующих военных          |

|                          |   |комиссариатов и (или) органов местного    |

|                          |   |самоуправления                            |

\--------------------------/   \------------------------------------------/

                        |      /------------------------------------------\

                        |      |Сведения об изменении семейного положения,|

                        \-----|образования, структурного подразделения   |

                               |организации, должности, места жительства  |

                               |или места пребывания, состояния здоровья  |

                               \------------------------------------------/

Кроме того, ежегодно необходимо в сентябре предоставить в военкомат списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста, а до 1 ноября - списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет.

Отметим, что непредставление в военкомат определенных сведений грозит административным штрафом в размере от 300 до 1 000 руб. В частности, такой штраф может налагаться за непредставление:

- списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет (ст. 21.1 КоАП РФ);

- сведений о принятых на работу (учебу) либо об уволенных с работы (отчисленных из образовательных организаций) гражданах, состоящих или обязанных состоять, но не состоящих на воинском учете (ст. 21.4 КоАП РФ).

Сведения для Пенсионного фонда

Отчеты в ПФ РФ в большинстве случаев сдают работники бухгалтерии. Однако если в компании есть сотрудники, имеющие право на досрочное назначение пенсии, Пенсионный фонд может потребовать список льготных профессий в организации. А за этим бухгалтеры обратятся, конечно же, к кадровику.

Пенсионный фонд рекомендует составлять такие списки в его программном продукте "Перечень ЛП". На сайте фонда можно скачать данную программу - она бесплатная.

Отметим, что с апреля 2016 года в ПФ РФ необходимо ежемесячно представлять отчет по форме СЗВ-М "Сведения о застрахованных лицах". Если руководство поручит заниматься этим отчетом кадровикам, то именно они должны будут его сдавать в фонд. Форма СЗВ-М утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 N 83п.

Обратите внимание! Срок сдачи СЗВ-М с 2017 года изменился. Раньше эту форму надо было подавать в ПФ РФ до 10-го числа каждого месяца, а теперь до 15-го числа (Федеральный закон от 03.07.2016 N 250-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с передачей налоговым органам полномочий по администрированию страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование"). Например, за февраль 2017 года форму нужно подать до 15 марта.

Кроме этого, организация раз в год (по итогам отчетного периода (года)) представляет сведения о страховом стаже застрахованного лица. Отчетность необходимо представить в территориальные органы ПФ РФ не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Если численность сотрудников превышает 25 человек, отчетность необходимо представлять в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

По Информации ПФ РФ от 26.01.2017 "О разъяснении представления сведений индивидуального (персонифицированного) учета", на сайте фонда в свободном доступе размещены программы для подготовки и проверки отчетности, которые в значительной степени облегчают процесс сдачи отчетов для плательщиков страховых взносов.

Отметим, что Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" определена ответственность в виде штрафа в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо за непредставление сведений или ошибки в таких отчетных формах, как:

- ежемесячный отчет по форме СЗВ-М "Сведения о застрахованных лицах";

- сведения, подача которых предусмотрена Федеральным законом от 30.04.2008 N 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений", по форме ДСВ-3 ("Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии и уплачены взносы работодателя");

- данные о застрахованном лице, подавшем заявление о назначении пенсии (межотчетная форма);

- ежегодный отчет страхователей по новой форме, которая начнет действовать в 2017 году и должна быть направлена в органы ПФ РФ не позднее 1 марта 2018 года (сведения о периодах работы, в том числе на конкретных видах работ).

А за несоблюдение организацией или индивидуальным предпринимателем установленного порядка представления сведений в форме электронных документов Пенсионный фонд сможет наложить штраф в сумме до 1 000 руб.

* * *

Как видим, отчетности у кадровой службы немало. И помимо сведений, подлежащих предоставлению в различные органы - ПФР, службу занятости, военкомат и пр., кадровику, возможно, надо оформлять и внутренние отчеты, например о количестве принятых и уволенных работников за тот или иной период. Чтобы не перепутать, что, когда и кому сдавать, составьте план с указанием формы отчета и сроков сдачи. Тогда вы точно не забудете о своих задачах.