Что должен знать кадровик при переходе на электронный документооборот (Е. Орлова, журнал "Налоговый вестник", N 4, апрель 2017 г.)

Что должен знать кадровик при переходе на электронный документооборот

Е. Орлова,

начальник отдела аудита ООО "ПАРТИ"

Журнал "Налоговый вестник", N 4, апрель 2017 г., с. 25-37.

Сегодня электронный документооборот совершил качественный скачок в своем развитии и имеет максимальный приоритет. Это электронные услуги, электронные государственные и коммерческие торги, аукционы, электронная отчетность, электронное взаимодействие между компаниями и сотрудниками внутри компаний и т.д. Поскольку заниматься электронными документами стало уже настоятельной необходимостью для подавляющего большинства компаний, мы расскажем кадровикам об электронном документообороте и тех его особенностях, которые им нужно знать и учесть в своей работе, а также о возможностях оформления кадровых документов в электронном виде и уже существующей практике внедрения электронного документооборота при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками.

Правовая база электронного документооборота

Задачи массового внедрения электронного документооборота во всех сферах экономики и управления - между государственными органами, между компаниями и государственными органами, между самими компаниями и внутри них выдвинуты в качестве приоритетных, в частности, в следующих основных документах:

- Государственной программе РФ "Информационное общество (2011-2020 годы)", утвержденной постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 N 313;

- Стратегии развития отрасли информационных технологий в РФ на 2014-2020 годы и на перспективу до 2025 года, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 01.11.2013 N 2036-р;

- Стратегии инновационного развития РФ на период до 2020 года, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 08.12.2011 N 2227-р;

- Стратегии развития информационного общества в РФ, утвержденной Президентом РФ 07.02.2008 N Пр-212;

- Плане мероприятий ("дорожной карте") по развитию электронного взаимодействия на финансовом рынке, утвержденном Правительством РФ 18.05.2015 N 2984п-П10;

- Решении Коллегии Евразийской экономической комиссии от 01.11.2016 N 138 "Об организации пилотного проекта по реализации электронного документооборота между государствами - членами Евразийского экономического союза и Евразийской экономической комиссией";

- Постановлении Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 (ред. от 26.12.2016) "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";

- Плане мероприятий ("дорожной карте") по развитию электронного взаимодействия на финансовом рынке", утвержденном Правительством РФ 18.05.2015 N 2984п-П10.

Информационные технологии дают возможность применения новых форм организации работы, включая распределение задач между группами и работу вне офиса, и управления предприятиями с использованием систем планирования ресурсов предприятия, электронной бухгалтерии и документооборота, а также систем поддержки принятия решений. При этом в числе основных задач по развитию отрасли информационных технологий России названо развитие электронного документооборота.

Отдельного федерального закона "Об электронном документе и электронном документообороте" в настоящее время еще нет, его разработка только запланирована (Приложение N 2 к Государственной программе Российской Федерации "Информационное общество (2011-2020 годы)", утвержденной постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 N 313).

В настоящее время Минтрудом России разработан законопроект "О внесении изменений в Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (в части нормативного закрепления использования информационных систем в кадровой работе на гражданской службе), предполагающий введение ЭДО для кадровой работы на гражданской службе. Документ размещен на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов по адресу: http://regulation.gov.ru/ (ID проекта 01/05/02-17/00062007).

Законопроект предусматривает дополнение Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" новой статьей 44.1 "Информационное обеспечение кадровой работы на гражданской службе", согласно которой кадровая работа и оформление документов, регулирующих отношения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и прекращением, могут осуществляться в электронном виде с использованием электронной подписи в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", за исключением документов, требование о необходимости составления которых исключительно на бумажном носителе предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами. Нововведения планируется ввести с 01.01.2018.

На сегодняшний день Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) - основной документ, регулирующий отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Понятия "электронный документ" и "электронный документооборот"

В соответствии с пунктами 10 и 74 раздела 3 "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст:

- электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

- электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Для организации и автоматизации документооборота (бухгалтерского, налогового, кадрового, управленческого и т.д.) в компании при применении понятий "электронный документ" и "электронный документооборот" акцент должен быть сделан на понятии "документ", в том числе документ, применяемый бухгалтерским сообществом в целях бухгалтерского учета в соответствии с частями 1 и 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Согласно статье 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. И хотя в приведенном определении документ - это материальный носитель, но от того, что документ становится электронным, он не должен терять признаки документа.

При этом п. 7 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 определено, что документ - это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Как видите, в этом определении уже нет слова "материальный".

Таким образом, самое главное, что электронный документ - это, прежде всего, документ, который должен иметь реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Именно на это нужно ориентироваться, когда организации в своих взаимоотношениях используют внутренний и внешний электронный документооборот, в том числе путем обмена документами посредством электронной почты.

Электронная подпись и ее виды

Электронная подпись представляет собой реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. Она позволяет определить владельца подписи, а также определить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ).

Статьей 5 Закона N 63-ФЗ установлено, что электронная подпись делится на три вида (см. Таблицу 1):

- простая электронная подпись;

- усиленная неквалифицированная электронная подпись;

- усиленная квалифицированная электронная подпись.

Их характеристики и возможности приведены в Таблице 1.

Таблица 1

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи"
Виды электронной подписи (ЭП)		Характеристики ЭП	Необходимость защиты ЭП	Возможности
Простая электронная подпись (п. 2 ст. 5)		легитимна только в случаях, когда проставление такой подписи предусмотрено законодательными (нормативными правовыми) актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия, а также согласованы правила определения подписанта электронного документа и меры, обеспечивающие конфиденциальность подписи (п. 2 ст. 6, п. 2 ст. 9)	требует дополнительной защиты - наличия соглашения сторон об электронном обмене документами, содержащего условие о том, как они будут идентифицировать подписантов, проверять ЭП, обеспечивать их конфиденциальность	- с помощью использования кодов, паролей или других средств подтверждает сам факт, что эта ЭП была создана определенным лицом; - с ее помощью нельзя проверить, был ли документ изменен с момента его подписания; - обычно такая ЭП используется при оформлении электронных сообщений, направляемых в органы госвласти, местного самоуправления или должностным лицам
		никогда не равноценна собственноручной подписи, заверенной печатью (п. 3 ст. 6)
		никогда не используется в обороте сведений, составляющих государственную тайну (п. 4 ст. 9)
Усиленная	неквалифицированная ЭП (п. 3 ст. 5)	легитимна только в случаях, когда проставление такой подписи предусмотрено законодательными (нормативными правовыми) актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия, а также согласован порядок проверки такой подписи (п. 2 ст. 6)	требует дополнительной защиты - наличия соглашения сторон об электронном обмене документами, содержащего условие о том, как они будут проверять ЭП	- позволяет не только определить автора документа, но и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания; - эта ЭП создается использованием средств электронной подписи
		равноценна собственноручной подписи, заверенной печатью (п. 3 ст. 6)
	квалифицированная ЭП (п. 4 ст. 5)	легитимна всегда, кроме случаев, когда законодательством предусмотрено составление документа исключительно на бумаге (п. 1 ст. 6)	наиболее надежный вид ЭП; не требует дополнительной защиты в силу закона	в дополнение к неквалифицированной подписи имеет следующие признаки: - ключ проверки ЭП указан в квалифицированном сертификате; - создается с использованием сертифицированных средств электронной подписи
		равноценная замена рукописной подписи и печати организации, проставляемых на бумажных документах (ч. 3 ст. 6); в подавляющем большинстве случаев заменяет собственноручную подпись уполномоченного лица и печать, т.к. имеет ту же юридическую силу, как и реквизиты бумажного документа
		порядок проверки ЭП однозначен и определен законодательно (ст. 11)

К сожалению, на сегодня нет универсальной электронной подписи, подходящей для любых целей ее использования, например и для участия в электронных торгах на всех электронных торговых площадках, и сдачи отчетности в ФНС, ПФР, ФСС, и для сдачи сведений в Росалкогольрегулирование. Электронная подпись, которая принимается всеми электронными торговыми площадками и контролирующими органами, не существует. В будущем появится единый формат электронной подписи, его будет утверждать Минкомсвязь с согласия ФСБ (п. 5 ч. 4 ст. 8 Закона N 63-ФЗ).

Поэтому, если какому-то работнику поручено оформление электронных подписей для сотрудников компании, сначала нужно определиться с перечнем лиц, которые будут работать с использованием электронной подписи (к примеру, руководитель компании, ее главный бухгалтер и коммерческий директор), и областями применения электронной подписи (к примеру, отчетность в ФНС России, ПФР, ФСС России, электронные торги на определенной торговой площадке), затем зайти на сайт соответствующего ведомства и конкретной торговой площадки, на котором размещен перечень Удостоверяющих центров, сертификаты которых там принимаются, выбрать подходящий компании удостоверяющий центр и обратиться туда, а далее надо действовать в соответствии с правилами, установленными выбранным удостоверяющим центром.

Напомним, что удостоверяющий центр - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные законом (п. 7 ст. 2 Закона N 63-ФЗ).

Перечень удостоверяющих центров, где можно приобрести квалифицированную электронную подпись, также размещен на сайте Минкомсвязи по адресу: http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/2/.

Требования к сотрудникам компании при работе с электронной подписью

При работе с электронной подписью самое главное - обеспечение информационной безопасности на рабочем месте каждого сотрудника, имеющего доступ к юридически значимым электронным документам и работающего с использованием электронной подписи, а также обеспечение каждым сотрудником - владельцем электронной подписи ее конфиденциальности.

Согласно п. 3 ст. 14 Закона N 63-ФЗ приказом (распоряжением) по организации должно быть определено физическое лицо, ответственное за автоматическое создание и (или) автоматическую проверку электронной подписи в информационной системе электронного документооборота в организации. В случае отсутствия такого приказа (распоряжения) таким ответственным лицом является руководитель юридического лица. При переходе компании на электронный документооборот целесообразно разработать Положение по электронному документообороту (по аналогии с Положением по "обычному" документообороту). Его разработка должна проводиться при взаимодействии кадровой службы, службы документационного обеспечения, бухгалтерии, IT-отдела, администратора электронных документов, других заинтересованных внутренних служб, а также, возможно, при непосредственном участии доверенного оператора электронного документооборота и специалистов фирмы, внедряющей в вашей компании электронный документооборот.

Реестр доверенных операторов электронного документооборота размещен на сайте ФНС по адресу: www.nalog.ru (Налогообложение в РФ - Представление налоговой и бухгалтерской отчетности - Электронные счета-фактуры - Перечень операторов электронного документооборота).

В Положении по электронному документообороту компании целесообразно установить:

1. цели использования электронной подписи в компании (сдача бухгалтерской и налоговой отчетности ФНС России, сдача отчетности в ПФР, ФСС России, участие в электронных торгах с указанием конкретной торговой площадки и т.д.);

2. перечень сотрудников, использующих в работе электронную подпись (например, в этот перечень могут быть включены только сотрудники, имеющие право подписи в первичных учетных документах);

Обратите внимание! Такие сотрудники должны ознакомиться с нормативно-правовыми актами по использованию электронной подписи (прежде всего, с Законом N 63-ФЗ), с документацией по конкретной информационной системе, специальной программой, инструкцией по установке сертификата ключа электронной подписи и регламентом, полученными от Удостоверяющего центра.

3. сотрудника, отвечающего за безопасность эксплуатации средств криптографической защиты информации, за работу в системе защищенного электронного документооборота организации, который занимается полным процессом сопровождения данных процессов, в том числе и оформлением должностных инструкций работников в части таких вопросов (ответственному за информационную безопасность нужно поручить обеспечить функционирование электронных подписей и следить за актуальностью сертификатов электронной подписи, их заменой, продлением, отзывом);

4. обязанности сотрудников - владельцев сертификата ключа проверки ЭП, в частности:

- сохранять конфиденциальность сертификата ключа проверки электронной подписи и не использовать ключ в случае нарушения конфиденциальности;

- хранить токен с закрытым ключом в сейфе с соблюдением всех необходимых мер предосторожности;

- не передавать ключ электронной подписи другим сотрудникам компании ни при каких обстоятельствах;

- не использовать для электронной подписи скомпрометированный ключ, если владельцу известно, что ключ используется или использовался ранее другим человеком;

- немедленно требовать приостановления действия сертификата ключа при наличии оснований полагать, что тайна закрытого ключа нарушена (компрометация ключа);

- при компрометации ключа электронной подписи, при подозрении на его компрометацию либо при возникновении подозрительных событий и несанкционированных операций с ключом электронной подписи немедленно сообщать об этом сотруднику, ответственному за информационную безопасность;

- в случае утери или кражи ключа электронной подписи немедленно сообщать об этом сотруднику, ответственному за информационную безопасность;

5. запреты для сотрудников - владельцев сертификата ключа проверки электронной подписи, в частности:

5.1. снимать несанкционированные копии с ключевых носителей;

5.2. знакомить с содержанием ключевых носителей или передавать ключевые носители лицам, к ним не допущенным;

5.3. выводить секретные ключи на дисплей (монитор) компьютера или принтер;

5.4. устанавливать ключевой носитель в считывающее устройство (USB-порт) компьютера, не предусмотренного функционированием системы электронного документооборота, а также в компьютеры других сотрудников или третьих лиц;

5.5. записывать на ключевой носитель постороннюю информацию;

5.6. передавать посторонним лицам ключевой носитель, сертификат ключа электронной подписи, сообщать кому-либо ПИН-код для него, записывать ПИН-код к ключевому носителю в легкодоступных местах (компьютер, любые бумажные носители и т.д.);

6. ответственность сотрудников - владельцев сертификата ключа проверки электронной подписи за несоблюдение требований конфиденциальности электронной подписи и нарушение установленных запретов.

Документ бумажный и электронный в бухгалтерском законодательстве

Согласно части 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Первичный учетный документ должен содержать 7 обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ: наименование документа; дата составления документа; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; подписи лиц, предусмотренных п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Именно наличие этих обязательных реквизитов позволит идентифицировать первичный учетный документ, составленный в том числе и в электронном виде.

В соответствии с п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. В этой связи до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой вид электронной подписи, предусмотренный Законом N 63-ФЗ (см. Таблицу 1).

Таким образом, хозяйствующие субъекты при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя простую, усиленную неквалифицированную и (или) усиленную квалифицированную электронные подписи, при условии соблюдения требований Закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

При этом электронный документооборот с применением простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи может быть организован хозяйствующими субъектами при наличии между ними юридически действительного соглашения.

В целях подтверждения расходов по налогу на прибыль аутентичность электронного первичного документа, подписанного простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписью, должна быть обеспечена наличием в соответствующем соглашении между контрагентами порядка проверки электронных подписей.

Налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами, в том числе при сдаче налоговой отчетности (п. 1 ст. 5 Закона N 63-ФЗ, п. 6 ст. 169 НК РФ, письма Минфина России от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259, от 11.01.2016 N 03-03-06/61, от 20.08.2015 N 03-03-06/2/48232, от 04.08.2015 N 03-03-06/44905, от 02.06.2015 N 03-01-13/01/31906, от 05.05.2015 N 07-01-06/25701, письма ФНС России от 19.05.2016 N СД-4-3/8904, от 17.01.2014 N ПА-4-6/489).

Интерес представляет разъяснение, данное кредитным организациям: перевод в электронный вид для последующего хранения бухгалтерских документов, изначально сформированных на бумажном носителе, а также уничтожение бумажных документов после их записи в электронном виде организация осуществлять не вправе (письмо Банка России от 20.04.2015 N 18-1-1-7/693). Данное разъяснение актуально для любых организаций.

Электронный документ электронный образ бумажного документа

Документ может быть создан:

- на бумажном носителе и подписан собственноручной росписью должностного или физического лица (пп. 48, 57, 58 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Такой документ может быть отсканирован и сфотографирован (п. 30 ГОСТ Р 7.0.8-2013), то есть создан электронный образ (скан-образ) бумажного документа;

- в виде электронного образа бумажного документа (скан-копии как электронного носителя образа документа);

- в электронном виде (электронный документ). В случае создания такого документа в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ он приравнивается к бумажному документу, подписанному собственноручной подписью (ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Все это принципиально различные виды документа. Поэтому при организации электронного документооборота со своими контрагентами рекомендуем компании уточнять у своих деловых партнеров, что они понимают под электронными документами - электронные образы бумажных документов (скан-образы) или электронные документы, потому что работа с ними принципиально разная.

Электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе (п. 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477).

Сканирование документа - получение электронного образа документа (п. 12 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утвержденной постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100).

При создании электронных образов документов их подлинники на бумажном носителе все равно придется хранить (в том числе для представления в суд в качестве доказательств) (постановление Одиннадцатого ААС от 13.07.2015 N 11АП-8087/2015 по делу N А55-26160/2014 (постановлением АС Поволжского округа от 20.10.2015 N Ф06-194/2015 данное постановление оставлено без изменения), постановление Девятого ААС от 25.09.2014 N 09АП-38731/2014-ГК по делу N А40-49556/13).

Электронные образы бумажных документов оформляются в виде файлов в формате PDF, XML-формате, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью лиц, которые в соответствии с нормативными правовыми актами РФ уполномочены заверять копии таких документов в форме документов на бумажном носителе.

Согласно пункту 2.6 Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденных приказом Росархива от 29.04.2011 N 32, электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни электронных документов не включаются.

Что касается документов в электронном виде, то организация должна использовать такие процедуры работы с электронными документами, которые обеспечивают создание подлинных документов, отвечающих определенным требованиям (пп. 16-19 ГОСТ Р 7.0.8-2013, пп. 7.2.2-7.2.5 ГОСТ Р ИСО 154891-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст):

- аутентичность - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;

- достоверность - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;

- целостность - состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения;

- пригодность для использования - свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

При этом некорректный электронный документ - это электронный документ, не прошедший процедуры проверки усиленной квалифицированной электронной подписи, имеющий искажения в тексте сообщения, не позволяющие понять его смысл, или содержащий реквизиты отправителя, не соответствующие реквизитам, закрепленным за владельцем квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи подписью которого заверен документ (п. 2 Временного регламента, утвержденного приказом ФНС России от 12.12.2006 N САЭ-3-13/848@, ст. 11, пп. 2, 3 ст. 19 Закона N 63-ФЗ).

С обеспечением вышеперечисленных требований к электронным документам связаны угрозы электронного документооборота, которые существуют на сегодня.

Кадровый электронный документооборот в компании

На сегодня самый массовый сегмент бумажного документооборота - это кадровые документы. Тем не менее пока возможность оформления и прекращения трудовых отношений путем обмена электронными документами предусмотрена только для дистанционных работников (ст.ст. 312.1, 312.2, 312.5 ТК РФ). Представляется необоснованным разрешение осуществлять взаимодействие в электронном виде исключительно дистанционным работникам, ограничив в таком праве иных работников и работодателей.

Для подписания электронного трудового договора о дистанционной работе стороны должны использовать исключительно усиленную квалифицированную электронную подпись. Для подтверждения ознакомления с приказом о приеме на работу, правилами внутреннего трудового распорядка, иными документами в электронном виде сотрудник также должен использовать только усиленную квалифицированную электронную подпись. При этом документы, касающиеся трудовых отношений с дистанционным работником (приказ о приеме на работу, правила внутреннего трудового распорядка, приказы о прекращении трудового договора, о переводе, листок временной нетрудоспособности и т.д.), все равно оформляются в бумажном виде.

Пример

Компания организовала электронный документооборот для дистанционных работников с использованием электронной подписи. Численность сотрудников этой компании - 225 чел., в т.ч. офисные сотрудники - 65 чел, региональные сотрудники - 160 чел.

Перевод сотрудников на дистанционную работу осуществлялся так:

- издан приказ по компании об установлении дистанционной занятости, согласно которому каждый такой сотрудник был проинформирован об особенностях дистанционного труда и электронном документообороте, для каждого сотрудника подготовлено и подписано дополнительное соглашение об изменении условий трудового договора, внесены изменения в личные карточки работников (в форму N Т-2);

- каждый дистанционный сотрудник компании заполнил заявление на получение электронной подписи и направил его в офис компании;

- ответственный сотрудник компании по доверенности передал пакет документов по дистанционным сотрудникам в удостоверяющем центре;

- удостоверяющий центр выпустил необходимое количество сертификатов проверки ключей электронной подписи и передал токены с записанными на них электронными ключами ответственному сотруднику компании;

- ответственный сотрудник лично или почтовой службой отправляет токены (usb-флешки) и сертификаты дистанционным сотрудникам;

- дистанционный сотрудник под подпись получает сертификат и токен.

Жизненный цикл документа (дополнительного соглашения к трудовому договору, приказа на отпуск, других приказов по личному составу) включает в себя следующие этапы: формирование документа, подпись документа руководителем с помощью usb-флешки (токена), отправка документа сотруднику через специальный сервис компании - спецоператора электронного документооборота, автоматическое уведомление сотрудника по почте, документ в личном кабинете сотрудника, сотрудник подписывает с помощью usb-флешки (токена) документ. Для этого используется криптопровайдер КриптоПро CSP, предназначенный для авторизации и обеспечения юридической значимости электронных документов при обмене ими между пользователями, посредством использования процедур формирования и проверки электронной подписи. Для взаимодействия между дистанционными работниками и работодателем используется сервис облачной криптографии, когда все подписи хранятся в удаленном облаке вместо usb-флешки. Сервис рабо