Вопрос: Как оформить документы электронного подписания по охране труда (журналы инструктажей, приказов о стажировке, карт СИЗ и т.п.), в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"? С учётом того, что многие документы в организации, в том числе и кадровые, подписываются именно в электронном формате (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", май 2017 г.)

Как оформить документы электронного подписания по охране труда (журналы инструктажей, приказов о стажировке, карт СИЗ и т.п.), в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"? С учётом того, что многие документы в организации, в том числе и кадровые, подписываются именно в электронном формате.

В законодательстве, регламентирующем порядок оформления и ведения журналов учета инструктажей, приказов о стажировке отсутствуют оговорки касательно возможности применения электронного документооборота при оформлении данных документов. Следовательно, считать журнал, подписанный простой электронной подписью, в качестве равнозначных письменному документу, составленному на бумажном носителе и подписанному собственноручной подписью, нельзя.

Карты выдачи СИЗ могут быть подписаны простой электронной подписью.

Журнал инструктажей подписанный квалифицированной электронной подписью признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, поскольку нормативными правовыми актами не установлено требование о необходимости составления журнала исключительно на бумажном носителе.

Порядок применения электронных цифровых подписей необходимо закрепить локальным актом работодателя.

Правовое обоснование:

Постановлением Минтруда РФ, Минобразования РФ от 13.01.2003 N 1/29 "Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций" установлены следующие правила.

Для всех принимаемых на работу лиц, а также для работников, переводимых на другую работу, работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан проводить инструктаж по охране труда (п. 2.1.1).

Кроме вводного инструктажа по охране труда, проводятся первичный инструктаж на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой инструктажи (п. 2.1.3).

Первичный инструктаж на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой инструктажи проводит непосредственный руководитель (производитель) работ (мастер, прораб, преподаватель и так далее), прошедший в установленном порядке обучение по охране труда и проверку знаний требований охраны труда.

Проведение инструктажей по охране труда включает в себя ознакомление работников с имеющимися опасными или вредными производственными факторами, изучение требований охраны труда, содержащихся в локальных нормативных актах организации, инструкциях по охране труда, технической, эксплуатационной документации, а также применение безопасных методов и приемов выполнения работ.

Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей (в установленных случаях - в наряде-допуске на производство работ) с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа.

Первичный инструктаж на рабочем месте проводится руководителями структурных подразделений организации по программам, разработанным и утвержденным в установленном порядке в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов по охране труда, локальных нормативных актов организации, инструкций по охране труда, технической и эксплуатационной документации (п. 2.1.4).

Конкретный порядок, условия, сроки и периодичность проведения всех видов инструктажей по охране труда работников отдельных отраслей и организаций регулируются соответствующими отраслевыми и межотраслевыми нормативными правовыми актами по безопасности и охране труда (п. 2.1.8).

Согласно ст. 6 Федерального закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н

Согласно п. 13 Правил Работодатель обязан организовать надлежащий учет и контроль за выдачей работникам СИЗ в установленные сроки.

Работодатель вправе вести учет выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.

Допускается ведение карточек учета выдачи СИЗ в электронной форме с обязательной персонификацией работника.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", май 2017 г.