Гибкое рабочее время (Т.Ю. Комиссарова, журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 4, апрель 2017 г.)

Гибкое рабочее время

Т.Ю. Комиссарова,

эксперт журнала "Отдел кадров

государственного (муниципального) учреждения"

Журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 4, апрель 2017 г., с. 11-19.

Трудовым кодексом предусмотрено несколько вариантов организации рабочего времени сотрудников. Один из них - гибкое рабочее время (ГРВ). Это достаточно удобно для таких работников, как юристы, бухгалтеры, творческих работников. Но оно не получило широкого распространения, поскольку и работодатели, и работники зачастую неверно понимают суть данного режима.

Прочитав статью, вы поймете, какой режим работы считается гибким, как вести учет рабочего времени при таком режиме, можно ли привлечь работника к дисциплинарной ответственности, например, за прогул, и какие документы оформить для установления ГРВ.

Какой режим работы считается гибким рабочим временем?

Для начала нужно разобраться, какой режим работы считается гибким. Согласно ч. 1 ст. 91 ТК РФ рабочим является время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности.

Статья 102 ТК РФ говорит, что ГРВ - это режим работы, при котором начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяется по соглашению сторон. При таком режиме работодатель обеспечивает отработку сотрудником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (рабочего дня, недели, месяца и др.).

Чуть больше о гибком времени говорится в Рекомендациях по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства, утвержденных Постановлением Госкомтруда СССР N 162, ВЦСПС N 12-55 от 30.05.1985. В частности, согласно п. 1.3 этих Рекомендаций режимом гибкого рабочего времени является форма организации рабочего времени, при которой для отдельных работников или коллективов подразделений предприятия допускается (в определенных пределах) саморегулирование начала, окончания и общей продолжительности рабочего дня.

Даже с учетом Рекомендаций регламентация ГРВ недостаточна, что порождает немало недопонимания, в основном, конечно, со стороны работников. Масса вопросов возникает при привлечении к дисциплинарной ответственности за отсутствие на рабочем месте.

Например, сотрудник ФГБОУ ВПО обратился в суд с требованием о восстановлении на работе. В ходе рассмотрения дела выяснилось, что трудовым договором сотруднику установлен гибкий режим рабочего времени. Из должностной инструкции следует, что сотрудник обязан своевременно прибывать на работу (за 15 минут до начала репетиций, за 30 минут до начала спектаклей), расписываться в явочных листах; его замена в случае необходимости на репетициях, спектаклях производится только с разрешения; если он не занят в программе, то обязан явиться на работу по вызову; а также должен соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Сотрудник, считая, что может приходить на работу, когда ему удобно, а когда неудобно - договориться о своей замене, несколько раз не явился на работу. Суд, признавая увольнение законным, указал, что работник должен был соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и согласовывать замены с вышестоящим руководством, а режим ГРВ не дает права работнику самостоятельно и на свое усмотрение распоряжаться рабочим временем (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 07.04.2015 N 33-3467/2015 по делу N 2-1717/2014).

Примечание. Режимы ГРВ могут применяться как при пятидневной (шестидневной) рабочей неделе, так и при других режимах работы.

Но не только работники неверно понимают ГРВ. Работодатели тоже грешат этим. К примеру, работник трудился в режиме ГРВ по составленному художественным руководителем ансамбля графику. Работодатель привлек работника к ответственности за отсутствие на работе. Суд признал применение меры дисциплинарной ответственности незаконным: поскольку работник согласно графику не должен был трудиться в обозначенный в приказе о применении дисциплинарной ответственности день (он являлся для работника выходным), отсутствие работника в этот день не может быть признано прогулом в связи с гибким режимом рабочего времени (Определение ВС Республики Башкортостан от 27.04.2016 N 33-7719/2016).

Отметим, что применение режима ГРВ не вносит изменений:

- в условия нормирования и оплаты труда работников;

- в порядок начисления и величину доплат;

- в предоставление льгот и начисление трудового стажа.

Таким образом, ГРВ никак не ограничивает работника в его трудовых правах.

Нужно ли фиксировать ГРВ в трудовом договоре?

На основании ст. 100 ТК РФ режимы рабочего времени устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, а для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, - трудовым договором.

Аналогичные требования о фиксации режима рабочего времени и времени отдыха, при условии, что для данного работника он отличается от общих правил, действующих у работодателя, содержит ст. 57 ТК РФ, определяющая обязательные условия трудового договора.

На практике крайне редко встречаются организации, в которых весь персонал работает в режиме ГРВ. Чаще всего в таком режиме трудятся отдельные работники или подразделения. В трудовых договорах соответствующих работников должны быть отражены условия ГРВ.

Согласно п. 2.1 Рекомендаций составными элементами режимов и графиков ГРВ являются:

переменное (гибкое) время в начале и конце рабочего дня (смены), в пределах которого работник вправе начинать и заканчивать работу по своему усмотрению. Свободный режим прихода и ухода в определенные временные интервалы удобен для работника, а в некоторых ситуациях это экономичное и эффективное решение и для работодателя;

фиксированное время - время обязательного присутствия на работе всех работающих по режиму ГРВ в данном подразделении предприятия. Это время наиболее интенсивной работы, связанное со спецификой деятельности организации, а также время необходимых контактов между работниками, совещаний и собраний с участием всего коллектива. Кроме того, это наиболее стабильно организованная часть рабочего времени;

перерыв для питания и отдыха, который обычно разделяет фиксированное время на две примерно равные части. Напомним, что в соответствии со ст. 108 ТК РФ этот перерыв не может быть менее 30 минут и более 2 часов. Время начала и продолжительность перерыва должны быть установлены по соглашению между работником и работодателем;

продолжительность (тип) учетного периода, определяющая календарное время (месяц, неделя и т.д.), в течение которого каждый сотрудник должен отработать установленную законодательством норму рабочих часов.

Конкретная продолжительность составных элементов режимов ГРВ и тип учетного периода устанавливаются организацией.

Иногда работодатель ограничивается фразой об установлении ГРВ, не прописывая составляющие, считая, что время, когда сотрудник будет приходить на работу и уходить, определит непосредственный руководитель путем устной договоренности с работником. Такой подход ошибочен и может приводить к трудовым спорам. Например, устная договоренность о том, что сотрудник будет приходить на работу в промежутке между 7.00 и 10.00 и заканчивать работу с 16.00 до 19.00, может сослужить плохую службу обоим, если руководитель организации пожелает видеть сотрудника, например, в 8.30 в тот день, когда последний решит работать с 9.00 до 18.00.

Таким образом, необходима четкая фиксация режима ГРВ в трудовом договоре. Например, условие о ГРВ в договоре может выглядеть следующим образом.

...

3.1. Работнику устанавливается 5-дневная рабочая неделя продолжительностью 40 часов с 2 выходными днями (суббота, воскресенье). Общая продолжительность рабочего дня - 8 часов.

3.2. Работнику устанавливается:

- переменное (гибкое) время в начале рабочего дня - с 8.00 до 10.00;

- переменное (гибкое) время в конце рабочего дня - с 17.00 до 19.00;

- фиксированное время - с 10.00 до 17.00;

- перерыв для питания и отдыха - с 13.30 до 14.00;

- продолжительность учетного периода - 1 рабочий день.

...

Суммированный учет рабочего времени

Обязательным условием применения режимов ГРВ является обеспечение точного учета времени, отработанного каждым сотрудником, и действенного контроля за наиболее полным и рациональным использованием рабочего времени, как гибкого, так и фиксированного.

При ГРВ может получаться так, что продолжительность рабочего дня будет разной (например, в понедельник - 5 часов, во вторник - 8, в среду - 10 и т.д.). Если соблюсти ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени не получается, сотруднику устанавливается суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). В таком случае работодатель должен обеспечить отработку сотрудником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (рабочего дня, недели, месяца и др.). Для этого необходимо составить график работы.

Иногда, работники, недопонимая суть суммированного учета рабочего времени, инициируют трудовой спор, считая, что они перерабатывают, а работодатель им недоплачивает. Однако стоит объяснить работникам сущность такого учета рабочего времени и то, что о наличии переработок можно судить лишь по окончании учетного периода.

Так, сотрудница обратилась за взысканием недоплаченной зарплаты. Разрешая спор, суд определил, что ей было установлено ГРВ, велся суммированный учет рабочего времени с учетным периодом один год. Значит, в пределах календарного месяца, то есть срока, имеющего меньшую продолжительность, чем учетный период, работодатель мог устанавливать как сокращенное количество рабочих часов, так и увеличенное, при условии соблюдения ст. 102 ТК РФ. Соответственно о недоплаченной зарплате не может идти речи, пока учетный период не окончен (Апелляционное определение Московского областного суда от 23.04.2014 по делу N 33-8977/2014).

Зарплата при ГРВ

Ее можно рассчитать, исходя:

- из почасовой тарифной ставки;

- из месячного оклада.

В случае использования почасовой тарифной ставки продолжительность учетного периода не имеет значения и заработная плата рассчитывается путем умножения отработанных часов на размер ставки. Если же используется месячный оклад, учитывается отработанное время, а если сотрудник не отработал месячную норму, высчитывается часовая тарифная ставка, которая умножается на фактически отработанное количество часов. Для этого должностной оклад делится на нормативное количество рабочих часов в месяц.

Отметим, что при таком режиме работы сотрудник не лишается гарантированных трудовым законодательством доплат за работу ночью, в выходной или праздничный день, а также сверхурочную работу (ст. 152-154 ТК РФ).

Какие документы нужно оформить?

Напоминаем, что режим рабочего времени указывают в правилах внутреннего трудового распорядка. Если гибкий график работы необходим только для отдельных сотрудников, такой режим рабочего времени можно установить в трудовом договоре (ч. 1 ст. 100 ТК РФ).

ГРВ может быть установлено как при приеме на работу, так и в процессе работы.

ГРВ устанавливается в процессе работы

Инициатором перехода на ГРВ может быть как работник, так и работодатель. Но вне зависимости от этого для изменения режима работы отдельно взятому сотруднику работодателю придется оформить несколько документов.

Примечание. Помните, что установление ГРВ возможно только по соглашению сторон в порядке ст. 72 ТК РФ.

Итак, если инициатор - работник, он обращается к работодателю с соответствующим заявлением. После получения согласия заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем нужно указать график работы, период, на который вводится ГРВ, а также учетный период. Приведем пример.

Дополнительное соглашение N 3 к трудовому договору от 12.08.2012 N 12/08

H. Новгород

14 марта 2017 г.

Государственное автономное учреждение Нижегородской области "Управление государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий", именуемое в дальнейшем Работодателем, в лице директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Петров Петр Петрович, именуемый в дальнейшем Работником, с другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем.

1. Стороны трудового договора от 12.08.2012 N 12/08 пришли к соглашению о временном изменении режима работы Работника.

2. На период с 15.03.2017 по 29.09.2017 Работнику устанавливается режим гибкого рабочего времени.

Понедельник, вторник, пятница:

- время начала работы - с 8.00 до 10.00;

- время окончания работы - с 17.00 до 19.00;

- обязательное присутствие на рабочем месте - с 10.00 до 17.00;

- перерыв для отдыха и питания - с 13.00 до 14.00.

Среда и четверг:

- время начала работы - с 10.00 до 12.00;

- время окончания работы - с 19.00 до 21.00;

- обязательное присутствие на рабочем месте - с 12.00 до 19.00;

- перерыв для отдыха и питания - с 15.00 до 16.00.

Общая продолжительность рабочего дня составляет 8 часов.

3. На период действия гибкого графика работы в отношении Работника вводится суммированный учет рабочего времени с учетным периодом месяц.

4. В остальном условия трудового договора остаются неизменными.

Работодатель: Директор ГАУ НО "Управление государственной экспертизы" Иванов /И.И. Иванов/ МП 14.03.2017

Работник: Специалист-эксперт Петров /П.П. Петров/ 14.03.2017

На основании подписанного сторонами соглашения издается приказ, которым утверждается индивидуальный график работы. В приказе необходимо отразить:

- фамилию, имя, отчество работника, должность;

- даты введения и окончания гибкого режима рабочего времени;

- фиксированное и переменное время, время перерыва для отдыха и питания, продолжительность учетного периода.

Унифицированной формы приказа о введении режима гибкого рабочего времени нет, поэтому компания вправе разработать ее самостоятельно.

Если ГРВ устанавливалось на определенный период, нужно ли оформлять какие-либо документы об окончании такого периода?

Если ГРВ устанавливалось на определенный срок, никаких дополнительных документов для возвращения сотрудника в прежний режим работы оформлять не нужно. Это произойдет автоматически, поскольку срок, на который заключалось соглашение, истечет. Если же ГРВ устанавливалось на неопределенный срок, для его отмены и возвращения сотрудника к прежнему режиму работы придется заключить соглашение об этом и издать приказ об отмене режима ГРВ.

Скажем пару слов о ситуации, когда инициатором введения ГРВ является работодатель. Если есть сотрудники, которые не желают работать в таком режиме, придется использовать ст. 74 ТК РФ - изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда.

Нужно в письменной форме не позднее чем за два месяца уведомить сотрудника о необходимости введения такого режима работы и о предстоящих изменениях в режиме рабочего времени, указав причины, требующие такого изменения.

Если сотрудник не согласен работать в другом режиме, работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую он может выполнять с учетом его состояния здоровья. При отсутствии указанной работы или отказе сотрудника от предложенного трудовой договор прекращается по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Если же сотрудник соглашается работать в режиме ГРВ, заключается дополнительное соглашение и издается приказ.

ГРВ устанавливается при приеме на работу

Здесь все просто. Никаких соглашений и заявлений составлять не нужно, ведь договор еще не заключен. Соответственно все условия ГРВ нужно зафиксировать непосредственно в трудовом договоре. Помните, что запись о приеме на работу в трудовую книжку производится без упоминания о ГРВ.

А вот если в течение трудовой деятельности придется отказаться от ГРВ, нужно будет заключить дополнительное соглашение об этом и издать приказ о введении иного режима рабочего времени.

* * *

Режим ГРВ недостаточно урегулирован трудовым законодательством, и нередки трудовые споры, связанные с признанием дисциплинарных взысканий незаконными или взысканием доплат. Акцентируем внимание на основных моментах, которые вы должны уяснить.

1. При ГРВ в разные дни работы может быть установлена разная продолжительность рабочего времени, но общая продолжительность за учетный период не должна превышать нормального количества рабочих часов.

2. Режим ГРВ дает работнику некую свободу относительно времени начала и окончания работы. Либо же на определенный период составляется график работы, в котором содержится информация о времени начала и окончания работы каждый день.

3. Если ГРВ устанавливается при приеме на работу, его условия фиксируются в трудовом договоре. Если на ГРВ переходит уже работающий сотрудник, необходимо заключить дополнительное соглашение об изменении условий трудового договора и издать соответствующий приказ.