Вход
Отдыхаем "за свой счет", или Как оформляется отпуск без сохранения заработной платы (И.А. Коссов, журнал "Делопроизводство", N 2, апрель-июнь 2017 г.)
Отдыхаем "за свой счет", или Как оформляется отпуск без сохранения заработной платы
И.А. Коссов,
канд. юрид. наук, доц. РГГУ
Журнал "Делопроизводство", N 2, апрель-июнь 2017 г., с. 106-111.
- Виды отпусков без сохранения заработной платы и случаи их предоставления.
- Заявление о предоставлении отпуска: форма и содержание.
- Процедура оформления отпуска работодателем.
Отпуска без сохранения заработной платы (или, как их иногда называют, "за свой счёт") - это особый вид отпусков, которые в установленном законом порядке предоставляются работающим по трудовому договору лицам для отдыха или других целей (обучения, регистрации брака, ухода за детьми и т.п.) с сохранением за ними места работы, но без сохранения среднего заработка. В отличие от ежегодных оплачиваемых отпусков, они предоставляются работнику без учёта количества непрерывного стажа его работы у данного работодателя.
Отпуска без сохранения заработной платы можно разделить на два вида:
а) предоставляемые по соглашению сторон, т.е. когда реализация работником права на отпуск осуществляется исключительно на основании договорённости между ним и работодателем, однако работодателю не вменено в обязанность безусловное предоставление работнику отпуска;
б) предоставляемые по закону, т.е. когда работодатель в установленных законом случаях обязан по просьбе работника предоставить такой отпуск.
Согласно части первой статьи 128 ТК РФ отпуск, относящийся к первому виду, может быть предоставлен работникам по их просьбе по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Законодатель не приводит примеров ни семейных обстоятельств, ни иных уважительных причин, при наступлении которых работник вправе получить такой отпуск. Не устанавливается законом и его продолжительность. Всё это определяется по соглашению между работником и работодателем. Работник должен пояснить работодателю (а иногда и подтвердить документально) причины отпуска и постараться убедить его в их уважительности. Но всё равно нужно иметь в виду, что работодатель вправе не удовлетворять просьбу работника, если сочтёт приведённые причины неуважительными или уход в данный момент работника в отпуск может неблагоприятно отразиться на деятельности организации.
Особенность отпуска, предоставляемого по закону, заключается в безусловной обязанности работодателя предоставить такой отпуск работнику при наличии его просьбы. Спектр случаев предоставления отпуска достаточно широк, они установлены целым рядом статей ТК РФ и других федеральных законов.
Прежде всего, перечень отдельных категорий работников, имеющих право на отпуск без сохранения заработной платы, приводится в части второй статьи 128 ТК РФ. К ним относятся:
- участники Великой Отечественной войны (до 35 календарных дней в году);
- пенсионеры по возрасту (до 14 календарных дней в году);
- инвалиды всех групп (до 60 календарных дней в году);
- работники в случае рождения ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников (до пяти календарных дней при наступлении каждого из случаев).
Также правом на отпуск до 14 календарных дней в году обладают работающие родители и жены (мужья) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы).
Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется и в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором.
Так, в соответствии со статьями 173 и 174 ТК РФ право на отпуск без сохранения заработной платы имеют абитуриенты и обучающиеся. Работодатель обязан предоставлять такие отпуска работникам, поступающим на обучение по образовательным программам высшего образования (бакалавриат, специалитет, магистратура) и образовательным программам среднего профессионального образования, а также работникам, совмещающим работу с получением по заочной форме высшего и среднего профессионального образования по имеющим государственную аккредитацию образовательным программам.
Работникам - абитуриентам предоставляется отпуск для прохождения вступительных испытаний и итоговой аттестации на подготовительных отделениях образовательных организаций. Работники, обучающиеся по заочной форме, вправе получить отпуск: для прохождения промежуточной аттестации (например, экзаменов и зачётов в рамках экзаменационной сессии); для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов; для сдачи итоговых государственных экзаменов (например, если учебным планом не предусмотрено выполнение выпускной работы или у работника нет необходимости в получении отпуска для её подготовки). Следует отметить, что предоставление аналогичных отпусков работникам, получающим образование по не имеющим государственной аккредитации образовательным программам, не является для работодателя обязательным, но может устанавливаться коллективным или трудовым договорами.
Возможность получить отпуск без сохранения заработной платы предоставлена работникам-совместителям (частью второй статьи 286 ТК РФ). Например, если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, работодатель по просьбе работника обязан предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.
В соответствии со статьёй 263 ТК РФ ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы могут устанавливаться коллективным договором для лиц, осуществляющих уход за детьми: работников, имеющих двух или более детей в возрасте до четырнадцати лет, ребёнка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет; одиноких матерей, воспитывающих ребёнка в возрасте до четырнадцати лет; отцов, воспитывающих ребёнка в возрасте до четырнадцати лет без матери. Такой отпуск должен предоставляться исключительно по желанию работника (полностью или по частям в удобное для него время, а по письменному заявлению может быть присоединён к ежегодному оплачиваемому отпуску). Продолжительность отпуска не должна превышать 14 календарных дней в году, причём его перенесение на следующий рабочий год законом запрещено.
Часть отпуска, превышающая продолжительность ежегодного отпуска по основному месту работы, предоставляется без сохранения заработной платы супругам военнослужащих*(1).
Отдельным категориям работников неоплачиваемые отпуска предоставляются в соответствии с Федеральным законом "О ветеранах"*(2). Право на неоплачиваемые отпуска имеют государственные гражданские и муниципальные служащие Российской Федерации*(3).
Порядок оформления различных видов отпусков без сохранения заработной платы в большинстве схож.
Отпуска предоставляются работнику исключительно на основании его личного письменного заявления, поданного работодателю. То есть инициатором предоставления отпуска во всех случаях является только сам работник, но никак не работодатель.
Заявление должно содержать следующие обязательные реквизиты*(4):
- адресат (указываются должность, инициалы и фамилия руководителя или иного должностного лица организации-работодателя, которому делегированы соответствующие полномочия);
- автор (указываются должность, структурное подразделение, фамилия, имя и отчество работника);
- вид документа (в данном случае - заявление);
- текст;
- подпись работника (по общему правилу заявление подписывается работником собственноручно);
- дата.
В тексте заявления указывается: какой вид отпуска просит предоставить работник, его продолжительность и дата начала. Дату окончания отпуска указывать не обязательно, она в любом случае будет определена работодателем в приказе. Важно помнить, что продолжительность отпусков, предоставляемых по закону, и время их использования не зависят от воли работодателя. Всё это определяется самим работником с учётом установленных законом нормативов.
В тексте также приводится обоснование отпуска, т.е. кратко излагается причина ухода работника в отпуск (например, некое важное жизненное обстоятельство или отнесение работника к той категории, которой законом положен такой отпуск). Иногда необходима ссылка на подтверждающий эту причину документ. Вместе с тем в целях обеспечения конфиденциальности информации о личной или семейной жизни представляется допустимым в ряде случаев не раскрывать причину письменно (например, если просьба об отпуске вызвана какими-либо особыми семейными обстоятельствами). Тогда о ней можно информировать работодателя в устной форме, а в тексте заявления ограничиться общей формулировкой, например, "по семейным обстоятельствам".
Работнику не требуется ссылаться в заявлении на статьи ТК РФ или какого-либо другого федерального закона в качестве обоснования своей просьбы об отпуске. Работодатель сам должен определить, на основании какой статьи закона предоставить его работнику.
Заявления работника о предоставлении отпуска могут выглядеть так:
Генеральному директору
ООО "Смарт Плюс"
А.И. Назаровой
от техника-лаборанта
Дмитриева Игоря Ивановича
заявление
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 10 календарных дней с 13 февраля 2017 года как пенсионеру по возрасту. Копия пенсионного удостоверения прилагается.
27.01.2017 | Личная подпись | И.И. Дмитриев |
Генеральному директору
ПАО "Русинформ"
П.П. Кареву
от заведующего техническим архивом
Касаткина Николая Александровича
заявление
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 3 календарных дня с 18 по 20 января 2017 года по семейным обстоятельствам.
16.01.2017 | Личная подпись | Н.А. Касаткин |
В ряде организаций разрабатываются и используются трафаретные бланки заявлений, в которых заполняется переменная информация. Такие формы удобны прежде всего тем, что являются своего рода подсказкой для работника и значительно облегчают его задачу по оформлению заявления (ориентируют на предоставление нужной информации, правильное использование необходимых формулировок и т.п.). Ведь не секрет, что далеко не каждый работник может с первого раза правильно написать заявление "на чистом листе".
Вместе с заявлением работник при необходимости представляет работодателю документы, подтверждающие его право на получение отпуска. Например, о допуске к вступительным испытаниям или к итоговой аттестации на подготовительном отделении, к экзаменационной сессии или государственной итоговой аттестации в образовательной организации, о смерти близкого родственника и т.п.
Как правило, заявление должно согласоваться с руководителем структурного подразделения, где трудится работник, или с иным должностным лицом, которому работник непосредственно подчинён. Даже если работник претендует на отпуск, положенный ему по закону, виза непосредственного руководителя будет свидетельствовать о том, что он в курсе волеизъявления своего подчинённого. Круг визирующих заявление лиц и порядок визирования определяются на локальном уровне.
Законом не установлено, за сколько дней до начала отпуска работник должен подать работодателю заявление. Как показывает практика, нередко эти сроки устанавливаются локальными нормативными актами. Стоит отметить, что при локальном определении сроков нельзя забывать об их частой прямой зависимости от причин ухода в отпуск и, в некоторых случаях, об отсутствии у работника возможности предвидеть отпуск и заранее уведомить о нём работодателя. Хотя, несомненно, в любой ситуации нужно стремиться подавать заявление в разумные сроки.
Заявление работника должно быть рассмотрено работодателем. Если работник просит об отпуске, предоставляемом по соглашению сторон, работодатель принимает решение об удовлетворении просьбы или об отказе в предоставлении отпуска. Несмотря на то, что законом не предусмотрено обязательное уведомление работника об отказе в удовлетворении его заявления, работодателю всё же целесообразно письменно или устно пояснить причину отказа. Это поможет достичь правильного понимания работником отрицательного решения и избежать возможных конфликтов. Заявление об отпуске, предоставляемом по закону, должно в обязательном порядке удовлетворяться работодателем.
На основании поданного работником заявления работодатель издаёт приказ о предоставлении отпуска. Работник должен быть ознакомлен с приказом, что подтверждается его личной подписью с указанием даты ознакомления.
Образец приказа, в основу которого положены элементы унифицированной формы Т-6 *(5).
Сведения об отпуске вносятся работодателем в раздел "Отпуска" личной карточки работника. Основанием для этого служит приказ о предоставлении отпуска.
Гриф утверждения данной формы работодателем
/-----------\
| Код |
|-----------|
Форма по ОКУД| 0301005 |
|-----------|
по ОКПО| 00000000 |
Публичное акционерное общество "Русинформ" \-----------/
------------------------------------------------
(наименование организации)
/--------------------------------------\
| Номер документа | Дата составления |
|-------------------+------------------|
Приказ | 43-ЛС | 17.01.2017 |
(распоряжение) \--------------------------------------/
о предоставлении отпуска работнику
/-----------------\
Предоставить отпуск | Табельный номер |
|-----------------|
Касаткину Николаю Александровичу | 0110 |
------------------------------------------------------------------------/
(фамилия, имя, отчество)
Технический архив
-------------------------------------------------------------------------
(структурное подразделение)
Заведующий
-------------------------------------------------------------------------
(должность (специальность, профессия))
за период работы с " "________ 20 г. по " "__________ 20 г.
/-------\
А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на | |календарных ней
\-------/
с " "__________________ 20 г. по " "______________ 20 г.
и (или)
Б. без сохранения заработной платы
-----------------------------------------------------------------------
(ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,
_________________________________________________________________________
без сохранения заработной платы и другие (указать))
/------------\
на | 3 | календарных дня
\------------/
с "18" января 2017 г. по "20" января 2017 г.
--- ------- -- -- ------- --
/------------\
В. Всего отпуск на | 3 | календарных дня
\------------/
с "18" января 2017 г. по "20" января 2017 г.
--- ------- -- -- ------- --
Руководитель организации Генеральный директор Карев П.П. Карев
-------------------- ---------- --------------
(должность) (личная (расшифровка
подпись) подписи)
С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен
Заведующий Касаткин Н.А. Касаткин
техническим архивом ---------------- ---------------
(личная подпись) (расшифровка
подписи)
"17" января 2017 г.
--- -------
В заключение необходимо заметить: работодателям важно помнить, что отказ в предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы в тех случаях, когда по закону его обязаны предоставить, подпадает под действие статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях "Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права" и влечёт применение к виновным лицам административного наказания.
-------------------------------------------------------------------------
*(1) Пункт 11 статьи 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ (в ред. от 22.11.2016) "О статусе военнослужащих".
*(2) Статьи 14-19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ (в ред. от 19.12.2016) "О ветеранах".
*(3) Пункт 15 статьи 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (с последующими изменениями); пункты 6-7 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ (в ред. от 30.06.2016) "О муниципальной службе Российской Федерации".
*(4) Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии): учебник для вузов. М.: Издательский дом МЭИ, 2011. С. 91.
*(5) Унифицированные формы первичной учётной документации по учету труда и его оплаты были утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. С 1 января 2013 г. не являются обязательными к применению.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Делопроизводство"
Учредитель: ООО "Журнал "Управление персоналом".
Регистрационное свидетельство ПИ N 7715415. Выдано Комитетом Российской Федерации по печати.