Как делегировать право издания распорядительных документов (С. Россол, журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 4, апрель 2017 г.)

Как делегировать право издания распорядительных документов

С. Россол,

корпоративный консультант МКА "Калинин, Трач и Партнеры"

Журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 4, апрель 2017 г., с. 37-45.

Какие права можно делегировать? И какими документами это стоит оформить при передаче полномочий на постоянной или временной основе (например, для штатного заместительства в отношении временно отсутствующего руководителя его заместителем)? Как можно внести дополнительную ясность, закрепив в локальных нормативных актах организации права на издание разных видов распорядительных документов за разными "уровнями власти"?

Чем больше работает руководитель, тем больше растет бизнес и прибавляется работы. Поэтому одно из основных умений успешного руководителя, которому учит бессчетное количество бизнес-школ, это организация команды и грамотное распределение полномочий внутри нее. А вы можете ему помочь правильно документировать это.

Что такое делегирование?

Корни самого понятия "делегирование" традиционно относят к латинскому термину "delegare", наиболее распространенными значениями которого являются: "назначать" и "посылать". Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка*(1), дает этому термину следующее определение: "предоставлять кому-либо осуществление моего права; уполномочивать". Однокоренными данному термину являются такие привычные для русского языка иностранные слова, как делегат и делегация. Уже по сути самих терминов видно, что главным в делегировании является именно передача неких властных или представительских возможностей (полномочий), как правило, одновременно с полномочиями передаются и коррелирующие им обязанности, ответственность.

По сути, любые права и обязанности, которыми наделены отдельные сотрудники организации, получены ими путем делегирования полномочий с вышестоящего уровня ответственности. Например, начальник отдела, отдавая распоряжение своему прямому подчиненному, действует в рамках полномочий, полученных им от генерального директора.

Распределение полномочий в хозяйственных обществах

Система управления любой организации представляет собой иерархическую структуру, жестко определенную действующим законодательством. На верхней ступени находится обычно коллегиальный орган лиц, обладающих комплексом корпоративных прав, связанных с правом владения акциями или долями организации. Это общее собрание акционеров в акционерных обществах (АО) и общее собрание участников в обществах с ограниченной ответственностью (ООО). Данные органы обладают высшим набором полномочий и компетенций, но они не могут делегировать большую часть своих полномочий ниже - иным органам общества*(2).

Второй уровень иерархии - это совет директоров (наблюдательный совет). В АО он так же обладает неделегируемыми полномочиями*(3), в ООО закон регулирует вопросы компетенции данного органа более либерально. Фактически участники вправе самостоятельно определить его компетенцию за счет перераспределения полномочий между общим собранием участников и исполнительными органами*(4).

На третьем уровне иерархии находятся исполнительные органы общества (единоличный или коллегиальный). Полномочия этого уровня определены по остаточному принципу - они решают все иные вопросы, связанные с управлением организацией, не отнесенные к компетенции вышестоящих органов хозяйственного общества.

Для верхушки пирамиды власти компании вопросы полномочий и компетенций решены на законодательном уровне*(5). По сути, в данном случае даже само понятие делегирование использовать не корректно. Речь идет о перераспределении полномочий в разрешенных законом рамках. Такое перераспределение фиксируется в основном документе общества - уставе.

В отличие от закрепленной властной системы высших коллегиальных органов исполнительные органы более свободны в своем праве передавать полномочия на более низкие уровни организационной иерархии. Именно поэтому, когда мы говорим о делегировании, мы чаще всего говорим о передаче полномочий генерального директора другим сотрудникам компании.

Что именно мы передаем?

Есть множество способов систематизации компетенций генерального директора. Их можно разделить на внешние (представление в госорганах и перед иными третьими лицами, заключение сделок) и внутренние (организация производственного процесса, управление коллективом, представление организации в трудовых отношениях с работниками). Можно разделить на регулирующие отношения с группой лиц (издание ЛНА) и индивидуальные отношения с конкретным работником (издание приказов о приеме на работу и увольнении, например) и т.п.

Большая часть таких типологизаций имеет скорее теоретическое, чем прикладное значение, но некоторые из них могут быть безусловно полезны. В частности, при передаче полномочий существенную роль играет, передаем ли мы право представительства перед третьими лицами либо только те права, что есть внутри компании. В этих двух случаях механизмы передачи совершенно разные. Для передачи внешних полномочий нужна доверенность. Внутренние полномочия могут быть переданы с использованием нескольких механизмов, о которых мы и поговорим в статье. Для распределения полномочий внутри организации большое значение имеет деление их по сферам регулирования: основными являются трудовые отношения и организация производственной деятельности.

Отметим, что любые распорядительные акты гендиректора по определению локальные, поскольку распространяются только на работников организации и только в переделах жестко заданной законом компетенции.

Примечание. См. статью "Доверенность в деятельности кадровой службы" на стр. 64 журнала N 5' 2015.

Примечание. См. статью "Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов" на стр. 28 журнала 39 N 12' 2016.

Приказ или распоряжение?

В любой организации издается достаточно широкая номенклатура организационно-распорядительных документов. Положения, приказы, распоряжения, инструкции - и это далеко не полный перечень. Причем в большинстве организаций есть очень слабое представление, в каких случаях какой из них подлежит изданию. Достаточно часто приходится сталкиваться с мнением, что приказ издает только генеральный директор, а распоряжения имеют право издавать его замы и другие лица, которым такое право делегировано. К сожалению, этот вопрос не так однозначен.

Во многом данные моменты регулируются деловыми обычаями и частично указаниями закона. Причем законодатель чаще вносит в этот вопрос сумятицу, чем проливает свет на проблему. Так, например, ТК РФ в ст. 62 оперирует понятием приказа, когда говорит о документе о приеме, переводе и расторжении трудового договора. Но уже в ст. 68 ТК РФ при указании на порядок оформления приема на работу "приказ" рассматривается как синоним термина "распоряжение"*(6).

Из-за отсутствия внятной регламентации нельзя однозначно разделить приказ и распоряжение в зависимости от уровня компетенции лица, имеющего право их издавать. Впрочем, никто не мешает ввести такую градацию локальными актами в самой организации (см. Примеры 2-7). Это достаточно удобно, поскольку позволяет в любой момент времени определить, на каком уровне издавался распорядительный документ.

Пример 1

Иванов, являясь заместителем генерального директора по пожарной безопасности, имеет право издавать распоряжения, связанные с его прямой трудовой деятельностью и не требующие дополнительных расходов (например, чтобы получить на складе новые огнетушители и развесить их в цехе).

Вместе с тем он же, будучи назначенным и.о. генерального директора на период отпуска последнего, имеет право издавать уже любые приказы.

Возможность однозначно определить уровень издания документа по наименованию его вида (приказ или распоряжение) позволит избежать в будущем вопроса, не было ли превышения полномочий подписантом. Ведь практически наверняка, просматривая папки с документами через пару лет, будет сложно определить, в какой период времени Иванов выполнял обязанности генерального директора. А издание распорядительного документа, требующего значительных финансовых затрат, явно выходит за пределы компетенции обычного зама.

Примечание. В каких ситуациях могут издаваться приказ, распоряжение и поручение? Какова разница в их оформлении? Ответы вы найдете в статье "Приказ, распоряжение и поручение: что выбрать" на стр. 64 журнала N 3'2017.

Примечание. См. статью "Солдат спит, а служба идет, или Кем заменить отпускника" на стр. 12 журнала N 7' 2012.

Постоянное делегирование

Генеральный директор вправе как передать полномочия на постоянной основе, так и уступить их на время.

Именно постоянное распределение (делегирование) полномочий является основой функционирования любой корпорации. Создание сбалансированной системы компетенций, начиная с высшего коллективного органа управления (собрания акционеров или участников) через совет директоров к исполнительному органу (обычно это гендиректор) и далее через его заместителей к руководителям подразделений, - и есть основа эффективного функционирования любой организации. Именно на способах оформления данного типа делегирования мы и сосредоточим наше внимание.

Каждый сотрудник обладает определенным перечнем прав, обязанностей и возможностей. Данная система опосредуется через два основных типа документов:

- коллективного регулирования (например, устав, положение) и

- индивидуального регулирования (трудовой договор, должностная инструкция, приказы).

В совокупности данный массив регламентирующих документов содержит в себе компетенции, направленные на регулирование деятельности каждой из должностных единиц компании. Безусловно, система должна быть непротиворечивой в своей основе. Нельзя допускать, чтобы положения трудового договора противоречили должностной инструкции или чтобы положения об отделах противоречили друг другу.

Пример 2. Фрагмент Инструкции по делопроизводству*(7)

2.2. Правом издания распорядительных актов в Обществе обладают должностные лица в пределах своей компетенции.

Правом издания приказов в Обществе обладает единоличный исполнительный орган (генеральный директор). Руководители филиалов вправе издавать приказы, направленные на регулирование деятельности филиала в пределах полномочий, возложенных на них в соответствии с Положением о филиале.

Заместители генерального директора вправе издавать распоряжения в рамках направлений своей деятельности. Руководители представительств вправе издавать распоряжения, регулирующие деятельность представительства, в пределах полномочий, возложенных на них в соответствии с Положением о представительстве.

Руководители структурных подразделений вправе издавать поручения в пределах своей компетенции в рамках вверенных им структурных подразделений.

<...>

4.1. Распорядительные акты в организации издаются на бланках, утвержденных генеральным директором.

Пример 3. Фрагмент Положения о единоличном исполнительном органе

3.3. Генеральный директор обладает правом издания распорядительных документов (приказов), направленных на регулирование хозяйственной деятельности Общества и трудовых отношений.

Пример 4. Фрагмент Должностной инструкции заместителя генерального директора

4.4. Заместитель генерального директора по хозяйственным вопросам вправе издавать распорядительные документы (распоряжения), направленные на регулирование деятельности подчиненных ему подразделений, в т.ч. о привлечении сотрудников таких подразделений к сверхурочной работе, об утверждении графиков сменной работы, перераспределении запасных частей и материалов, а также иные распоряжения хозяйственного характера, необходимые для обеспечения деятельности подчиненных ему подразделений.

4.5. Заместитель генерального директора по хозяйственным вопросам на период временного отсутствия (отпуск, болезнь или др.) генерального директора назначается исполняющим его обязанности со всеми правами и обязанностями, принадлежащими генеральному директору.

Пример 5. Фрагмент Положения о филиале

5.5. Директор филиала вправе издавать приказы, направленные на регулирование деятельности филиала, в т.ч. о привлечении сотрудников филиала к сверхурочной работе, об утверждении графика для сменной работы, перераспределении запасных частей и материалов, а также иные распоряжения хозяйственного характера, необходимые для обеспечения деятельности филиала.

5.6. Директор филиала в соответствии с утвержденным генеральным директором штатным расписанием вправе осуществлять прием сотрудников на работу, а также их увольнение, перевод на другую работу, привлечение к дисциплинарной ответственности. С целью реализации данных полномочий директор филиала наделяется правом подписи соответствующих приказов, а также правом внесения записей в трудовые книжки работников.

Пример 6. Фрагмент Положения о представительстве

5.5. Директор представительства вправе издавать распорядительные документы (распоряжения), направленные на регулирование деятельности представительства, в т.ч. о привлечении сотрудников представительства к сверхурочной работе, об утверждении графика для сменной работы, а также иные распоряжения хозяйственного характера, необходимые для обеспечения деятельности представительства.

Пример 7. Фрагмент Должностной инструкции руководителя отдела

7.7. Начальник отдела вправе отдавать устные распоряжения своим подчиненным, регулирующие деятельность вверенного ему подразделения. Он вправе ставить в письменной форме (в виде поручений) задачи и конкретизировать выполнение обязанностей в пределах должностных инструкций сотрудников своего подразделения.

Мы на примерах показали, какими локальными нормативными актами оформляется постоянное делегирование полномочий*(8) сверху вниз внутри властной пирамиды организации. При наличии таких ЛНА приказы нужны только о приеме на работу либо переводе (отдельного приказа о делегировании полномочий или исполнении обязанностей не потребуется).

Теперь проясним ситуацию с доверенностями. В постоянном делегировании доверенности вообще не должно быть. В России бессрочные доверенности - это пока экзотика (хотя такая возможность появилась с принятием Федерального закона от 07.05.2013 N 100-ФЗ). Что касается их использования при временном делегировании полномочий, то эту практику мы разберем чуть ниже.

Временное делегирование

Временное делегирование обычно применяется в случае длительной болезни или отпуска лица, наделенного властными полномочиями на постоянной основе. И право издания распорядительных документов становится неотъемлемой частью более глобального блока делегированных полномочий.

Временная передача полномочий на издание внутренних распорядительных документов в любом случае оформляется приказом с указанием периода, на который передаются компетенции и ответственность (Пример 9). При этом возможность такой передачи конкретному должностному лицу может быть предусмотрена в локальных актах организации или быть включена в обязанности работника в трудовом договоре или должностной инструкции - это так называемое штатное заместительство.

Пример 8

В трудовых обязанностях первого заместителя генерального директора может быть зафиксировано: "исполнение обязанностей генерального директора в период его болезни, отпуска, командировки или длительного отсутствия по иным причинам...". Особо можно оговорить: "...с правом издания приказов и распоряжений по всем направлениям хозяйственной деятельности организации, а также с правом представлять интересы организации в трудовых отношениях, заключать, изменять и расторгать трудовые договоры, вносить изменения в трудовую функцию работников, определять размер вознаграждения за труд".

Подчеркнем, что предусмотренная в должностной инструкции или трудовом договоре возможность временного замещения сама по себе не может рассматриваться как факт делегирования полномочий. Это лишь потенциальная возможность, которая в каждом конкретном случае должна оформляться приказом о возложении полномочий. Данный документ играет еще и информационную роль, доводя до сведения всех заинтересованных лиц факт передачи полномочий и срок, на который они передаются. Кстати, наличия приказа будет достаточно даже при отсутствии регулирования подобных вопросов в ЛНА.

Отдельно хотелось бы обратить внимание на такое явление, как использование доверенностей для делегирования внутренних полномочий. Это документ для внешнего представительства перед третьими лицами*(9) в гражданском праве, а трудовое законодательство РФ такого способа передачи полномочий не знает. Делать это при помощи доверенности неверно, но, к сожалению, так многие поступают, и суды, рассматривая ситуации с кадровыми приказами, подписанными по доверенности, практически узаконили эту практику. Суды больше смотрят на состав переданных полномочий, чем на вид документа, которым это было оформлено. В данном смысле показательно следующее дело.

Примечание. См. статьи "Доверенность в трудовых отношениях" в журналах N 7-11' 2011.

Судебная практика. Суд первой инстанции посчитал неправомерным подписание приказа об увольнении по доверенности, а апелляционный суд с ним не согласился, отметив, что "вывод суда о том, что приказ о наложении дисциплинарного взыскания подписан неуполномоченным лицом, представляется необоснованным, т.к. полномочия С.Л.Н. на издание приказов о наложении дисциплинарных взысканий... подтверждались доверенностью..." Впрочем, для работника все равно в этом случае все закончилось хорошо - нашлись другие основания признать приказ недействительным (определение Новгородского областного суда от 22.01.2014 N 2-458/13-33-67/2014).

Если система полномочий сбалансирована, передаются не только обязанности, но и права для решения возложенных задач, то у высшего руководства появляется больше времени для перспективных дел, растет уважение и доверие сотрудников к руководителям и друг к другу. Интересные задачи и возможность самовыражения удерживают в компании наиболее перспективных сотрудников, поскольку они получают возможность для удовлетворения своих амбиций, мотивации карьерного и профессионального развития.

Пример 9. Приказ о делегировании полномочий на время отсутствия генерального директора его заместителю

Общество с ограниченной ответственностью "Хайвэй"

Приказ

10.04.2017

N 3

Москва

О назначении временно исполняющим

обязанности генерального директора

В связи уходом в ежегодный отпуск генерального директора Общества с ограниченной ответственностью "Хайвэй" (далее - Общество) Размахова Ф.И.

Приказываю:

1. Назначить заместителя генерального директора Кузнецова С.П. временно исполняющим обязанности генерального директора Общества в период с 17 апреля 2017 г. по 30 апреля 2017 г. включительно с правом:

<...>

- издания любых распорядительных документов Общества (приказов, распоряжений, указаний);

- представлять интересы Общества в трудовых отношениях, включая право заключать, изменять и расторгать трудовые договоры;

- распоряжения денежными средствами Общества в пределах компетенции генерального директора с правом первой подписи на всей финансово-хозяйственной документации и первичной документации бухгалтерского и налогового учета.

2. Начальнику службы ДОУ Коневой О.П. довести настоящий приказ до сведения руководителей подразделений Общества в соответствии с листом ознакомления. Срок - 13.04.2017.

Генеральный директор                Размахов                Ф.И. Размахов

Ознакомлен и согласен

  Кузнецов    С.П. Кузнецов

10.04.2017

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка: Материалы для лексической разработки заимствованных слов в русской литературной речи / Сост. под ред. А.Н. Чудинова. - СПб.: В.И. Губинский, 1894.

*(2) Пункт 2 ст. 33 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - ФЗ об ООО) и п. 2 ст. 48 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - ФЗ об АО).

*(3) Пункт 2 ст. 65 ФЗ об АО.

*(4) Пункт 3 ст. 38 ФЗ об ООО.

*(5) У высших органов управления хозяйственным обществом есть пул полномочий, передача которых законодательно запрещена. Такой подход не является произволом законодателя. Он представляет собой систематизацию многолетнего опыта управления подобными структурами, причем не только опыта Российской империи и СССР, но и деятельности компаний Германии, Англии и США. Это сделано не случайно. У любой компании есть ряд жизненно важных моментов, регламентация которых определяет не только пути развития, но достаточно часто и саму возможность ее существования.

То, что у единоличного исполнительного органа такие ограничения не заданы, не должно вводить в заблуждение. Высокая степень свободы в данном случае уравновешивается контролем со стороны вышестоящих уровней иерархии. Кроме того, всего предусмотреть невозможно и установление в этом случае жестких рамок могло бы привести к утрате необходимой для рыночной экономики гибкости. Однако границы должны быть и здесь: генеральный директор, который передоверил всю свою работу подчиненным, обычно вызывает определенное недоумение, да и результаты получаются плачевными для компании.

*(6) Так же в качестве синонимов данные термины употребляет и Госкомстат РФ (см. постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").

*(7) В организации может быть издан отдельный ЛНА, направленный на регулирование иерархии распорядительных документов, либо положения об этом включаются в иные документы (например, устав, инструкцию по делопроизводству). Кроме того, положения, регулирующие порядок издания распорядительных документов, могут быть "разбросаны" по различным документам.

*(8) При этом издание распорядительного документа - это частное проявление, способ реализации властных полномочий в порученной работнику области деятельности, сфере ответственности.

*(9) Каковыми работники внутри организации не являются.