Порядок выдачи и учета документов при расчетах без кассы (журнал "БУХ.1С", N 6, июнь 2017 г.)

Порядок выдачи и учета документов при расчетах без кассы

Эксперты 1С

Журнал "БУХ.1С", N 6, июнь 2017 г.

Согласно действующим нормам Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели (ИП), которые осуществляют расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом власти субъекта РФ, вправе не применять кассы, если по требованию покупателя выдают документ, подтверждающий факт осуществления расчета и содержащий установленный законом перечень реквизитов. Правительство РФ утвердило порядок выдачи и учета указанных документов. Комментируют новые правила эксперты 1С.

Условия работы без ККТ

Как известно, с 15.07.2016 законодатель существенно изменил прежний порядок применения контрольно-кассовой техники (ККТ), а также требования к кассовым аппаратам (Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ, далее - Закон N 54-ФЗ). Однако есть и знакомые моменты.

Как и ранее, организации и предприниматели, находящиеся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), могут осуществлять наличные денежные расчеты (расчеты с использованием платежных карт) без применения ККТ. При этом местность должна входить в специальный перечень, утвержденный субъектом Российской Федерации (п. 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ).

Однако с 15.07.2016 действует новое условие работы без ККТ в указанном случае: продавец обязан выдать покупателю (клиенту) по его требованию документ, подтверждающий факт осуществления расчета (п. 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ).

В частности, такой документ должен содержать:

наименование;

порядковый номер;

дату, время и место (адрес) осуществления расчета;

наименование организации или Ф.И.О. (при наличии) предпринимателя.

В соответствии с пунктом 4 статьи 2 Закона N 54-ФЗ правила выдачи и учета документов (далее - Правила) должны устанавливаться Правительством РФ.

Постановлением от 15.03.2017 N 296 Правительство РФ утвердило такие Правила. Они действуют с 25.03.2017.

Порядок оформления и выдачи документа

Если покупатель рассчитывается наличными денежными средствами без кассы, то уполномоченное лицо организации (индивидуальный предприниматель) должны (п. 2 Правил):

заполнить документ;

собственноручно подписать документ;

выдать документ покупателю (клиенту).

Аналогичным образом следует действовать, если покупатель производит оплату с помощью электронного средства платежа (п. 2 Правил).

Сам документ может быть выполнен на бумажном носителе рукописным и (или) иным способом (типографским, с использованием персонального компьютера и др.) (п. 3 Правил).

Заполняя документ, продавец должен одновременно оформить не менее одной его копии. Другой вариант - документ может иметь отрывные части. Тогда его копия не требуется (п. 7 Правил). Кроме того, почерк должен быть четким и разборчивым. Помарки, подчистки и исправления не допускаются (п. 4 Правил).

Учет и хранение документов

Документу присваивается порядковый номер. Важно следить за тем, чтобы не произошло дублирование порядкового номера документа (п. 7 Правил).

По порядковым номерам и датам расчета ведется учет документов в специальном журнале. Листы такого журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем организации (предпринимателем), а также заверены печатью (при наличии) (п. 5 Правил).

Запись в журнале осуществляется по каждому расчету. При этом если в течение дня расчеты не проводились, запись в журнал не вносится.

Вести такой журнал может руководитель организации (индивидуальный предприниматель) или уполномоченное им лицо. Запись в журнале осуществляется по каждому расчету. Если в течение рабочего дня расчеты не проводились, то записи не делаются (п. 6 Правил).

Если документ был испорчен или неправильно заполнен, его перечеркивают, а затем прилагают к журналу за тот день, в котором он заполнялся. В этом случае в журнале напротив порядкового номера такого документа продавец делает соответствующую запись (п. 8 Правил).

Форма Журнала указанным Постановлением N 296 не утверждена.

В "1С:Предприятии 8" в соответствии с утвержденными Правилами с выходом очередных версий планируется поддержать возможность печати товарного чека на обычном принтере со всеми необходимыми реквизитами и отчет в свободной форме Журнал документов расчетов.

С работником, которому поручаются выдача, учет и хранение документов, а также осуществление расчетов с покупателями (клиентами), заключается договор о полной материальной ответственности (п. 9 Правил).

Копии документов (их отрывные части) придется хранить в систематизированном (по дате, виду платежа и др.) виде не менее 5 лет. По окончании этого срока копии документов (отрывные части) уничтожаются. Для этого организуется комиссия, которая составляет соответствующий акт.

Напомним, что в письме от 03.03.2017 N 03-01-15/12214 Минфин России разъяснил, что в удаленных и труднодоступных местностях в населенных пунктах с численностью населения свыше 10 000 чел. организации и ИП обязаны применять ККТ с передачей данных, при этом на кассе может использоваться автономный режим.