Проезд сотрудников к месту работы: налоги и взносы (Т.М. Прокофьева, журнал "Нормативные акты для бухгалтера", N 11, июнь 2017 г.)

Проезд сотрудников к месту работы: налоги и взносы

Т.М. Прокофьева,

аудитор

Комментарий к письму Минфина России от 16.03.2017 N 03-04-06/15198.

Журнал "Нормативные акты для бухгалтера", N 11, июнь 2017 г., с. 6-7.

Налог на доходы физических лиц

Оплата за работника проезда к месту работы и обратно, если он может добираться на работу самостоятельно, - это доход в натуральной форме, облагаемый НДФЛ (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Рассчитать НДФЛ, удержать его из доходов работника и уплатить в бюджет обязан работодатель - налоговый агент (п.п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Налоговая база при получении дохода в натуральной форме определяется как рыночная цена оказанных работнику услуг (п. 1 ст. 211 НК РФ). Датой фактического получения дохода в натуральной форме является дата его передачи работнику (подп. 2 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ). Поэтому рассчитать НДФЛ при оплате услуг по доставке сотрудников к месту работы и обратно работодателю следует на последний день календарного месяца, в котором были оказаны такие услуги.

Удержать НДФЛ можно за счет любых доходов, выплачиваемых работнику в денежной форме, - например, из заработной платы. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов от суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). А перечислить НДФЛ в бюджет нужно не позднее дня, следующего за днем выплаты работнику дохода в денежной форме, из которого этот НДФЛ удержан (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы

По общему правилу выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, облагаются страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний", далее - Закон N 125-ФЗ).

Исключения составляют выплаты, поименованные в статье 422 Налогового кодекса РФ и в статье 20.2 Закона N 125-ФЗ. В частности, не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Однако оплата стоимости проезда работников к месту работы и обратно нормами Трудового кодекса РФ не предусмотрена. Значит, такая выплата не может освобождаться от обложения страховыми взносами на основании вышеназванных норм.

Аналогичное мнение высказывает и Минтруд России, например, в письме от 10.09.2014 N 17-3/00Г-759. Эти разъяснения основаны на нормах недействующего в настоящее время Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (далее - Закон N 212-ФЗ). Однако положения подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ и подпункта "и" пункта 2 части 1 статьи 9 Закона N 212-ФЗ одинаковы, поэтому разъяснения Минтруда России применимы и сейчас.

Так же считает и Минфин России, по мнению которого по вопросам уплаты страховых взносов в 2017 году следует руководствоваться соответствующими разъяснениями, которые ранее давал Минтруд России (см. письмо Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082).

Налог на прибыль организаций

Установленный статьей 255 Налогового кодекса РФ перечень расходов на оплату труда не является закрытым. К таким расходам относятся различные виды выплат работникам при условии, что они предусмотрены трудовым или коллективным договором (п. 25 ст. 255 НК РФ).

В то же время не учитываются для целей налогообложения прибыли расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением (п. 26 ст. 270 НК РФ):

- сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства;

- случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) или коллективными договорами.

Значит, если оплата проезда предусмотрена коллективным договором, то можно включить такие затраты в расходы на оплату труда в месяце начисления (п. 25 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ).

Однако, по мнению Минфина России, приведенному в комментируемом письме, расходы на оплату проезда учитываются, только если они являются частью системы оплаты труда. То есть если организация может выявить конкретную величину доходов каждого работника (с начислением НДФЛ). При отсутствии такой возможности расходы на оплату проезда работников к месту работы и обратно не могут быть учтены в составе расходов на оплату труда, а иной порядок учета такого рода выплат, являющихся по сути социальными выплатами, не предусмотрен.

Страховые взносы, начисленные на стоимость проезда работников, признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией, на дату начисления взносов (подп. 1, 45 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Бухгалтерский учет

Оплата проезда работников к месту работы и обратно, предусмотренная трудовым и коллективным договорами, является расходом по обычным видам деятельности, поскольку связана с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ, оказанием услуг. Расходами по обычным видам деятельности признаются и начисленные страховые взносы (п. 5 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Эти суммы могут отражаться по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", если они рассматриваются как часть заработной платы (ст. 129 ТК РФ).

Пример. Учет расходов на оплату проезда работников

Предположим, организация, которая начисляет страховые взносы по общим тарифам, компенсировала работнику основного производства - налоговому резиденту РФ расходы на проезд к месту работы и обратно в сумме 800 рублей.

НДФЛ с дохода в натуральной форме составляет 104 рубля (800 руб. х 13%).

Сумма начисленных страховых взносов - 241,60 рублей (800 руб. х (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)). Бухгалтер сделает следующие записи:

Дебет 20 Кредит 70

- 800 руб. - отражена стоимость проезда работника к месту работы и обратно;

Дебет 20 Кредит 69

- 241,60 руб. - начислены страховые взносы;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 104 руб. - удержан НДФЛ при выплате работнику очередной заработной платы в денежной форме.