Открытие счетов, перечисление заработной платы на карточки (А. Хадалова, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 35, август 2008 г.)

Открытие счетов, перечисление заработной платы на карточки

Среди стремительно развивающихся банковских услуг зарплатные проекты давно и прочно заняли свое место. Они предоставляют возможность организациям выплачивать заработную плату персоналу не через кассу, а с использованием пластиковых карт международных платежных систем (таких, как VISA или MasterCard).

Каждый банк устанавливает свои условия открытия зарплатных карточных счетов, которые оговариваются в договоре. Одни банки предусматривают плату за первоначальное оформление карточек, другие предоставляют их бесплатно. Кроме того, все банки, выпускающие пластиковые карточки, взимают плату за их годовое обслуживание.

Еще один вид расходов, связанный с карточками, - вознаграждение банку за перечисление заработной платы на счета сотрудников. Обычно это процент от общей суммы заработной платы всех работников.

Чтобы оформить карточки, необходимо передать в банк пакет документов. Как правило, в него входят:

заявление от каждого сотрудника, заверенное руководителем организации;

список сотрудников организации (на электронном носителе и в бумажном виде, заверенный печатью и подписями ответственных лиц);

копии паспортов сотрудников (например, при выдаче VISA или MasterCard);

сведения о тех лицах организации, которым доверено решать вопросы, связанные с использованием карточек;

график выдачи заработной платы, заверенный руководителем организации.

Если организация открывает счет сотрудникам не в своем обслуживающем банке (например, он не ведет карточные счета), то список документов расширится. Банк может потребовать комплект нотариально заверенных учредительных документов, карточку с образцами подписей и т.д.

На основании представленных документов между банком-эмитентом и организацией заключается договор на выдачу и использование зарплатной карточки держателю - работнику юридического лица.

Существуют три способа перечисления заработной платы на карточки. Все зависит от того, есть ли у организации расчетный счет в банке-эмитенте.

Счета всех сотрудников открыты в банке,
в котором организация имеет расчетный счет

Когда у организации имеется расчетный счет в банке-эмитенте, деньги перечисляются с него на карточные счета сотрудников, открытые в этом же банке. В данном случае организация перечисляет банку общую сумму, предназначенную к выплате заработной платы всем сотрудникам, одним платежным поручением. Платежные поручения и реестры к ним оформляются два раза в месяц.

В согласованные сроки банку должен быть передан реестр зачислений (или другой документ) на карточки сотрудников, в котором указывают реквизиты банка, табельные номера, ФИО сотрудников, реквизиты карт-счетов и суммы заработной платы, подлежащие зачислению. Форма такого документа разрабатывается каждым банком самостоятельно и прикладывается к договору на выдачу и использование зарплатной карточки держателю - работнику юридического лица.

Реестр (или иной документ) должен быть подписан лицами, имеющими право подписи расчетных документов, и заверен печатью организации.

Как правило, такой документ представляется в банк и в бумажном виде в двух экземплярах, и в виде электронного файла в формате, согласованном с банком и представляющем собой копию реестра. Информация, направляемая в банк в электронном виде, может быть представлена на дискете либо передана по электронным каналам связи при условии заключения соответствующего соглашения.

Счета всех сотрудников открыты в банке,
в котором у организации нет расчетного счета

Организация может обратиться за услугой по перечислению заработной платы сотрудникам на пластиковые карточки и в тот банк, в котором у нее нет расчетного счета. В этом случае с банком заключается договор только на осуществление операций по перечислению заработной платы на пластиковые карты.

Если карточные счета обслуживает другой банк, то организация также оформляет одно платежное поручение на общую сумму причитающейся к выплате заработной платы всем сотрудникам, перечисляемую на корреспондентский счет другого банка. С этого счета банк перечислит деньги на карточные счета сотрудников. Вместе с платежным поручением в банк также представляется реестр или иной документ, содержащий информацию о заработной плате каждого сотрудника.

Счета сотрудников открыты в других банках

Если сотрудники организации самостоятельно выбрали себе банк, то они сами заключают с ним договор, несут определенные расходы, связанные с получением и обслуживанием карточек, и представляют сведения об открытых ими банковских счетах своей организации.

Поскольку в такой ситуации банковские счета сотрудников открыты в разных банках, организация оформляет платежные поручения на перечисление заработной платы каждому сотруднику отдельно на его банковский счет.

В качестве подтверждения, что заработная плата перечислена на карточные счета, банк выдает организации выписку и возвращает один экземпляр реестра (или иного документа) со своей отметкой, что и является документальным обоснованием факта погашения задолженности перед сотрудниками.

В НК РФ нет прямого запрета на учет расходов, связанных с оформлением сотрудникам банковских карт, на которые в дальнейшем будет перечисляться заработная плата. Таким образом, расходы по изготовлению карточек и ежемесячную комиссию за ведение счетов работников можно учесть при расчете налога на прибыль на общих основаниях, т.е. при выполнении условий ст. 252 НК РФ затраты должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены при осуществлении деятельности, направленной на получение дохода.

При этом нет оснований утверждать, что такие расходы произведены в пользу сотрудников. Данный способ выдачи заработной платы выгоден в первую очередь организации. Но для учета "карточных расходов" следует позаботиться о правильном оформлении кадровых документов.

Во-первых, такой способ выдачи заработной платы необходимо закрепить в трудовом договоре, указав, что все расходы по обеспечению безналичного способа выдачи жалованья лежат на работодателе. В договор включают соответствующий пункт о перечислении зарплаты на карточку и об условиях такого перечисления. Трудовые договоры, которые уже заключены на текущий момент, можно дополнить дополнительным соглашением. Оно должно быть подписано как работодателем, так и сотрудником, поскольку изменения в трудовой договор можно внести только в том случае, если работник не возражает (ст. 57 ТК РФ). Также желательно внести изменения и в коллективный договор.

Статья 136 ТК РФ устанавливает, что заработная плата может перечисляться "на указанный работником счет в банке". Данная формулировка свидетельствует о том, что работник должен документально подтвердить свое желание получать деньги на карточку. Сделать это можно, оформив соответствующее заявление от каждого сотрудника. В заявлении обязательно должны быть указаны банковские реквизиты, необходимые для правильного перечисления денег.

Во-вторых, в трудовом договоре следует указать, что при увольнении сотрудник обязан вернуть карточку. Это подтвердит, что карточка оформлялась для нужд организации, а не сотрудника.

В-третьих, в договоре с банком также следует указать, что карточки изготавливаются именно для организации, а не для сотрудников. При таком оформлении отношений проблем с учетом расходов быть не должно. Подтверждает возможность учета затрат на обслуживание карточек работников и судебная практика (постановления ФАС Московского округа от 18.11.03 г. N КА-А40/9281-03, ФАС Восточно-Сибирского округа от 2.05.06 г. N А33-21067/05-Ф02-1877/06-С1).

Налоговых последствий по ЕСН в этом случае также не будет, ведь согласно п. 1 ст. 236 НК РФ объектом налогообложения признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам. Оплата за изготовление и обслуживание банковских карт не является платой за выполнение работ или оказание услуг, поэтому она не подпадает под обложение ЕСН.

Вознаграждение банку за перечисление заработной платы на карточки организация может учесть, как и любую другую затрату, связанную с банковскими операциями, в составе внереализационных расходов (п.п. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). Данный вопрос является однозначным. По крайней мере, и налоговые органы, и Минфин России придерживаются именно такой точки зрения (например, письмо Минфина России от 2.03.06 г. N 03-03-04/1/167).

Суммы комиссий, уплаченные банку за выпуск и обслуживание зарплатных карт, доходами работников не являются (письмо Минфина России от 19.09.06 г. N 03-05-01-04/273).

Основные доказательства того, что расходы на зарплатные карты сотрудников не подпадают под обложение НДФЛ, приведены в ст. 136 ТК РФ, согласно которой фирма может перечислять сотрудникам оплату труда на указанные ими счета в банках. Условия такого порядка выдачи заработной платы должны быть предусмотрены в трудовых договорах (либо в коллективном договоре).

Договоры на открытие и обслуживание банковских карт сотрудники фирмы иногда заключают от своего имени. По условиям таких договоров они одновременно считаются и клиентами банка, и держателями карт. В таких случаях платежи банку за открытие и годовое обслуживание карточных счетов являются личными расходами работников. Если фирма оплачивает их за своих сотрудников, то она должна удержать с их доходов НДФЛ (ст. 209 и 210 НК РФ). Кроме того, фирма не может учесть такие расходы при налогообложении прибыли (п. 29 ст. 270 НК РФ). Не облагается НДФЛ и учитывается при налогообложении прибыли при таком способе расчетов только один вид банковской комиссии - за перевод денег на карточные счета.

А. Хадалова,

ведущий бухгалтер ООО "Финстатус"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 35, август 2008 г.