Роль информационных управленческих систем в деятельности компании (О. Васильева, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 35, август 2008 г.)

Роль информационных управленческих систем в деятельности компании

Потребность в совершенствовании бизнес-процессов рано или поздно возникает на предприятиях любой отрасли и сферы деятельности. Что же является источниками таких потребностей, что заставляет их снова и снова возвращаться к анализу и реорганизации бизнес-процессов?

В первую очередь к таким факторам нужно отнести изменение внешней среды и необходимость поддерживать эффективную работу в условиях обострившейся конкуренции и повышения требований со стороны клиентов. Компании просчитывают стоимость бизнес-процесса, после чего принимают модель более тесной интеграции с поставщиками и клиентами. Прослеживается также и тенденция к изменению модели от "make-and-sell" к "sense-and-respond", так как последняя позволяет гибко реагировать на потребности рынка.

Другим немаловажным фактором является изменение стратегии компании и, как следствие, появление новых стратегических целей. В условиях непрерывных слияний и поглощений выстраивание оптимальной модели бизнес-процессов обеспечивает в короткие сроки проведение масштабирования бизнеса и диверсификации.

Синергетика

Синергетика - одно из ведущих направлений науки, которое посвящено самоорганизации и развитию сложных систем. В приложении к информационным системам данный термин означает достижение необычайно высокого результата при определенном сочетании набора компонентов, каждый из которых в отдельности дает лишь незначительный прирост характеристик системы в целом.

С нашей точки зрения, именно синергетика людей, процессов и информационных технологий обеспечивает максимальный эффект от реализации ИТ-проектов и позволяет достигнуть основные цели:

повышение качества управленческой информации за счет централизации, целостного охвата в режиме реального времени;

получение комплексной информации о деятельности компании по всем направлениям бизнеса;

повышение эффективности ключевых бизнес-процессов, использование ключевых показателей деятельности (KPI);

усиление взаимодействия структурных подразделений, ориентации их на достижение единого результата;

перевод компании в режим моделирования и прогнозирования ситуации;

повышение культуры управления компанией за счет стандартизации бизнес-процессов в информационной системе для всех предприятий и структурных подразделений, обеспечение их работы в едином информационном пространстве;

снижение операционных затрат за счет исключения дублирующих функций и нарушений планового ритма работы компании;

предотвращение рисков принятия неверных управленческих решений без использования искаженных данных, поступающих из разрозненных источников.

Построение корпоративных информационных систем (КИС) позволяет оптимизировать процесс управления и, как следствие, обеспечивает рост бизнеса компании. При этом только комплексный подход к выбору решения и исполнителей гарантирует отдачу от реализации проекта.

При выборе технологий и партнеров (исполнителей) для построения КИС необходимо анализировать преимущества, которые дает проектное решение. Оценка следующих критериев может помочь компании сделать правильный выбор:

проектные преимущества - оптимальная цена с точки зрения обоснованности возврата инвестиций, комплексный подход, защита инвестиций и дальнейшее развитие системы, обучение персонала, патентованная методика внедрения, техническое обеспечение;

технологические преимущества - коммуникационная составляющая (интернет-решение), открытость решения, минимизация расходов на эксплуатацию системы, сертифицированная система безопасности;

функциональные преимущества - максимально полное функциональное покрытие требований бизнеса по основным функциональным областям, возможность одновременной поддержки нескольких компаний, структурных единиц, обеспечивающих поддержку сквозных бизнес-потоков, возможность реализации учета по разным стандартам, наличие стандартных адаптеров для интеграции со специализированными системами либо технологическая возможность интеграции на уровне бизнес-процессов и обмена данных.

С точки зрения заказчика, особое внимание следует уделить выбору компании, которая будет реализовывать проект и на длительный срок станет не только исполнителем, но и партнером вашего бизнеса.

Эффективный консалтинг невозможен без доверия к консалтинговой компании, к ведущим проект консультантам, к тем методам и продуктам, которые они используют в своей работе. Создание доверительных отношений - длительный процесс, в котором опыт и профессионализм становятся решающими факторами, влияющими на успех сотрудничества.

В настоящее время на российском рынке широко представлены бизнес-приложения и технологии всех мировых лидеров ИТ-индустрии: Oracle, SAP, MBS представляют бизнес-приложения, средства интеграции и разработки, HP, IBM, Sun - широкий спектр решений для организации системного ландшафта. За заказчиком остается сложный процесс выбора как бизнес-приложений, так и исполнителей, а после принятия решения - не менее трудный процесс - процесс осознания ответственности за сделанный выбор.

При реализации проектов внедрения важно учитывать типовые риски, чтобы оперативно их предотвращать. Рассмотрим некоторые из них:

недостаточное внимание к проекту со стороны руководства и, как следствие, низкий приоритет внутри компании. Минимизировать этот риск можно путем кардинального изменения отношения к проекту руководства компании. Это означает внутренний PR проекта - коммуникации на всех уровнях, проведение демонстраций проектных решений на ранних стадиях проекта, проведение корпоративных семинаров и т.п.;

отсутствие внутренней мотивации сотрудников, участвующих в проекте. Снижение этого риска возможно за счет определения дополнительных KPI для сотрудников, участвующих в проекте. Кроме того, необходимо разработать гибкую систему мотивации сотрудников, которая обеспечит повышение заинтересованности в успешной реализации проекта;

рассогласование проектов - организационных, методологических, инфраструктурных, внедренческих, недооценка их взаимного влияния. Для минимизации этого риска рекомендуется проводить целевое планирование всех проектов, увязывая их в программы с обязательным мониторингом контрольных точек и оценкой влияния по изменениям на весь комплекс проектных работ;

восприятие ИТ-проектов как неких строительных "объектов под ключ". Здесь важно помнить, что для заказчика любой ИТ-проект - это тоже ваш проект, неотъемлемая часть вашего бизнеса, а помочь его сформировать и реализовать может партнер - консалтинговая компания;

недостаточная проектная подготовка менеджеров компании. Зачастую компания начинает проект, не имея ни малейшего представления о сути ведения проектных работ, поэтому для персонала проектная деятельность может оказаться новой и непривычной. Кроме того, реализация любого масштабного проекта приводит к достаточно сильным изменениям внутри компании. Следовательно, необходимо уделять особое внимание подготовке проектных менеджеров;

недооценка и несвоевременное создание внутреннего центра компетенции. Жизненный цикл ИТ-проектов достаточно длительный. Причем в той или иной степени проектные решения модифицируются, развиваются в режиме "всегда". Если компания не использует 100%-ный аутсорсинг, только формирование внутренней группы квалифицированных специалистов обеспечит поддержку системы и пользователей. А также позволит ей самостоятельно развивать проектное решение вместе с появляющимися новыми требованиями бизнеса.

О. Васильева,

партнер Группы БДО Юникон

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 35, август 2008 г.