Менеджер по персоналу, отдел кадров, служба управления персоналом: что нужно компании? (А.А. Шахбазов, "Отдел кадров", N 1, июль 2008 г.)

Менеджер по персоналу, отдел кадров, служба управления персоналом:
что нужно компании?

Современный этап развития экономики России являет нам большое количество организаций, различающихся размером, временем жизни, направлениями бизнеса, темпами роста, финансовым состоянием. Столько же подходов к управлению персоналом у руководителей и владельцев бизнеса. Каждый руководитель предприятия рано или поздно встает перед необходимостью определить свое отношение к этому вопросу. Нужно ли создавать службу по управлению персоналом или можно ограничиться отделом кадров, а то и вовсе одним менеджером по персоналу? Вон у соседей по офису вообще все поручено бухгалтеру. Какие критерии определяют потребность предприятия в финансовых и человеческих ресурсах для управления кадрами?

Задачи кадрового менеджмента

Набор функций современного HR-менеджмента не ограничивается лишь документированием трудовых отношений, на первое место сейчас выходит задачи по управлению трудовыми резервами. Коротко перечислим основные из таких задач:

- исследование рынка труда;

- внутренний PR, позиционирование компании как привлекательного работодателя, информирование целевой аудитории о возможностях работы в компании;

- подбор высококвалифицированных сотрудников;

- построение и поддержание работы системы адаптации сотрудников;

- оценка, обучение, планирование и развитие карьеры сотрудников;

- управление созданием, поддержанием и совершенствованием системы эффективной работы сотрудников организации;

- создание и своевременное изменение системы оплаты труда, мотивации сотрудников;

- построение эффективных коммуникаций внутри компании;

- высвобождение сотрудников, особенно занимавших в компании ключевые должности;

- создание комфортной психологической атмосферы в компании.

Такое изменение функций продиктовано состоянием рынка труда, эволюцией экономики и бизнеса. Все больше руководителей понимает, что отношение к персоналу надо менять. Топ-менеджмент теперь рассматривает персонал как важнейший ресурс бизнеса, инвестиции в развитие которого не только оправданны, но и жизненно необходимы для компании.

Действительно, заработная плата поднимается, причем гораздо быстрее, чем производительность труда. Квалифицированные кадры и менеджеры высшего звена с легкостью, которая была бы удивительна при мировоззрении прежних лет, меняют места работы. Молодежь как на подбор хочет иметь все и сразу и практически не замечает востребованные, но непрестижные профессии. Ценность персонала увеличивается, и одновременно выросли связанные с наймом персонала требования законодательства к работодателю, штрафные санкции, финансовые и налоговые риски. А следовательно, иными становятся требования к HR-менеджменту и мера ответственности. Владелец или руководитель бизнеса хочет иметь в своем распоряжении сплоченную и работоспособную команду единомышленников, заинтересованных в конечном результате труда и ощущающих свою причастность к предприятию. Причем команда эта нужна, как говорится, еще вчера.

Когда необходима служба по персоналу

Сделаем предварительный вывод, что служба по управлению персоналом нужна:

- если компания амбициозна и ставит перед собой цели развития, захвата доли рынка, создания высокотехнологичного производства;

- на этапах создания и активного роста компании;

- на стадии реформирования компании;

- предприятиям, переживающим кризис;

- предприятиям, на которых производственный процесс требует сотрудничества высококвалифицированных специалистов, имеющих большую ценность на рынке труда;

- компаниям, в которых производственный процесс требует соблюдения коммерческой или промышленной тайны;

- в крупных компаниях со сложной структурой подчиненности (холдинги), имеющих развитую систему бизнес-процессов;

- в компаниях, заинтересованных в структурировании, аккумулировании и полноценной передаче новым сотрудникам накопленного опыта.

На первый взгляд, в данный список можно включить любую компанию, однако это не так. Поставим обратную задачу: какое предприятие или компания может обойтись без собственной службы по управлению персоналом? Первое, что приходит в голову, - компания должна быть небольшой. Но насколько небольшой? Четкие количественные рамки здесь определить достаточно сложно, но основную роль играют потребности компании, перспективы ее развития, специфика производства и сегмента рынка. Итак, это должна быть небольшая, стабильная организация (без перспектив роста, со стабильным спросом на продукцию). Технологический процесс на таком предприятии, скорее всего, несложен, высоких требований к квалификации персонала нет. Новые сотрудники будут легко заменять уходящих, при этом большой текучести кадров быть не должно. Сотрудники не должны активно интересоваться своим карьерным, профессиональным ростом, как, впрочем, и ростом материальной компенсации за свой труд. Отметим, что в компаниях такого уровня, как правило, огромную роль играет личность руководителя или собственника. Кстати, в последнем случае вопрос о создании в компании нового отдела решается просто: как только директору надоедает самому работать менеджером по персоналу, приглашается специалист-кадровик.

Конечно, к этой проблеме можно подойти упрощенно. Рассчитываем количество рабочего времени, необходимое для оформления трудовых отношений с имеющимися или предполагаемыми исходя из планов развития компании) работниками и получаем искомое число сотрудников отдела кадров. Если это число меньше единицы, поручаем кадровый документооборот секретарю или бухгалтеру, в зависимости от их загруженности. Если больше одного, но меньше двух, приглашаем менеджера по персоналу. Ну а если больше двух, впору думать о создании отдела кадров.

Существуют старые, еще советских времен нормативы на оформление видов кадровой документации. Имеется и новый опыт работы кадрового аппарата. Здесь можно сослаться на Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные Постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78, а также на Постановление Минтруда РФ от 26.03.2002 N 23 "Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти". При первом приближении проблема решается так:

- в компаниях с численностью работников до 20 человек подбор персонала осуществляется руководством организации (возможно, с привлечением внешних кадровых агентств), а ведение кадрового делопроизводства - секретарем или бухгалтером;

- при численности работников от 20 до 50 выделяется отдельная штатная единица (инспектор, специалист, менеджер по кадрам);

- при количестве работников свыше 50 человек формируется отдел кадров.

Однако эти нормы не учитывают, с одной стороны, изменения законодательства, касающиеся объема работы по документированию трудовых отношений, а с другой стороны, появление программ для ведения и документирования учета персонала. Существуют примеры, когда в компаниях численностью до 250 человек кадровой документацией занимается один человек. Это возможно при высоком уровне автоматизации, хорошо проработанной системе внутренних локальных актов и, что самое важное, низкой текучести кадров. Естественно, у такого менеджера не будет времени ни на подбор персонала (этим занимаются руководители линейных подразделений), ни на адаптацию, аттестацию и мотивацию персонала (как правило, в таком случае этим вообще никто не занимается).

Другие способы управления персоналом

Нельзя не остановиться на возможности передачи некоторых функций управления персоналом на аутсорсинг - иногда это позволяет довольно долго обходиться без собственной службы управления персоналом. Так, давно отработана передача функции подбора персонала. В настоящее время появляется все больше предложений по аутсорсингу кадрового учета, построению схемы внутренних коммуникаций, имиджа компании, организации и проведению внутренних мероприятий. Различные кадровые, консалтинговые и эвент-агентства с радостью предложат широкий перечень услуг. Но даже в этом случае в компании должен быть человек, курирующий всю работу по управлению персоналом, умеющий видеть потребности и состояние предприятия.

Документационное обеспечение

Уже было отмечено, что объем работы по документированию трудовых отношений достаточно велик. Вряд ли сейчас кого - то нужно убеждать в необходимости правильного и полного составления локальных актов организации и оформления другой кадровой документации. Пренебрежение этой стороной управления, желание сэкономить на дополнительном сотруднике отдела кадров или необходимой программе по учету персонала могут повлечь серьезные юридические и финансовые потери.

Во-первых, это могут быть прямые потери организации от исков работников, а также штрафы проверяющих органов. Компания, не уделяющая внимания правильному оформлению документации, имеет меньше шансов отстоять свои позиции в суде. Во-вторых, оформление документации, связанной с начислением заработной платы работников, напрямую связано с начислением налогооблагаемой базы предприятия. Чем больше нарушений в кадровом учете, тем больше претензий может быть у налогового инспектора, проверяющего компанию. А самое главное - небрежное ведение дел отделом кадров снижает мотивацию остальных сотрудников и может привести к конфликтам и потере ценных работников.

Вне зависимости от количества сотрудников отдела кадров существует достаточно большой перечень кадровой документации, которая обязательно должна иметься в организации. Для удобства мы представили его в виде таблицы.

Наименование документа	Основание	Обязательность	Форма и требования к составлению
Внутренние локальные нормативно-правовые акты организации
Положение о защите персональных данных	Статьи 85, 86, 87 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Правила внутреннего трудового распорядка	Статьи 189, 190 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Инструкция по охране труда	Статьи 212, 217 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Положение по органи- зации работ по охра- не труда	Пункты 4.2, 5.7 ГОСТ*	Обязателен	Произвольная
Положение об оплате труда и материальном стимулировании	Статья 135 ТК РФ	Обязателен в том случае, если в трудовых договорах (или в правилах внутреннего трудового распорядка) не расписана система оплаты труда и матери- ального стимулирования	Произвольная
Должностная инструк- ция	Единый тарифно- квалификационный справочник	Обязателен в том слу- чае, если должностная инструкция не включена в трудовой договор	Произвольная
Положение о струк- турном подразделении	Нет	Необязателен	Произвольная
Положение об охране коммерческой тайны	Статья 57 ТК РФ	Обязателен, если в тру- довом договоре закреп- лена обязанность ра- ботника сохранять ком- мерческую тайну	Произвольная
Коллективный договор	Статья 22 ТК РФ	Обязателен, если есть соответствующее согла- шение между работодате- лем и работниками	Произвольная
Документы по учету кадров и рабочего времени
Трудовой договор	Статьи 16, 56, 57 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Штатное расписание	Статьи 15, 57 ТК РФ	Обязателен	Форма Т-3, согласно унифицированным формам**
График отпусков	Статья 123 ТК РФ	Обязателен	Форма Т-7, согласно унифицированным формам**
Личная карточка ра- ботника	Нет	Обязателен	Форма Т-2, согласно унифицированным формам**
Приказ по основной деятельности	Нет	Обязателен	Произвольная, кроме общих требований к составлению документов
Приказ по личному составу (прием, пе- ревод, предоставле- ние отпуска, направ- ление в команди- ровку, поощрение, увольнение)	Статьи 68, 72 ТК РФ	Обязателен	Формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-9, Т-11, Т-8, согласно унифицированным формам**
Приказ о привлечении работников к сверх- урочной работе	Статья 99 ТК РФ	Обязателен, если работники привлекаются к сверхурочной работе или работе в выходные дни	Произвольная, кроме общих требова- ний к составлению документов
Письменное согласие работника на выпол- нение сверхурочной работы, работы в вы- ходные и праздничные дни	Статья 99 ТК РФ	Обязателен, если работ- ники привлекаются к сверхурочной работе или работе в выходные дни	Произвольная
Табель учета рабоче- го времени	Статья 91 ТК РФ	Обязателен	Формы Т-12 и Т-13, согласно унифи- цированным формам**
Перечень должностей работников с ненор- мированным рабочим днем	Статья 101 ТК РФ	Обязателен, если в организации есть такая категория работников	Произвольная
График сменности	Статья 103 ТК РФ	Обязателен, если в организации есть персонал, работающий по сменному графику	Произвольная
Договор о коллектив- ной материальной от- ветственности	Статья 245 ТК РФ	Обязателен, если в ор- ганизации ведутся рабо- ты в соответствии с Пе- речнем работ, при вы- полнении которых может вводиться полная кол- лективная (бригадная) материальная ответст- венность	Типовая форма, установленная в приложении 4 к Постановлению Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85
Договор о полной индивидуальной ма- териальной ответст- венности	Статьи 243, 244 ТК РФ	Обязателен, если есть материально ответствен- ные сотрудники	Типовая форма, установленная в приложении 2 к Постановлению Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудо- вых книжек"	Обязателен	Типовая форма, установленная в приложении 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ надо пронумеровать, прошить, опечатать)
Журнал учета меро- приятий по контролю проверяющими органа- ми	Пункт 5 ст. 9 Фе- дерального закона от 08.08.2001 N 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индиви- дуальных предпри- нимателей при проведении госу- дарственного кон- троля (надзора)"	Обязателен	Произвольная, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ надо пронумеровать, прошить, опечатать)
Журнал регистрации учета прохождения инструктажа по охране труда	Статьи 212, 217 ТК РФ	Обязателен	Согласно формам, рекомендуемым в приложениях 4 и 6 к ГОСТ***, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ надо пронумеровать, прошить, опечатать)
Журнал регистрации ознакомления работ- ников с внутренними локальными актами	Статья 68 ТК РФ	Не обязателен в том случае если факт озна- комления можно подтвер- дить другим документом	Согласно установленным образцам, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ надо пронумеровать, прошить, опечатать)
Журнал регистрации приказов по личному составу	Нет	Не обязателен	Произвольная, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ надо пронумеровать, прошить, опечатать)
Журнал регистрации трудовых договоров	Нет	Не обязателен	Произвольная, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ надо пронумеровать, прошить, опечатать)
* ГОСТ Р 12.0.006-2002 "Система стандартов безопасности труда. Общие требования к системе управления охраной труда в организациях". ** Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". *** ГОСТ 12.0.004-90 "Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения".

А.А. Шахбазов,

эксперт журнала "Отдел кадров"

"Отдел кадров", N 1, июль 2008 г.