Внесение изменений в записи трудовой книжки (К.В. Шестакова, "Отдел кадров бюджетного учреждения", N 2, август 2008 г.)

Внесение изменений в записи трудовой книжки

Основным документом о трудовом стаже и трудовой деятельности является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ). Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 "Об утверждении правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий" закреплены положения о подтверждении трудового стажа путем предоставления трудовых договоров, выписок из приказов, других документов. Но подобное возможно при наличии в трудовой книжке неправильных и неточных сведений либо отсутствии записей об отдельных периодах работы.

В каком порядке необходимо вносить исправления в трудовые книжки, расскажем в данной статье.

Нормативно-правовая база и условия внесения исправлений
в трудовые книжки

Статьей 7 Федерального закона от 17.12.2001 N 173-ФЗ*(1) (далее - Закон N 173-ФЗ) установлено право на назначение трудовой пенсии по старости при наличии не менее пяти лет страхового стажа. В страховой стаж включаются периоды работы и иной деятельности, за которые уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд (ст. 10).

Статьей 13 Закона N 173-ФЗ закреплено, что после регистрации в системе обязательного пенсионного страхования за основу при назначении трудовой пенсии принимаются выписки из лицевых счетов, а до регистрации - сведения, содержащиеся в документах, выдаваемыми в установленном порядке работодателями.

Поэтому правильное оформление записей в трудовых книжках, особенно четкость в установлении дат приема и увольнения, является важным условием установления права гражданина на получение пенсии.

Основными нормативно-правовыми актами, регулирующими порядок оформления трудовых книжек, являются:

- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках"*(2) (далее - Правила);

- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69*(3) (далее - Инструкция).

Следует помнить об Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162, которая в связи с изданием указанного Постановления N 69 не применяется на территории РФ, но при назначении трудовых пенсий учитывается для записей, внесенных в период ее действия.

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку регламентировано разд. III Правил. Согласно п. 26 Правил изменение записей, сделанных на титульном листе, производится работодателем по последнему месту работы на основании представленных работником документов.

Для изменения сведений о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника последний должен представить паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества или другие документы, подтверждающие соответствующие изменения.

Запись может быть изменена как по месту работы, где она была внесена, так и по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Отметим, что в Правилах закреплена обязанность работодателя оказать работнику при его обращении необходимую помощь, под которой понимается, например, направление запроса организации, допустившей ошибку (или являющейся правопреемником реорганизованной организации), или в архив города при передаче документов в случае ликвидации организации.

В случае отсутствия документов, на основании которых можно вносить изменения в записи трудовой книжки, а также несоответствия такого документа фактически выполнявшейся работе, исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также в случаях массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.

Порядок оформления изменений записей в трудовых книжках

Внесение изменений в сведения, указанные на титульном листе, производится в порядке, установленном п. 2.3 Инструкции. Сведения о фамилии, имени, отчестве и дате рождения изменяются путем зачеркивания одной чертой прежних записей, надписи рядом новой и указания ссылки на соответствующий документ на внутренней стороне обложки трудовой книжки, с заверением подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Фамилия Кочетова изменена на фамилию Трошина на основании свидетельства о браке серия N , ---------- выданного отделением ЗАГС " " г. ------------- ------ Инспектор ОК Евсеева Е.А. (подпись, печать)

Трудовая книжка ТК N 7565567 Фамилия Кочетова Трошина -------------------------------------- Имя Анна ------------------------------------------ Отчество Валентиновна -------------------------------------- Дата рождения 14 апреля 1975 года ---------------------------------- (число, месяц, год) Образование среднее, высшее ---------------------------------- Профессия, специальность фельдшер, врач-терапевт ---------------------- Дата заполнения " 29 " октября 1996 г. ---- ----------- --- Подпись владельца книжки Кочетова ----------------------- Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек М.П. Макарова --------------- (разборчиво)

Часто при приеме трудовой книжки инспектором отдела кадров или при их проверке Пенсионным фондом можно увидеть зачеркнутые записи с отметкой рядом "исправленному верить" и подписью сотрудника. Такое исправление записи противоречит п. 30 Правил и п. 1.2. Инструкции, запрещающим зачеркивание неточных или неправильных записей и предписывающим изменение записей путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

При необходимости изменения конкретной записи в разделах "Сведения о работе" или "Сведения о награждении" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись. В графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Муниципальное лечебно-профилактическое учреждение
				"Женская консультация N 5" Городской центр плани-
				рования семьи и репродукции (МЛПУ "Женская кон-
				сультация N 5" ГЦ "Пласир")
9	14	06	2007	Принята на работу по должности медицинская сестра	Приказ от
					14.06.2007 N 18
10	17	06	2007	Запись за N 1 недействительна. Принята на работу	Приказ от
				по должности старшая медицинская сестра	14.06.2007 N 18

В таком порядке вносятся изменения в записи:

- о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении;

- в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе ("Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе", в графе 4 указывается номер и дата приказа (распоряжения) или иного решения работодателя о восстановлении на работе);

- при изменении формулировки причины увольнения (в этом случае в графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя об изменении формулировки причины увольнения).

Как видим, законодательные нормы достаточно четко регулируют порядок внесения исправлений в трудовые книжки. Однако на практике встречаются ситуации, разрешение которых не нашло отражения в Правилах и Инструкции.

За разъяснением спорных моментов о порядке внесения изменений и последствиях неправильного изменения записей обратимся к заместителю начальника управления Пенсионного фонда Нижегородского района Голуб Татьяне Васильевне.

Какие ошибки в записях трудовых книжек, влияющие на назначение гражданину пенсии, встречаются наиболее часто?

Одной из наиболее распространенных ошибок являются неточности в написании фамилии, имени, отчества и даты рождения владельца трудовой книжки. Работники кадровых служб могут ошибиться в написании буквы имени (е/и, о/а, ь/и), или цифры в дате рождения, записав данные работника, не проверяя документ, удостоверяющий личность.

Следует помнить: согласно п. 2.1 Инструкции сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек (ФИО и дата рождения), записываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.). Если, тем не менее, в записи имени или даты рождения обнаружена ошибка, исправление может быть сделано либо допустившим ее работником, либо работником кадровой службы по последнему месту работы владельца трудовой книжки.

Исправление вносится в порядке, установленном п. 2.3 Инструкции для внесения изменений в сведения, указанные на титульном листе, - путем зачеркивания одной чертой прежних записей, надписи новой и указания ссылки на соответствующий документ. Особо отметим, что не подтвержденные подобным образом исправления дают основание считать трудовую книжку недействительной и не принимать содержащиеся в ней сведения при установлении стажа ее владельца.

В трудовых книжках можно увидеть исправления, сделанные следующим образом: неверная запись зачеркнута, рядом написано "Исправленному верить" и подпись работника отдела кадров. Принимаются ли сведения, исправленные подобным образом, для подтверждения трудового стажа при назначении пенсии?

Сотрудники Пенсионного фонда, определяющие трудовой стаж, могут принять исправленные подобным образом записи, если кроме подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, исправление будет заверено печатью соответствующей организации. В случае возникновения сомнений в подлинности внесенных исправлений, сотрудники Пенсионного фонда вправе потребовать представить документы, подтверждающие соответствующие сведения (справки от работодателя, трудовой договор, заверенные копии приказов и др.).

В настоящее время исправления, сделанные в указанном порядке, даже заверенные печатью организации, не допускаются, и должны быть внесены в трудовую книжку в соответствии с п. 30 Правил и п. 1.2 Инструкции.

Допускается ли внесение в трудовую книжку записи, сформулированную следующим образом: "Уволен по собственному желанию, пункт 1 статья 77 Трудового кодекса Российской Федерации", вместо "Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 1 части первой статья 77 Трудового кодекса Российской Федерации"? И будет ли признана недействительной формулировка о расторжении трудового договора, если обозначен только пункт 1 статьи 77 ТК РФ без указания соответствующей части?

В настоящее время записи необходимо вносить в виде "Трудовой договор расторгнут...". Тем не менее, и формулировка "Уволен..." в совокупности с другими данными - отсутствием пропусков строк при внесении записей, наличием подписи лица ответственного за ведение трудовых книжек и печати организации - будет принята в качестве данных, подтверждающих трудовой стаж. Поэтому сделанные в таком виде записи исправлять не нужно. Запись, содержащая лишь указание на пункт и статью, без указания части статьи, будет принята как достоверная, при наличии указанных выше реквизитов и отсутствии подчисток.

На практике часто возникают ситуации, когда работник кадровой службы организации, в которую устраивается на работу новый человек, отказывает в приеме трудовой книжки по причине неточностей внесенных записей. В качестве причин отказа называют отсутствие на титульном листе сведений об образовании, ошибки в имени работника и т.д. Правильно ли поступает кадровик?

В настоящее время в соответствии с п. 27 Правил работодатель по новому месту работы вправе на основании соответствующих документов самостоятельно исправить ошибки, допущенные предыдущими работодателями. Более того, установлена обязанность работодателя оказать работнику при его обращении необходимую помощь в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке.

Поэтому, если при приеме трудовой книжки кадровик обнаруживает несущественные ошибки, он может исправить их самостоятельно. Исключение составляют случаи, когда явно заметны исправления, отсутствие печати организации при увольнении и т.д. В этом случае необходимо объяснить возможные трудности при обращении в Пенсионный фонд за назначением пенсии и попросить устранить недочеты в трудовой книжке.

В целом в трудовых книжках не допускаются подчистки, а также исправления, не заверенные подписью кадрового работника и печатью организации. При внесении изменений в данные работника на титульном листе обязательно нужно делать отметку на внутренней стороне обложке со ссылкой на соответствующий документ. Исправления записей в разделах "Сведения о работе" или "Сведения о награждении" должны производиться путем признания соответствующей записи недействительной и указания верной. При возникновении у сотрудников Пенсионного фонда сомнений в достоверности записей и исправлений они вправе предложить владельцу трудовой книжки представить дополнительные данные (копии приказов, справки), подтверждающие указанные сведения.

К.В. Шестакова,

эксперт журнала "Отдел кадров бюджетного учреждения"

"Отдел кадров бюджетного учреждения", N 2, август 2008 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 17.12.2001 N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации "(ред. от 01.12.2007, с изм. от 30.04.2008).

*(2) Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008) "О трудовых книжках".

*(3) Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек."