Если работник умер, признан умершим или безвестно отсутствующим (Т.В. Шадрина, "Отдел кадров", N 2, август 2008 г.)

Если работник умер, признан умершим или безвестно отсутствующим

Расторжению трудового договора по различным основаниям, по инициативе как работника, так и работодателя, посвящено достаточно много материалов. А вот вопрос прекращения трудовых отношений по не зависящим от воли сторон основаниям рассматривался крайне редко. В нашей статье мы хотим обратить внимание на одно из оснований прекращения отношений между работником и работодателем: смерть работника или признание его судом умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). В данном случае действие трудового договора прекращается независимо от их воли: одна из сторон трудовых отношений просто перестает существовать. Поэтому работодателю важно знать, как правильно оформить документы - приказ о прекращении трудового договора, трудовую книжку, какие суммы необходимо выплатить и какими налогами они облагаются, подлежит ли взысканию материальный вред, причиненный работником при жизни.

Признаем работника умершим или безвестно отсутствующим

Случается, что сотрудник не появляется на работе и не звонит. У специалистов кадровых служб возникают сомнения: он прогуливает или с ним что-то случилось? Иногда разрешить их могут родственники. А если никто не имеет информации о месте нахождения (состоянии здоровья) данного гражданина? Тогда работодателю остается только ждать. По прошествии одного года, если по месту жительства работника нет сведений о месте его пребывания, руководство организации вправе обратиться в суд с заявлением о признании своего работника безвестно отсутствующим (ст. 42 ГК РФ).

В соответствии со ст. 276 ГПК РФ заявление о признании гражданина безвестно отсутствующим или об объявлении его умершим подается в суд по месту жительства или по месту нахождения заинтересованного лица. Работодатель является таким лицом, поскольку имеет прямую материальную заинтересованность.

Кроме того, судом гражданин может быть объявлен умершим, если в месте его жительства нет сведений о месте его пребывания в течение пяти лет (в таком случае днем смерти работника считается день вступления в законную силу решения суда), а если он пропал без вести при обстоятельствах, угрожавших смертью или дающих основание предполагать его гибель от определенного несчастного случая, - в течение шести месяцев (суд может признать днем смерти и день предполагаемой гибели сотрудника, если он пропал без вести при угрожающих жизни обстоятельствах) (ст. 45 ГК РФ).

Прекращаем трудовой договор

Теперь причины отсутствия работодателю понятны, и необходимо правильно оформить прекращение трудовых отношений. Следует помнить, что независимо от причин расторжения или прекращения трудового договора кадровая служба издает приказ (унифицированная форма N Т-8)*(1), который подписывается руководителем организации или уполномоченным им сотрудником. По общему правилу, работодатель обязан ознакомить с приказом работника под роспись (ст. 84.1 ТК РФ), но в данной ситуации графа приказа "С приказом работник ознакомлен" останется незаполненной. Издание приказа в рассматриваемом случае необходимо для определения даты прекращения трудовых отношений, исчисления суммы зарплаты и начала поиска новых сотрудников на освободившуюся должность.

Зачастую кадровики допускают ошибку, прекращая отношения с работником той датой, которой издан приказ.

На практике датой прекращения трудового договора является:

1) в случае смерти работника - дата, указанная в свидетельстве о смерти, выданном органами записи актов гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом от 15.11.1997 N 14-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (в зависимости от обстоятельств смерти, указанных выше);

2) в случае признания работника умершим или пропавшим без вести - либо дата вступления решения суда в законную силу, либо дата, указанная в судебном решении.

Случается, что родственники работника предоставляют необходимые документы с большим опозданием, но это не означает, что кадровик должен издать приказ "задним числом". Если между датой, указанной в свидетельстве о смерти или судебном решении, и датой издания приказа существует временной разрыв, то приказ издается в день получения кадровиком свидетельства или судебного решения, но дата прекращения трудового договора будет одной из вышеуказанных.

                                                             /-----\

                                                             | Код |

                                                             |-----|

                                                   Форма по  |03010|

                                                   ОКУД      | 06  |

                                                             |-----|

                    ООО "Колибри"                     по ОКПО|     |

------------------------------------------------------       \-----/

              (наименование организации)

                                        /-----------------------\

                                        |   Номер   |   Дата    |

                                        | документа |составления|

                                        |-----------+-----------|

                                  Приказ|   28-к    |18.06.2008 |

                                        \-----------------------/

                         (распоряжение)

о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

 Прекратить действие трудового договора от "05 " сентября  20 05 г. N 67

                                            ---- ---------    ---    ---

                       уволить " 12 "      мая       20 08 г.

                                ---- ----------------  ---

                           (ненужное зачеркнуть)

                                                            /--------\

                                                            |Табель- |

                                                            |  ный   |

                                                            | номер  |

                                                            |--------|

                 Зарянова Василия Петровича                 |  208   |

---------------------------------------------------------------------/

                   (фамилия, имя, отчество)

                            Сборочный цех

----------------------------------------------------------------------

                     (структурное подразделение)

                               Слесарь

----------------------------------------------------------------------

   (должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)

                            квалификации)

----------------------------------------------------------------------

     по обстоятельствам, не зависящим  от  воли  сторон,  -  в   связи со

смертью работника

     (основание    прекращения    (расторжения)        трудового договора

(увольнения))

     пункт 6  части  первой  статьи 83  Трудового  кодекса   Российской

Федерации

 Основание

 (документ,

 номер,

 дата):       свидетельство о смерти Зарянова В. П. от 14 мая 2008 г.

             ---------------------------------------------------------

               (заявление работника, служебная записка, медицинское

                                заключение и т.д.)

 Руководитель организации директор        Куренков     Куренков А.Д.

                          ------------- ----------- ------------------

                          (должность)    (личная        (расшифровка

                                          подпись)        подписи)

 С приказом (распоряжением) работник

 ознакомлен

                                            "   "             20     г.

                        -----------------   ----  -----------    ----

                        (личная  подпись)

     Мотивированное мнение выборного

     профсоюзного  органа  в  письменной

     форме

     (от  "   "             20     г. N      ) рассмотрено

          ----  -----------    ----     -----

Оформляем и выдаем трудовую книжку

Кроме издания приказа необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку умершего работника. Работнику кадровой службы следует помнить, что запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора вносится в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи нормативного документа (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

В нашем случае это выглядит так:

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	чис- ло	месяц	год
1	2			3	4
...	...	...	...	...	...
	2	5	2008	Трудовой договор прекращен по об- стоятельствам, не зависящим от воли сторон, - смерть работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации. Менеджер по персоналу Рожкова А.Ю.	Приказ от 18.06.2008 N 28-к

Внесенная в трудовую книжку запись заверяется печатью организации.

После оформления работодатель обязан выдать трудовую книжку, но кому? Можем обратиться за ответом на данный вопрос к п. 37 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". Трудовая книжка в случае смерти работника выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Личность родственника и наличие родственных связей с умершим работником должны быть подтверждены документами. Например, для супругов таким документом является свидетельство о браке, для родителей и детей, братьев и сестер - паспорт или свидетельство о рождении.

При выдаче трудовой книжки с родственника целесообразно взять расписку в получении этого документа.

Приведем пример такой расписки.

     Директору ООО "Колибри"

     Куренкову А. Д.

Расписка в получении трудовой книжки

Я, Зарянова Антонина Викторовна (паспорт 2299 N 258963 выдан 12.02.2000 УВД Ленинского р-на г. Новокузнецка, зарегистрирована по адресу: г. Новокузнецк, ул. Трудовая, д. 25, кв. 67), получила оформленную трудовую книжку моего мужа Зарянова Василия Петровича, умершего 12.05.2008. Претензий к оформлению книжки не имею.

     20.06.2008                              Зарянова

                                           ------------

Выдача трудовой книжки родственнику сопровождается его росписью в ее получении в книге учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них*(2) (расписка поможет обосновать роспись). Родственника также можно ознакомить и с приказом о прекращении трудового договора. Если претендующий на получение трудовой книжки по тем или иным причинам не явился за ней, специалист кадровой службы обязан направить уведомление о необходимости получения трудовой книжки либо дать свое согласие на отправку ее по почте, которое оформляется в письменном виде и может быть тоже направлено по почте в адрес работодателя. То есть такое заявление должен написать один из родственников умершего работника, если получить трудовую книжку на руки не представляется возможным.

Получив заявление о пересылке трудовой книжке почтой, кадровик отправляет ее заказным письмом с уведомлением и описью вложения. Так как родственник за трудовой книжкой не явился, то необходимые отметки в книге учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них и личной карточке работника отдел кадров производит со ссылкой на почтовую квитанцию об отправке.

Трудовые книжки, не полученные ближайшими родственниками умершего работника, ранее хранились в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек, а по истечении этого срока - в архиве организации в течение 50 лет, а затем уничтожались в установленном порядке. В настоящее время они должны хранится до востребования у работодателя в соответствии с п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках"*(3), но не менее 50 лет (п. 342 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения*(4)).

Начисляем и выплачиваем

Заработная плата, не полученная работником ко дню его смерти, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти (ст. 141 ТК РФ). Выдача производится не позднее одной недели со дня подачи в бухгалтерию соответствующих документов. Если работник умер до окончания рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, из начисленной заработной платы нельзя производить удержание за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ).

Теперь определим, кому можно выдать причитающиеся работнику суммы, не полученные им до дня смерти.

К сожалению, ТК РФ не содержит перечня членов семьи и иждивенцев, которым может выдаваться заработная плата, поэтому работодатели довольно часто совершают ошибку, выдавая ее любому родственнику умершего работника независимо от степени родства (и даже наличия подтверждающих родство документов). Однако это неправильно. В первую очередь необходимо обратиться к Семейному кодексу. В соответствии со ст. 2 СК РФ к членам семьи относятся: супруг, родители (усыновители) и дети (в том числе усыновленные). Другим родственникам зарплата может выдаваться, только если у умершего работника отсутствуют указанные члены семьи.

В любом случае специалисты бухгалтерии обязаны запросить у обратившегося за выплатой родственника документы, подтверждающие его личность (паспорт, свидетельство о рождении - для несовершеннолетних в возрасте до 14 лет) и родство с умершим работником (свидетельство о браке - для супруга, свидетельство о рождении - для детей, родителей, братьев и сестер).

С иждивенцами труднее. Определить таковых не всегда представляется возможным, потому что у них иногда отсутствуют документы, подтверждающие факт иждивения. И если работодатель сомневается, что за зарплатой умершего обращается именно иждивенец, он может потребовать от обратившегося судебного решения об установлении факта нахождения на иждивении (гл. 28 ГПК РФ).

Есть еще один нюанс при выплатах сумм заработной платы, причитающихся умершему работнику. За ними может обратиться не один родственник (иждивенец), а два или три. В такой ситуации их можно выдать любому или первому из обратившихся за выплатой.

Распространенной ошибкой работодателей является использование при выплате заработной платы, не полученной ко дню смерти работника, только норм трудового законодательства. Но про нормы гражданского права тоже не стоит забывать. Статья 1183 ГК РФ дает более широкое определение порядка наследования невыплаченных сумм, предоставленных гражданину в качестве средств к существованию, чем ст. 141 ТК РФ.

В частности, согласно ст. 1183 ГК РФ право на получение подлежавших выплате наследодателю, но не полученных им при жизни по какой-либо причине сумм заработной платы и приравненных к ней платежей, пенсий, стипендий, пособий по социальному страхованию, возмещения вреда, причиненного жизни или здоровью, алиментов и иных денежных сумм, предоставляемых гражданину в качестве средств к существованию, принадлежит проживавшим совместно с умершим членам его семьи (факт совместного проживания подтверждается выпиской из домовой книги), а также его нетрудоспособным иждивенцам независимо от того, проживали они совместно с умершим или нет.

Требования о выплате сумм должны быть предъявлены в течение четырех месяцев со дня открытия наследства (ст. 1114 ГК РФ).

Если отсутствуют лица, которые имеют право на получение сумм, не выплаченных умершему работнику, или никто не предъявил требований о выплате им указанных сумм в установленный срок, соответствующие суммы включаются в состав наследства и наследуются на общих основаниях, установленных ГК РФ. Также в данном случае работодатель может перечислить причитающиеся суммы на депозит нотариуса (ст. 327 ГК РФ), тем самым исполнив свои обязательства в соответствии со ст. 141 ТК РФ. Место расположения нотариуса для внесения денежных сумм определяется по нормам ст. 316 ГК РФ и является местом исполнения обязательства по выплате сумм умершему работнику.

Какие же суммы работодатель обязан выплатить родственникам умершего сотрудника?

Под заработной платой понимается (ст. 129 ТК РФ):

- вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы;

- компенсационные выплаты (доплаты и надбавки за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях и иные компенсационные выплаты);

- стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Бухгалтерии организации следует помнить, что они обязаны выплатить не только зарплату, но и компенсацию за неиспользованный отпуск. В Трудовом кодексе про данную компенсацию ничего не сказано, но в ст. 33 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169 (в настоящее время действуют в части, не противоречащей ТК РФ), сказано, что в случае смерти работника компенсация за отпуск выплачивается на общих основаниях.

Относительно налогообложения данных выплат необходимо отметить, что обязанность по уплате налога прекращается со смертью налогоплательщика (пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ). Но поскольку обязанность выплат родственникам вытекает из трудовых отношений, их налогообложение осуществляется исходя из природы этих выплат, которые являются оплатой труда, поэтому суммы заработной платы и компенсации за неиспользованный отпуск облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 209, пп. 6 п. 1 ст. 208, абз. 6 п. 3 ст. 217 НК РФ). Следовательно, родственники умершего должны получить суммы в таком размере, в котором бы их получил умерший сотрудник. И еще, заработная плата облагается ЕСН (п. 1 ст. 236 НК РФ), компенсация - нет (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Обязательства умершего работника

При осуществлении выплат сумм, причитающихся умершему или безвестно отсутствующему сотруднику, у некоторых работодателей возникает вопрос: можно ли удержать сумму причиненного ущерба (если работник не возместил при жизни причиненный ущерб) из сумм, причитающихся к выплате родственникам, или взыскать ее с наследников?

Если рассматривать данный вопрос с точки зрения трудового законодательства, то права и обязанности работника (ст. 56 ТК РФ), вытекающие из трудовых отношений, неразрывно связаны с личностью работника. А в соответствии со ст. 1112 ГК РФ в состав наследства не входят права и обязанности, неразрывно связанные с личностью наследодателя, в частности, право на алименты, право на возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью гражданина, а также права и обязанности, переход которых в порядке наследования не допускается. Не входят в состав наследства личные неимущественные права и другие нематериальные блага. Получается, что работодатель не имеет права взыскивать с наследников умершего работника причиненный этим работником ущерб, хотя ст. 1175 ГК РФ указывает, что наследники, принявшие наследство, отвечают по долгам наследодателя солидарно. Каждый из наследников отвечает по долгам наследодателя в пределах стоимости перешедшего к нему наследственного имущества.

Вместе с тем ст. 241 ТК РФ устанавливает предел материальной ответственности работника, по решению работодателя с работника можно взыскать только средний месячный заработок, если иное не установлено ТК РФ или федеральными законами. Таким образом, работодатель может вычесть из суммы заработной платы, причитающейся выплате умершему работнику, но не получившему ее, сумму прямого действительного ущерба в размере, определяемом с учетом положений ст. 137-138 ТК РФ.

Т.В. Шадрина,

эксперт журнала "Отдел кадров"

"Отдел кадров", N 2, август 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

*(2) Утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

*(3) В редакции Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132 "О внесении изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225".

*(4) Утвержден Росархивом 06.10.2000.