Отпуск: работнику - отдыхать, кадровику - считать (К.Н. Аладышева, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 7, июль 2008 г.)

Отпуск: работнику - отдыхать,
кадровику - считать

Отпуск - это событие. Причем для того, кто идет в отпуск, - событие радостное: к нему готовятся, его планируют... А для кадровиков и бухгалтеров каждое такое событие приносит немало хлопот, в частности при расчете отпускных. В разгар сезона летних отпусков мы постарались облегчить вам работу и подготовили подробную инструкцию расчета отпусков. Но для начала проведем небольшой экскурс в законодательство и определим, кому, когда и какой продолжительности положен отпуск.

Условия предоставления оплачиваемого отпуска

Статья 122 ТК РФ уведомляет, что оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно и что за первый год работы отпуск предоставляется спустя шесть месяцев непрерывной работы у данного работодателя.

Сразу расставим все точки над i. Что значит "оплачиваемый" отпуск? Значит ли, что есть еще и неоплачиваемый? Да, есть. Его предоставление регламентируется статьей 128 ТК РФ, и известен он как отпуск без сохранения заработной платы. В данной статье мы не будем рассматривать его особенности. Наша задача - научиться считать отпускные, а они выдаются только при уходе в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Следующий момент, на котором следует заострить внимание, - отпуск ежегодный. То есть отпуск должен предоставляться каждый год. Вот только вопрос - какой год имеется в виду? Календарный (с 1 января по 31 декабря) или рабочий (который будет исчисляться от даты приема на работу)? Правильный ответ - рабочий. То есть у каждого сотрудника свое "летоисчисление". Устроился человек на работу 14 ноября - в отпуск он может пойти не раньше 14 мая и должен успеть "отгулять" до 14 ноября, ведь потом отпуск будет предоставлен уже за следующий рабочий год. Кстати, отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем.

Теперь определимся с понятием "непрерывная работа", шесть месяцев которой должно пройти до долгожданного события. Сюда включаются время фактической работы; время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) (в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха); время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе; период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине.

Но если в течение первого полугодия имели место случаи отсутствия работника на работе без уважительных причин, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения зарплаты сроком более 14 календарных дней, то дата возможного ухода в отпуск отодвигается на то самое количество дней, которые были потрачены "без пользы для предприятия".

Но есть немало исключений. Так, до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работникам в возрасте до восемнадцати лет; работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев. И - самое приятное - по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен раньше положенного срока любому работнику.

Теперь поговорим о продолжительности отпуска (статья 115 ТК РФ). Стандартный отпуск - 28 календарных дней. Для отдельных категорий работников установлена другая, увеличенная, продолжительность (например, для лиц, моложе 18 лет - 31 календарный день). Предприятие имеет право устанавливать свою собственную продолжительность отпусков, но, как говорится, "больше - можно, меньше - нельзя". Если на отпуск приходятся нерабочие праздничные дни, то они в число календарных дней отпуска не включаются.

Справка

Кроме основного отпуска существует еще и дополнительный (статья 116 ТК РФ). Он полагается работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда; работникам, имеющим особый характер работы; работникам с ненормированным рабочим днем; работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных действующим законодательством. Впрочем, Трудовой кодекс не запрещает работодателю самостоятельно установить дополнительные отпуска для своих работников. Для этого достаточно прописать данное положение в местном нормативном документе (например, в коллективном договоре).

Расчет отпускных

Теперь переходим к самому интересному - расчету отпускных. Согласно статье 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Дело за малым - уметь определять этот самый средний заработок. Порядок расчета среднего заработка приведен в Кодексе (статья 139) и в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 г. N 922 (далее - Положение). В журнале N 3 за 2008 год была опубликована статья о новом порядке расчета среднего заработка, поэтому опустим подробности и напомним краткую инструкцию расчета среднего заработка, которую нужно применять при расчете отпускных:

1. Узнаем сумму начисленной заработной платы и прочих выплат (премий, вознаграждений, надбавок, гонораров:) за предшествующие отпуску 12 календарных месяцев. При этом выплаты социального характера (материальная помощь, оплата стоимости проезда, питания:) не учитываются.

2. Рассчитываем средний дневной заработок, последовательно деля полученную сумму на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

3. Полученную цифру умножаем на количество отпускных дней.

Могут ли быть отклонения? Да. Законодательно работодателям разрешено устанавливать свой собственный расчетный период для исчисления среднедневного заработка (то есть, например, брать не 12 месяцев, а, как раньше, 3). Правда, предприятия не часто идут на это, потому что в таком случае бухгалтерию ожидает двойная работа. Им придется посчитать отпускные, исходя из двух расчетных периодов: законного двенадцатимесячного и локального, утвержденного в их организации, и большую сумму начислить в качестве отпускных (вспомните правило: "Больше - можно, меньше - нельзя!"). В противном случае есть риск нарушить закон - ухудшить положение работника, а это уже чревато нерадужными последствиями в виде штрафов.

Несколько иной порядок расчета будет и в том случае, если работник не отработал полностью 12 предшествующих месяцев, но об этом чуть позже. А пока, немного поднаторев в теории, перейдем к практике.

Пример 1

Работник уходит в отпуск с 14 июля по 27 июля 2008 года включительно (то есть на 14 календарных дней). Расчетный период - 12 месяцев (с 1 июля 2007 года по 30 июня 2008 года). Заработная плата по месяцам составила:

- с июля по декабрь 2007 года включительно - по 12 000 руб.;

- с января по апрель 2008 года - по 15 000 руб.;

- за май и июнь 2008 года - по 15 500 руб.

Все месяцы отработаны полностью. Необходимо определить сумму отпускных.

Расчет следующий:

Общая сумма зарплаты за 12 месяцев составила 163 000 руб. (12 000 руб. х 6 месяцев + 15 000 руб. х 4 месяца + 15 500 руб. х 2 месяца).

Средний дневной заработок - 462 руб. 02 коп./дн. (163 000 руб. : 12 месяцев : 29,4 дн.).

Сумма отпускных составит 6 468 руб. 28 коп. (462 руб. 02 коп. х 14 дней).

Напомним, что на руки работник получит меньшую сумму (за вычетом НДФЛ).

Справка

Если отпуск предоставляется в рабочих днях (например, сезонным работникам, которым полагается по 2 дня отпуска за каждый отработанный месяц), то средний дневной заработок в этом случае определяют по-другому: фактически начисленную зарплату за 12 месяцев делят на количество рабочих дней в этом периоде, но считают их при этом, исходя из 6-дневной рабочей недели.

А теперь скорректируем наш алгоритм для случаев, когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью. Но сначала определим, в каких ситуациях это в принципе возможно. Итак, к неотработанным периодам (которые исключаются из расчетного периода), относится время, когда:

- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации (например, во время очередного ежегодного отпуска);

- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

- работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

- работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример 2

Немного изменим условия Примера 1. Предположим, что с 26 декабря 2007 года работник брал очередной ежегодный отпуск на 14 календарных дней. Посчитаем, сколько дней в январе относятся к отработанному периоду, а сколько следует исключить из расчетного периода.

Если отсчитать 14 календарных дней, начиная с 26 декабря, то отпуск должен был закончиться 8 января 2008 года, а 9-го сотрудник обязан был находиться на своем рабочем месте.

Но на время отпуска пришлись шесть выходных праздничных дней (с 1 по 5 января и 7 января), которые, как мы говорили выше, в число календарных дней отпуска не включаются. Значит, сотрудник вышел на работу только 15 января.

Считаем: с 15 по 31 января - 17 дней, относящихся к отработанному периоду. К этому же периоду относятся и 6 праздничных дней (так как они не включаются в отпуск, который в свою очередь исключен из расчетного периода). Итого 23 отработанных дня.

Таким образом, из расчетного периода исключаются 8 дней.

Возвращаемся к нашему алгоритму:

1. Сначала определим общую сумму зарплаты за весь расчетный период.

2. Рассчитаем количество календарных дней в неполностью отработанных месяцах. Для этого среднемесячное число календарных дней (29,4) делим на количество календарных дней этого месяца и умножаем на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

3. Теперь делим общую сумму зарплаты (из пункта 1) на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полностью отработанных календарных месяцев и количество календарных дней в неполностью отработанных месяцах (которое мы определили в предыдущем пункте). Получаем среднедневной заработок.

4. Среднедневной заработок умножаем на количество дней отпуска, получаем сумму отпускных.

Обратимся к Примеру 3.

Пример 3

Внесем изменения в условия Примера 1 и предположим, что в апреле работник отработал только 10 дней. Соответственно, заработная плата за этот месяц составила 5 000 руб. Рассчитаем отпускные в этом случае.

Общая сумма зарплаты за 12 месяцев составила 153 000 руб. (12 000 руб. х 6 месяцев + 15 000 руб. х 3 месяца + 5 000 руб. + 15 500 руб. х 2 месяца).

Количество календарных дней в апреле (не полностью отработанном месяце): 29,4 дн. : 30 дн. (календарное количество дней в апреле) х 10 (отработанных дней) = 9,8 дней.

Средний дневной заработок: 153 000 руб. : (29,4 дней х 11 месяцев + 9,8 дней) = 459 руб. 18 коп./дн.

Сумма отпускных составит 6 428 руб. 52 коп. (459 руб. 18 коп./дн. х 14 дней).

Сейчас мы рассмотрели ситуацию, когда расчетный период отработан не полностью. Но бывают случаи, когда работник уходит в отпуск, не отработав в расчетном периоде ни дня или не заработав ни копейки. Из чего следует исходить, начисляя отпускные? Ответ на этот вопрос есть в Положении, а именно - в пунктах 6, 7 и 8. Итак, если в расчетном периоде нет фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней, то следует брать данные за предыдущий расчетный период (рабочий год). Если и это невозможно (например, если два года подряд сотрудник отсутствует на рабочем месте или не имеет начисленной заработной платы), то средний заработок рассчитывают исходя из размера зарплаты в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка (то есть за последний отработанный месяц). Если и этого сделать нельзя (например, сотрудник поступил на службу переводом из другой организации и сразу же ушел в отпуск), средний заработок определяют исходя из установленной тарифной ставки, оклада (должностного оклада).

Пример 4

Работник уходит в отпуск с 16 июня 2008 года на 28 календарных дней. Расчетный период - с 1 июня 2007 года по 31 мая 2008 года. Но с 1 января 2007 года по 31 мая 2008 года работник находился в длительной командировке. При этом в соответствии со статьей 167 ТК РФ за ним сохранялся средний заработок. То есть в расчетном периоде не было отработано ни дня. Как рассчитать отпускные?

Для расчета отпускных следует брать равный предшествующий период с 1 июня 2006 года по 31 мая 2007.

Предположим, что зарплата работника в 2006 году составляла по 10 000 руб. ежемесячно. Июнь-декабрь 2006 года отработаны полностью. Рассчитаем отпускные.

Нам потребуется алгоритм N 2 (когда расчетный период отработан не полностью). Полностью отработано в период 7 месяцев (с июня по декабрь 2006 года включительно), с января по май 2007 года работник находился уже в командировке.

Среднедневной заработок составит 340 руб. 14 коп./дн. (10 000 руб. х 7 месяцев : 29,4 дней : 7 месяцев).

Получим сумму отпускных: 340 руб. 14 коп./дн х 28 дней = 9 523 руб. 92 коп.

А как рассчитываются отпускные, если работник работает неполный рабочий день? Оказывается, так же, как обычно, без каких-либо особенностей (см. пункт 12 Положения).

Вот еще нестандартная ситуация. Как начислить отпускные, если в организации имело место повышение окладов, тарифных ставок, денежных вознаграждений и т.д.? В этом случае средний заработок повышается вследствие индексации выплат, включаемых в расчет среднего заработка, на коэффициент, рассчитанный путем деления нового оклада на ранее установленный. Но такой коэффициент нужно применять только к тем выплатам, которые зависят от оклада (установлены в процентах или кратны окладу). Если выплаты установлены в абсолютных размерах либо в диапазоне значений, то они не повышаются.

Рассмотрим на примерах, как поступать в том или ином случае (см. Примеры 5 и 6).

Пример 5

В условиях Примера 4 рассмотрим такую ситуацию. В организации, отправившей своего сотрудника в командировку, с 1 января 2007 года произошло увеличение окладов на 20%. Оклад работника составил 12 000 руб. Повлияет ли это на расчет отпускных?

Увы, но это никак не скажется на размере отпускных, так как увеличение произошло до расчетного периода (вспомним, расчетный период у нас с 1 июня 2007 года по 31 мая 2008 года).

А вот если увеличение окладов произойдет, к примеру, с 1 января 2008 года, как тогда рассчитывать отпускные?

Зарплату за июнь-декабрь 2006 года следует индексировать (умножить на 1,2). Среднедневной заработок составит в таком случае 408 руб. 16 коп. (12 000 руб. х 7 месяцев : 29,4 дней : 7 месяцев). Сумма отпускных, соответственно: 408 руб. 16 коп. х 28 дней = 11 428 руб. 48 коп.

Так же надо действовать и в том случае, если увеличение окладов произошло с 1 по 15 июня 2008 года (то есть в период, не входящий в расчетный, но до даты ухода работника в отпуск).

Индексировать выплаты, оказывается, нужно даже тогда, когда увеличение окладов произошло в период нахождения работника в отпуске. Правда, здесь следует действовать по-другому (см. Пример 6).

Пример 6

И снова вернемся к условиям Примера 4. Сотрудник благополучно ушел в отпуск, получив отпускные в размере 9 523 руб. 92 коп.

1 июля 2008 года в организации на 20% увеличились оклады. Надо ли пересчитывать отпускные?

Да, это следует сделать в период с даты повышения оклада до окончания отпуска, то есть за 13 календарных дней. Порядок наших действий таков. Проиндексируем его среднедневной заработок: 340 руб. 14 коп./дн. х 1,2 = 408 руб. 16 коп./дн.

За 13 дней сотруднику было выплачено 4 421 руб. 82 коп. (13 дней х 340,14 руб./дн.), а по новому расчету причитается 5 306 руб. 08 коп. (13 дней х 408,16 руб./дн). Разницу в размере 884 руб. 26 коп. (5 306 руб. 08 коп. - 4 421 руб. 82 коп.) и следует доплатить работнику.

До сих пор мы говорили о ситуации, когда работник по соглашению с руководством использует свой законный отпуск. Но нередки и иные случаи, когда работник не уходит в отпуск, надеясь на денежную компенсацию. Или наоборот, когда работник и не против, да начальство "не велит" (как правило, суля всевозможные компенсации). Так вот по действующему трудовому законодательству заменить денежной компенсацией можно только дополнительный отпуск. Получить возмещение за основной "неотгулянный" отпуск возможно только при увольнении.

Бывает, что во избежании нарушения Трудового кодекса сотрудника отправляют в отпуск "понарошку". То есть юридически человек числится отдыхающим, а фактически находится на своем рабочем месте. Будьте внимательны! Какие-либо подписи на ключевых документах, поставленные этим сотрудником в период своего фиктивного отпуска, могут принести немало "неудобств" для организации.

К.Н. Аладышева,

руководитель отдела бухгалтерского и налогового учета

юридической консультации "Консультант по налогам и праву"

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 7, июль 2008 г.