Финансовые операции с наличными денежными средствами (С. Валова, "Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, 10, сентябрь, октябрь 2008 г.)

Финансовые операции с наличными
денежными средствами

Расчеты наличными денежными средствами являются разновидностью финансовых операций, которые совершаются бюджетными учреждениями при оплате труда с сотрудниками, подотчетными лицами, прочими физическими и юридическими лицами за выполнение определенных видов работ и оказание услуг. При проведении данных операций организации должны соблюдать кассовую дисциплину, регулируемую нормами законодательства. Кроме того, полнота и своевременность оприходования, сдача выручки находятся под усиленным контролем проверяющих органов Росфиннадзора и Федерального казначейства. В данной статье рассмотрен порядок оформления движения наличных денежных средств в кассе бюджетного учреждения и порядок работы кассира организации.

Ведение кассовых операций регламентируется следующими нормативными документами:

- Правилами осуществления операций по обеспечению наличными деньгами получателей средств федерального бюджета, утвержденными Приказом Минфина РФ от 21.09.2004 N 85н (далее - Правила осуществления операций по обеспечению наличными деньгами);

- Положением об особенностях расчетно-кассового обслуживания территориальных органов Федерального казначейства, утвержденным ЦБ РФ N 298-П, Минфином РФ N 173н от 13.12.2006;

- Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций). Данный нормативный документ распространяется на все предприятия и организации независимо от форм собственности и сферы деятельности, включая бюджетные учреждения (п. 6 Письма Банка России от 16.03.1995 N 14-4/95);

- Положением о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации от 24.04.2008 N 318-П (далее - Положение N 318-П);

- Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина РФ от 10.02.2006 N 25н (далее - Инструкция N 25н).

Расчеты наличными деньгами между учреждениями должны осуществляться в пределах лимитов, установленных законодательством Российской Федерации. При этом каждое бюджетное учреждение должно иметь кассу и вести кассовые документы по установленной форме в соответствии с Инструкцией N 25н.

Кассовые документы

К кассовым документам относятся документы, которыми оформляются приход в кассу учреждения наличных денежных средств и выдача их из кассы, а также кассовая книга.

Прием в кассу

Согласно п. 13 Порядка ведения кассовых операций прием в кассу бюджетного учреждения наличных денежных средств производится по приходным кассовым ордерам (ф. 0310001).

Приходный кассовый ордер оформляется при поступлении наличных денежных средств как при ручном, так и при автоматизированном способах ведения учета. Он выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003).

Согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ) организации, в том числе и бюджетные учреждения, осуществляющие наличные денежные расчеты или расчеты с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг, обязаны применять кассовый аппарат, включенный в Государственный реестр контрольно-кассовой техники (ККТ). Однако в силу п. 2, 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ он может не использоваться при оказании услуг населению в случае выдачи бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам. Для определения перечня услуг, оказываемых населению, необходимо руководствоваться Общероссийским классификатором услуг населению ОК 002-93 (ОКУН), принятым Постановлением Госстандарта РФ от 28.06.1993 N 163.

С мая 2008 года действует новое Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (далее - Положение), утвержденное Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359. Отметим, что формы бланков строгой отчетности, утвержденные до вступления в силу ранее действовавшего Постановления Правительства РФ N 171*(1), могут применяться до 1 декабря 2008 года в соответствии с п. 2 Постановления N 359.

Например, входные билеты на зрелищные мероприятия в учреждениях культуры, форма которых утверждена Приказом Минфина РФ от 25.02.2000 N 20н, могут применяться только до указанного срока.

Что касается форм бланков по оплате отдельных видов услуг, утвержденных ранее соответствующими федеральными органами исполнительной власти, то они могут применяться до утверждения новых форм в соответствии с п. 5 и 6 Положения. Это, в частности, касается формы квитанции на оплату ветеринарных услуг, утвержденной Приказом Минфина РФ от 09.04.2008 N 39н.

Следует ли оформлять на каждый
контрольно-кассовый чек приходный кассовый ордер?

На основании ст. 5 Закона N 54-ФЗ организации обязаны выдавать покупателям при осуществлении наличных денежных расчетов в момент оплаты отпечатанные ККТ чеки. Как уже отмечалось выше, прием наличных денег кассами организаций производится по приходным кассовым ордерам.

Таким образом, в соответствии с действующим законодательством при расчетах между организациями на сумму полученных наличных денежных средств в обязательном порядке пробивается кассовый чек и выписывается приходный кассовый ордер (Письмо УФНС по г. Москве от 22.06.2005 N 22-12/44690). Данные разъяснения обусловлены тем, что контрольно-кассовый чек содержит информацию только о внесенной денежной сумме и не раскрывает аналитическую информацию о юридическом лице. Необходимые данные указываются в приходном кассовом ордере (наименование юридического лица, N договора и др.).

Выдача из кассы

В соответствии с п. 14 Порядка ведения кассовых операций выдача из кассы наличных денежных средств учреждения производится по расходным кассовым ордерам (ф. 0310002), в случае выдачи денежных средств в подотчет нескольким лицам применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными лицами. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях и др.) есть разрешительная надпись руководителя организации, то подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Кассовая книга

Все кассовые операции, совершаемые в учреждении, фиксируются в кассовой книге (ф. 0504514). В ней учитываются поступление и выдача наличных денег организации. Каждое учреждение ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, через копировальную бумагу, чернилами или шариковой ручкой.

Согласно п. 25 Порядка ведения кассовых операций кассовую книгу можно вести в электронной форме (автоматизированным способом). При этом часто возникают вопросы о том, когда ее распечатывать и как оформлять. Например, можно ли, когда учреждение небольшое и кассовых операций за неделю совершается мало, листы кассовой книги распечатывать раз в неделю? В соответствии с указанным пунктом распечатывать их нужно ежедневно.

Нумерация вкладных листов кассовой книги осуществляется автоматически с начала года. Их брошюруют в хронологическом порядке и хранят отдельно за каждый месяц. В полученной по итогам года кассовой книге общее количество листов заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации, после чего книга опечатывается.

Поступление наличных денежных средств в кассу

Правила осуществления операций по обеспечению наличными деньгами обязывают бюджетное учреждение представлять в ОФК для получения наличных денежных средств:

- кассовую заявку (ежеквартально);

- денежный чек (при необходимости получения наличных денежных средств);

- заявку на получение наличных денежных средств (при необходимости получения наличных денежных средств).

Кассовая ежеквартальная заявка (в одном экземпляре) на предстоящий квартал представляется в установленные ОФК сроки с целью получения информации об общем объеме потребности в наличных денежных средствах каждого получателя бюджетных средств. Все кассовые заявки получателей средств обобщаются в сводную кассовую заявку органа Федерального казначейства, которая в установленном порядке представляется им в банк.

Чековые книжки, по которым происходит поступление наличных денежных средств в кассу учреждения, в необходимом количестве бесплатно выдаются бюджетной организации органом Федерального казначейства по ее заявлению, образец которого приведен в приложении 2 к Правилам осуществления операций по обеспечению наличными деньгами. Каждая чековая книжка выдается кассиру или уполномоченному лицу от учреждения под расписку в журнале регистрации бланков денежных чековых книжек. Ответственность за сохранность и учет полученных в органе Федерального казначейства чековых книжек несет организация-получатель.

Хранение чековых книжек с использованными денежными чеками осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Чековые книжки с корешками использованных денежных чеков и неиспользованными чеками подлежат возврату по заявлению в произвольной форме, в котором указываются номера неиспользованных чеков, только в следующих случаях:

- при закрытии лицевых счетов, открытых получателю средств в органе Федерального казначейства;

- в случае изменения наименования получателя средств;

- при закрытии или изменении номера счета, открытого органу Федерального казначейства в банке.

Накануне дня получения наличных денег учреждение представляет в орган Федерального казначейства заявку на получение наличных денег (в двух экземплярах) по образцу, приведенному в приложении 3 к Правилам осуществления операций по обеспечению наличными деньгами.

В заявке указываются серия, номер и дата денежного чека, номер лицевого счета получателя средств (номер лицевого счета по дополнительному бюджетному финансированию, номер лицевого счета для учета операций со средствами во временном распоряжении, номер лицевого счета по учету внебюджетных средств), должность, фамилия, имя и отчество представителя получателя средств, на которого выписан денежный чек, данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа, показатели бюджетной классификации Российской Федерации, соответствующие целям получения наличных денег по данному денежному чеку, и суммы.

Согласно п. 7 Правил осуществления операций по обеспечению наличными деньгами в заявке с номером лицевого счета для учета операций со средствами во временном распоряжении показатели бюджетной классификации Российской Федерации не указываются.

Напомним, что Приказом Минфина РФ N 91н*(2) были внесены изменения в Правила осуществления операций по обеспечению наличными деньгами. В соответствии с п. 7 Правил осуществления операций по обеспечению наличными деньгами получатель средств одновременно с заявкой представляет в ОФК денежный чек. Заявка представляется в форме электронного документа с применением электронной цифровой подписи (далее - в электронном виде) при наличии электронного документооборота между получателем средств и ОФК в соответствии с договором об обмене электронными документами либо на бумажном носителе с одновременным представлением информации в электронном виде без электронной цифровой подписи (далее - на бумажном носителе). Если заявка представляется получателем средств на бумажном носителе, то в порядке исключения она может быть представлена получателем средств по факсимильной связи накануне дня получения наличных денег с последующим представлением ее на бумажном носителе вместе с денежным чеком в день получения наличных денег. Таким образом, заявка может представляться в электронном виде, то есть с применением ЭЦП, или на бумажном носителе с одновременным представлением в электронном виде без ЭЦП.

Денежный чек заполняется также в соответствии с требованиями, установленными Правилами осуществления операций по обеспечению наличными деньгами. На лицевой стороне денежного чека указывается полное или сокращенное наименование органа Федерального казначейства, счет ОФК N 40116 и ставится гербовая печать ОФК. На оборотной стороне денежного чека проставляются паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность уполномоченного лица бюджетной организации, на которого выписан денежный чек; полное или сокращенное наименование бюджетной организации; назначение сумм платежа в соответствии с номенклатурой символов отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций. Ответственность за достоверность проставленных в денежном чеке символов несет организация - получатель наличных денежных средств.

Рассмотрим на примере порядок отражения кассовых операций по поступлению наличных денежных средств в кассу бюджетного учреждения.

Бюджетным учреждением подана заявка на выдачу заработной платы работникам организации в сумме 100 тыс. руб. и на приобретение материальных запасов в сумме 10 тыс. руб. за счет бюджетных средств. Через день в кассу поступила денежная наличность за оказанные услуги в сумме 20 тыс. руб. от ООО "Импульс", а также дополнительно родительская плата за посещение детьми спортивных секций в сумме 3,25 тыс. руб.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Подана заявка в орган Федерального казначейства на получение наличных денежных средств на выдачу заработной платы	1 210 03 560	1 304 05 211	100 000
Подана заявка в орган Федерального казначейства на получение наличных денежных средств на приобретение материальных запасов	1 210 03 560	1 304 05 340	10 000
Поступили наличные денежные средства в кассу учреждения (100 000 + 10 000) руб.	1 201 04 510	1 210 03 660	110 000
Поступила выручка за оказанные услуги от ООО "Импульс"	2 201 04 510	2 205 03 660	20 000
Поступила в кассу учреждения родительская плата за посещение детьми платных спортивных секций	2 201 04 510	2 205 03 660	3 250

Внесение наличных
денежных средств на лицевой счет

В соответствии с п. 9 Порядка ведения кассовых операций организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке. Вся остальная наличность сверх установленного лимита подлежит сдаче в банк, обслуживающий лицевой счет учреждения.

Объявление на взнос наличными

Взнос наличных денег в кассу банка производится бюджетной организацией на основании объявления на взнос наличными (ф. 0402001). В объявлении на взнос наличными в поле "Получатель" указывается полное или сокращенное наименование ОФК и номер его счета N 40116, в скобках проставляются полное или сокращенное наименование организации, внесшей наличные деньги, а также номер ее лицевого счета.

В поле "Источник взноса" получатель средств указывает символы отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций и показатели бюджетной классификации Российской Федерации, по которым вносимые средства подлежат отражению на лицевом счете получателя средств (лицевом счете по дополнительному бюджетному финансированию, лицевом счете по учету внебюджетных средств). При взносе учреждением поступивших в его кассу средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, получатель средств в поле "Источник взноса" указывает соответствующие показатели классификации доходов бюджетов Российской Федерации и наименование источника образования дохода в соответствии с разрешением на открытие лицевого счета по учету внебюджетных средств. При взносе получателем средств, поступивших во временное распоряжение, в поле "Источник взноса" показатели бюджетной классификации Российской Федерации не указываются.

Ответственность за достоверность проставленных показателей несет учреждение, сдающее денежные средства.

Принятые банком наличные деньги зачисляются на счет органа Федерального казначейства. Ордер к объявлению на взнос наличными с отметкой банка о приеме наличных денег прилагается к выписке из счета органа Федерального казначейства N 40116. Квитанция к объявлению на взнос наличными выдается получателю средств.

Рассмотрим на примере отражение операций по возврату денежной наличности из кассы учреждения на лицевой счет.

Воспользуемся данными примера 1. Бюджетной организацией была сдана выручка в сумме 23,25 тыс. руб. на ее внебюджетный лицевой счет. Через два дня получена выписка из органа Федерального казначейства о поступлении денежных средств на лицевой счет организации.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Сдана выручка на лицевой счет учреждения	2 210 03 560	2 201 04 510	23 250
Получена выписка из органа Федерального казначейства о поступлении денежных средств на лицевой счет	2 201 01 510	2 210 03 660	23 250

Инкассация выручки

Наличные денежные средства могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам для последующей сдачи их в банк и перечисления на лицевой счет по средствам заключенных договоров. Перевозка наличных денег осуществляется работниками банка, обслуживающего лицевой счет бюджетного учреждения. Правила инкассации наличных денежных средств регламентированы Положением N 318-П. Данный нормативный документ вступает в силу с 01.09.2008, ранее действовало Положение ЦБ РФ от 09.10.2002 N 199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации".

В соответствии с гл. 9 Положения N 318-П для инкассации наличных денег на каждое бюджетное учреждение или организацию банк ежемесячно оформляет явочные карточки (ф. 0402303). Время и периодичность заездов работников банка устанавливаются руководителем инкассации по согласованию с бюджетной организацией.

Количество порожних сумок, выдаваемых обслуживаемому бюджетному учреждению, определяется кредитной организацией с учетом объема инкассируемых наличных денег. Обычно на каждую точку инкассации первоначально выдаются две сумки. Далее происходит их "кругооборот". Забрав одну сумку с наличностью, при следующем заезде инкассаторы привозят пустую сумку и забирают заполненную. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер.

Инкассаторские работники перед выездом на маршрут инкассации наличных денег получают порожние сумки, доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег, штамп, ключи и явочные карточки.

Перед получением в бюджетной организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник предъявляет кассовому работнику:

- документ, удостоверяющий личность;

- доверенность на получение ценностей;

- явочную карточку;

- порожнюю сумку.

Кассовый работник бюджетного учреждения предъявляет инкассаторскому работнику образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, а также накладную к сумке (ф. 0402300) и квитанцию к сумке (ф. 0402300), утвержденные Положением N 318-П.

При приеме в бюджетной организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник в присутствии кассового работника проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения указанных выше накладной и квитанции к сумке.

После заполнения кассовым работником бюджетной организации явочной карточки инкассаторский работник проверяет соответствие сумм наличных денег, проставленных в явочной карточке, накладной и квитанции к сумке и номера сумки, проставленного во всех перечисленных документах. При приеме сумки с наличными деньгами инкассаторский работник подписывает квитанцию к сумке, проставляет оттиск штампа, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассовому работнику бюджетной организации.

Пунктом 23 Порядка ведения кассовых операций предусмотрено, что в организации ведется только одна кассовая книга. Поэтому если выручка инкассируется, например, из нескольких подразделений, а кассовая книга ведется в центральном офисе организации, то квитанции к каждой сумке передаются в головное учреждение, где и составляются расходные кассовые ордера.

Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью кассира бюджетной организации. Производить записи в явочной карточке инкассатору не разрешается.

В случае выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления сопроводительных документов прием ценностей прекращается. В присутствии инкассатора устраняются лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушает графика работы бригады инкассаторов. В остальных случаях прием ценностей в организации осуществляется повторным заездом в удобное для бригады инкассаторов время, о чем делается соответствующая запись в явочной карточке. В случае отказа от сдачи денежной наличности кассир организации делает запись в явочной карточке "Отказ" и заверяет ее своей подписью.

Услуги по инкассации относятся к банковским операциям (п. 5 ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности"). Они являются платными. На практике, как правило, размер взимаемой платы определяется в процентах от инкассируемой суммы наличности. В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными Приказом Минфина РФ от 24.08.2007 N 74н, расходы по оплате договора, заключенного бюджетной организацией с банком на получение и доставку денежной наличности клиенту, следует отражать по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

По общему правилу банковские операции освобождены от обложения НДС, но инкассация в данном случае является исключением согласно пп. 3 п. 3 ст. 149 НК РФ и облагается НДС в общеустановленном порядке. Налогообложение производится по налоговой ставке 18% (п. 3 ст. 164 НК РФ).

При осуществлении расчетов за услуги инкассации за счет средств от приносящей доход деятельности после получения счетов-фактур от банка бюджетное учреждение имеет право предъявлять выставленные суммы НДС к вычету в соответствии со ст. 170, 172 НК РФ.

При исчислении налога на прибыль затраты на оплату услуг по инкассации учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Рассмотрим на примере отражение расходов по инкассации денежной наличности в бухгалтерском учете.

Бюджетное учреждение заключило договор с банком на инкассирование наличной выручки. Стоимость услуг определена в размере 0,5% от суммы инкассированной денежной наличности, включая НДС - 18%. В течение месяца инкассаторам была передана сумма 565 тыс. руб. Стоимость услуги по инкассации составит 2 825 руб. (565 000 руб. х 0,5%), в том числе НДС - 430,93 руб. Расходы оплачены за счет средств от приносящей доход деятельности, облагаемой НДС.

В бухгалтерском учете нужно сделать следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Оказаны услуги по инкассации: - на сумму оказанной услуги - на сумму НДС	2 106 04 340	2 302 09 730	2394,07
	2 210 01 560	2 302 09 730	430,93
Оплачены услуги по инкассации с лицевого счета учреждения	2 302 09 830	2 201 01 610	2 825
НДС принят к вычету	2 303 04 830	2 210 01 660	430,93

В предыдущем номере журнала мы рассмотрели нормативные документы, которыми регламентирован порядок ведения кассовых операций в бюджетном учреждении, выяснили, как документально оформляется поступление и расходование наличных денежных средств и какими бухгалтерскими записями сопровождаются данные операции. В продолжение темы мы уточним, что является лимитом остатка кассы и лимитом расчетов денежной наличностью, остановимся на особенностях контрольных мероприятий, проводимых со стороны администрации организации, более подробно рассмотрим оформление трудовых отношений с кассиром организации.

Лимит остатка кассовой наличности

Согласно п. 1 Порядка ведения кассовых операций*(3) все организации должны хранить денежные средства в банках, а расходование наличных денежных средств осуществлять через кассу. При этом в кассе может храниться определенное количество наличных денежных средств в пределах установленного лимита, который определяется банком по согласованию с руководителями учреждений. Установление лимита означает, что наличные денежные средства, превышающие лимит остатка денег, должны сдаваться в банк.

В соответствии с п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 05.01.1998 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" (далее - Положение ЦБ РФ N 14-П) лимиты остатка кассы распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах ОФК, устанавливаются учреждениями Банка России или уполномоченными кредитными организациями органам Федерального казначейства с учетом указанных распорядителей и получателей средств федерального бюджета. Расчет на установление лимита остатка кассы учреждению представляется в органы ОФК по месту его обслуживания.

Лимит наличных утверждают на год и для этого составляют расчет на установление предприятию лимита остатка кассы по установленной ф. 0408020.

По учреждению, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной (п. 2.5 Положения ЦБ РФ N 14-П).

При установлении организации размера лимита остатка кассы органы Федерального казначейства, руководствуясь п. 2.5 Положения ЦБ РФ N 14-П, исходят из того, что если срок сдачи выручки у бюджетного учреждения определен ежедневный, то есть вся полученная выручка ежедневно сдается в банк, то лимит устанавливается в размере среднедневного расхода.

Минфин не исключает также возможности утверждения лимита остатка кассы в сумме, превышающей ежедневный расход наличных денег, для учреждений, подведомственных главным распорядителям средств федерального бюджета, чья деятельность связана со специальными режимами работы, в случае представления соответствующими федеральными органами исполнительной власти обоснованного заключения по данному вопросу (Письмо Минфина РФ от 06.09.2007 N 10-8-5/3757).

Контрольные мероприятия по сохранности наличных денежных средств

Осуществляемые в учреждениях и организациях контрольные мероприятия по сохранности наличных денежных средств всегда являются источником повышенного внимания со стороны всех проверяющих служб. При проверках ревизоры обращают внимание:

- на соблюдение лимитов расчетов наличными деньгами;

- на оснащение помещения кассы;

- на наличие договора о материальной ответственности, заключенного с кассиром учреждения;

- на проведение внезапных и плановых ревизий.

Лимит расчетов наличными денежными средствами

Бюджетным учреждениям при осуществлении расчетов с физическими и юридическими лицами за выполненные работы либо оказанные услуги следует обратить внимание на лимит расчетов денежными средствами. Указанием ЦБ РФ о предельном размере расчетов*(4) с 21.07.2007 установлен лимит 100 000 руб. В Письме ЦБ РФ от 04.12.2007 N 190-Т даны разъяснения по поводу ограничения расчетов наличными денежными средствами, в частности, данный лимит применяется:

- в отношении каждого договора по отдельности и не зависит от срока действия договора и периодичности расчетов, осуществляемых по нему. Он не распространяется на расчеты наличными деньгами, связанные с выдачей заработной платы и стипендий, иными выплатами (в том числе социального характера);

- когда полученные под отчет наличные деньги используются сотрудниками при расчетах по договорам, заключаемым ими на основании доверенности или по уже заключенным с другими юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями договорам. В данном случае расчеты наличными денежными средствами фактически осуществляются между работодателем и организацией.

Ограничение в расчетах наличными денежными средствами не применяется, если командированное лицо от своего имени оплачивает полученной под отчет суммой оказанные ему услуги (проезд, проживание).

Оборудование и оснащенность помещения кассы

Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в приложении 3 к Порядку ведения кассовых операций. Согласно этому документу руководитель учреждения обязан обеспечить следующие условия хранения наличных денежных средств в кассе:

- помещение кассы должно быть изолированным;

- кассу следует располагать на промежуточных этажах (если здание многоэтажное);

- касса должна закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

- необходимо оборудовать специальное окошко для выдачи денег;

- обязательное наличие сейфа или металлического шкафа для хранения денег, в обязательном порядке прочно прикрепленного к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

- наличие огнетушителей;

- при больших поступлениях наличных денежных средств наличие специального оборудования для проверки подлинности денежных купюр.

Одним из основных факторов, определяющих уровень надежности охраны помещения кассы предприятия, оборудованного техническими средствами, является структура комплекса охранной сигнализации, которая определяется необходимым количеством рубежей охраны, охраняемых зон и шлейфов сигнализации в каждом рубеже.

Заключение договора о материальной ответственности

Непосредственно с наличными деньгами работает кассир бюджетного учреждения. При приеме кассира на работу издается приказ, затем данного работника обязаны ознакомить с порядком ведения кассовых операций под роспись, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности работников несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный учреждению как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера учреждения или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем бюджетной организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

В Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 (далее - Постановление N 85) включены кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров).

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности представлена в приложении 2 к Постановлению N 85. Договором о полной материальной ответственности должна быть предусмотрена ответственность кассира за сохранность ценностей и правильное оформление кассовых документов. Его составляют в двух экземплярах:

- один экземпляр остается у работника;

- второй - передают в кадровую службу или бухгалтерию.

По общему правилу, закрепленному в ст. 241 ТК РФ, за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено ТК РФ или другими федеральными законами.

Статьей 242 ТК РФ установлено, что полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.

Перед заключением договора работника следует ознакомить под роспись с документами, за нарушение требований которых он должен понести материальную ответственность. Отказ работника от заключения договора о полной материальной ответственности можно квалифицировать как неисполнение или ненадлежащее исполнение им возложенных на него трудовых обязанностей. Это признается нарушением трудовых обязанностей, если работник при приеме на работу был извещен работодателем о заключении с ним в соответствии с действующим законодательством договора о полной материальной ответственности (п. 36 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации").

Проведение инвентаризаций и ревизий в кассе учреждения

Действенной мерой контроля работы кассира является инвентаризация, она бывает плановая и внеплановая. Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно, установлены п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В частности, к ним относятся:

- составление годовой бухгалтерской отчетности;

- смена материально ответственных лиц;

- выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества и др.

Кроме того, в соответствии с п. 37 Порядка ведения кассовых операций должна проводиться внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Инвентаризация, как плановая, так и внезапная, проводится комиссией, назначаемой руководителем учреждения, результаты ее фиксируются в акте по ф. 0504088, утвержденной Приказом Минфина РФ N 123н*(5).

Перед началом ревизии кассир дает расписку в том, что все поступившие деньги или другие ценности (денежные документы, ювелирные изделия и т.д.) оприходованы, выбывшие - списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию. Во время проведения ревизии какие-либо операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не осуществляются.

Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. При обнаружении инвентаризацией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Акт подписывают все члены комиссии, а также кассир. Если акт не подписал хотя бы один из них, результаты инвентаризации считаются недействительными.

Стоит также заметить, что ревизионный контроль в учреждениях и организациях за сохранностью наличных денежных средств должен осуществляться не только посредством обязательных плановых и внезапных инвентаризаций, но и каждодневно.

Как проконтролировать работу кассира по сдаче выручки? С какими показаниями следует сверять поступившие суммы денежной наличности? Письмом Минфина РФ от 30.08.1993 N 104 утверждены Типовые правила эксплуатации ККТ при осуществлении денежных расчетов с населением (далее - Типовые правила), которые применяются в части, не противоречащей Закону N 54-ФЗ*(6).

В пункте 6.1 Типовых правил предусмотрено, что по окончании работы кассир должен подготовить денежную выручку и другие платежные документы, составить кассовый отчет.

По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте с итоговым чеком ККТ. После снятия показания счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста, которая скрепляется подписями кассира и представителя администрации.

Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью

Статьей 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций:

- за осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

- за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности. Причиной может быть неподтверждение кассовыми документами поступления наличных денег в кассу;

- за несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, например хранение в кассе наличных денежных средств и ценностей, не принадлежащих организации;

- за накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, то есть несоблюдение лимита остатка денежных средств в кассе.

Административный штраф для должностных лиц составляет от 4 000 до 5 000 руб., а для юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

С. Валова,

редактор журнала "Бюджетные учреждения: ревизии и

проверки финансово-хозяйственной деятельности"

"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, 10, сентябрь, октябрь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Правительства РФ от 31.03.2005 N 171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники".

*(2) Приказ Минфина РФ от 18.10.2007 N 91н "О внесении изменений в Правила осуществления операций по обеспечению наличными деньгами получателей средств федерального бюджета, утвержденные Приказом Минфина РФ от 21.09.2004 N 85н "О Порядке обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетной системы РФ".

*(3) Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

*(4) Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя".

*(5) Приказ Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

*(6) Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".