Учет расчетов с работником аптеки по депонированной зарплате (Е.Л. Джабазян, "Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2008 г.)

Учет расчетов с работником аптеки по
депонированной зарплате

В силу различных обстоятельств работник может не получить заработную плату и другие причитающиеся ему выплаты своевременно. Каковы действия бухгалтера в этом случае? Как правильно учесть такую не выданную в срок зарплату? В каком порядке отразить дальнейшие взаиморасчеты с работником?

Заработная плата должна выдаваться не реже чем каждые полмесяца. В соответствии с требованиями ст. 136 ТК РФ день выдачи зарплаты организация обязана установить в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре. Причем это должны быть конкретные даты, а не расплывчатые формулировки "не позднее 15-го числа следующего месяца" или "после 5-го числа следующего месяца". Если выдача заработной платы выпала на праздничный день, то выплата денег производится накануне (ч. 8 ст. 136 ТК РФ). Если работник уходит в отпуск, то рассчитаться с ним нужно за три дня до этого (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Кроме этого, следует помнить норму ст. 136 ТК РФ, согласно которой заработная плата выдается сотруднику, как правило, в месте выполнения им работы. На практике возможны ситуации, когда работники трудятся вдали от бухгалтерии. При этом они не обязаны тратить свободное время на поездку в офис за зарплатой. В данном случае при несвоевременной выдаче заработной платы говорить о депоненте нельзя, так как работодатель не обеспечил сотруднику получение зарплаты в том порядке, который определен трудовым законодательством.

Заработную плату выплачивают в течение трех дней начиная с даты ее выдачи. Выплата зарплаты осуществляется по платежной (форма N Т-53) или расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49)*(1).

На титульном листе ведомости указывается общая сумма, подлежащая выплате по данной ведомости. Разрешение на выдачу заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

По истечении трех дней, установленных для выдачи заработной платы, кассир должен проверить в расчетно-платежной ведомости подписи в получении денег и суммировать выданную зарплату. В зависимости от применяемых форм документов напротив фамилий тех, кто не получил причитающиеся суммы, ставится штамп или указывается от руки "Депонировано" в соответствующих графах:

- в графе "Деньги получил" - при выдаче денег по расчетно-платежной ведомости;

- в графе "Подпись в получении денег" - при выдаче денег по платежной ведомости.

В конце ведомости указываются суммы фактически выплаченной и депонированной заработной платы. Депонируют заработную плату, не полученную в срок.

Ведем учет расчетов с депонентами

В соответствии с Письмом Минфина РФ от 24.07.1992 N 59 "О Рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях" аналитический учет расчетов с депонентами в части сумм своевременно не выданной заработной платы ведется в специальном реестре (форма N РТ-11 "Реестр невыданной заработной платы"). Заполняется реестр кассиром на основании платежной (расчетно-платежной) ведомости с указанием данных о работнике, не получившем зарплату в установленные сроки:

- табельный номер;

- фамилия, имя и отчество;

- размер депонированной суммы.

Реестр является одновременно и первичным, и учетным документом и заполняется отдельно за каждый период депонирования зарплаты.

В конце реестра показывается итоговая сумма произведенных выплат, относящаяся к данному месяцу. По истечении квартала или года невыплаченные суммы переносятся в открываемые в бухгалтерии новые реестры.

Альтернативой реестру может быть Книга учета депонированной заработной платы (форма N 8-а). Порядок ее заполнения во многом схож с ведением реестра. Книга открывается на год, для каждого депонента в ней отводится отдельная строка, в которой указываются табельный номер, фамилия, имя и отчество, депонированная сумма.

О выдаче депонированной заработной платы работнику делается отметка в одной из двенадцати предусмотренных в книге граф (по количеству месяцев в году). Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносятся в новую, открываемую на следующий год книгу.

Унифицированного бланка книги (реестра) депонентов нет. Можно воспользоваться формой, которая приведена в Письме Минфина СССР от 06.06.1960 N 176.

Реестр депонированной заработной платы

                                       месяц ________________ _________г.

                                               За _______ половину месяца

/--------------------------------------------------------------------------------------------------\

|Порядк.|Наименова- |Платежная  |Фамилия,   |Дата   воз-|Сумма невы-|Оплачено или перечислено  (**)|

|  N    |ние цеха,  |вед.       |имя  и  от-|никновения |данной зар-|------------------------------|

|       |отдела     |Порядк. N  |чество     |задолжен-  |платы      | Дата |N  доку-|    сумма     |

|       |           |           |           |ности   (*)|           |      |мента   |              |

|-------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------+------+--------+--------------|

|       |     А     |     Б     |     В     |     1     |     2     |  3   |   4    |      5       |

|-------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------+------+--------+--------------|

|       |           |           |           |           |           |      |        |              |

|-------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------+------+--------+--------------|

|       |           |           |           |           |           |      |        |              |

|-------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------+------+--------+--------------|

|       |           |           |           |           |           |      |        |              |

|-------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------+------+--------+--------------|

|       |           |           |           |           |           |      |        |              |

|-------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------+------+--------+--------------|

|       |           |           |           |           |           |      |        |              |

|-------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------+------+--------+--------------|

|       |           |           |           |           |           |      |        |              |

|-------+-----------+-----------|  Перенос: |-----------+-----------+------+--------+--------------|

|       |           |           |           |           |           |      |        |              |

|-------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------+------+--------+--------------|

|       |           |           |           |           |           |      |        |              |

|-------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------+------+--------+--------------|

|       |           |           |           |           |           |      |        |              |

|-------+-----------+-----------|  Итого:   |-----------+-----------+------+--------+--------------|

|       |           |           |           |           |           |      |        |              |

\-------------------------------/           \------------------------------------------------------/

                                  Проверил бухгалтер

__________________                                  _____________________

подпись                                             подпись

________________________                    _____________________________

                        г.                                             г.

(*) В графе 1 приводится дата списания в расход (по кассе) сумм платежной ведомости, по которой составлен реестр.

(**) В реестрах суммы оплаты или перечислений отмечаются в течение квартала или полугодия. По истечении этого периода суммы, оставшиеся неоплаченными, переносятся в новый реестр.

Итоговые данные по оплате или перечислениям

/--------------------------------------------------------------------------------------------------\

|      Месяцы      |         Сумма          |        Месяцы       |             Сумма              |

|                  |------------------------|                     |--------------------------------|

|                  |Оплачено,  |Перечислено |                     |Оплачено, пере-|Перечислено   на|

|                  |переведено |на расчеты с|                     |ведено         |расчеты с бюдже-|

|                  |           |бюджетом    |                     |               |том             |

|------------------+-----------+------------+---------------------+---------------+----------------|

|Январь............|           |            |Июль.................|               |                |

|                  |-----------+------------|                     |---------------+----------------|

|Февраль...........|           |            |Август...............|               |                |

|                  |-----------+------------|                     |---------------+----------------|

|Март..............|           |            |Сентябрь.............|               |                |

|                  |-----------+------------|                     |---------------+----------------|

|Апрель............|           |            |Октябрь..............|               |                |

|                  |-----------+------------|                     |---------------+----------------|

|Май...............|           |            |Ноябрь...............|               |                |

|                  |-----------+------------|                     |---------------+----------------|

|Июнь..............|           |            |Декабрь..............|               |                |

|                  |-----------+------------|                     |---------------+----------------|

|                  |           |            |                     |               |                |

В качестве основы при разработке Книги депонированной заработной платы можно воспользоваться формой, рекомендованной бюджетникам в Приказе Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

Книга
аналитического учета депонированной заработной платы

Организация______________________________________________________________

Структурное подразделение________________________________________________

Единица измерения: руб.__________________________________________________

/--------------------------------------------------------------------------------------------------\

| Табельный |     ФИО    |Отнесено на  счет депо-|                 Выплачено (дебет)               |

|   номер   |            |нентов (кредит)        |                                                 |

|           |            |-----------------------+-------------------------------------------------|

|           |            | Месяц,|Платеж-| Сумма | Номер |Январь |Февраль|  ...  | Ноябрь |Декабрь |

|           |            |  год  |ная ве-|       |  РКО  |       |       |       |        |        |

|           |            |       |домость|       |       |       |       |       |        |        |

|-----------+------------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+--------+--------|

|     1     |      2     |   3   |   4   |   5   |   6   |   7   |   8   |  ...  |   17   |   18   |

|-----------+------------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+--------+--------|

|           |            |       |       |       |       |       |       |       |        |        |

|-----------+------------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+--------+--------|

|           |            |       |       |       |       |       |       |       |        |        |

|-----------+------------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+--------+--------|

|           |            |       |       |       |       |       |       |       |        |        |

|-----------+------------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+--------+--------|

|           |            |       |       |       |       |       |       |       |        |        |

|-----------+------------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+--------+--------|

|           |            |       |       |       |       |       |       |       |        |        |

\----------------------------------------+-------+-------+-------+-------+-------+--------+--------|

            Итого за месяц               |       |       |       |       |       |        |        |

                                         |-------+-------+-------+-------+-------+--------+--------|

            Итого с начала года          |       |       |       |       |       |        |        |

                                         \---------------------------------------------------------/

Бухгалтерский учет

Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций*(2) для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям и другим выплатам) предназначен счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

Начисленные суммы оплаты труда, причитающиеся работникам, а также суммы пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС РФ, отражаются по кредиту счета 70 в корреспонденции с соответствующими счетами (20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу", 97 "Расходы будущих периодов", 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" и т.д.).

По дебету счета 70 отражаются выданные суммы оплаты труда, премий, пособий и т.п., а также суммы удержанного НДФЛ, платежей по исполнительным документам и других удержаний, уменьшающие задолженность организации по выплате заработной платы.

Начисленные, но не выплаченные в установленный срок, в частности из-за неявки получателей, суммы необходимо списать с дебета счета 70 в кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 4 "Расчеты по депонированным суммам".

При внесении депонированной зарплаты на расчетный счет составляется корреспонденция Дебет 51 "Расчетные счета" Кредит 50 "Касса".

Пример 1.

В августе 2008 г. сумма оплаты труда за июль составила 180 000 руб., НДФЛ с начисленной за июль заработной платы - 21 580 руб., аванс, выданный в июле, - 74 500 руб. Выплата заработной платы за вторую половину месяца (окончательный расчет) производится 5-го числа следующего месяца. Наличные на выплату зарплаты получены кассиром организации 5 августа, зарплата выдавалась с 5 по 7 августа. До 8 августа фактически было выплачено 74 420 руб. Сумма депонированной оплаты труда, составившая 9 500 руб., 8 августа должна быть сдана в банк для зачисления на расчетный счет.

Бухгалтер аптеки отразит следующие операции в учете:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислен в бюджет НДФЛ	68, субсчет "Расчеты по НДФЛ	51	21 580
Получены в кассу наличные на выплату заработной платы (180 000 - 21 580 - 74 500) руб.	50	51	83 920
Выдана зарплата (83 920 - 9 500) руб.	70	50	74 420
Депонированы денежные суммы	70	76/4	9 500
Сданы депонированные суммы в банк	51	50	9 500

Обратите внимание: При проверке кассовых операций контролирующими органами для выявления случаев присвоения сумм, законно начисленных разным лицам и организациям, в частности депонированной заработной платы, могут быть проведены следующие процедуры:

- проверка соответствия платежным реестрам депонированных сумм;

- проверка полноты и своевременности сдачи в банк депонированных сумм;

- проверка полноты оприходования депонированных сумм на расчетный счет в банке;

- проверка соответствия выписанных расходных кассовых ордеров журналу регистрации депонентов;

- проверка соответствия данных синтетического и аналитического учета денежных сумм.

Выдаем депонированную зарплату

Депонированная зарплата выдается сотрудникам по расходному кассовому ордеру. Дату и номер ордера следует указать в книге депонентов. Если получателей несколько, то возможно оформить отдельную платежную ведомость.

При выдаче депонированной заработной платы производятся следующие записи:

- Дебет 50 "Касса" Кредит 51 "Расчетные счета" - получены денежные средства в банке на выдачу депонированной заработной платы;

- Дебет 76/4 "Расчеты по депонированным суммам" Кредит 50 "Касса" - депонированная заработная плата выплачена сотрудникам.

Если депонированные суммы выдаются по доверенности, оформленной в установленном порядке, то в расходном ордере указываются ФИО самого получателя и лица, которому доверено получение денег. В ведомости (расходном кассовом ордере) необходимо поставить отметку "По доверенности", а доверенность приложить к кассовому ордеру или ведомости.

При наличии соглашения между работником и работодателем суммы депонированной зарплаты могут быть перечислены на лицевой счет работника в кредитной организации, что будет оформлено проводкой Дебет 76/4 Кредит 51.

По желанию работника депонированная сумма может быть выдана в натуральной форме (Дебет 76/4 Кредит 90/1). В данном случае следует помнить норму ст. 131 ТК РФ, согласно которой доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% от общей суммы заработной платы. Кроме этого, не допускается выдача заработной платы в виде спиртных напитков, наркотических, токсических, ядовитых и вредных веществ, оружия, боеприпасов и других предметов, в отношении которых установлены запреты или ограничения на их свободный оборот.

Проводим инвентаризацию расчетов

Для обеспечения достоверности информации о финансовом состоянии организации должны проводить инвентаризацию как имущества, так и обязательств. Требование об обязательном проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности установлено в ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В ходе этой процедуры проверяется и документально подтверждается фактическое наличие имущества и обязательств организации, их состояние и оценка. Полученные данные сравниваются с данными бухгалтерского учета, и при выявлении расхождений в учет вносятся соответствующие исправления.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов предусмотрен в методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49.

Проведение инвентаризации начинается с издания приказа (постановления, распоряжения) руководителя организации, в котором утверждаются конкретные сроки инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства, а также состав инвентаризационной комиссии (форма N ИНВ-22)*(3). В комиссию входят представители руководства компании, работники бухгалтерии и другие специалисты. К проведению инвентаризации можно также привлекать сотрудников службы внутреннего аудита организации и независимых аудиторов. В работе комиссии должны принимать участие все ее члены, иначе инвентаризация может быть признана недействительной.

При инвентаризации расчетов проверяется правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности, в частности расчеты с работниками организации: выявляются невыплаченные суммы, подлежащие перечислению на счет депонентов.

Кроме этого, выявляются суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым истек срок исковой давности. Напомним, что срок исковой давности - это период, в течение которого можно предъявлять иск должнику, не исполнившему свое обязательство (ст. 195 ГК РФ). По общему правилу срок исковой давности составляет три года. Он отсчитывается с момента окончания срока исполнения обязательства (ст. 200 ГК РФ).

Результаты оформляются актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами по форме N ИНВ-17.

Сколько времени учитывать депонированную
зарплату на балансе?

Невостребованная депонированная заработная плата хранится на расчетном счете организации в течение трех лет, то есть до окончания срока исковой давности, и выдается по первому требованию работника.

Обратите внимание: В случае смерти работника не полученная ко дню его смерти заработная плата в соответствии со ст. 141 ТК РФ выдается совместно проживавшим с ним членам семьи, а также лицам, находившимся вследствие нетрудоспособности на иждивении умершего.

По истечении сроков исковой давности невостребованные суммы депонированной заработной платы должны быть списаны. Основанием для списания являются данные проведенной инвентаризации и приказа (распоряжения) руководителя организации.

Суммы невостребованной и списанной депонированной зарплаты относятся на финансовые результаты деятельности организации.

В бухгалтерском учете делается запись Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты по депонированным суммам" Кредит 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие доходы".

Пример 2.

В августе 2005 г. сумма оплаты труда за июль, подлежащая выдаче работникам аптечной организации, составила 25 000 руб. Зарплата в аптеке выплачивается 10-го числа следующего месяца. Наличные на выдачу зарплаты получены кассиром аптечной организации 10 августа. Таким образом, зарплата выдавалась с 10 по 12 августа. До 13 августа фактически было выплачено 21 500 руб. Сумма депонированной оплаты труда, составившая 3 500 руб., 13 августа должна быть сдана в банк для зачисления на расчетный счет. По истечении срока исковой давности данная сумма не была востребована.

Бухгалтер аптеки отразит следующие операции в учете:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
В август е 2005 г.
Получены в кассу наличные на выплату заработной платы	50	51	25 000
Выдана зарплата (25 000 - 3 500) руб.	70	50	21 500
Депонированы денежные суммы	70	76/4	3 500
Сданы депонированные суммы в банк	51	50	3 500
В августе 2008 г.
Списана сумма депонента по истечении срока исковой давности	76/4	91/1	3 500

Отражаем списание в бухгалтерской отчетности. Дебиторская и кредиторская задолженность организации, возникшая в связи с осуществлением расчетов с работниками по оплате труда, в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными, отражается в следующих формах бухгалтерской отчетности*(4):

- Бухгалтерском балансе (форма N 1);

- Приложении к бухгалтерскому балансу (форма N 5).

В Бухгалтерском балансе величина кредиторской задолженности перед работниками отражается в составе пассивов в разд. V "Краткосрочные обязательства" по строке 622 "Задолженность перед персоналом организации"*(5), формируя показатель строки 620 "Кредиторская задолженность". Для заполнения строки 622 на начало и конец года используются данные о кредитовом сальдо по счету 70. Информация по кредиторской задолженности в виде депонированной зарплаты отражается по строке 625 "Прочие кредиторы" (данные по кредитовому сальдо счета 76/4).

Информация о прочих доходах и расходах, возникших в связи со списанием кредиторских задолженностей, включая задолженность перед персоналом по депонированной заработной плате, отражается по строке "Списание дебиторских и кредиторских задолженностей, по которым истек срок исковой давности" формы N 5.

Кредиторская задолженность (в том числе и депонированная зарплата), по которой срок исковой давности истек, включается в состав прочих доходов организации в сумме, в которой эта задолженность была отражена в бухгалтерском учете организации (п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ*(6)).

Как долго следует хранить книгу (реестр)
депонированной заработной платы?

Сроки хранения документов установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000*(7). В соответствии с п. "н" ст. 193 названного перечня Книга учета депонированной заработной платы должна храниться в течение пяти лет (при условии завершения проверки (ревизии), в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - до вынесения окончательного решения).

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены или приняты к учету. Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2007 году, начинается с 1 января 2008 года.

Если организация не соблюдает правила обособленного учета депонированной заработной платы, то она может быть привлечена к ответственности, предусмотренной ст. 15.11 КоАП РФ, согласно которой грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов <...> влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей. При этом под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается, в частности, искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Е.Л. Джабазян,

главный редактор журнала "Оплата труда:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

*(2) Утверждена Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н.

*(3) Унифицированные формы по учету результатов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

*(4) Рекомендуемые образцы форм бухгалтерской отчетности приведены в Приказе Минфина РФ от 22.07.2003 N 67н "О формах бухгалтерской отчетности организаций".

*(5) Коды показателей приведены в соответствии с Приказом Госкомстата РФ N 475, Минфина РФ N 102н от 14.11.2003.

*(6) Утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н.

*(7) Действует в ред. Решения Росархива от 27.10.2003.