Комментарий к постановлению Правительства РФ от 19.05.2008 N 373 "О внесении изменения в Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей" (М.А. Климова, "Налоговый вестник: комментарии к нормативным документам для бухгалтеров", N 8, август 2008 г.)

Комментарий к постановлению Правительства РФ от
19.05.2008 N 373 "О внесении изменения в Правила ведения и
хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки
и обеспечения ими работодателей"

В 2008 году вступили в силу изменения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, установленных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек).

Изменения мотивированы новациями трудового законодательства, созданными Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации".

Основные изменения, внесенные в Правила ведения и хранения трудовых книжек, можно сформулировать следующим образом.

1. Работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан согласно ст. 309 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) с 6 октября 2006 года вести трудовые книжки на каждого работника. Это правило нашло отражение в новой редакции п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Ранее Минздравсоцразвития России письмом от 30.08.2006 N 5140-17 поясняло, что индивидуальному предпринимателю следует сделать запись в трудовой книжке работника о приеме на работу со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя, даже если тот трудоустроился до 6 октября 2006 года. При увольнении работника, принятого на работу до 6 октября 2006 года, в трудовой книжке также должна была производиться запись об увольнении. При отсутствии в трудовой книжке записи о приеме на работу работника, принятого на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября 2006 года, запись об увольнении такого работника после 6 октября этого года не имеет основания.

Изменения, имеющие целью приведение Правил ведения и хранения трудовых книжек в соответствие с требованиями ст. 309 ТК РФ, внесены также в п. 24, 32, 34, 35, 40 Правил: слово "организация" заменено словом "работодатель" (подразумевающее организации и индивидуальных предпринимателей). Вышеуказанные пункты Правил ведения и хранения трудовых книжек определяют порядок оформления дубликатов трудовых книжек, порядок ведения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, порядок оформления книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, правила заверения записей при увольнении работника, порядок действий при массовой утрате работодателем трудовых книжек.

Отметим, что работодатель - индивидуальный предприниматель при увольнении работника заверяет своей подписью и печатью все записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя. Это положение фактически обязывает индивидуального предпринимателя иметь печать, хотя законодательство о государственной регистрации индивидуальных предпринимателей этого не требует.

Пункт 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек содержит указание по порядку исправления неправильной (неточной) записи, произведенной организацией, которая уже ликвидирована к моменту внесения исправлений. Установлено, что такие исправления вносятся по новому месту работы работника на основании соответствующего документа. Пункт 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек дополнен абзацем, устанавливающим аналогичный порядок в случае, если ошибка была допущена работодателем - индивидуальным предпринимателем, деятельность которого прекращена в установленном порядке: исправление производится работодателем по новому месту работы работника на основании соответствующего документа.

В соответствии с п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, при необходимости изменения конкретной записи в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указываются последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером : недействительна". После этого производится правильная запись, и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись (см. также письмо Роструда от 23.06.2006 N 948-6).

2. Пункт 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек в новой редакции устанавливает порядок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками.

Такие трудовые книжки раньше необходимо было хранить в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек, а по истечении указанного срока - в архиве организации в течение 50 лет, а затем уничтожать.

С 22 марта 2008 года такие трудовые книжки не хранятся в отделе кадров, а сразу передаются в архив работодателя, где они должны храниться до востребования.

3. В п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек уточнено, что работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки не позднее трех рабочих, а не календарных дней со дня подачи заявления.

4. Согласно изменениям, внесенным в Правила ведения и хранения трудовых книжек постановлением Правительства РФ от 19.05.2008 N 373, с 1 июля 2008 года в трудовые книжки вносятся, помимо записей о времени военной службы и службы в органах, поименованных в подпункте "а" п. 21 Правил, также записи о времени службы в Государственной противопожарной службе МЧС России и в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы. Данные записи производятся на основании соответствующих документов.

М.А. Климова

"Налоговый вестник: комментарии к нормативным документам для бухгалтеров", N 8, август 2008 г.