Внутриведомственная передача денежных документов ("БУХ.1С", N 9, сентябрь 2008 г.)

Внутриведомственная передача денежных документов

В предлагаемой статье, подготовленной методистами фирмы "1С", даются разъяснения, как в программе "1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений" реализованы внутриведомственные расчеты по денежным документам (счет 120105000). В частности, это может быть передача почтовых марок от одного учреждения другому или передача подведомственному учреждению талонов на бензин.

Согласно Инструкции по бюджетному учету почтовые марки, оплаченные талоны на бензин и масла учитываются на счете 020105000 "Денежные документы".

Денежные документы хранятся в кассе учреждения.

Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются:

Приходными кассовыми ордерами КО-1 (ф. 0310001);

Расходными кассовыми ордерами КО-2 (ф. 0310002).

Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов КО-3 (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам.

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов.

Учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям.

Поступление денежных документов в кассу оформляется бухгалтерскими записями по дебету счета 020105510 "Поступления денежных документов" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (030203730, 030204730, 030205730, 030209730, 030215730, 030216730, 030217730, 030218730, 030222730).

Выдача из кассы денежных документов отражается по дебету соответствующих аналитических счетов счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020803560, 020804560, 020805560, 020809560, 020815560, 020816560, 020817560, 020818560, 020822560) и кредиту счета 020105610 "Выбытия денежных документов".

Инструкция по бюджетному учету не содержит бухгалтерской записи по внутриведомственной передаче денежных документов. Вместе с тем Инструкция предусматривает, что при отсутствии в корреспонденции счетов бюджетного учета операций, отражающих деятельность учреждений, главные распорядители имеют право определять необходимую для отражения в бюджетном учете корреспонденцию счетов в части, не противоречащей Инструкции.

Для оформления кассовых операций с денежными документами в программе "1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений" предназначен журнал "Касса фондовая" и документы вида:

приходный кассовый ордер (фондовый);

расходный кассовый ордер (фондовый).

Согласно Инструкции по бюджетному учету документ "Приходный кассовый ордер (фондовый)" содержит следующие хозяйственные операции:

приобретение денежных документов (302);

возврат денежных документов от подотчетника (208);

прочие.

Документ "Расходный кассовый ордер (фондовый)" содержит хозяйственные операции:

выдача денежных документов из кассы под отчет (208);

прочие.

Внутриведомственные безвозмездные передачи имущества, в том числе денежных документов, отражаются в бюджетном учете в корреспонденции со счетом 304.04 "Внутренние расчеты между главным распорядителями (распорядителями) и получателями средств". Как уже отмечалось ранее, такой корреспонденции со счетом 201.05 Инструкция по бюджетному учету не содержит, поэтому операция по внутриведомственному перемещению не предусмотрена в документах "Приходный кассовый ордер (фондовый)" и "Расходный кассовый ордер (фондовый)". Вместе с тем документы "Приходный кассовый ордер (фондовый)" и "Расходный кассовый ордер (фондовый)" содержат хозяйственную операцию "Прочие".

При выборе хозяйственной операции "Прочие" выбор корреспондирующего счета производится из списка корректных проводок.

Поставляемый в программе список корректных проводок содержит корреспонденции, определенные Инструкцией по бюджетному учету.

Для указания в документах "Приходный кассовый ордер (фондовый)" и "Расходный кассовый ордер (фондовый)" счета 304.04 надо ввести в список корректных проводок (меню "Операции" -> "Корректные проводки"):

Дебет 201.05 Кредит 304.04

(Дебет 304.04 Кредит 201.05).

Если такие операции редки, можно отключать выбор из корректных проводок при работе с документами "Приходный кассовый ордер (фондовый)" и "Расходный кассовый ордер (фондовый)", тогда счет 304.04 можно будет выбрать из полного плана счетов.

Документы "Приходный кассовый ордер (фондовый)" и "Расходный кассовый ордер (фондовый)" - универсальные. Они позволяют оформлять кассовые операции не только в рублях, но и в любой валюте, а также вести количественный учет денежных документов (при необходимости). Возможность указания количества в документах "Приходный кассовый ордер (фондовый)" и "Расходный кассовый ордер (фондовый)" зависит от настройки количественного учета у счета 201.05.

Для ведения количественного учета денежных документов для счета 201.05 "Денежные документы" следует установить признак количественного учета. Без изменения конфигурации, в режиме "Предприятие" признак количественного (валютного) учета можно установить для субсчетов счета 201.05.

Примечание. Изменение настройки счетов плана счетов, в том числе установка количественного учета для счетов, производится в монопольном режиме программы. Если по счету 201.05 установлено ведение количественного учета, в табличной части документа, помимо вида денежного документа, наименования (конкретного элемента справочника "Денежные документы") и стоимости денежных документов, дополнительно указывается количество поступивших (передаваемых) денежных документов.

При проведении документов по фондовой кассе в проводках будет отражаться движение денежных документов как в суммовом, так и в количественном выражении.

Типовые унифицированные формы КО-1 и КО-2, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, не содержат специальных полей для указания наименования и количества денежных документов. Учреждение по согласованию с главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств должно отразить в своей Учетной политике, в каком именно поле - "Основание" или "Приложение" форм КО-1 и КО-2 следует отражать наименования и количество денежных документов.

Для отражения наименования и количества денежных документов в печатных формах КО-1 и КО-2 их необходимо указывать в соответствующем реквизите документов "Приходный кассовый ордер (фондовый)" и "Расходный кассовый ордер (фондовый)" - см. рис. 1.

"Рис. 1"

Также рекомендуем распечатывать и прикладывать к фондовым ордерам бухгалтерскую справку ф. 0504833, формирование которой предусмотрено в документах раздела "Фондовая касса". В ней отражаются виды, наименования, стоимость и количество денежных документов, указанные в табличной части документов "Приходный кассовый ордер (фондовый)" и "Расходный кассовый ордер (фондовый)".

Следует отметить, что для оформления внутриведомственного перемещения денежных документов нельзя применять документ "Извещение (ф. 0504805)", поскольку он предназначен для отражения заказчиком расчетов с поставщиками централизованных поставок товаров, работ, услуг по подведомственным учреждениям, а также для печати Извещения об отправке поставщиком материальных ценностей в адрес учреждения - грузополучателю по форме 0504805.

Движение денежных документов отражается в отчете "Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)" отдельно от операций по денежным средствам (в гр. "Примечание" отражается информация, указанная в реквизитах "Принято от", "Выдать" и "Основание") и в отчете "Карточка учета средств и расчетов", сформированном по счету 201.05.

Методисты фирмы "1С"

"БУХ.1С", N 9, сентябрь 2008 г.