Информационные технологии в управлении персоналом (Е. Гурова, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 6, июнь 2008 г.)

Информационные технологии в управлении персоналом

В предыдущем номере журнала мы рассмотрели возможности ряда программных продуктов, действующих на рынке автоматизированных технологий управления персоналом, кадрового учета и делопроизводства. Предлагаем вашему вниманию продолжение статьи, из которой вы можете узнать о возможностях программных продуктов "Кадровый учет", "Сотрудники организации", "Отдел кадров", автоматизированной системы управления персоналом "Фараон", системы персонального учета и анализа "Персонал", автоматизированной системы "Служба кадров". В статье даны практические рекомендации по выбору программных продуктов по кадровому учету и организации управления персоналом предприятия.

Автоматизированная система управления персоналом "Фараон"

Автоматизированная система управления персоналом "Фараон" - это компьютерная программа для отделов кадров и менеджеров по персоналу, которая позволяет вести учет любых кадровых операций, автоматизирует делопроизводство, кадровый учет, а также предлагает удобные инструменты для планирования и анализа работы с персоналом. Главными особенностями "Фараона" являются его наглядность и гибкость. Автоматизированная система управления персоналом "Фараон" выполняет следующие функции: построение организационной структуры компании; учет личных дел (кандидаты на работу, работающие сотрудники, уволенные сотрудники); учет контрактов и трудовых книжек; учет любых кадровых операций: прием, перевод, увольнение, очередные отпуска, декретные отпуска, отпуска по уходу за ребенком и другие виды отпусков, больничные, повышение квалификации, тренинги, командировки и т.д.; вывод в Word унифицированных кадровых документов: Т-1, Т-1а, Т-2, Т-3, Т-5, Т-5а, Т-6, Т-6а, Т-7, Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а, Т-10, Т-10а, Т-11, Т-11а, Т-13; вывод в Word и учет дополнительных кадровых документов: контракты, распоряжения, положения, должностные инструкции; построение графика отпусков; расчет остатков отпусков; учет рабочего времени; построение различных кадровых отчетов. Первая версия "Фараона" вышла в 1995 г. С тех пор "Фараон" постоянно совершенствуется. В новой, пятой, версии "Фараона" нашли отражение лучшие идеи предыдущих версий, последние требования российского трудового законодательства, а также самые современные тенденции в области управления персоналом.

Прикладное программное обеспечение - программное обеспечение, состоящее из отдельных прикладных программ и пакетов прикладных программ, предназначенных для решения различных задач пользователей, и автоматизированных систем, созданных на основе этих (пакетов) прикладных программ. Прикладное программное обеспечение может быть:

групповым (если используется для координации и организации деятельности групп пользователей, работающих в единой системе или сети);

дружественным (если в программе реализуются требования удобства и/или облегчения общения с ними другими программными средствами и ЭВМ для пользователей, в том числе и неопытных);

бесплатным (к категории бесплатных может быть отнесена любая компьютерная программа, не обладающая копирайтом; такие программные продукты можно свободно тиражировать и обмениваться ими). Бесплатное ПО не следует путать с условно-бесплатным программным обеспечением, на которое копирайт распространяется.

Программа "Сотрудники организации"

Программа разработана компанией AraXGroup и ориентирована на кадровый учет в военизированных организациях. Программа предоставляет следующие пользовательские возможности:

карточка сотрудника с расширенным личностным и профессиональным учетом;

печать карточки и дополнительных журналов, экспорт в MS Word;

возможность хранения изображений всех необходимых документов;

история изменения реквизитов каждого сотрудника;

возможность оформления документов по увольнению сотрудника;

расчет отпусков и стажа в организации;

напоминания о днях рождения персонала и сроках обновления данных в медицинских книжках;

поиск по журналу сотрудников;

печать журнала сотрудников (выборка), экспорт в MS Excel;

загрузка списка сотрудников из Excel;

возможность ведения нескольких баз (например, несколько организаций), возможность переноса данных о сотруднике из базы в базу;

оповещение по сроку присвоения очередного спецзвания.

В последней версии программы доработана карточка сотрудника в соответствии с требованиями кадрового учета в военизированных организациях.

Программа кадрового учета "Отдел кадров"

Удобная программа кадрового учета "Отдел кадров", разработанная И.В. Кислицей, позволяет автоматически формировать большинство кадровых документов (штатное расписание, приказы, отчеты для ПФР). Основные возможности программы "Отдел кадров":

хранение в базе личных данных о каждом сотруднике;

расчет общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии;

учет командировок, отпусков и поощрений;

автоматическое составление штатного расписания;

ведение статистики по предприятию (количество сотрудников, количество вакантных мест, средний оклад, средний возраст);

автоматическое напоминание о днях рождения сотрудников;

автоматическое составление кадровых приказов;

запись анкетных данных по стандарту Пенсионного фонда на дискету (анкетные данные формируются из базы по сотрудникам, таким образом, нет необходимости заново набирать эти данные) и распечатка всех сопутствующих документов (анкета застрахованного лица - форма АДВ-1, описи пачки анкет и описи пачки документов - формы АДВ-6);

хранение в базе данных вакантных должностей предприятия;

составление разнообразных статистических отчетов;

составление произвольных отчетов на основе информации базы данных (пользователь может пометить те поля, которые необходимы ему для отображения в отчете);

хранение в базе фотографий сотрудников;

расчет среднесписочной численности сотрудников за любой период;

автоматическое составление формы Т-2;

хранение в базе уволенных сотрудников;

быстрый поиск в базе. Программа прошла успешное тестирование в русской редакции журнала PC Magazine в рамках конкурса Office Extensions, проводимого корпорацией Microsoft.

Программа "Кадровый учет"

Данная программа разработана компанией "ЮгСофтСервис" и предназначена для ведения кадрового учета на предприятии или в организации. Обладает интуитивно понятным интерфейсом, нетребовательностью к ресурсам компьютера и высокой надежностью. Файл справки вынесен в отдельный файл (находится на странице программы).

Система персонального учета и анализа "Персонал" 4.0

В данном программном продукте его автор Брыль Владимир Николаевич реализовал специфику кадрового учета в вузах. Система персонального учета и анализа "Персонал" предназначена для хранения, поиска, обработки и анализа индивидуализированных описаний отдельных сущностей (личностей, структурных объектов, документов и т.п.). Система "Персонал" может быть использована для решения следующих задач:

информационная поддержка кадровых служб предприятия;

информационная поддержка муниципальных органов различного уровня;

информационная поддержка коллективных органов федерального и регионального уровней, общественных организаций и различных фондов, требующих ведения индивидуализированной информации о связанном с ними персонале;

учет и анализ информации о больных и медицинском персонале в различных лечебных учреждениях;

учет и анализ информации о деятельности учащихся и преподавательского состава в различных учебных учреждениях;

информационная поддержка деятельности военкоматов;

ведение индивидуализированных досье разного назначения, в том числе для хранения и всестороннего анализа различной криминальной информации;

хранение и анализ информации о любых видах индивидных объектов (юридических лицах, автомашинах и т.п.).

В системе "Персонал" реализована работа с документами, обеспечивающая автоматизацию типовых действий пользователя в удобном (привычном) для него виде. Определенные пользовательские функции могут быть реализованы не через документы, а с использованием специализированных операций (табл. 1).

К основным функциональным возможностям системы можно отнести описание объектов любой сложности и с любой степенью подробности. При этом в пределе каждый объект может иметь уникальное, свойственное только ему описание. В системе реализован простой механизм расширения описательных возможностей. Построение сложных запросов, позволяющих выявить любые оттенки из описания объектов. Запрос формулируется только в терминах задачи, с возможностью использования обобщения и логических операций. Построение запроса не требует специальных знаний, и он может быть сформулирован пользователем с любым уровнем подготовки.

Системой предлагается построение отчетных форм с помощью существующих текстовых процессоров с использованием всех имеющихся средств редактирования. Возможен просмотр в режиме "как есть" отчетов любой ширины и их печать. Возможен обмена данными с другими информационными системами, независимо от формата данных, используемых в них.

Системы для работы с документами имеет следующие функции:

формирование типовых документов и документов произвольного содержания как с использованием средств автоматизации, так и ручного редактирования;

регистрацию документов с автоматическим разнесением информации из документа по всем необходимым описаниям;

печать документов в заданном пользователем виде и с использованием средств Microsoft Office или OpenOffice, обеспечение склонения используемых названий;

хранение документов по периодам, хранение черновиков документов;

поиск по содержанию документа и атрибутам, поиск связанных документов.

Автоматизированная система "Служба кадров"

АС "Служба кадров" разработана Бабенко Д.А. и предназначена для автоматизации управления персоналом на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности. Внедряется в отделе кадров (службе управления персоналом) для облегчения и ускорения следующих работ: ведение личных карточек работников; прием, перевод и увольнение работников; оформление отпусков и командировок; ведение приказов и отчетной документации. Обладает следующими основными возможностями: хранение всех данных необходимых для форм N Т-2; многопользовательская работа; создание и сохранение в базе данных новых отчетов и изменение ранее сохраненных; построение запросов и их сохранение в базе данных для последующего использования; печать унифицированных форм N Т-2 и N Т-2ГС; ведение штатного расписания; использование механизма приказов (формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-6, Т-6а, Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а); возможность внутреннего совместительства; ведение графика отпусков; автоматический подсчет до 10 видов стажа.

Обзор возможностей современных информационных технологий в области автоматизации кадрового учета, делопроизводства и основных функций управления персоналом позволяет отметить, что наиболее распространенным вариантом является корпоративная система управления, состоящая из отдельных модулей, каждый из которых ориентирован на отдельный бизнес-процесс. Почти всегда один из модулей реализует кадровые функции. Во всех программных продуктах реализован традиционный подход к проблеме автоматизации управленческих функций в кадровых службах. Акцент сделан на учет кадров и выдачу информации по запросам, в том числе по формированию периодической отчетности. Задача расчета заработной платы может быть реализована практически каждой из рассмотренных программ. Во всех программных продуктах присутствует режим (или документ) "Личная карточка", предусмотрена выдача самых разнообразных выходных документов, информация в которые вносится как на основании регламентированных запросов (стандартные формы), так и по мере поступления нерегламентированных заявок.

Таблица 1

Типовые и уникальные кадровые функции системы персонального учета
и анализа "Персонал" 4.0

Кадровые функции системы персонального учета и анализа "Персонал":

"Уникальные" функции системы персонального учета и анализа "Персонал":

- ведение досье (личных карточек) сотруд- ника, в которых содержится вся информация о сотруднике, распределенная по разделам; - структура карточки настраивается по усмотрению пользователя; - ведение истории назначений, перемещений, отпусков, командировок и больничных листов; - хранение фотографических изображений со- трудников в электронной карточке Т-2; - хранение информации об уволенных сотруд- никах и ликвидированных подразделениях неог- раниченно долго; - ведение информации о подразделениях, создание структуры подразделений неограничен- ной вложенности; - ведение штатного расписания подразделе- ния с поддержкой совместителей и совмещения; - возможность группировки штатных позиций; - автоматический расчет необходимых пара- метров в карточках сотрудника и подразделения (возраст, все виды стажа, текущее место рабо- ты, численность подразделения и т.п.); - формирование прогнозов по сотрудникам: оформление пенсии (в том числе и льготной), снятие с воинского учета по возрасту, достижение определенного возраста и т.п.; - планирование роста карьеры и поддержка кандидатур; - оформление, хранение и печать кадровых документов в форме, принятой на предприятии, а также в соответствии с унифицированными формами печати первичной учетной документации по учету кадров согласно нормативным актам о ведении кадровой документации на предприятии; - посредством приказов проводятся следующие кадровые операции: прием на работу, перемещения, увольнения сотрудников, изменение фамилии, имени или отчества, направление в командировку, отпуска и начисление оплаты труда, создание и ликвидация подразделений; - упрощенная форма выполнения кадровых операций без использования документов; - закрытие периода и создание архива доку- ментов; - возможность регистрации документа в лю- бой период; - печать документов в соответствии с нормативами (T1, T1a, T2, T3, T4, T5, T5a, T6, T60, T61, T6a, T7, T8, T8a, T9, T10, T10a, TD) и в произвольной форме; - возможность корректировки документа перед печатью; - формирование отчетов, в том числе и сложных, на основании информации о сотруднике из личной карточки Т-2 с учетом всех изменений на текущую дату, а также на любую дату, заданную пользователем; - формирование отчетов по подразделениям на основании информации о подразделениях, с учетом всех изменений на текущую дату, а также на любую дату, заданную пользователем; - формирование отчетов на основании информации, содержащейся в документах как в текущих, так и в архивных; - все отчеты формируются в виде таблиц, с возможностью их последующего редактирования и вывода на печать; - возможность экспорта в Excel; - автоматическая печать справок с места работы для работающих и уволенных сотрудников; - создание архивных копий системы; - ведение справочников системы с возможно- стью создания новых групп, создания значений, принадлежащих одновременно нескольким группам, перенос значений между группами, 2-уровневое удаление значений, обеспечивающее логическую целостность базы.

- возможность включать в приказ любые кадровые формулировки и в любом количестве (т.е. в одном кадровом приказе одновременно могут находиться разнотипные кадровые операции. Например: "прием нового сотрудника", "создание нового подразделе- ния", "предоставление отпуска", "изменение фамилии" и т.д. При регистрации такого документа произой- дет автоматическое разнесение информации по всем необходимым описаниям); - интеллектуальная печать приказа с автоматиче- ской генерацией соответствующих текстовых формули- ровок; - возможность построения произвольных описаний для любого объекта (т.е. любой объект (например, "сотрудник") может содержать только свойственное ему описание; - уникальный интерфейс отображения - электрон- ная карточка с возможностью отображения произволь- ных описаний и редактирования информации по месту; - произвольное добавление и удаление закладок в карточке; - удаленное расширение функциональности - возможность заказывать новые параметры, закладки, отчеты, документы и т.д. Сложность и структура добавляемых элементов не ограничена; - уникальный механизм запросов позволяет самому пользователю извлечь любую информацию, имеющуюся в системе. При этом пользователю не важно, как и где эта информация хранится в системе, весь запрос он формулирует только в терминах своей задачи; - возможность использования обобщения как при построении запросов, так и при описании, что позволяет оперировать классами сущностей, т.е. не требуется перечисления всех элементов, входящих в класс. Например: для расчета стажа необходимо выделять класс сотрудников, работающих на вредных должностях; - система обеспечивает возможность пользователю оперировать понятием "вредная должность", при этом обеспечивается возможность отнесения к вредной должности любой существующей должности при помощи механизма "пересекающихся папок"; - возможность быстрой адаптации системы для решения не только кадровых задач.

Представленные сегодня на рынке автоматизированных систем управления программные продукты по кадровому учету и управлению персоналом различаются в основном полнотой учетной информации, организацией запросной системы и интерфейсом. В ряд пакетов включена задача составления штатного расписания. Существенным минусом многих программ является то, что для решения ряда задач не всегда используются корректные алгоритмы. В целом можно констатировать, что на текущий момент работа кадровой службы в определенной степени упорядочена и потребность в автоматизированном управлении в первом приближении удовлетворена. Однако программный продукт нельзя оценивать исключительно с позиции его функциональных возможностей. Его приобретение связано также с оценкой других его особенностей, которые также необходимо учитывать.

Каждое предприятие уникально, несмотря на общность определенных управленческих и производственных процессов. Вследствие этого практически ни одна корпоративная система автоматизированного управления, в том числе модуль управления кадрами в исходном виде неприменима - всегда требуется адаптация системы с учетом специфики конкретного предприятия. Поэтому прежде, чем покупать пакет прикладных программ, необходимо составить четкое представление об алгоритмах решения всех задач и используемой при этом информации в предметной области "Управление кадрами", а также о технологии функционирования системы в целом, так как в каждом готовом программном продукте реализованы определенные алгоритмы, рассчитанные на регламентированный качественный состав информации. Для этого необходимо:

1) составить список задач, решения которых должны быть автоматизированы;

2) определить информационные потоки с учетом особенностей сетевой обработки на своем предприятии;

3) определить виды и формы существования информации;

4) выделить круг запросов, которые могут возникнуть в процессе работы;

5) оценить перспективы и направления развития предприятия в целом или кадровой службы, в частности.

Если программный продукт, заинтересовавший вас, не предусматривает подобных возможностей, то он может морально устареть быстрее, чем будет полностью задействован в текущей работе. Пользователь не всегда компетентен в этом вопросе.

Поэтому, обращаясь в организацию, торгующую программным обеспечением, пользователь рискует купить программный продукт, который по истечении очень короткого периода эксплуатации перестанет его устраивать по всем или отдельным ключевым параметрам.

При выборе программного продукта для автоматизации управления персоналом, кадрового учета и делопроизводства воспользуйтесь следующими практическими рекомендациями:

обратите внимание на происхождение продукта - является ли он отечественной разработкой или переведенной версией зарубежного пакета. Несмотря на некоторую общность подходов (например, к управлению кадрами или ведению бухгалтерского учета), большинство пакетов иностранного производства не учитывает особенностей российской экономики и не настраивается на ее параметры, а потому в большинстве случаев не может быть пригодным. Поэтому каждый из них следует рассматривать индивидуально. Может быть, с некоторыми из таких пакетов будет полезно познакомиться в информативном аспекте, чтобы впоследствии сравнивать с ними другие предложения;

выясните, под управлением какой операционной системы пакет работает;

обратите внимание на правовое соответствие используемых в пакете документальных форм;

уточните мощность пакета прикладных программ, т.к. она определяет количественный и качественный состав задач, которые в нем реализуются. В зависимости от мощности пакеты могут быть предназначены для крупных или для мелких и средних по размеру организаций. Причем это относится и к программным продуктам для корпоративных систем управления, и к пакетам, спроектированным только для одного или нескольких бизнес-процессов, например, управления кадрами;

обратите внимание на то, существуют ли возможности контроля целостности данных, т.е. пути восстановления базы данных в случае возникновения экстремальных ситуаций (вирусы, внезапное отключение электричества, нарушение санкционированного доступа);

обратите внимание на требования к техническому оборудованию, мощности ПК и другой оргтехники, задействованной в функционировании программного продукта. Некоторые пакеты ориентированы на работу в определенной технической среде. Этим объясняются порой довольно жесткие требования к компьютерам, сетевому обеспечению и периферийной технике.

выслушайте мнения специалистов, использующих его в своей повседневной деятельности, т.к. часто торгующие фирмы, чтобы заинтересовать покупателя и доказать ему преимущества продаваемого пакета прикладных программ по сравнению с другими аналогичными продуктами, предлагаемыми другими фирмами, ссылаются на авторитетные организации, которые уже приобрели данный пакет и очень им довольны;

ознакомьтесь со всеми доступными программными продуктами аналогичного типа прежде, чем приобретать программу для своей организации;

проверьте программный продукт в режиме реальной эксплуатации, даже если он удовлетворяет всем сервисным и функциональным параметрам;

при анализе возможностей программных продуктов уделите особое внимание не столько их внешней атрибутике, сколько их функциональной части, поскольку именно она предназначена для решения текущих задач. Рынок программных продуктов очень мобилен. Постоянно появляются усовершенствованные версии пакета одного вида, а также пакеты с принципиально новыми возможностями;

примите во внимание удобство пользовательского интерфейса - все режимы работы должны быть представлены на экране в интуитивно понятной форме, а при необходимости должна быть возможность обращаться к системе подсказок, организованной по принципу контекстно-зависимой помощи.

Не стоит пытаться найти какой-то уникальный пакет, который решал бы все необходимые задачи и обладал при этом всеми прочими достоинствами (невысокая цена, гибкость входных и выходных форм, настраиваемость алгоритмов обработки на изменения в предметной области, хорошая документация, простота освоения и эксплуатации и др.). Во-первых, все требования к пакету следует разделить на приоритетные и второстепенные. Если пакет удовлетворяет первой группе требований, то с ним стоит познакомиться подробнее - в противном случае не имеет смысла уделять ему много внимания и целесообразно поискать другой, более подходящий. Во-вторых, можно руководствоваться принципом, что приобретать готовые пакеты следует только для достаточно типовых, относительно стабильных по методике решения задач. И еще - не следует ожидать получения быстрых результатов от функционирования купленного программного продукта, т.к. определенное время уйдет на установку, апробацию, обучение персонала, освоение, начальное формирование базы данных и ряд других технических и эксплуатационных вопросов.

Практически любой пакет ориентирован на эксплуатацию в условиях определенного количества автоматизированных рабочих мест. Поэтому его внедрение может сопровождаться структурной реорганизацией кадровой службы. Это достаточно деликатный аспект, и здесь необходимо учитывать массу неформальных моментов, поскольку приобретение пакета может повлечь за собой увольнение работников.

Европейские типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота

Потребность в подробной спецификации требований к автоматизированным системам документационного обеспечения управления впервые была отчетливо обозначена на Форуме DLM в 1996 г., как одно из десяти направлений деятельности по результатам работы Форума. Впоследствии организация разработки типовых требований была поручена European Commission Enterprise DG's Interchange of Data between Administrations (IDA).

В 1999 г. был проведен открытый конкурс, работа над данной спецификацией началась в 2000 г. и закончилась в начале 2001 г. Разработка спецификации была выполнена небольшой командой профессиональных консультантов из компании Cornwell Affiliates plc (теперь Cornwell Management Consultants plc) при поддержке группы экспертов из разных стран. В обсуждении и согласовании спецификации принимали участие организации как из государственного, так и из коммерческого сектора.

Данная спецификация описывает типовые требования (Model Requirements) к управлению электронными документами (Management of Electronic Record) или требования к электронному документообороту. Спецификация фокусируется в основном на функциональных требованиях к управлению электронными документами при помощи автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД). Данная спецификация составлена таким образом, чтобы быть применимой как в государственном, так и в коммерческом секторе в организациях, которые намереваются внедрить АСЭД или которые желают оценить возможности систем, используемых ими. При разработке спецификации полагалось, что в число пользователей АСЭД входят не только администраторы, делопроизводители и архивисты, но также и сотрудники структурных подразделений, общеадминистративных и функциональных, которые используют АСЭД в повседневной деятельности для создания электронных документов и для доступа к ним.

Поскольку данная спецификация содержит "типовые" требования, то можно считать, что она носит общий характер. Вопросы, специфичные для платформ или секторов экономики, не рассматриваются. Благодаря модульности построения, существует возможность добавления функциональных блоков, отражающих те или иные специфические требования.

По материалам Региональной общественной организации

"Гильдия управляющих документацией"

http://gdm.ru

Литература

1. Винокуров М.А. и др. Автоматизация кадрового учета. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 304 с.

2. Воройский Ф.С. Информатика. Энциклопедический систематизированный словарь-справочник. (Введение в современные информационные и телекоммуникационные технологии в терминах и фактах). - М.: 2007 // http://slovari.yandex.ru

3. Интернет-источники и сайты компаний-разработчиков пакетов прикладных программ.

Е. Гурова,

к.э.н., доцент кафедры управления персоналом

Государственного университета управления

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 6, июнь 2008 г.