Профилактика лучше, чем лечение ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 6, июнь 2008 г.)

Профилактика лучше, чем лечение

К проверке государственной инспекции труда лучше быть готовым заблаговременно, чем в пожарном порядке закрывать дыры в оформлении документации.

Множество вопросов вызывают у инспекторов проблемы с оформлением отпусков персонала. В связи с этим надо систематически контролировать состояние дел по следующим отпускным вопросам:

все ли работники организации были в отпуске за последние годы;

соблюдался ли при этом график отпусков; всем ли правильно выплачивали отпускные (если какие-то деньги не доплатили, то необходимо обязательно исправить сложившуюся ситуацию в самое ближайшее время).

График отпусков надо утвердить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, т.е. не позднее 18 декабря года текущего. Проверьте эту дату.

В графике возможно разделение отпуска на части, но только при наличии заявления от работника, что это делается "по его личной просьбе" (не путать с формулировкой - "по его согласию").

Отпуска должны быть не меньше, чем установлено законом. Обратите внимание на то, что если по заявлению работника ежегодный отпуск делился, то хотя бы одна его часть не должна была быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК). Поэтому имеет смысл проверить документы по отпускам работников, которые предпочитают гулять частями.

После утверждения графика отпусков отпуск можно переносить, но только по заявлению работника. Если сотрудники ходили в отпуск не по графику, то в график отпусков надо внести соответствующие изменения по заявлениям работников и соответствующим приказам.

Заявления на отпуск пишут только те, кто принят после утверждения графика отпусков.

По статье 122 Трудового кодекса, отпуск должен предоставляться ежегодно. А не пускать в отпуск больше двух лет совсем нельзя. Если в организации есть работники, давно не бывавшие в отпуске, лучше будет предоставить им возможность его отгулять в самое ближайшее время.

Чтобы легче было составлять график отпусков, издайте приказ по организации и разработке графика отпусков, отметив в приказе следующие задачи: поручить начальникам отделов дать в службу управления персоналом (отдел кадров) предложения о предоставлении отпусков работникам;

поручить начальнику службы управления персоналом (отдела кадров) обобщить сведения, поступившие из отделов.

Отпуска можно предоставлять всем одновременно, можно всем в летний период - по усмотрению работодателя. В спорных ситуациях о времени (датах) предоставления отпусков предпочтение отдается льготникам (инвалидам, беременным, несовершеннолетним). К льготным категориям относятся и те, у кого право на отпуск наступает первый раз, кто отработал только 6 месяцев. Когда новый сотрудник отработает более 6 месяцев, он теряет право на внеочередное получение отпуска вне графика.

Согласно ст. 123, необходимо обязательно уведомить сотрудника о начале отпуска - за 2 недели до первого дня отпуска. Хотя в указанной статье не написано, что делать это надо письменно, но так как "слово к делу не пришьешь", лучше делать это письменно и брать у сотрудника роспись об уведомлении. Если сотрудник не готов выйти в отпуск согласно дате, указанной в уведомлении, пусть пишет: "Прошу перенести мне отпуск на..."

Внешний совместитель может идти в отпуск авансом, до достижения 6-месячного периода работы в данной организации, в период отпуска по основному месту работы.

После утверждения графика отпусков отпуск можно переносить, но только по заявлению работника.

Случай из практики

В организацию планово пришла инспектор ГИТ по вопросу охраны труда. Автор этой истории говорит, что "инспектор хотела посмотреть:

журнал инструктажа по охране труда;

программы инструктажа и инструкции по охране труда;

документы об обучении по охране труда;

документы о медосмотрах (причем почти всех, ибо большая часть работников - на компах (работает на компьютерах - ред.), а им положены медосмотры);

журнал медицинских данных;

документы о назначении ответственного за электробезопасность и документы об обучении работников, занятых с электроприборами, на I группу электробезопасности;

перечень нормативки (локальных нормативных актов - ред.) по охране труда и ознакомление работников с ней;

финансирование мероприятий по охране труда;

предрейсовые осмотры водителей;

аттестацию рабочих мест.

"Мне, - говорит автор истории, - конечно, было сильно весело, ибо доков (документов - ред.) по охране труда нет вообще никаких, кроме моих инструкций самопальных, с которыми работники ознакомлены были за день до проверки, причем без оформления журнала".

Что же организация смогла предъявить инспектору на ее запрос? Только личные дела (трудовые договоры, Т-2, приказы о приеме на работу, переводах) и локальные нормативные акты, порядок ознакомления с ними. Итогом проверки стало предписание об устранении выявленных нарушений и отстранении от работы работников, не прошедших инструктаж по охране труда. Автор истории утверждает, что ситуация была исправлена быстро.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 6, июнь 2008 г.