Система электронного документооборота - инструмент экономии времени (О. Подолина, "Финансовая газета", N 38, сентябрь 2008 г.)

Система электронного документооборота - инструмент экономии времени

Финансовые выгоды от внедрения систем управления ресурсами (ERP) сейчас уже достаточно известны, их умеют рассчитывать и доказательно представлять. Преимущества внедрения систем электронного документооборота (СЭД) не столь очевидны и заключаются они в экономии времени, что косвенно отражается на финансовых результатах деятельности компании. На нехватку времени жалуются и топ-менеджеры, и руководители среднего звена, и сотрудники, непосредственно выполняющие свою часть работы.

Рассмотрим более подробно возможность экономии времени за счет использования СЭД. Но прежде обратимся к основным правилам тайм-менеджмента - специальной дисциплины, занимающейся оптимальной организацией времени.

Согласно тайм-менеджменту все задачи можно подразделить на важные, срочные, неважные, несрочные:

Срочные и важные	Срочные и неважные
Несрочные и важные	Несрочные и неважные

В первую очередь рекомендуется решать важные и срочные дела. Тому, как это делать, посвящены разные учебники по тайм-менеджменту. Многие ищут резервы времени в совершенствовании своего стиля работы, осваивая личный тайм-менеджмент, в частности стремятся получить навыки быстрой печати, быстрого чтения. Но огромные резервы скрываются в корпоративных приемах организации работы, или коллективном тайм-менеджменте. Например, при переводе телефонных звонков, поступающих в компанию, в переписку по электронной почте сохраняется информация о том, кто звонил, что спрашивал, какой получил ответ. Таким образом, сокращается время на восстановление истории вопроса, когда нужно сначала выяснить, кто этим занимался, а потом поговорить со всеми участниками, у которых может не быть возможности или желания делиться информацией. Все процессы документирования деятельности возникли из решения этой задачи: для сохранения истории деятельности каждый факт должен быть задокументирован.

Обилие документов породило необходимость управления ими, что в свою очередь привело к формированию классического делопроизводства и документооборота. Как показывает практика, при увеличении размеров компании количество документов растет в квадратичной зависимости от количества подразделений. В результате традиционные "бумажные" методы обработки документов не успевают за требованиями современного ритма жизни. Наиболее оптимальным решением данной проблемы является переход на работу с документами в СЭД, которая позволяет не только ускорить процессы управления документами, но и перевести их на качественно новый уровень.

Одна из основных функций СЭД - контроль за исполнением резолюций и поручений. Эта функция появилась из традиционного процесса исполнения документа - руководитель рассматривает документ и выносит резолюцию, назначает ее исполнителей и сроки исполнения. Процесс контроля исполнения в традиционном бумажном варианте достаточно трудоемок. При автоматизации этого процесса значительно снижаются трудозатраты. Механизмы напоминания сотрудникам о приближении сроков исполнения резолюций и поручений (с рассылкой электронных писем), наглядное хранение всего комплекса документов, который находится в работе, и того, который уже был исполнен, но может потребоваться в процессе принятия решения, - все это превращает СЭД в коллективный органайзер. Электронный документооборот позволяет держать под контролем все потоки документов и сократить время на выполнение рутинных операций, значительно повысив при этом качество работы. Возникает вопрос: откуда берутся резервы времени.

Во-первых, передача документов между стадиями обработки происходит практически мгновенно: документ оказывается у своего адресата сразу после его регистрации. В результате экономится время на ожидание того, пока он будет положен в нужную папку, за ним придет секретарь, рассортирует по сотрудникам и, наконец, сотрудник заглянет за своей почтой. Выглядит это так: сотрудник приходит на свое рабочее место, включает компьютер, открывает программу и видит список документов, которые поступили на его имя. Как правило, современные СЭД позволяют хранить и электронный образ документа, поэтому сотрудник может сразу начинать работать с документом - открыть его, прочитать и решить, что с ним делать дальше.

Во-вторых, в СЭД есть вся необходимая информация и механизмы поиска, которые из всего объема документов выбирают те, которые соответствуют введенным параметрам (по реквизитам, по содержащемуся в документе тексту и пр.). Например, служебную записку, зарегистрированную 3 марта текущего года, в тексте которой встречалось слово "Санкт-Петербург", система "находит" по дате регистрации и содержащемуся в ней слову "Санкт-Петербург".

В-третьих, СЭД дает возможность отслеживать сроки прохождения документов, а также сокращать время на контроль за их исполнением.

В-четвертых, описание типичных бизнес-процессов и их реализация в системе приводят к существенному снижению количества допускаемых ошибок в работе, что исключает необходимость тратить время и силы на их устранение.

Кроме того, участие в заседаниях коллегиальных органов управления и совещаниях отнимает много времени. Качественная подготовка проведения совещания, реализуемая с помощью СЭД, приводит к тому, что в итоге на совещании обсуждаются только спорные вопросы, по которым не удалось достичь решения путем заочного обсуждения.

Проблемы, возникающие при внедрении СЭД

Чтобы внедрение СЭД прошло успешно, необходимо обратить внимание на несколько аспектов.

Одним из наиболее важных, но редко учитываемых аспектов является психология людей, которые будут в системе работать. Можно выделить три группы сотрудников, которые по-разному влияют на ход проекта внедрения СЭД:

топ-менеджмент;

руководители среднего звена;

сотрудники, реально выполняющие работу по подготовке документов.

Отношение руководства к проекту всегда определяется его успешностью: если топ-менеджмент в нем не заинтересован, вероятность успеха минимальна.

Основная проблема топ-менеджера - заставить себя, несмотря на занятость, уделять внедрению достаточное количество времени и внимания, четко формулировать объем и структуру управленческой информации на "выходе" и требования к собственному рабочему месту, а по завершении проекта - стать активным пользователем системы. Мотивацией для такой работы могут стать реальная экономия времени, повышение эффективности работы и возможности реализовать то, на что всегда не хватало времени.

У руководителей среднего звена (начальников департаментов, отделов и т.д.) отношение к проекту внедрения весьма сложное по другим причинам. Как показывает практика, в этой категории всегда находятся сотрудники, всеми силами препятствующие развитию проекта из-за боязни потерять собственную значимость, не найти возможность карьерного и интеллектуального роста. Достаточно эффективным способом решения данной проблемы является пропаганда новых методов работы. Но в любом случае всегда следует подчеркивать, что есть и останутся стадии работы с документами, на которых человек незаменим, например подготовка содержания документа, принятие решений. При этом СЭД позволяет сохранить в работе творческие моменты и минимизировать рутинные.

Самые значительные психологические потрясения при внедрении системы испытывают люди, которые реально готовят документ, - исполнители. Каждый из них должен производить определенное количество действий для работы в СЭД, а это воспринимается как дополнительная рабочая нагрузка. При этом значительно возрастает личная ответственность - если в систему не введены данные об отправленном письме или неподписанном приказе, виновник сразу становится известен, что дисциплинирует сотрудников.

С психологическими сложностями, связанными с использованием непривычных форм работы с информацией на экране и пр., можно справиться, проведя качественное обучение использованию СЭД.

Для разных групп сотрудников в зависимости от их жизненных целей может потребоваться разная мотивация эксплуатации системы.

В любом случае необходимо всем группам сотрудников, работающих в СЭД, объяснить цели, задачи и ожидаемый результат проекта, организовать в его ходе семинары, презентации, пояснения руководителей.

Заключение

В современных условиях часто выигрывает не тот, кто делает лучший продукт, а тот, кто работает быстрее, сохраняя при этом качество своей работы, и успевает захватить рынок. Качество принятия решения - важный момент, который в конечном счете решает все. Поэтому необходимо, чтобы решение принималось взвешенно и продуманно.

Внедрение СЭД как мощного средства организации коллективной работы позволяет превратить ресурс времени в ресурс талантов и способностей, а это именно тот неуловимый фактор, который влияет на эффективность деятельности компании в целом.

О. Подолина,

консультант Центра консалтинговых услуг и внедрений

Компания "ИнтерТраст"

"Финансовая газета", N 38, сентябрь 2008 г.