Управление проектами в сфере информационных технологий (В. Грибко, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 40, октябрь 2008 г.)

Управление проектами в сфере информационных технологий

Деятельность ИТ-компаний неразрывно связана с реализацией проектов. Это могут быть разработки программного обеспечения, внедрение информационных систем и т.д. Управление требованиями, ресурсами, сроками, качеством, изменениями, стоимостью и отношениями с клиентами - это далеко не все процессы, которые необходимо наладить для успешного управления ИТ-проектами. Риски срыва сроков, превышения плановой трудоемкости и недостижения запланированных результатов по этим проектам особенно высоки. Без применения современных средств автоматизации решение этих задач практически невозможно.

Для ИТ-проектов характерны следующие особенности:

содержание проекта часто изменяется и дополняется, что требует дополнительного планирования и возможности отслеживать происходящие изменения;

проект выполняется в несколько итераций;

в проекте высока интенсивность в сочетании с глубокой детализацией календарно-сетевых графиков до конкретного исполнителя;

трудовые ресурсы - решающий фактор успеха проекта, а нетрудовые ресурсы и материалы отслеживаются значительно реже;

в проекте приходится планировать творческую деятельность;

сбор фактических данных от исполнителей проекта, как правило, осуществляется с помощью web-табелей;

исполнители часто одновременно задействованы в нескольких проектах, поэтому необходимо применять специализированные инструменты для управления ресурсами, обеспечивающие планирование сроков и объемов работ и контроль за достижением результатов;

ИТ-компанией одновременно ведется большое количество проектов, следовательно, нужно формировать портфель и определять приоритеты;

период актуализации проекта - от одного дня до недели;

часто возникает задача интеграции системы управления ИТ-проектами с другими системами, прежде всего CASE-средствами, CRM-системами.

Управление ИТ как бизнесом

Группа компаний ПМСОФТ предлагает решение, позволяющее обеспечить потребности каждого участника в информации.

Программное обеспечение Primavera во многих отраслях стало стандартом. Большинство западных компаний требуют от своих российских партнеров использования методов управления проектами, подкрепленных этим проверенным средством:

общая база данных для ведения всех портфелей, проектов, ресурсов, затрат;

многопользовательская среда с учетом регламентированных прав доступа по ролям;

типизация фрагментов проектов и использование методологий для планирования;

планирование ресурсов с учетом загрузки на других проектах;

унифицированная система учета затрат рабочего времени по проектам (табели);

применение work-flow для отслеживания процессов;

средства коммуникаций внутри команды проекта - документооборот по проектам, форумы, порталы проектов.

Перечень задач по автоматизации полного жизненного цикла проекта с помощью Primavera включает:

инициацию нового проекта, процесс согласования его параметров;

взаимодействие участников в процессе инициации проекта;

оценку нового проекта, расстановку приоритетов внутри портфеля;

коллективное планирование;

использование типовых фрагментов;

участие в проекте его исполнителей;

вовлечение в проект функциональных подразделений;

процесс завершения проекта.

Решение на базе программного обеспечения Primavera обеспечивает поддержку практически любой процедуры коллективной работы с данными проектов (содержание, сроки, назначение ресурсов, документы, сопутствующая информация) - от самой демократичной до предельно строгой.

Любое количество пользователей может одновременно работать с данными как одного, так и многих проектов в соответствии со своими правами доступа и текущими задачами. С использованием Primavera возможно построение распределенной системы управления проектами, что особо актуально при наличии нескольких удаленных друг от друга офисов. Primavera позволяет создать единый корпоративный портал с отдельными порталами для проектов, что дает возможность организовать "виртуальные" проектные офисы. Удобство и персонификация ее настроек достигаются за счет использования общих для проектов иерархических структур кодирования и гибко настраиваемой системы прав доступа в сочетании с возможностями единой базы данных (рис. 1).

"Рис. 1. Primavera: статус проекта"

В программном продукте Primavera реализован комплексный подход к автоматизации процесса управления проектами. Он объединяет в себе все ключевые этапы существования проекта: планирование, выполнение и контроль (рис. 2). Кроме того, Primavera обеспечивает возможность работы в системе основных действующих лиц проекта в соответствии с их "ролями" (набором ключевых функций), поскольку его успех это не только правильно подобранная автоматизированная система, но и высококвалифицированный персонал, специально командно-сформированный, где каждый четко выполняет свою "роль".

"Рис. 2. Комплексный подход к управлению проектами"

Ниже приведены описания некоторых важных ролей в рамках различных этапов проекта.

Планирование

Роль "Руководитель подразделения". Руководители функциональных подразделений отвечают за распределение ресурсов по проектам в соответствии со специальностями, квалификацией и текущими потребностями каждого проекта. При этом они должны обладать информацией о потребностях в своих ресурсах будущих проектов и на основании этого оценивать, сколько и каких специалистов они должны будут подготовить. Помимо этого руководители должны отслеживать фактические трудозатраты подчиненных им исполнителей и утверждать их табели.

Роль "Планировщик". Это сотрудник, обладающий знаниями как в предметной области, так и в области календарно-сетевого планирования и умеющий объединять эти знания в виде календарно-сетевого графика. Он должен знать инструментарий, позволяющий быстро и удобно создавать графики (как "с нуля", так и на основе наработанного опыта - типовых фрагментов и методологий), назначать ресурсы и затраты, вводить фактические данные, отражать изменения и формировать различные отчеты для руководства.

Выполнение

Роль "Руководитель проекта". Руководитель проекта (или менеджер) должен владеть знаниями и в предметной области, и о технологии выполнения работ, и о координации исполнителей. Следовательно, он должен обладать инструментарием, позволяющим в любой момент и из любой географической точки вносить данные по каждой итерации одного или нескольких проектов, получать максимально полную и достоверную информацию о ходе их выполнения и быть своевременно информированным о возникающих проблемах, а также формировать отчеты для высшего руководства. Решение, предлагаемое руководителю ИТ-проекта, обеспечивает планирование объемов работ и контроль их результатов, проверку загрузки исполнителей и оптимальное распределение их между проектами. Невозможно представить себе руководителя, не ведущего учет денежных средств, поэтому инструментарий позволяет ему формировать и контролировать бюджет проекта и отслеживать затраты по проектам.

Роль "Администратор ИСУП". Жизненно необходимая роль, о которой часто забывают при формировании спецификации на инструментарий информационной системы управления проектом (ИСУП). В обязанности этого сотрудника входят распределение прав доступа, ввод и поддержание в актуальном состоянии глобальных структур (например, кодов, OBS и т.д.), настройка параметров и установка ИСУП, резервное копирование баз данных и восстановление их в экстренных случаях, контроль работы интеграционных модулей (если они есть). Таким образом, он должен знать, для чего используется ИСУП в компании, а также обладать некоторыми знаниями в области ИТ. Часто в этой роли выступают сотрудники ИТ-подразделений, но иногда ее может совмещать с другой ролью (чаще всего планировщика) один и тот же человек.

Роль "Исполнитель". В ИТ-компании необходимы планирование рабочего времени сотрудников и, следовательно, сбор информации о фактических трудозатратах. Эта информация затем может быть положена в основу системы мотивации персонала. Инструментарий, используемый для этого, предельно прост - табель, подключающийся напрямую к базе данных ИСУП. С его помощью исполнители могут отчитываться о своих трудозатратах по работам различных проектов, отмечать начало и окончание работ. Далее табель может представляться на утверждение руководству и проходить один или два уровня согласования. Информация табеля используется для актуализации и пересчета графиков проектов.

Роль "Субподрядчик". Координация работ подрядчиков в проекте является одной из наиболее сложных и приоритетных задач. От эффективности управления подрядчиками зависит успех всего проекта. Каждый новый субподрядчик привносит в проект свою технологию и подход к его выполнению.

Обязав субподрядчиков работать в рамках единых стандартов, можно значительно упростить процессы управления проектами, в том числе координацию работ разных субподрядных организаций и сбор с них фактических данных. Потребуется также обеспечить их едиными требованиями к формированию календарно-сетевых графиков (требования к WBS, детализации работ и ресурсов, периодичности представления данных, применяемым системам кодирования и т.д.) с тем, чтобы графики, разработанные разными организациями, легко интегрировались между собой в ИСУП компании.

Кроме того, сбор и сохранение сведений о ежедневно происходящих событиях важны для компаний, как управляющих процессом, так и выполняющих работы. На основе этих сведений можно заранее предвидеть изменения в графике и даже использовать их в возможных судебных разбирательствах, поскольку объективная информация выгодна обеим сторонам: первой - потому что она сразу была проинформирована о возникших проблемах и получила возможность оперативно на них отреагировать, второй - потому что не скрыла информации о возникшей проблеме.

Контроль

Роль "Топ-менеджер". Топ-менеджер выполняет основные функции контроля за выполнением проекта на стороне исполнителя. Он получает весь объем данных о ходе проекта, соблюдении сроков, наличии ресурсов и т.д.

Инструментарий ИСУП позволяет топ-менеджеру получать укрупненные данные по временным срезам, анализировать показатели эффективности, своевременно указывать другим участникам проекта на необходимость корректировки тех или иных параметров проекта.

Заключение

Специализированное решение делает более прозрачным управление портфелями проектов. Вопросы формирования сбалансированного портфеля проектов, планирования всех ресурсов с учетом стратегических и тактических приоритетов, подготовки персонифицированной и консолидированной отчетности, разделения прав доступа к информации и, конечно, минимизации организационных процедур, препятствующих нормальному управлению проектами в организации, - все это реализовано в рассматриваемом решении.

В. Грибко,

компания ПМСОФТ

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 40, октябрь 2008 г.