Поездки бизнесмена и сотрудников Учет командировочных расходов (М. Кочкин, "Современный предприниматель. Индивидуальный подход к бизнесу", N 7, июль 2008 г.)

Поездки бизнесмена и сотрудников
Учет командировочных расходов

Какие документы нужно составить, направляя сотрудника в поездку?

Нужно ли оформлять бумаги при командировке самого бизнесмена?

В чем особенность документального подтверждения поездок за границу?

Оформление бумаг

Служебная командировка - это поездка сотрудника на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению предпринимателя (ст. 166 ТК РФ). Унифицированные бланки документов, оформляемых при отправке сотрудника в служебную поездку, утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Сначала составляется служебное задание (форма N Т-10а), где отражаются цели поездки, сроки, причины. Поводом может выступить договор с партнером, письма, соглашение о намерениях заключить сделку и проч. Задание подписывает предприниматель, оно станет основанием для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в поездку. Госкомстат предусмотрел два бланка приказа. Когда в командировку направляется один человек, берется форма N Т-9, если отправляется группа лиц - N Т-9а. В приказе пишутся Ф.И.О. сотрудника, его должность, цель поездки, сроки.

На основании приказа выписывается командировочное удостоверение (форма N Т-10). В нем проставляются отметки о дате прибытия и отъезда из пунктов назначения, заверяемые подписью должностного лица и печатью. Удостоверение подтвердит факт и срок нахождения сотрудника в пункте назначения.

Вернувшись, подчиненный представляет предпринимателю служебное задание вместе с авансовым отчетом (форма N АО-1, утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55). Авансовый отчет - отчет о суммах, израсходованных в поездке, сотрудник обязан составить в течение трех дней по возвращении. К отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы (чеки, счета-фактуры, билеты, кассовые ордера).

Что является расходом?

Предприниматели на общем режиме при расчете НДФЛ уменьшают полученные доходы на сумму профессиональных вычетов (ст. 221 НК РФ). К таковым относятся все расходы коммерсанта, связанные с коммерческой деятельностью. Их состав определяется на основе правил главы 25 Налогового кодекса. Согласно пункту 12 статьи 264 Налогового кодекса, к прочим расходам относятся, в частности, суммы, истраченные:

- на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- на наем жилого помещения, в том числе оплату дополнительных услуг гостиниц. Исключение - обслуживание в барах и ресторанах, обслуживание в номере, расходы за пользование рекреационно-оздоровительными объектами;

- на суточные или полевое довольствие в пределах норм. При поездках на территории РФ ежедневная выплата составляет 100 рублей, для заграничных поездок норма зависит от страны (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93).

Перечень расходов, которые могут учесть предприниматели на УСН, приведен в статье 346.16 Налогового кодекса. В пункте 13 названной статьи упомянуты затраты на командировки, в частности: на проезд работника, наем жилого помещения, суточные или полевое довольствие в пределах норм, затраты на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов, а также консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта. В любом случае у предпринимателя должны быть документы, подтверждающие траты сотрудника.

Документальные нюансы

Отсутствие бумаг о направлении сотрудника в командировку может привести к тому, что инспекторы запретят учесть не только траты на поездку, но и расходы по сделке, которая совершилась в результате поездки. Правда, суд в подобной ситуации предпринимателя поддержит, ведь сделка осуществляется в рамках деятельности, а факт оплаты подтвердят платежные поручения, авансовые отчеты, квитанции к приходным ордерам (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 11 декабря 2006 г. N А05-4194/2006-33).

Иногда коммерсанты ограничиваются служебным заданием и приказом. Ведь сведения в командировочном удостоверении фактически дублируют информацию, указанную в приказе. Действительно, обязательное наличие одновременно командировочного удостоверения и приказа законодательством не предусмотрено. Бизнесмен может учесть расходы для расчета налога даже при отсутствии командировочного удостоверения, и судебная практика подтверждает правомерность такого подхода (см., например, постановления Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 23 октября 2006 г. N Ф04-7032/2006 (27699-А27-15) и от 7 мая 2007 г. N Ф04-2644/2007 (33834-А45-14)). Тем не менее наличие документа избавит вас от спора с контролерами и судебных издержек.

Но, даже составив удостоверение, коммерсант может лишиться права на учет затрат по поездке. К примеру, когда дата в командировочном удостоверении не совпадает с той, что указана в билете. Так может случиться, когда работник по окончании периода, отпущенного для выполнения командировочного задания, воспользовался предоставленными ему отгулами и остался в месте командировки либо у него начался отпуск и он не стал уезжать. Соответственно, на билете (авиа-, железнодорожном) будет значиться дата более поздняя, чем та, которая стоит в удостоверении. Федеральный арбитражный суд Уральского округа в постановлении от 19 июня 2007 г. N Ф09-3838/07-С2 указал, что такое расхождение причиной для отказа в признании расходов быть не может. В законодательстве нет требования о совпадении дат.

Кстати говоря, так же считает Минфин России. В письме от 16 ноября 2006 г. N 03-03-04/2/244 специалисты финансового ведомства отмечают, что при опоздании работник должен представить оправдательные документы. Таковыми могут стать справка из аэропорта о причинах задержки вылета самолета из-за плохих метеорологических условий или аналогичная справка от железной дороги. Опоздание обоснует и приказ о предоставлении отпуска работнику или другие документы, позволяющие задержаться в командировке на законном основании.

Самолетом, паровозом, на такси

Выше мы говорили, что затраты на проезд работника к месту назначения и обратно коммерсант вправе учесть в расходах. Минфин России в письме от 13 апреля 2007 г. N 03-03-06/4/48 уточняет, что к расходам на проезд бизнесмен вправе отнести в том числе и затраты на проезд работника в аэропорт на такси - при условии подтверждения экономической целесообразности такого проезда. Для такого подтверждения можно во внутреннем положении, приказе, коллективном договоре закрепить условие, согласно которому работнику при его поездке возмещается стоимость услуг такси. Кроме того, можно ссылаться на плотность графика работы командированного, а также на то, что движение регулярного общественного транспорта не является круглосуточным и т. д.

Инспекторы не всегда соглашаются с расходами на оплату такси в месте командировки, указывая, что такси не относится к транспорту общего пользования. Судьи, как правило, контролеров не поддерживают. Даже если затраты невозможно отнести в состав командировочных расходов, учесть суммы можно, ведь перевозка сотрудников осуществлялась в производственных целях (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 27 апреля 2007 г. N А05-11584/2006-31).

Теперь по поводу включения в состав командировочных расходов стоимости постельного белья, получаемого в поезде. Минфин России в письме от 21 ноября 2007 г. N 03-03-06/1/823 разъяснил, что плата за сервисные сборы включается в стоимость услуг по проезду на железнодорожном транспорте, поэтому стоимость билета, включая дополнительные услуги, может быть учтена полностью.

Все более распространенным в последнее время становится приобретение авиабилетов через интернет, их оформление в электронной форме. В этом случае при регистрации в аэропорту пассажир предъявляет не сам билет, а распечатку, подтверждающую резервирование места. Можно ли в таком случае подтвердить командировочные расходы сотрудника? Минфин России дал свои разъяснения по этому вопросу (письмо от 17 июля 2007 г. N 03-03-06/4/99). По мнению специалистов финансового ведомства, если авиабилет для поездки в командировку приобретен в бездокументарной форме, оправдательными документами для признания расходов станут распечатка электронного авиабилета и посадочный талон.

Командировка предпринимателя

Разберемся, сможет ли бизнесмен учесть затраты по оплате проезда, найму жилья, суточных, если в командировку едет он сам?

В состав командировочных расходов траты отнести не удастся. Ведь командировкой считается поездка сотрудника по распоряжению работодателя (ст. 166 ТК РФ). Коммерсант не является для себя работодателем и не может сам себя направить в командировку, поэтому инспекторы запрещают учитывать подобные суммы (письмо УФНС России по г. Москве от 15 августа 2007 г. N 18-1/3/077400@).

Однако, по нашему мнению, такие затраты можно отнести к расходам, связанным с производством и реализацией. Например, если в результате поездки были приобретены комплектующие для производства, то затраты на проезд и проживание могут быть включены в состав материальных расходов. Когда поездка предпринята с целью развития бизнеса, то затраты относятся к расходам на подготовку и освоение новых производств, цехов и агрегатов и т.д. Кстати, несмотря на то что расходы ИП не являются командировочными, нормы по суточным расходам он должен соблюдать. Так считает Федеральный арбитражный суд Дальневосточного округа в постановлении от 5 апреля 2006 г. N Ф03-А73/06-2/628.

Заграничное турне

В заключение прокомментируем одно из последних писем Минфина России, посвященное вопросам оформления и учета расходов на командировки (от 12 мая 2008 г. N 03-03-06/2/47). Во-первых, финансисты вновь подтвердили, что оплату проезда командированного работника на такси предприниматели учитывать в расходах могут. Во-вторых, Минфин затронул вопрос документального обоснования расходов по заграничным поездкам. В подобной ситуации у коммерсанта должны быть приказ (распоряжение) о направлении в командировку, командировочное удостоверение, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Вернувшись, работник в течение трех дней обязан составить авансовый отчет, к которому должны прилагаться оправдательные документы: авиа- или железнодорожные билеты, счета гостиниц, другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Также к авансовому отчету прикладываются копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы, подтверждающие время пребывания работника в поездке. Все названные бумаги, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык. Отметим, что привлекать для этого профессиональных переводчиков не нужно. Выполнить перевод можно и своими силами (письмо Минфина России от 20 марта 2006 г. N 03-02-07/1-66).

М. Кочкин,

эксперт журнала

"Современный предприниматель. Индивидуальный подход к бизнесу", N 7, июль 2008 г.