Вопрос: Общество имеет 10000 потребителей газа, ежемесячно выписываются 20000 накладных и 20000 счетов-фактур. Это занимает много времени. Формирование накладных и счетов-фактур может производиться только в центральном офисе. Возможен ли такой вариант: офис формирует документы, в которых и поставщик, и грузоотправитель юридическое лицо; 2) отправляет документы по электронной почте филиалам; филиал самостоятельно печатает документы, подписывает их за директора и главного бухгалтера и ставит в накладной печать филиала? Предполагаем, что будут возражения, т.к. грузоотправитель не филиал, а печать филиала. Каким должен быть ответ? (ООО "Аудит-новые технологии", июль 2008 г.)

Общество имеет 10000 потребителей газа, соответственно, ежемесячно выписываются 20000 накладных и 20000 счетов-фактур, которые нужно распечатать, подписать двумя лицами, пропечатать расшифровку подписей и проставить печати в накладных. Затем документы развозятся по 32-м филиалам Общества, находящихся на территории области, а филиалы предоставляют их потребителям. Все это занимает большое количество времени и приводит к задержке выдачи указанных документов потребителю (14-15 числа месяца, следующего за отчетным месяцем).

Филиалы Общества созданы для работы по сбору платежей с населения, они не имеют отдельного баланса и главного бухгалтера, и не занимаются реализацией газа юридическим лицам. Соответственно и поставщиком, и грузоотправителем газа является Общество.

Формирование накладных и счетов-фактур может производиться только в центральном офисе, так как в филиалах нет соответствующих специалистов.

Однако, для минимизации работы в центральном офисе, ускорения доставки документов потребителям и сокращения транспортных затрат по доставке документов филиалам, предполагаю возможен следующий вариант:

1) центральный офис формирует документы, в которых и поставщик, и грузоотправитель юридическое лицо;

2) отправляет сформированные документы по электронной почте филиалам;

3) каждый филиал самостоятельно печатает документы, подписывает их за директора и главного бухгалтера уполномоченными на то приказом лицами и ставит в накладной печать филиала.

Возможен ли такой вариант?

Предполагаем, что со стороны потребителей или их налоговых органов будут многочисленные возражения, по поводу того, что грузоотправитель не филиал, а печать филиала.

Каким должен быть наш ответ на такое возражение?

Согласно пункту 6 статьи 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Соответственно генеральный директор Общества может своим приказом уполномочить конкретных работников филиала на подписание счетов-фактур от имени руководителя и главного бухгалтера.

В связи с чем, представляется возможным выдавать потребителям счета-фактуры, изготовленные непосредственно в филиале Общества и подписанные уполномоченными работниками филиала. При этом, поскольку отгрузка газа совершается непосредственно головной организацией в графе "Грузоотправитель" необходимо указывать само Общество.

Относительно оформления накладных необходимо отметить следующее.

Согласно пункту 3 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Соответственно руководитель Общества, вправе своим приказом (распоряжением) по согласованию с главным бухгалтером Общества, уполномочить конкретных сотрудников филиалов на подписание полей "Отпуск груза разрешил" и "Отпуск груза произвел" в накладной, а также на подписание накладной от имени главного бухгалтера.

Требование о наличии у Общества собственной печати закреплено в пункте 5 статьи 2 Федерального закона от 08.02.1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью". В качестве необходимых признаков печати называются: круглая форма; указание полного фирменного наименования общества на русском языке; указание места нахождения общества. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке. Иные требования к реквизитам, порядку изготовления и форме печати в действующем законодательстве отсутствуют.

Вместе с тем, никаких ограничений по вопросу количества печатей, имеющихся у юридического лица, ни на законодательном, ни на подзаконном уровне не содержится. Государственная регистрация печатей юридических лиц законодательством РФ также не предусматривается. Соответственно, это предполагает возможность организации изготовить любое количество печатей любого вида при условии указания на них реквизитов, предусмотренных Федеральным законом "Об обществах с ограниченной ответственностью". В том числе и печати для обособленного подразделения.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированная форма Товарная накладная ТОРГ-12, утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. N 132. Данная форма имеет реквизит "М.П.".

Следовательно, одним из условий надлежащего ее заполнения является наличие оттиска печати. Вместе с тем, ни данное Постановление Госкомстата, ни иные нормативно-правовые акты или законы не конкретизируют, какая именно печать организации должна проставляться на рассматриваемой накладной.

На основании изложенного следует сделать вывод, что в предложенной ситуации, для обеспечения надлежащего оформления накладной ТОРГ-12 возможно проставление в ней оттиска печати филиала. При этом данная печать должна иметь круглую форму и содержать помимо информации о филиале полное фирменное наименование головной организации на русском языке и указание места нахождения головной организации.

Относительно возможных рисков несоответствия печати и наименования грузоотправителя сообщаем следующее.

В рассматриваемой ситуации в накладной в строке (организация-грузоотправитель, адрес, телефон, банковские реквизиты) необходимо указать головную организацию - ООО "Х", ее адрес и банковские реквизиты. По строке (структурное подразделение) наименование филиала не указывается. При этом, нет никакого несоответствия в том, что грузоотправителем является головная организация, а печать стоит филиала, поскольку как показано выше, печать филиала является одним из видов печатей головной организации.

В соответствии с пунктом 2 статьи 55 ГК РФ филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

Поскольку филиал является не самостоятельным юридическим лицом, а частью головной организации, все действия филиала являются одновременно действиями головной организации. Данное обстоятельство дополнительно подтверждает правомерность проставления оттиска печати филиала при отгрузке товаров головной организацией.

Вывод

В рассматриваемой ситуации представляется возможным выдавать потребителям счета-фактуры и накладные, изготовленные непосредственно в филиале Общества и подписанные уполномоченными работниками филиала. Поскольку отгрузка газа совершается непосредственно головной организацией в графе "Грузоотправитель" необходимо указывать само Общество.

При этом для обеспечения надлежащего оформления накладной ТОРГ-12 возможно проставление в ней оттиска печати филиала. Данная печать должна иметь круглую форму и содержать помимо информации о филиале полное фирменное наименование головной организации на русском языке и указание места нахождения головной организации.

По нашему мнению, нет никакого несоответствия в том, что грузоотправителем является головная организация, а печать стоит филиала, поскольку печать филиала является одним из видов печатей головной организации, а все действия филиала являются одновременно действиями головной организации.

15 июля 2008 г.

ООО "Аудит-новые технологии", июль 2008 г.