Вопрос: В связи с увеличением объема работ и оказываемых услуг контрагент уведомил нашу организацию о переходе на электронную систему документооборота. Вправе ли бухгалтерская служба принимать к учету документы (акты выполненных работ и счета-фактуры), полученные в электронном виде? Существуют ли налоговые последствия при зачете НДС по электронным счетам-фактурам? ("Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2008 г.)

В связи с увеличением объема работ и оказываемых услуг контрагент уведомил нашу организацию о переходе на электронную систему документооборота. Вправе ли бухгалтерская служба принимать к учету документы (акты выполненных работ и счета-фактуры), полученные в электронном виде? Существуют ли налоговые последствия при зачете НДС по электронным счетам-фактурам?

На эти вопросы нам поможет ответить Письмо от 21.08.2008 N 03-03-06/1/478. В нем Минфин указал, что оформленные в электронном виде первичные документы при соблюдении требований Закона N 1-ФЗ*(1), а также Закона N 129-ФЗ*(2) можно применять в бухгалтерском и налоговом учете. Отметим, что Закон N 1-ФЗ предъявляет ряд требований к электронно-цифровой подписи в электронном документе, соблюдение которых является необходимым для первичных учетных документов в целях бухгалтерского и налогового учета. Однако, по мнению чиновников, следует помнить, что счета-фактуры не являются первичными учетными документами в целях Закона N 129-ФЗ, а служат основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению в порядке, установленном гл. 21 НК РФ. А в данной главе не предусмотрена возможность использования электронно-цифровых подписей руководителя и главного бухгалтера организации.

По мнению департамента налоговой и таможенно-тарифной политики, для внедрения системы электронного документооборота счетов-фактур требуется внесение поправок в нормативные правовые акты. То есть до появления таких изменений подтвердить свое право на вычет электронным счетом-фактурой нельзя.

В отношении актов выполненных работ и их оформления в электронном виде можно сказать следующее. Согласно ст. 9 Закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и которые могут приниматься к учету, только если они содержат обязательные реквизиты, в том числе личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления. Акт выполненных работ является первичным документом, следовательно, должен иметь личную подпись должностного лица. Ранее по вопросу возможности оформления актов выполненных работ в электронном виде официальной позиции не было. Однако в вышеуказанном письме Минфина она была сформулирована: при соблюдении требований ст. 4 Закона N 1-ФЗ первичные документы могут составляться как на бумажных, так и на машинных носителях информации.

Таким образом, риски, связанные с приемом к учету счетов-фактур в электронном виде, существуют, а вот в отношении актов выполненных работ таких рисков нет. Соответственно, бухгалтерская служба вправе принимать к бухгалтерскому и налоговому учету работы (товары, услуги), выполнение которых подтверждается электронным документом.

И.И. Моисеева,

эксперт журнала "Торговля: бухгалтерский учет

и налогообложение"

1 октября 2008 г.

"Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

*(2) Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".