Командировки: актуальные вопросы (М.Л. Косульникова, "Зарплата", N 10, октябрь 2008 г.)

Командировки: актуальные вопросы

Одна из самых популярных тем, которую затрагивают читатели журнала "Зарплата" в письмах в редакцию, - командировка. Мы собрали воедино наиболее острые для бухгалтеров вопросы, связанные со служебными поездками, и постарались ответить на них в рамках этого материала.

Кого можно направить в командировку

Известно, что не всех работников организации можно направить в командировку. Но, к сожалению, работодатели не всегда следуют нормам трудового законодательства. Чтобы избежать ошибок, определимся, кого можно направить в командировку, а кого нет.

Не направляем

Нельзя посылать в командировку:

- сотрудников, с которыми заключен ученический договор, если командировка не связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ);

- беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);

- работников в возрасте до 18 лет, за исключением отдельных случаев, установленных законодательством (ст. 268 ТК РФ).

Направляем с письменного согласия

Определенные категории работников могут быть направлены в командировку только с их письменного согласия. Согласно частям 2 и 3 статьи 259 Трудового кодекса это правило относится:

- к женщинам, имеющим детей в возрасте до трех лет;

- матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;

- работникам, имеющим детей-инвалидов;

- сотрудникам, осуществляющим уход за больными членами их семей.

Гарантии и льготы, предоставляемые матерям, в том числе связанные с командировками, распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Сотрудники данной категории должны быть письменно ознакомлены с правом отказаться от направления в служебную командировку (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Работник может написать в произвольной форме заявление или расписку в том, что он ознакомлен с правом отказаться от командировки (образец см. ниже) или поставить соответствующую отметку в приказе о направлении в служебную поездку.

Образец заявления

                                  Генеральному директору ООО "Техно Плюс"

                                                            Комарову С.И.

                                                            от экономиста

                                                           Захаровой Т.Н.

                                Заявление

     Я,  Захарова  Татьяна  Николаевна,  ознакомлена  со   своим   правом

отказаться от направления в  служебную  командировку  в  соответствии  со

статьей 259 Трудового кодекса Российской федерации.

 3 октября 2008 года               Захарова                Т.Н. Захарова

Командировка и подряд

Достаточно часто возникает вопрос о правомерности направления в командировку лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, и возмещения им командировочных расходов.

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса расходы, связанные со служебными командировками, возмещаются только работникам, состоящим в штате организации. Об этом говорится, в частности, в письме Минфина России от 19.12.2006 N 03-03-04/1/844. А физическое лицо, заключившее гражданско-правовой договор, не является работником компании. Поэтому на него не распространяются положения Трудового кодекса относительно возмещения затрат, связанных со служебными командировками.

В свою очередь оплата расходов на проезд и проживание, связанных с выполнением работы по гражданско-правовым договорам, является дополнительным вознаграждением в пользу физических лиц и облагается НДФЛ. Об этом говорится, например, в письме УФНС России по г. Москве от 20.04.2007 N 21-11/037533@.

Выплаты командированным и расчет налогов

Итак, работник отбыл в командировку. Однако за весь период выполнения им служебного задания его ждут разные непредвиденные ситуации. Да и бухгалтеру в отсутствие командированного нужно решить ряд задач. Поговорим о них.

Выплачиваем средний заработок

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка (ст. 167 ТК РФ). Эта норма распространяется и на период его нахождения в пути. При этом средний заработок выплачивается за все рабочие дни по графику, установленному по месту постоянной работы (п. 9 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", далее - Инструкция).

Тем не менее предприятия нередко выплачивают командированным работникам вместо среднего заработка текущую заработную плату. На этот счет у специалистов Роструда есть определенная точка зрения. В письме от 05.02.2007 N 275-6-0 говорится, что в случаях, когда в Трудовом кодексе предусмотрено сохранение за работником среднего заработка, следует выплачивать именно его, а не заработную плату. Несмотря на то что заработная плата может оказаться выше среднего заработка, выплата работнику зарплаты за дни нахождения в командировке, по их мнению, будет противоречить положениям Трудового кодекса.

При наличии финансовых возможностей организация может в положении о командировках или коллективном договоре установить доплату разницы между окладом и средним заработком. Однако, как полагают специалисты Минфина России, только сумма средней заработной платы, выплаченной за период нахождения работника в командировке, уменьшает облагаемую налогом прибыль (письмо Минфина России от 26.05.2008 N 03-03-06/1/335).

Таким образом, доплата не облагается ЕСН и пенсионными взносами (п. 3 ст. 236 НК РФ и п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ). В то же время взносы на страхование от несчастных случаев на производстве придется начислить, поскольку доплата командированному работнику не поименована в Перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС России, утвержденном постановлением Правительства РФ от 07.07.99 N 765. С суммы доплаты нужно удержать и НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Командировка в выходной

Отъезд сотрудника по служебным делам нередко порождает ряд вопросов. Например, можно ли работнику отбыть в командировку в выходной или праздничный день и какая компенсация ему при этом положена.

Обратимся к пункту 8 Инструкции. Если по распоряжению администрации предприятия сотрудник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из поездки предоставляется другой день отдыха. На основании заявления работника, составленного в произвольной форме (образец см. на с. 23), руководитель издает приказ по унифицированной форме N Т-6, установленной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

                                              Директору ООО "Техно Плюс"

 Не возражаю                                               Комарову С.И.

 Комаров                                       от инженера 1-1 категории

                                                      отдела механизации

                                                          Выходцева С.А.

                                Заявление

     Прошу предоставить мне день отдыха 24 октября 2008 года, так  как  я

выехал в командировку на машиностроительный завод в г. Глазов Глазовского

р-на Удмуртской Республики в воскресенье 12 октября 2008 года.

 23 октября 2008 года               Выходцев               С.А. Выходцев

     День отдыха положен С.А. Выходцеву на основании пункта 8  Инструкции

Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от  07.04.88  N  62  "О  служебных

командировках в пределах СССР"

 Начальник отдела кадров            Загорулько           П.Р. Загорулько

                                                    23 октября 2008 года

Тем не менее следует помнить, что Инструкция применяется лишь в той части, которая не противоречит Трудовому кодексу. В этой связи Верховный суд РФ в решении от 20.06.2002 N ГКПИ 2002-663 указал, что работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. При этом, если сотрудник не желает воспользоваться другим днем отдыха, ему выплачивают зарплату как за работу в выходные и нерабочие праздничные дни.

Согласно же статье 153 Трудового кодекса работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. Причем в локальном нормативном акте может быть установлена повышенная оплата. В связи с этим возникает вопрос, можно ли включить в расходы оплату труда за работу в выходные дни, которая превышает минимальный размер, гарантированный Трудовым кодексом.

В соответствии с частью 1 статьи 255 Налогового кодекса на расходы можно отнести любые начисления работникам, предусмотренные трудовыми и (или) коллективными договорами. В пункте 3 статьи 255 Налогового кодекса установлено, что в расходы на оплату труда включаются доплаты за работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Таким образом, если предусмотреть в коллективном (трудовом) договоре повышенный размер доплат, их сумма уменьшит облагаемую прибыль. При этом нужно учитывать общее правило признания расходов. Они должны быть обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такая позиция отражена в письме Минфина России от 27.03.2008 N 03-03-06/1/206.

Вопросы оплаты труда, в том числе и за работу в выходные дни, могут быть раскрыты в положении об оплате труда или другом локальном документе компании. Если в коллективном (трудовом) договоре на них дана ссылка, в этом случае также можно уменьшить облагаемую налогом прибыль.

Что касается суточных, их выплачивают за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути (п. 14 Инструкции).

Однодневные командировки

Нередко у бухгалтеров возникает вопрос: выписывать ли при направлении работника в однодневную командировку командировочное удостоверение? В пункте 2 Инструкции говорится, что этого можно не делать. Такой же точки зрения придерживается Минфин России в письме от 07.11.2007 N 03-03-06/2/206. Поэтому в данном случае достаточно приказа (распоряжения) руководителя.

Напомним, что при отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда (приезда) в командировку считаются текущие сутки, а после 24.00 - следующие сутки (п. 7 Инструкции).

При командировках в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, суточные не выплачиваются (п. 15 Инструкции). При этом Верховный суд РФ в решении от 04.03.2005 N ГКПИ05-147 установил, что суточные необходимы исключительно для покрытия личных расходов работника на срок служебной командировки. Ведь на время командировки средний заработок ему сохраняется, проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы оплачивается, также возмещаются расходы и по найму жилого помещения. Поэтому выплата суточных связана только с компенсацией затрат, произведенных вне места постоянного жительства, за период, превышающий 24 часа. Так что при однодневных командировках о суточных речь не идет.

Однако если в соответствии с коллективным договором или локальным нормативным актом организации работникам, направляемым в однодневные командировки, все же выплачиваются суточные, их сумма:

- не относится к расходам для целей налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 10.02.2006 N 20-12/11312);

- не подлежит обложению ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ);

- не подлежит обложению пенсионными взносами (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации");

- подлежит обложению НДФЛ (п. 1 ст. 210 и п. 3 ст. 217 НК РФ).

Вопрос о том, может ли сотрудник ежедневно возвращаться из места командировки, решается в каждом конкретном случае руководителем организации. В учет принимаются удаленность места командировки, условия транспортного сообщения, характер выполняемого задания, а также необходимость создания работнику условий для отдыха (п. 15 Инструкции).

Командировка затянулась

Что делать, если времени, отведенного на командировку, не хватило для выполнения служебного задания? Решение есть - ее можно продлить. Необходимо, чтобы руководитель организации издал соответствующий приказ. Именно этот документ обоснует несовпадение количества календарных дней, прописанных в приказе о направлении работника в командировку и его командировочном удостоверении. Кстати, аналогичным образом следует поступать и при сокращении дней командировки.

Как правило, приказ руководителя организации издается на основании служебной записки начальника структурного подразделения командированного сотрудника. Образец служебной записки смотрите на с. 26, а приказа, составленного в произвольной форме, - на рис.

Образец служебной записки

 Не возражаю                                  Директору ООО "Техно Плюс"

 Комаров                                                   Комарову С.И.

 В отдел кадров                         от начальника отдела механизации

 подготовить приказ на продление                            Исакова В.П.

 командировки С.А. Выходцева

 до 22 октября 2008 года

                            Служебная записка

     Довожу  до  вашего  сведения,  что  инженер  1-й  категории   отдела

механизации С.А. Выходцев находится в служебной командировке  в  связи  с

испытанием пружин-моделей. Он сообщил, что для более  точного  построения

кривых равной вероятности усталостного разрушения плунжерных  пружин  ему

необходимо  еще  пять  дней   сверх   установленных   в   командировочном

удостоверении. Об этом он известил в  служебной  записке,  присланной  по

факсу на мое имя. Прошу дать разрешение на  продление  командировки  С.А.

Выходцева до 22 октября 2008 года.

   Начальник отдела механизации           Исаков           В.П. Исаков

                                                  17 октября 2008 года

Образец приказа

          Общество с ограниченной ответственностью "Техно Плюс"

                              Приказ N 114-к

 г. Рязань                                          17 октября 2008 года

     В связи с производственной необходимостью приказываю  продлить  срок

пребывания в командировке инженера 1-й категории С.А. Выходцева  на  пять

дней до 22 октября 2008 года.

     Основание: служебная  записка  начальника  отдела  механизации  В.П.

Исакова от 17 октября 2008 года.

     Генеральный директор            Комаров           С.И. Комаров

     С приказом ознакомлен           Исаков             В.П. Исаков

                                               17 октября 2008 года

Также к приказу можно приложить соответствующее заявление работника о продлении командировки, полученное, например, по факсу. Основная трудность возникнет с подписанием приказа самим командированным лицом. Поэтому детальную процедуру ознакомления с документом следует прописать в положении о командировках.

Командировка превращается... во временный перевод

Если командировка затягивается надолго, лучше оформить временный перевод работника в другую местность. Когда наступает критический момент? Обратимся к пункту 4 Инструкции. В нем сказано, что срок командировки определяется руководителем организации, однако он не может быть больше 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Вместе с тем для рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, командировка не должна превышать одного года.

Данное ограничение связано с тем, что работник, находясь в командировке, срок которой превышает норму, не может исполнять свои трудовые обязанности по месту работы, указанному в трудовом договоре, поскольку фактически он работает в месте командирования. Об этом говорится в письмах Минфина России от 12.01.2007 N 03-04-06-01/1, от 28.09.2007 N 03-04-06-01/335, от 22.11.2007 N 03-04-06-01/405 и от 28.11.2007 N 03-04-06-01/421. Поэтому, если сотрудник выполняет свои трудовые обязанности вне места постоянной работы в период, превышающий максимальное время командирования, соответствующие затраты не могут рассматриваться в целях налогообложения как расходы на командировку (письмо Минфина России от 28.03.2008 N 03-03-06/2/30).

В другом разъяснении финансисты уточняют, что такой работник не может считаться находящимся в командировке уже со дня отъезда (письмо Минфина России от 25.01.2008 N 03-04-06-01/22).

Вместе с тем налоговые специалисты считают, что направление работника в другую местность на срок более 40 дней рассматривается в качестве его временного перевода на работу в другую местность. Такое мнение высказано, например, в письме УФНС России по г. Москве от 03.07.2007 N 20-12/062183. В данном случае можно руководствоваться статьей 169 Трудового кодекса. В ней говорится, что при переезде сотрудника на работу в другую местность работодатель обязан возместить ему расходы на переезд, а также компенсировать затраты на переезд членов его семьи, провоз имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения) и обустройство на новом месте жительства. Размеры возмещения определяются по соглашению сторон трудового договора.

Если работник заболел

Согласно пункту 16 Инструкции в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании:

- возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев нахождения на стационарном лечении);

- выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не более двух месяцев;

- назначается пособие по временной нетрудоспособности.

Работнику, находящемуся вне места регистрации, листок нетрудоспособности выдается (продлевается) с разрешения главного врача организации здравоохранения либо его заместителя с соответствующей записью в медицинской карте амбулаторного (стационарного) больного и листке нетрудоспособности. Причем при продлении больничного он оформляется с учетом дней, необходимых для проезда домой (к месту регистрации или временного проживания). Так сказано в пункте 7 Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 N 514 (далее - Порядок выдачи больничных листов).

Работникам, находящимся вне места постоянной регистрации, в строке "Разрешена выдача (продление) листка нетрудоспособности гражданам, находящимся вне постоянного места жительства" указывается дата начала и окончания периода нетрудоспособности, ставится подпись главного врача или его заместителя и печать медицинской организации (п. 75 Порядка выдачи больничных листов).

Отметим, что документы, подтверждающие временную нетрудоспособность сотрудников в период их пребывания за границей (после легализированного перевода), по решению врачебной комиссии медицинской организации могут быть заменены листками нетрудоспособности установленного в Российской Федерации образца (п. 8 Порядка выдачи больничных листов).

Обратите внимание, что период временной нетрудоспособности не включается в срок командировки (п. 16 Инструкции). Поэтому эти дни в табеле учета рабочего времени отмечают буквенным кодом Б или соответствующим ему цифровым кодом 19.

Командируем члена совета директоров

Если член совета директоров не числится в штате организации, может ли компания уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму расходов, связанных с его командировкой? Нет, она не может так сделать (п. 21 ст. 270 НК РФ). Об этом сказано в письме Минфина России от 13.11.2006 N 03-03-04/1/755.

В другом письме от 22.09.2005 N 03-03-04/1/221 финансисты разъяснили, что исполнение работниками обязанностей членов советов директоров данного общества никоим образом не связано с выполнением ими служебных обязанностей, предусмотренных должностными инструкциями. Поэтому расходы, возмещенные сотрудникам организации - членам советов директоров при направлении их в командировки для участия в заседаниях советов директоров, не могут учитываться при формировании налоговой базы по налогу на прибыль. Тем не менее выплаты в виде возмещения расходов на проезд и наем жилого помещения не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц. Дело в том, что командировочные нормы, установленные в пункте 3 статьи 217 НК РФ, распространяются и на членов совета директоров или любого аналогичного органа компании, участвующих в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа организации (письмо Минфина России от 03.07.2006 N 03-05-01-05/129).

Суточные за время простоя

Бухгалтеров нередко волнует вопрос: может ли предприятие сэкономить на выплате суточных за дни, когда сотрудник не работал по своей вине? Ведь время простоя в таком случае не оплачивается (ч. 3 ст. 157 ТК РФ).

Однако каждому командированному сотруднику должны быть выданы суточные (п. 10 Инструкции). Заметим, что данная сумма не является вознаграждением за труд (то есть не относится к заработной плате), а носит компенсационный характер. Поэтому выплата суточных не может быть поставлена в зависимость от фактического выполнения работником трудовой функции. Такой вывод содержится в письме Роструда от 30.04.2008 N 1024-6.

Что указать в графике?

На сотрудников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы (п. 8 Инструкции).

В табеле учета рабочего времени весь период служебной командировки отмечается буквенным кодом К, которому соответствует цифровой код 06. Обозначения утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

День отъезда и день приезда также являются командировочными. Обратимся к Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В них говорится, что при отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях, в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми. Данное правило относится и к периоду нахождения работника в командировке.

М.Л. Косульникова

"Зарплата", N 10, октябрь 2008 г.