Вопрос: С целью выбора контрагентов при заключении договоров на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг ООО "Х" проводятся конкурсы (запросы) котировок. Документы, относящиеся к проведенным процедурам, в том числе материалы участников хранятся в архиве ООО "Х". Прошу Вас дать рекомендации о максимально коротком сроке хранения материалов участников проведенных конкурсов, принимая во внимание возможность оспаривания участниками результатов конкурса и необходимость представления доказательств в случае спора (ООО "Аудит-новые технологии", август 2008 г.)

С целью выбора контрагентов при заключении договоров на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг ООО "Х" проводятся конкурсы (запросы) котировок. Документы, относящиеся к проведенным процедурам, в том числе материалы участников хранятся в архиве ООО "Х".

Прошу Вас дать рекомендации о максимально коротком сроке хранения материалов участников проведенных конкурсов, принимая во внимание возможность оспаривания участниками результатов конкурса и необходимость представления доказательств в случае спора.

Порядок заключения договоров на торгах регулируют ст.ст. 447, 448 ГК РФ. Согласно положениям ст. 447 ГК РФ договор, если иное не вытекает из его существа, может быть заключен путем проведения торгов. В качестве организатора торгов может выступать собственник вещи или обладатель имущественного права, либо специализированная организация. Торги проводятся в форме аукциона или конкурса.

Общество заключает часть договоров со своими контрагентами посредством проведения конкурсов, в рамках которых оно выступает организатором таких торгов. Для этих целей в обществе принят Регламент работы конкурсной комиссии, утвержденный Приказом общества.

При проведении конкурсов, их участники предоставляют обществу заявки на участие, конкурсную документацию, включающую учредительные и иные документы.

В ГК РФ не содержится положений, регулирующих порядок и сроки хранения документов, связанных с проведением конкурсов.

В то же время, такие сроки установлены в регулирующем сходные отношения Федеральном законе от 21 июля 2005 г. N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ и оказание услуг для государственных и муниципальных нужд", в котором, в пункте 15 статьи 28 предусмотрено, что протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, и разъяснения конкурсной документации, а также аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком, уполномоченным органом не менее чем три года.

Следует отметить, что положения Закона N 94-ФЗ не распространяют свое действие на отношения по проведению обществом конкурсов, для целей заключения договоров в рамках своей общехозяйственной деятельности, тем не менее, целесообразность в хранении документации, связанной с проведением конкурсов имеется и прежде всего это вызвано тем, что результаты таких конкурсов могут быть оспорены, в том числе в судебном порядке, и у лица, организовавшего торги, может возникнуть необходимость подтвердить обстоятельства отсутствия нарушений при проведении торгов.

Так, положениями ст. 449 ГК РФ предусмотрено, что торги, проведенные с нарушением правил, установленных законом, могут быть признаны недействительными по иску заинтересованного лица. Признание торгов недействительными влечет недействительность договора с лицом, выигравшим торги.

Пунктом 27 Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 25.02.98 N 8 "О некоторых вопросах практики разрешения споров, связанных с защитой права собственности и других вещных прав" разъяснено, что споры о признании торгов недействительными рассматриваются по правилам, установленным для признания недействительными оспоримых сделок. При этом пунктом 2 ст. 181 ГК РФ установлено, что срок исковой давности по требованию о признании оспоримой сделки недействительной и о применении последствий ее недействительности составляет один год, исчисляемый со дня, когда истец узнал или должен был узнать об иных обстоятельствах, являющихся основанием для признания сделки недействительной.

Таким образом, торги могут быть признаны недействительными, как совершенные с нарушением требований закона, по иску заинтересованного лица, права которого нарушены, в течение одного года со дня, когда такое лицо узнало о нарушении своих прав.

Соответственно, минимально допустимый срок, в течение которого, у общества имеется необходимость хранить документы, третьих лиц участвующих в конкурсе составляет один год со дня проведения конкурса.

Следует отметить, что Регламентом работы конкурсной комиссии общества предусмотрено, что хранение документов и материалов, связанных с деятельностью Комиссии, по подготовке и проведению конкурсов (предварительных отборов), осуществляется Отделом подготовки и проведения тендеров Компании. Срок хранения указанных документов - три года от даты их утверждения или составления.

Таким образом, в силу внутренних распорядительных документов, принятых в обществе оно обязано хранить документы, связанные с подготовкой и проведением конкурсов в течение трех лет с даты их составления (утверждения). Для установления иных сроков хранения указанных документов в Регламент работы конкурсной комиссии следует внести соответствующие изменения.

Вывод:

На основании вышеизложенного, законодательством не предусмотрено сроков, в течение которых должны храниться документы, представляемые участниками торгов (конкурсов), если такие торги проводятся с целью выбора контрагентов для заключения договоров в рамках обычной хозяйственной деятельности общества. При этом исходя из сроков на возможное обжалование заинтересованными лицами результатов таких конкурсов, минимально допустимый срок, в течение которого, у общества имеется необходимость хранить документы третьих лиц, участвующих в конкурсе, составляет один год со дня проведения конкурса. В то же время, исходя из требований принятого в обществе Регламента работы конкурсной комиссии, являющегося внутренним распорядительным документом общества, регулирующим порядок проведения конкурсов следует, что срок на хранение рассматриваемых документов составляет три года с даты их составления (утверждения).

15 августа 2008 г.

ООО "Аудит-новые технологии", август 2008 г.