Хозяйственное бюджетирование в банке: контроль платежей по смете (Е. Кувыкин, "Бухгалтерия и банки", N 9, сентябрь 2008 г.)

Хозяйственное бюджетирование в банке:
контроль платежей по смете

В "Б&Б" N 6 за 2008 год были рассмотрены три практических примера автоматизации бюджетирования хозяйственных расходов банка. Теперь мы посмотрим на хозяйственное бюджетирование с точки зрения организации документооборота: на этот раз в центре внимания - совершенствование процесса контроля платежей по смете. В материале предлагаются решения этой задачи, учитывающие особенности сложившейся в банке методики бюджетирования и потребностей расширения ее инструментария. Приводятся примеры из практики Транскредитбанка, банка "Русский стандарт", ОТП Банка (до ребрендинга - Инвестсбербанк) и Русского банка развития.

Контроль платежей по смете административно-хозяйственных расходов (АХР) - это совокупность процедур внутри банка, направленных на контроль платежей по статьям смет расходов в рамках бюджетных ограничений, а также оперативное решение ситуаций превышения сметы. Практический смысл этого определения заключается в том, что контроль платежей предполагает длинную цепочку согласований и утверждений. Планово-экономические службы берегут общекорпоративный бюджет; потребляющие подразделения хотят, а сметообразующие подразделения постоянно стремятся потратить больше этого бюджета; контроль и исполнение платежей по их заявкам выполняет финансовая служба - бухгалтерия.

В ходе проекта автоматизации бюджетирования хозяйственных расходов исполнители должны учесть особенности сложного многоступенчатого процесса согласования и перевести его с "рельсов" технологий бумажного документооборота в рамки создаваемой автоматизированной системы или объединить инструменты бумажного документооборота с электронным. В этом случае функции контроля хозяйственных расходов автоматизируют вместе с документооборотом или с его элементами. Однако в некоторых проектах применяют архитектуру решения и без документооборота.

Система бюджетирования АХР без документооборота.
Транскредитбанк

На решении без документооборота останавливаются как на временном те банки, где налажена эффективная система документооборота бумажного. Часто реализацией функций документооборота в ходе проекта автоматизации занимаются в последнюю очередь, если банк стремится получить первые результаты в максимально короткие сроки и намеренно устанавливает приоритет вопроса документооборота как самый низкий. Однако заказчик в таких случаях всегда должен помнить, что это решение, как мы уже отметили, временное и рано или поздно от него придется отказаться, так как иначе процессы контроля затрат рискуют остаться малоэффективными.

Решением без документооборота воспользовался Транскредитбанк для автоматизации процессов бюджетирования хозяйственных расходов (БХР).

Заявки на хозяйственные расходы в банке проходят следующий путь согласования и утверждения:

заявку - бумажный документ - создают в подразделении, инициирующем расход;

она поступает в плановую службу, ее вводят в систему, проверяют на соответствие лимитам расходов;

заявку утверждают к оплате.

Если заявка превышает установленные лимиты, ее рассматривают в плановой службе. Если она подана на особо важный платеж, то ее утверждают на уровне совета директоров вне бюджета. Бумажный документ, прошедший процедуру утверждения, передают в бухгалтерию, здесь же проводки оплаченных документов фиксируют в АБС (автоматизированной банковской системе).

Ввод          /---------------------------------------------\

распоряжения  |               Контур Корпорация             |           Оплата заявки

на платеж     |---------------------------------------------|

              |             Согласование платежа            |

              |                  Статус заявки              |

/------\      | /---------\ /-----------------------------\ |   /--------------\  /-------------\

|Заявка|-----| | Заявка  | |   1. Виза руководителя ЦФО  | |--|Завизированная|-|             |

\------/      | |         | \-----------------------------/ |   |    заявка    |  |             |

/------\ xml  | \---------/ /-----------------------------\ |   \--------------/  |             |

|Заявка|-----|             |2. Виза бюджетного контроля  | |                     |             |

|Excel |      |             \-----------------------------/ |                     |             |

\------/      |             /-----------------------------\ |                     |             |

              |             |3. Виза бюджетного контроля  | |                     |     АБС     |

              |             \-----------------------------/ |                     |             |

              |             /-----------------------------\ |                     |             |

              |             |4. Виза финансового директора| |                     |             |

              |             \-----------------------------/ |                     |             |

              |                         . . .               |                     |             |

              |             /-----------------------------\ |   /--------------\  |             |

              |             |           Оплачено          |+---|  Оплаченная  |-|             |

              |             \-----------------------------/ |   |    заявка    |  |             |

              \---------------------------------------------/   \--------------/  \-------------/

Рис. 1. Пример реализации процесса согласования
заявок в системе со встроенным документооборотом

Во внедренной системе бюджетирования выполняются акцептование утвержденных заявок и квитовка заявок с фактическими платежами из АБС. Эту технологию ведения сметы внедрили за четыре месяца. В результате проекта удалось добиться следующих результатов:

руководители банка получили инструментарий для детального анализа затрат - внедренная система позволяет выпускать план-фактные отчеты по смете;

руководители получили возможность контролировать затраты подразделений;

оптимизирован процесс утверждения заявок: плановая служба освобождена от таких рутинных операций, как, например, сверка заявок с лимитами.

В ближайшее время банк планирует перейти к следующему этапу реализации решения - автоматизации документооборота.

Решение для БХР с документооборотом позволит установить максимальный контроль затрат, оптимизировать согласование заявок, снизить трудозатраты участников процесса и избавиться от применения бумажных форм заявок. Архитектура таких решений может быть выполнена в одном из двух вариантов: со встроенным документооборотом или в виде интегрированной платформы, которая объединяет систему бюджетирования с внешними инструментами документооборота.

Система БХР со встроенным документооборотом.
Банк "Русский стандарт"

Система хозяйственного бюджетирования банка "Русский стандарт" объединяет головной офис банка, представительства и точки продаж более чем в 100 регионах России.

Кратко опишем суть операций, которые выполняют с помощью функций документооборота. Сотрудники подразделений банка вводят в систему заявки с помощью специального интерфейса. Сотрудники региональных подразделений могут сделать заявку, заполнив специальный Excel-шаблон. Далее ее отправляют на визирование ответственных исполнителей. Заявка проходит согласование через руководителя центра финансовой ответственности, планово-экономическое управление, финансовый департамент. Схему документооборота можно посмотреть на рис. 1.

Согласование в системе заключается в изменении статуса заявки или ее состояния. Статусы - это этапы обработки документа, такие как "Завизирован финансовым контролером", "Завизирован бюджетным контролером", "Утвержден", "Оплачен" и др. Ответственное лицо просматривает заявки сотрудников, визирует их подписью. Так изменяется состояние документа, и затем его отправляют на следующий уровень согласования. Если заявка не проходит согласование, то в подписи отказывают, сопровождая документ нужными комментариями.

Каждый сотрудник, ответственный за рассмотрение заявок, получает индивидуальный список входящих документов, которые должны пройти обработку. В списке можно найти документы, уже прошедшие необходимые этапы согласования. К примеру, на подпись финансового директора банка поступают заявки, которые завизировал руководитель подразделения, инициировавшего расход, и бюджетного контролера. Сотрудник, который оформил заявку, в любой момент может проверить ее состояние.

Заявки, прошедшие все этапы визирования, выгружаются в АБС, где по факту оплаты выполняется их проводка. Затем данные об оплате вновь поступают в систему БХР, с тем чтобы их можно было учесть в фактической смете. Так замыкается цикл согласования хозяйственных платежей.

Автоматизированная система + внешние системы
документооборота. ОТП Банк

Когда в банке уже налажена система документооборота, которая успешно обеспечивает процесс хозяйственного бюджетирования, целесообразно интегрировать данный инструментарий во внедряемую систему БХР.

Суть архитектуры этого решения в том, что конечные пользователи вводят и согласовывают заявки на платежи с помощью привычных инструментов, а планирование и фактический учет смет происходят в системе бюджетирования. Подобного подхода компания Intersoft Lab придерживалась в проекте автоматизации сметы хозяйственных расходов и инвестиционных проектов в ОТП Банке.

               /-------------\

               |  Бюджетная  |

               |   заявка    |

               \-------------/

                      |

/---------------------+----------\  /-----------------------------------\

|Система              |          |  |         Контур Корпорация         |

|документооборота     |          |  |-----------------------------------|

|             /------------\    |  |  /-----------------------------\  |

|Согласование |Согласованная|    |  |  |     Планирование сметы      |  |

|             |    заявка   |----+\ |  \-----------------------------/  |

|             \-------------/    || |                                   |

|             /-------------\    || |  /-----------------------------\  |

|Акцепт    /--|Акцептованная|    |\-+-|Контроль  платежей на  лимиты|  |

|          |  |    заявка   |---+--+--|            плана            |  |

|          |  \-------------/    |  |  \-----------------------------/  |

|          |  /-------------\    |  |                                   |

|Контроль  |  | Оплаченная  |    |  |  /-----------------------------\  |

|оплаты    |  |    заявка   |----+--+-|  Контроль исполнения сметы  |  |

|          |  \------------/    |  |  \-----------------------------/  |

|          |         |           |  |                                   |

\----------+---------+-----------/  |  /-----------------------------\  |

           |         |              |  |     План-фактные отчеты     |  |

/-------------------------------\  |  \-----------------------------/  |

|           АБС                  |  \-----------------------------------/

|   Проводка счета на оплату     |

\--------------------------------/

Рис. 2. Пример реализации процесса
согласования заявок в интегрированной системе

В банке к моменту планирования проекта использовали систему документооборота Lotus Notes, с ее помощью формировали и согласовывали бюджетные заявки от подразделений. Функции контроля платежей в рамках утвержденной сметы, учет фактических смет и выпуск план-фактной отчетности обеспечила внедренная система "Контур Корпорация".

/-------------------------------------------------\

|               Контур Корпорация                 |

|-------------------------------------------------|

|Процедуры согласования  Сметообразующее          |

|     платежей           подразделение            |

|                       /---------------------\   |

|                  /----|  Проверка на лимиты |   |

|                  |    \---------------------/   |

|                  |     Бюджетный контролер      |

|                  |    /---------------------\   |

|                  |----|     Утверждение     |   |       Оплата заявки

|                  |    \---------------------/   |     /---------------\

| /----------\     |     Бухгалтерия              |     |               |

| |  Заявки  |-----|    /---------------------\   |     |               |

| \----------/     |----| Генерация платежей  |---+----|               |

|                  |    \---------------------/   |     |               |

|                  |     Бухгалтерия              |     |     АБС       |

|                  |    /---------------------\   |     |               |

|                  |----|   Откат платежей    |--+-----|               |

|                  |    \---------------------/   |     |               |

|                  |    /---------------------\   |     |               |

|                  \----|  Статус "Оплачена"  |--+-----|               |

|                       \---------------------/   |     |               |

\-------------------------------------------------/     \---------------/

Рис. 3. Пример схемы согласования хозяйственных
платежей с ограниченным применением функций
документооборота

После интеграции инструментов документооборота с системой БХР процесс документооборота принял вид, показанный на рис. 2. В подразделении, инициировавшем расход, вводят заявки в Lotus Notes, для того чтобы согласовать их с ответственными службами. После согласования заявки выгружают в систему бюджетирования "Контур Корпорация", здесь их сверяют с запланированными расходами, затем утверждают или отклоняют. Результаты проверки заявок отражаются и акцептуются в Lotus Notes. После того как платеж будет осуществлен, заявка в Lotus Notes получит статус оплаченной. С определенной частотой данные об оплате заявок выгружаются в систему бюджетирования, чтобы обеспечить учет фактического исполнения сметы.

До внедрения системы "Контур Корпорация" банк пользовался эффективной схемой документооборота, необходимой для бюджетирования хозяйственных расходов, однако по результатам проекта технология работы с бюджетными заявками была расширена автоматизированными функциями контроля хозяйственного бюджета.

Система БХР + ограниченный набор инструментов
документооборота. Русский банк развития

В решении для сметного планирования и контроля затрат КБ "Русский банк развития" мы можем найти модификацию решения "с документооборотом" - здесь применение функций документооборота ограничено (рис. 3).

Для того чтобы разгрузить ответственных сотрудников - избавить их от рассмотрения и согласования каждой заявки, в банке используется пакетный режим, или режим массовой обработки документов исполнителем. Все платежи в рамках сметы акцептует на предмет соответствия утвержденным лимитам (месячному плану расходов) бюджетный контролер департамента корпоративного развития. В систему БХР вводят документы на оплату двух типов: на обязательные платежи по договорам (аренды и т.д.) и на приобретение товаров и услуг. При этом бюджеты всех подразделений банка, в том числе удаленных, консолидируются в хранилище данных, установленном на терминальном сервере.

Заявки на оплату товаров и услуг, поданные подразделением-заказчиком, вводят в систему сметообразующие подразделения. При этом заявка проходит процедуру автоматического контроля движения по утвержденным планам. Если сумма, на которую подана заявка, оказывается больше установленных лимитов, ее финансирование осуществляется за счет резервов подразделения, также зафиксированных в системе. Если же заявка укладывается в рамки лимитов, ее визирует бюджетный контролер, запуская процедуру пакетного утверждения заявок.

Работа с платежами по договорам протекает по другой схеме. В системе автоматически генерируются заявки на оплату: они не требуют согласования и автоматически уменьшают лимит оперативного плана. Если лимиты не установлены, платежи осуществляют опять же за счет резервов.

Заявки, прошедшие процедуры утверждения, отправляют в бухгалтерию на исполнение. Бухгалтер может просмотреть в системе список заявок к оплате, ему остается нажать одну кнопку пакетного создания платежей для передачи в АБС. После того как платежи пройдут в АБС, данные о проводках попадают в систему контроля сметы. Здесь будет предложено два режима квитовки: ручной и автоматический. Затем заявка получает статус оплаченной, а составляющие ее платежи переносятся в факт бюджета.

По результатам проекта внедрения технологии контроля хозяйственных платежей банк смог освободить высококвалифицированный персонал от механических процедур утверждения заявок - ручные процессы согласования были исключены.

Е. Кувыкин,

директор управления корпоративных проектов компании Intersoft Lab

"Бухгалтерия и банки", N 9, сентябрь 2008 г.